Procesul de selecTie a resurselor umane

1 Organizarea si efectuarea selectiei de catre departamentul de resurse umane

Invitarea si primirea candidatilor la sediul organizatiei reprezinta primul contact direct al candidatilor cu organizatia care a scos posturi la concurs. Formularea invitatiei trebuie sa fie concisa si clara. Aceasta adresa va cuprinde data, locul si lista documentelor pe care candidatul trebuie sa le prezinte. Primirea candidatilor reprezinta o forma evoluata de comunicare a organizatiei cu publicul; ca urmare, reprezentantii departamentului trebuie sa aiba calificarea adecvata.

Invitatia la sediul firmei nu reprezinta neaparat primul contact dintre firma si candidat. Daca numarul candidatilor este mare, primul contact poate fi facut si prin telefon. Acest interviu telefonic se face dupa ce firma a evaluat dosarele candidatilor si a eliminat deja un grup de candidati nepotriviti. Interviul telefonic contine intrebari legate de activitatile si studiile anterioare; astfel, persoana care intervieveaza isi da seama daca un candidat este potrivit sau nu si il poate invita, pentru interviul propriu-zis, la sediul firmei. Interviul preliminar, efectuat chiar la telefon, nu trebuie sa contina intrebari privind satrea civila si penalizarile pe care le-a suportat candidatul. Evident, pentru ocuparea unui post de portar sau de gestionar, de exemplu, este important sa se stie masura corectitudinii candidatului; trebuie acordata incredere deplina in declaratiile si relatarile candidatului, evitandu-se intrebari de genul "ati fost penalizat/condamnat vreodata ?". Intrebarile de genul: "ce post solicitati?", "de ce solicitati acest post?" sau "de ce credeti ca sunteti persoana potrivita pentru acest post vacant?" trebuie adresate la inceputul interviului preliminar, ca fiind cele mai importante.

Prima etapa a selectiei consta in verificarea preliminara a documentelor prezentate de candidati. In urma discutiei telefonice sau drept consecinta unei actiuni de recrutare, candidatul trimite firmei un dosar pentru selectie. Dosarul de selectie trebuie sa fie de calitate ridicata (carton de culoare albastra, gri sau neagra); acesta va cuprinde: cererea de participare la selectie sau scrisoarea de intentie/motivare (1), curriculum vitae (2), copii legalizate dupa documentele de identitate (3), copii legalizate dupa documentele de studii (4), copie legalizata dupa carnetul de munca (5), recomandarile (6), caracterizarile de la precedentele locuri de munca (7), listelele de lucrari (8) si altele cerute prin anuntul referitor la selectie; informatiile din dosar se insereaza in baza de date a departamentului de resurse umane. Exista posibilitatea ca firmele sa copieze ulterior documentele originale prezentate si sa le arhiveze pentru a le utiliza la o selectie ulterioara.

Din lista documentelor mentionate, cele mai importante sunt: scrisoarea de intentie (care trebuie il faca pe cititor sa fie interesant de persoana in cauza si sa il faca sa doreasca si sa isi rezerve timpul sa citeasca CV-ul). Persoana care conduce recrutarea isi poate da seama daca CV-ul si scrisoarea de intentie au fost facute in mod "neglijent", standard sau sunt adaptate cerintelor postului, cum ar trebui. Candidatul aduce cu el la interviu inca un CV, pentru cazul in care persoana care intervieveaza nu are dosarul candidatului in fata sa; in plus, candidatul se poate ghida in timpul interviului dupa punctele cheie ale CV-ului propriu, ceea ce constituie un sprijin din punct de vedere psihologic.

Informarea candidatilor asupra obiectivelor, performantelor si structurii organizatiei reprezinta un aspect necesar; amploarea informatiilor transmise candidatilor depinde de complexitatea posturilor pentru care acestia candideaza. Organizatia trebuie prezentata onest, concis si clar.

Candidatiilor le vor fi prezentate procedurile, etapele si coordonatele temporale care au fost adoptate pentru selectie. Procedand astfel, candidatii isi pot planifica si alte activitati, inclusiv cele personale.

Organizatorii selectiei trebuie sa organizeze desfasurarea testelor medicale inclusiv a celor psihologice. Acestora le revine sarcina de a obtine referinte privind candidatii si de a verifica referintele prezentate de acestia in dosarele de concurs. In functie de natura postului, organizatorii selectiei pot cere institutiilor competente date despre infractiunile savarsite de candidat. Referintele prezentate din proprie initiativa de catre candidati trebuie verificate; sunt mai obiective referintele obtinute la cerere de catre organizatorii selectiei de la firmele la care candidatii au lucrat anterior, de la scoli, universitati, institutii publice etc.

Reprezentantii departamentului de resurse umane sunt abilitati sa elaboreze testele preliminare si sa le administreze, in vederea eliminarii din concurs a candidatilor care nu corespund cerintelor minime impuse de posturile vacante sau care urmeaza a fi create.

