ORGANIZAREA SECRETARIATULUI

ORGANIZAREA SECRETARIATULUI

Compartimentul secretariat este unul subordonat direct conducerii, el are atributii si sarcini complexe, derivand din functiile organizatiei. Autoritatea ierarhica a compartimentului este secretarul sef, sef birou secretariat, sef serviciu secretariat.

Forme organizatorice:

- in organizatiile mari: conducerea este centralizate, asezarea fizica partial centralizata partial necentralizata:

-- centralizat: conducere, birou de dactilografie, traducatori, protocol, registratura.

-- descentralizat pentru secretarele sau sefii de cabinet ai conducatorilor organizatiei.

- in organizatiile mici, nucleul de secretariat este centralizat.

Avantajele centralizarii:

- sunt necesare mai putine echipamente si acestea se utilizeaza la intreaga capacitate,

- se usureaza pregatirea personalului nou,

- se pot folosi standarde de activitate comune pentru tot personalul,

- se poate folosi specializarea muncii pentru cresterea performantelor.

Un tip de fisa a postului de secretara:

Titlul postului - Secretara personala a directorului de marketing.

Compartiment - Marketing

In subordinea - Director serviciu marketing

Responsabilitati - Pentru personalul inferior din subordinea departamentului marketing.

Obiective generale:

- sa ajute functionarea departamentului marketing prin sustinerea efectiva si eficienta a directorului.

- sa asigure servicii de secretariat satisfacatoare prin coordonarea personalului de secretariat subordonat.

Sarcini principale:

1. Vi se dicteaza documentele pe care le transcrieti folosind un computer, redactati corespondenta si faceti rezumatul rapoartelor. transmiteti mesaje interne prin sistemul computerizat.

2. Primiti si pregatiti corespondenta si la sfarsitul zilei va ocupati de scrisorile care trebuie expediate.

3. Primiti vizitatorii.

4. Directionati mesajele telefonice si transmiteti faxuri.

5. Pastrati agenda directorului, fixati intalnirile, il asistati in alcatuirea programului zilnic pentru a folosi timpul cat mai eficient.

6. Faceti aranjamentele necesare pentru calatorii.

7. Va asigurati ca toate scrisorile si cererile au ajuns unde trebuia si ca toate inregistrarile sunt clasate corespunzator pentru a fi regasite cu usurinta.

8. Organizati si asistati sedinte.

9. Organizati biroul directorului realizand grafice ce vor fi afisate pe pereti.

10. Furnizati informatii folosind baze de date, carti de referinta; asigurati circulatia informatiilor cerute de director.

11. Controlati banii lichizi, tranzactiile bancare, si bonurile de decontare a cheltuielilor.

12. Supravegheati personalul de secretariat inferior, ii ajutati sa se instruiasca, stabiliti indatoririle, evaluati posibilitatile fiecaruia, si asigurati disciplina la locul e munca.

13.Organizati conferintele si evenimentele speciale dupa cum e necesar.

14.Controlati stocul de produse de papetarie si materiale de birou.

15. Va supuneti regulamentului companiei cu privire la protectia muncii.