Una din formele curente de preselectie o reprezinta interviul.

Specialistii departamentului de resurse umane care organizeaza si administreaza interviul trebuie sa aiba in vedere urmatoare aspecte si reguli:

sunt obligati sa cunoasca natura, dimensiunile, performantele si oportunitatile de dezvoltare ale organizatiei;

sunt obligati sa cunoasca natura si caracteristicile posturilor vacante sau care urmeaza a fi create;

sa stabileasca, impreuna cu managerii departamentelor care au scos posturi la concurs, criteriile profesionale specifice care vor fi aplicate in cadrul selectiei;

sa analizeze si sa verifice prin mijloace legale, cu atentie, inaintea interviului, fiecare document al fiecarui dosar de concurs;

sa memoreze principalele informatii cuprinse in documentele prezentate de candidat;

in functie de natura si de importanta postului, sa pregateasca adecvat interviul;

in functie de datele furnizate de candidat, sa structureze interviul astfel incat sa poata fi aduse in discutie informatiile neclare sau incomplet precizate in documente;

sa structureze interviul astfel incat sa poata fi verificate toate informatile principale pe care candidatul le-a prezentat;

sa nu impuna o durata limita prea scurta pentru desfasurarea interviului;

sa nu fragmenteze interviul;

sa nu intrerupa candidatul pe durata relatarii acestuia;

sa-i dea candidatului posibilitatea de a se exprima nestingherit, fara constrangeri;

sa identifice trasaturile de caracter, temperamentul, comportamentul si sa se stabileasca nivelul de pregatire generala a candidatului;

sa urmareasca pozitia, mimica, gesticulatia, capacitatea de memorare, reactia la intrebari incomode si reactia la intrebari "capcana";

sa permita candidatului sa puna intrebari, mai ales in prima parte a interviului, pentru a permite acomodarea si relaxarea acestuia;

sa evalueze, conform criteriilor stabilite anterior interviului, fiecare secventa a interviului;

sa prezinte candidatului data urmatoarei etape a selectiei sau, dupa caz, rezultatul la proba de tip interviu.

Persoanele care concep si conduc un interviu trebuie sa aiba calificarea universitara adecvata si experienta in domeniul relatiilor cu publicul. Este inadmisibil ca persoana care conduce interviul sa faca aprecieri personale asupra candidatului sau despre oricare alt subiect aflat in discutie. Cel care conduce interviul trebuie sa aiba o atitudine destinsa si sa-l trateze pe candidat cu deferenta.

De regula, din juriul care participa la interviu fac parte doua sau trei persoane; numai unul dintre acestia conduce interviul celorlalti revenindu-le rolul de a observa reactii, de a inregistra detalii etc. Nu este recomandat interviul incrucisat/multiplu decat daca natura postului vacant o cere iar candidatul a fost informat asupra procedurii.

Cei care sunt programati pentru interviu trebuie sa aiba in vedere urmatoarele aspecte:

sa fie atenti la intrebarile celui care conduce interviul;

sa se informeze, in masura posibilitatilor, despre tipul, dimensiunile, natura activitatilor si performantele organizatiei la care se organizeaza selectia. Aceasta faza poate si trebuie parcursa in faza recrutarii, timp in care solicitantii pot cere, prin diferite mijloace, departamentului de relatii cu publicul date despre organizatie;

sa nu se supraaprecieze, in raport cu cerintele postului pentru care candideaza;

sa nu se subevaleze, in raport cu cerintele postului pentru care candideaza;

sa fie convins ca doreste cu adevarat sa intre in randurile lucratorilor din unitatea respectiva;

sa fie motivat, in sensul ca intelege sa profeseze meseria pentru care este calificat;

sa accepte sa se perfectioneze, la cererea noii firme, sau sa se specializeze intr-o meserie conexa celei pe care o cunoaste;

sa nu isi pregateasca fraze pe care sa le prezinte la interviu;

sa identifice persoana care conduce interviul;

sa dea raspunsuri concise, fara detalii si fara ezitare;

sa raspunda sincer la orice intrebare;

au dreptul sa nu raspunda la intrebarile care lezeaza domenii ale drepturilor individuale;

sa fie relaxati

Candidatii trebuie sa stie ca, pe durata interviului le pot fi analizate: trasaturile psihice si de caracter, temperamentul, comportamentul si pregatirea generala. Juriul urmareste pozitia, mimica, gesticulatia, infatisarea, capacitatea de memorare, reactia la intrebari incomode, reactia la intrebari "capcana" s.a. La intrebarile incomode pentru candidat se raspunde pertinent si retinut, fara aprecieri asupra problemei la se face referire.

Intrebari personale, adresate femeilor, de genul "cand aveti de gand sa intemeiati o familie si sa aveti copii?" nu sunt de recomandat. Candidata are dreptul sa nu raspunda la intrebare si nici nu e indicat sa o faca - in fond, aceasta este o problema personala.

Pe de alta parte, pentru relaxarea candidatului si pentru crearea unei atmosfere destinse, mai ales la inceputul interviului, este recomandabila alegerea de catre organizatori a unor intrebari si mici teme de discutie pe teme lejere ("small talk") de genul fotbal, vreme etc.

Intrebarile "capcana", intrebarile care nu se refera la profesie, cariera, familie, studii si altele de rutina sunt destinate, de regula, verificarii onestitatii candidtilor. La aceste intrebari se raspunde cu sinceritate si promptitudine. Modalitatea cea mai eficienta de a "impresiona" pozitiv juriul este de a fi odihnit, relaxat si atent. Interviul nu este decat faza initiala a selectiei astfel incat candidatii trebuie sa se manifeste firesc, fara ostentatie si fara sentimentul de vinovatie pe care il poarta, de obicei, persoanele care si-au pierdut locul de munca anterior. Candidatii trebuie sa cunoasca faptul ca interviul poate constitui si proba de rezistenta la efort intelectual si/sau fizic; interviul poate dura intre o jumatate de ora si mai multe ore sau chiar pe intinderea catorva zile, cu pauze pentru odihna si refacere, conform prevederilor legale. O repriza de interviu nu poate dura mai mult de 60 - 90 de minute; dupa o pauza, acesta poate continua. Organizatorii sunt obligati sa informeze din timp candidatul asupra programului selectiei, in general si interviului, in special.

In timpul interviului, candidatul poate pune intrebari si trebuie incurajat sa o faca; astfel, interviul nu se face numai de catre o parte, el este biunivoc; este, in interesul amandorura (angajator si candidat), ca potentialul angajat sa stie si sa inteleaga cat mai multe lucruri despre natura si despre activitatile firmei.

Interviul multiplu este considerat de catre unele firme ca fiind o procedura normala, toti pot pune intrebari; asupra acestui aspect, candidatul va fi informat, desigur, dinainte.

Este cu totul normal ca un candidat sa fie motivat si de partea financiara a postului. Nu trebuie sa aiba retineri sa vorbeasca despre aceasta dar este de sfatuit sa nu aduca el insusi in discutie acest subiect ci doar sa raspunda, cand este intrebat, in legatura cu aceasta problema. Candidatul este sfatuit sa nu dea un raspuns direct: "doresc sa castig suma X pe luna"; este preferabila exprimarea: "Tinand cont de experienta si de studiile mele a, b si c, si de calitatile x, y si z, dumneavoastra ce mi-ati putea oferi?". Desigur ca, la un moment dat, candidatul va trebui sa precizeze o suma; acesta trebuie sa incerce apoi sa negocieze cat mai bine posibil in favoarea sa. La unele firme salariul este, insa, prestabilit.

Interviul nu reprezinta un concurs; acesta este o etapa de autoverificare si de verificare a potentialui intelectual, profesional si fizic. Ca urmare, participantii la selectie, inclusiv la interviu, nu trebuie sa fie preocupati de "numarul candidatilor pe un loc" ci doar de propria prestatie. Cei intervievati nu trebuie sa considere ca membrii juriului le sunt adversari; activitatea acestora face parte, in mod firesc din meseria lor.

In timpul interviului, solicitantul postului trebuie sa faca dovada capacitatii intelectuale, a maturitatii comportamentale, a aptitudinilor si competentelor.

Etapa a doua a selectiei este constituita de testele privind profesia. In functie de caracteristicile postului, testele pot fi de natura diferita: probe scrise, probe orale, aplicatii practice, teste medicale speciale si altele. Frecvent, candidatilor li se poate cere realizarea unui proiect (managerial de exemplu, daca natura postului o cere) care se constituie ca o aplicatie in termeni reali. Proiectul poate fi realizat la sediul firmei, intr-un interval de timp dat sau este cerut a fi prezentat chiar la prezentarea la interviu. In ambele cazuri, testul privind profesia va fi analizat de juriu care poate cere candidatului lamuriri sulpimentare.

La firmele mari este utilizata forma de selectie organizata in cadrul unui centru de evaluare ("Asessment Center"); astfel, selectia dureaza de la o zi la trei zile si este alcatuita din mai multe probe la care iau parte, in acelasi timp, individual sau in grup, mai multi candidat. Probele constau, pe langa unul sau mai multe interviuri normale, in: rezolvarea unor probleme in grup, prezentarea unor subiecte de specialitate, derularea jocurilor cu "roluri" etc. Se observa, astfel, capacitatea candidatilor de a lucra in grup precum si capacitatea lor de a-si spune parerea si de a si-o argumenta.

Etapa finala a selectiei este evaluarea generala a performantelor candidatului/candidatilor si aplicarea criteriilor strict eliminatorii. Dupa eliminarea candidatilor care nu intrunesc conditiile minime de angajare se continua selectia prin compararea calitatilor, defectelor, pretentiilor de salarizare, aptitudinilor, a pregatirii si a prestatiei la probele selectiei pentru candidatii ramasi in cursa. Urmeaza adoptarea deciziei de angajare (de regula pe o perioada determinata - "de proba") si orientarea candidatilor respinsi spre alte posturi pe care firma le poate oferi. Datele candidatilor respinsi se pastreaza in banca de date a departamentului, in vederea unor noi runde de selectie.

2 Organizarea si efectuarea selectiei de catre departamentul de resurse umane in colaborare cu specialistii departamentelor care au posturi vacante

Procedurile selectiei sunt administrate de catre departamentul de resurse umane si au     structua deja prezentata. Prima etapa a selectiei este efectuata de catre specialistii departamentului: verificarea dosarelor, verificarea referintelor, organizarea efectuarii testelor medicale si psihologice, organizarea si desfasurarea interviului. La acest nivel se face evaluarea preliminara si sunt eliminati candidatii care nu intrunesc conditiile cerute posturilor vacante.

La etapa a doua a selectiei participa specialistii departamentelor care au posturi vacante. Suplimentar, acestia informeaza candidatii trecuti de prima etapa de selectie asupra caracteristicilor posturilor scoase la concurs. Dupa analiza dosarelor de concurs si a rezultatelor inregistrate in prima etapa de selectie urmeaza desfasurarea interviului aplicat. Candidatilor li se adreseaza intrebari din domeniul de activitate anterior sau/si din domeniul posturilor vacante. Este prilejul unei discutii de specialitate intre oameni care cunosc aceeasi profesie: evaluatori si candidati.

Fiind buni cunoscatori ai caracteristicilor posturilor vacante, specialistii elaboreaza probe specifice si le administreaza.

Dupa evaluarea documentelor de concurs si a rezultatelor probelor efectuate succesiv, grupul de specialisti poate solicita candidatilor informatii si referinte suplimentare. In cele din urma, acestia decid asupra rezultatelor selectiei finale.

In aceasta formula este asigurata calitatea selectiei iar costurile evaluarii candidatilor sunt relativ scazute.

3 Structura interviurilor

Interviul preliminar se utilizeaza cand numarul candidatilor este foarte mare. De regula, acest tip de interviu este programat ca durata (10 - 20 de minute) si este anuntat ca atare, avand scopul de a elimina candidatii care demonstreaza in timp scurt carente importante de educatie sau de comportament. Interviul preliminar este bazat pe intrebari care au menirea de a-l determina pe candidat sa vorbeasca (sau sa scrie) despre sine. Interviul se poate desfasura sub forma dialogului sau poate fi organizat sub forma completarii unui chestionar. Structura interviului preliminar este axata pe intrebarile:

ce studii si ce calificari aveti?

ce profesie aveti?

care au fost locurile dumneavoastra de munca?

cum ati parasit locurile de munca anterioare?

care este sursa prin care v-ati informat despre firma noastra?

ce post solicitati?

care este motivul pentru care solicitati postul . ?

Evaluarea interviului poate fi facuta pe loc, daca a fost stabilit de la inceput punctajul pentru raspunsul la fiecare intrebare.

Interviul tematic poate include si problematica interviului preliminar (daca numarul candidatilor este redus) dar are, in special, un caracter aplicativ; astfel, vor fi formulate intrebari care sa permita aflarea datelor complete privind persoana, studiile, performantele, esecurile profesionale (daca solicitantul postului consimte sa dezvolte asemenea teme). Interviul tematic poate include intrebari privind domeniul postului sau domeniile in care candidatul a fost actv anterior. Putem sugera ca in aceasta procedura sa fie puse si intrebarile:

care este performanta scolara cu care va mandriti? (este forma prin care candidatul este solicitat sa se refere la studiile efectuate);

care este contraperformanta profesionala pe care ati inregistrat-o? (o formulare care cere un raspuns direct si onest);

care este tehnologia care se aplica in meseria dumneavoastra? (se verifica astfel daca solicitantul este la curent cu problemele domeniului);

cum va puteti caracteriza colegii de la precedentul loc de munca? (un mod direct de a detecta daca solicitantul este sociabil si daca are abilitati pentru lucrul in echipa);

care este parerea dumneavoastra despre relatia sef - subaltern? (un mod indirect de a anticipa durata integrarii in cadrul firmei);

care este proiectul realizat care v-a dat cea mai mare bataie de cap? (o intrebare exhaustiva: se revine la domeniul de activitate care face obiectul postului sau se identifica preocuparile conexe profesiunii);

ce hobby aveti? (un mijloc de a investiga starea de sanatate fizica si psihica);

cum puteti demonstra ca sunteti capabil de perfectionare profesionala? (o intrebare dificila care vizeaza identificarea mijloacelor de progres inregistrate de candidat in viata sau in cariera);

care sunt performantele profesionale pe care le-ati inregistrat?

care sunt defectele dumneavoastra? (o intrebare transanta la a carui raspuns psihologul din juriu trebuie sa fie deosebit de atent);

ce doriti sa aflati, in plus, despre postul pe care il solicitati? (este modul in care verificati daca procedurile de recrutare ale firmei sunt eficiente);

care sunt pretentiile dumneavoastra de salarizare?

Interviul tematic va continua cu aspecte care vizeaza strict domeniul de activitate si profesia. Structura interviului tematic trebuie sa simuleze aspectele reale ale activitatilor care sunt caracteristice postului vacant. Pentru ca selectia sa conduca la cel mai potrivit candidat pentru postul scos la concurs, interviul trebuie sa fie minutios pregatit.

Interviul activ (sub presiune) este structurat pe seturi rapide de intrebari, puse de catre mai multi membrii ai juriului; acest test are scopul de a pune in evidenta capacitatea de a lucra in conditii de stres si de a face fata "atitudinii agresive" a partenerlor. Candidatul este avizat anterior ca va fi supus acestui tip de test, pentru a nu considera ca juriul are fata de el o atitudine de respingere.

Exemple de intrebari care nu trebuie puse candidatilor in cadrul interviurilor sunt prezentate in Tabelul 7.3.

Tabelul 7.3

4 Teste specifice

Literatura de specialitate ofera o mare diversitate de modele privind testele pentru verificarea inteligentei, abilitatilor, aptitudinilor, competentelor, performantelor si creativitatii.

Testele aplicative permit evaluarea capacitatii de lucru in conditii reale: candidatilor li se cere sa analizeze documente, sa propuna variante de rezolvare pentru situatii concrete, sa realizeze un proiect, sa ierarhizeze o serie de activitati reale in cadrul postului aflat in discutie, sa conduca, dupa caz, un seminar tematic, sa prezinte o prelegere, sa analizeze critic un proiect managerial efectuat de o alta persoana etc.

Testele medicale aprofundate si testele psihologice sunt obligatorii pentru posturile in care viteza de reactie, acuitatea senzitiva (vizuala, auditiva, olfactiva), capacitatea de analiza sau de sinteza sunt determinante. Analiza bioritmului este privita cu retinere de catre majoritatea aplicantilor procedurilor de selectie.

Testul de inteligenta permite evaluarea cunostintelor generale, a capacitatii de judecata si a capacitatii de asimilare a noi cunostinte. Testul de inteligenta (I.Q. = Intelligence Quotient) nu poate fi singurul in masura sa garanteze corectitudinea selectiei.

Testele de abilitate (de indemanare) sunt destinate profesiilor care solicita o stricta corelare a miscarilor mainilor, capului si/sau picioarelor.

Analiza grafologica, testele pentru evaluarea onestitatii, testele genetice si altele speciale sunt controversate si, in unele cazuri, sunt interzise de lege.

Sunt cu precautie acceptate mijloacele de investigare puse la indemana specialistilor de frenologie (in limba greaca: "phren" = gandire/spirit + "logos" = studiu), de chirologie (stiinta studiului mainilor), precum si de astrologie.

Definitia unui test psihologic (www.iqtest.de) a fost data de doi psihologi renumiti din SUA: "Un test este un procedeu sistematic pentru observarea comportamentului si descrierea acestuia cu ajutorul scalelor numerice sau a unor indicatori prestabiliti" (Cronbach) si "Un test psihologic este, in primul rand, o masura standardizata si obiectiva pentru comportamentul unui esantion uman." (Anastasi). Aceste definitii sunt valabile pentru orice test. Se intentioneaza ca testele sa asigure un anume nivel de obiectivitate; persoanele participante trebuie sa aiba aceleasi sanse de a ajunge la acelasi rezultat. Exista, insa, numerosi factori care influenteaza rezultatele la teste cum ar fi, de exemplu, starea persoanei testate. Astfel, este imposibil ca toate persoanele participante sa fie testate in aceleasi conditii. In al doilea rand, rezultatele testelor sunt influentate de natura si de structura testului si de scopul acestuia.

Cele mai des utilizate tipuri de teste sunt: testele de capacitate si testele privind caracteristicile personale.

La testele de capacitate persoana testata trebuie sa incerce sa dea rezultatul cel mai bun, intr-un timp dat, pentru ca exista raspunsuri adevarate si raspunsuri false. Cu cat sunt mai multe raspunsuri bune cu atat mai mare este punctajul acordat candidatului.

Testele privind caracteristicile personale incearca sa descopere care este comportamentul tipic pentru persoanele evaluate; in acest caz, nu exista raspunsuri adevarate si raspunsuri false. In cadrul acestor probe, persoanele testate trebuie sa se evalueze oarecum singure. Apar desigur si evaluari gresite care influenteaza rezultatul in mod negativ. De exemplu, exista teste care contin intrebari care o pot determina pe persoana testata sa dea raspunsuri neadevarate (de exemplu, prin repetarea in cadrul testului a unor intrebari foarte putin diferite de cele anterioare). Pentru ca este foarte greu sa se exprime caracteristicile omenesti in numere, teste diferite pot conduce la rezultate diferite. De exemplu, valoarea medie a coeficientului de inteligenta (IQ) este stabilita a fi 100, ceea ce inseamna ca a fost stabilita prin testarea unui numar cat mai mare de persoane, iar mediei rezultatelor i s-a atribuit valoarea 100. Toate celelate rezultate se calculeaza pornind de la valoarea 100: mai putin de 100 inseamna un coeficient de inteligenta mai scazut decat media, peste 100 reprezinta o promisiune pentru performanta. Daca luati parte de buna voie la un test, atunci rezultatul dumneavoastra va fi intre 90 si 130, valorile mai mici sau mai mari fiind improbabile; un alt test va urma sa confirme daca prima evaluare a fost corecta, sa confirme rezultatul sau sa-l contrazica.

Testele folosite permit testarea unui numar mare de candidati pe un post, dar si pentru evaluare in procesul de specializare a salariatiilor.

5 Evaluarea interviurilor si testelor specifice

Nu este indicat ca membrii juriului (grupul destinat sa decida asupra selectiei) sa incerce sa faca o evaluare definitiva asupra candidatului, inainte de a se desfasura toate probele/testele prevazute pentru concurs. Este dovedit faptul ca acei candidati care au reusit sa "seduca" pe cel care conduce interviul sau pe cel care conduce procedurile de selectie sunt favorizati, fara intentie, de catre acestia. Membrii juriului sunt profesionisti adevarati dar sunt supusi tentatiei de a favoriza candidatii care au o prestatie seductoare. Este important ca responsabilul procedurii selectiei sa aiba capacitatea de a evalua strict pregatirea, aptitudinile, competentele, experienta si atitudinea comportamentala a candidatului, eliminand din ecuatie aspectele care nu tin de caracteristicile necesare persoanei care poate ocupa postul vizat. Judecatile premature permit introducerea in organizatie a persoanelor care au capacitatea de a se prezenta intr-o lumina favorabila fara acoperire in plan profesional. Evident, sunt agreate persoanele care au o infatisare placuta, care au o tinuta corespunzatoare, care vorbesc fluent si care pot controla conversatia. "Sedusi" de o asemenea prestatie, membrii juriului pot intra in "jocul" candidatului; acesta este capabil sa determine juriul sa trateze testul ca pe o formalitate. Rezultatul este evaluarea subiectiva: problemele legate de performantele profesionale pot fi trecute mai usor cu vederea iar rezultatul selectiei este nefavorabil pentru firma.

Cu exceptia testelor medicale/psihologice, nici una dintre celelalte probe nu poate fi considerata, apriori, ca fiind determinanta pentru selectie. Numai evaluarea ansamblului informatiilor obtinute prin parcurgerea intregului proces de selectie poate fi relevanta, pentru un anumit candidat. Nici un expert in selectia personalului nu poate identifica singur, dupa o singura proba, toate calitatile si toate defectele unui candidat. Ca urmare, evaluarea candidatului trebuie realizata prin parcurgerea mai mulor probe generale si specifice postului; nu exista o reteta unica pentru elaborarea procedurilor de selectie. Departamentul de resurse umane trebuie sa aiba personal capabil sa realizeze probe/teste specifice pentru locuri de munca diferite si criterii de evaluare a rezultatelor strict adecvate testelor.

Evaluarea trebuie realizata dupa criterii obiective, pe baza grilelor deja verificate in practica organizatiei. Pentru organizatie este posibila si necesara obiectivarea procesului de selectie; dificultatea procedurii consta in adoptarea criteriilor care sunt aplicate la evaluarea interviurilor, probelor si testelor specifice posturilor scoase la concurs.

Data fiind importanta posturilor de conducere prezentam in Tabelul 7.4 criteriile care trebuie luate in considerare la selectarea candidatilor care pot fi promovati pe aceste posturi.

Tabelul 7.4

6 Finalizarea selectiei

Selectia are ca scop alegerea celor mai potriviti candidati pentru a ocupa un anumit loc de munca. Ca urmare, pentru a decide daca un candidat poate fi angajat, departamentul de resurse umane trebuie sa aplice criteriile de evaluare tuturor testelor/probelor pe care acesta le-a parcurs; pasul urmator este compararea rezultatelor cantitative si calitative ale evaluarii pentru candidatii care au concurat pe acelasi post. Daca firma care a organizat selectia a adoptat metode empirice, angajarea va fi decisa dupa analiza evaluarii rezultatelor calitative obtinute de catre candidat. Marile firme adopta mijloace de selectie obiective, cuantificabile, care conduc la un numar redus de esecuri dupa angajare. Angajarea lucratorilor selectati se face, de regula, pentru o perioada determinata (3 - 6 luni), in vederea acomodarii acestora cu grupurile de persoane in care urmeaza sa se integreaze si cu noile sarcini de serviciu. Firmele/organizatiile nu isi pot permite o rata prea mare de abandon la cateva saptamani/luni dupa angajare; din acest motiv se accepta ca selectia sa fie cat mai elaborata si mai temeinic organizata, chiar daca cheltuielile aferente sunt mai mari.

In unele cazuri, marile firme pot avea disponibilitatea si capacitatea de a utiliza, in perioada de proba, personalul selectat pe posturi cu caracteristici apropiate; in acest mod, identificarea celui mai potrivit loc de munca este mai facila. Selectia poate fi considerata ca fiind o activitate reusita daca se identifica, dupa angajare, o buna conformitate/compatibilitate a caracteristicilor postului cu disponibilitatea profesionala a salariatului.

7 Anexe

Cererea de prezentare la selectie/concurs trebuie sa fie concisa si sa faca referire directa la postul vacant; nu este recomandata inserarea in cerere a datelor personale, a informatiilor privind studiile sau cariera. Unele firme au formulare standard pentru cererea de prezentare la selectie.

Scrisoarea de prezentare/intentie/motivare reprezinta documentul prin care candidatul se adreseaza firmei, in vederea sustinerii unor aspecte prezentate in curriculum vitae. In scrisoarea de intentie va fi prezentata motivarea candidatului pentru ocuparea postului scos la concurs. In scrisoarea de intentie pot fi prezentate aspecte particulare de interes, numai daca solicitantul considera ca aceste date il pot favoriza: salariul la precedentul loc de munca (daca aceasta informatie nu este confidentiala), motivul pentru care candidatul l-a parasit, probleme personale s.a. In scrisoarea de prezentare candidatul trebuie sa declare ca datele pe care le-a furnizat sunt corecte; acesta isi asuma responsabilitatea pentru eventualele informatii care, in urma verificarilor, nu sunt confirmate. Asumarea raspunderii, sub semnatura privata, este obligatorie si pentru curriculum vitae.

Curriculum vitae constituie unul din documentele de baza de la care incep procedurile de selectie. Parcurgerea si verificarea acestui document este faza preliminara de la care incepe selectia propriu-zisa. Este, de asemenea, mijlocul cu ajutorul caruia sunt eliminati din competitie candidatii care nu intrunesc conditiile minime pentru ocuparea unui post. Exista mai multe structuri utilizate pentru elaborarea unui curriculum vitae; cele mai des intalnite sunt: curriculum vitae functional si curriculum vitae cronologic. Trebuie mentionat faptul ca in state diferite sunt utilizate, de regula, structuri diferite pentru un curriculum vitae. Candidatii trebuie sa se informeze care sunt standardele specifice pe care firma la care se prezinta le-a adoptat.

Curriculum vitae cronologic (mai precis, in ordine cronologica inversa) prezinta sintetic principalele informatii privind starea civila, studiile, cariera profesionala si date de interes pentru caracterizarea candidatului, prin prisma caracteristicilor postului vacant. Caracteristica acestui document este faptul ca informatiile sunt prezentate in succesiunea inversa a timpului, indiferent de natura activitatii la care se face referire. Structura permite analistului sa urmareasca evolutia calificarilor si progresele profesionale inregistrate de candidat. Dezavantajul acestei structuri este faptul ca informatiile profesionale sunt amestecate cu celelalte de alta natura.

Curriculum vitae functional/structurat face referire la aceleasi domenii de interes (date personale, studii, cariera, domenii conexe carierei profesionale) dar pe capitole distincte. Dimensiunile unui curriculum vitae nu trebuie sa depaseasca 1-1,5 pagini. Documentul trebuie redactat ingrijit, fara greseli de asezare in pagina si fara stersaturi, pe hartie de buna calitate. Datele prezentate trebuie astfel prezentate incat sa permita conexiuni cu natura postului scos la concurs. Pot fi omise anumite date importante care se refera la activitatea profesionala sau la studii dar care nu sunt favorabile candidatului.

8 Reguli privind redactarea unui curriculum vitae

(Informatiile de mai jos sunt prezentate prin amabilitatea managerilor de la Universit Pierre et Marie Curie (Paris 6), MISSION INSERTION PROFESIONNELLE).

1. Constrangerile privind redactarea unui CV sunt paradoxale: de regula, pe o singura pagina trebuie sa sintetizezi si sa ilustrezi parcursul trecut, activitatea prezenta si optiunile pentru viitor.

Imperativul documentului consta in a prezenta esentialul intr-o maniera foarte concisa; in cateva paragrafe trebuie sa fie prezentate aspectele cele mai semnificative ale vietii profesionale si ale vietii personale.

Este necesar ca CV -ul sa fie redactat de mai multe ori, pana cand se obtine forma cea mai sintetica si cea mai cuprinzatoare; in document nu vor fi inserate explicatii, conexiuni, opinii personale sau comentarii, fiind prezentate doar fapte si caracteristici. Pentru verificarea conciziei se incearca, dupa redactarea finala, sa se citeasca cu voce tare CV - ul in 30 de secunde. Trebuie sa precizam ca majoritatea managerilor, si nu numai ei, nu citesc cu atentie decat documente care au cel mult o pagina !

Autoprezentarea persoanei care redacteaza CV -ul trebuie sa fie sobra, pentru ca personalitatea titularului sa fie apreciata. Redactarea unui document sincer si persuasiv va permite titularului sa aiba o pozitie degajata la interviul care urmeaza citirii documentului.

CV - ul nu trebuie sa contina stersaturi, modificari, greseli de ortografie sau de sintaxa. Un CV perfect redactat nu reprezinta garantia succesului pentru selectie dar este pasul prim, necesar, pentru obtinerea dreptului de a participa la urmatoarele proceduri privind selectia.

CV - ul corect redactat este mijlocul prin care managerul poaate identifica compatibilitatea caracteristicilor postului vacant cu abilitatile, calificarea si competentelor solicitantului.

CV - ul trebuie redactat astfel incat sa demonstreze ca in activitatea universitara si profesionala a titularului a existat o preocupare centrala in jurul careia au fost realizate celelalte activitati.

CV -ul se redacteaza pe o foaie de hartie alba, neliniata, fara caroiaj si de buna calitate. Punerea in pagina trebuie sa permita o lectura facila, agreabila si sa permita realizarea unei priviri sinoptice.

Daca CV-ul se intinde pe doua file, se va scrie numai pe prima pagina a fiecarei file

Stilul clar face ca recrutorul sa nu abandoneze documentul inainte de a-l termina de citit!

"Fonturile" utilizate pentru redactarea documentului nu trebuie sa fie mai mult de doua, pentru a va asigura ca cel care citeste se concentreaza asupra continutului, nefiind derutat de forma.

Limbajul tehnic va fi utilizat numai daca natura postului vacant presupune folosirea curenta a termenilor de specialitate. Managerii si recrutorii prefera sa descopere ei insisi, prin alte mijloace, competentele de specialitate ale candidatului.

Negatiile si explicatiile date in cazul unor aspecte nefavorabile candidatului nu pot fi acceptate intr-un document de introducere cum este CV -ul.

Nu vor fi utilizate decat abreviatii recunoscute in documentele oficiale de larga circulatie.

Numerele se sciu in cifre, nu prin litere.

Cu referire la limbile starine cunoscute, se va prezenta explicit nivelul de cunoastere in registrele: citit, scris, vorbit.

In 3 - 4 randuri se va prezenta activitatea extraprofesionala care da documentului o amprenta personala.

2. Erorile care pot fi facute la prezentarea unui CV sunt urmatoarele:

CV - ul nu se transmite niciodata fara a fi insotit de o scrisoare de prezentare, de intentie sau de candidatura.

CV - ul si scrisoarea de insotire nu se trimit in dosare sau in mape de format A ₄ ci in plicuri standard.

CV - ul nu este o carte de identitate astfel incat nu trebuie sa reproduca toate informatiile din documentele oficiale care apartin titularului;

Evitati invocarea relatiilor pe care le aveti cu cei care trimit firmei recomandari privind activitatea dumneavoastra.

Expedierea postala a CV - ului si a scrisorii de insotire nu trebuie sa fie facuta prin forma scrisorii recomandate ci a scrisorii simple; acest aspect caracterizeaza increderea dumneavoastra in organizatii, in general si in sistemul postal, in special; a trimite un plic timbrat pentru obtinerea raspunsului este considerat un gest nepotrivit.

Nu intitulati documentul Curriculum vitae sub denumirea de "Curriculum vitae"; se obisnuieste ca acest document sa nu poarte un titlu.

Nu indicati in CV numarul personal de identificare.

3. Recomandari pentru tinerii absolventi

Persoanele fara experienta profesionala incep prospectarea prin consultarea ziarelor si a paginilor de tip INTERNET specializate in prezentarea ofertei locurilor de munca si a cererilor de locuri de munca.

Firmele sunt interesate sa cunoasca ce puteti aduce nou in cadrul firmei, conform pregatirii pe care o aveti.

Nu este necesar sa fie prezentate toate stagiile de practica sau de specializare pe care le-ati urmat; evocarea documentelor care atesta calificarile dobandite este suficienta.

Dificultatea pe care o resimte fiecare candidat este faptul ca CV -urile lor sunt foarte asemanatoare; ceea ce le diferenteaza totusi sunt stagiile diferite de cercetare sau de specializare efectuate.

Poate fi util sa prezentati si activitatile socio-profesionale la care ati participat: cercuri studentesti, animator al targurilor de joburi etc.

Reguli privind redactarea unei scrisori de candidatura

Scrisoarea de candidatura reprezinta un element important in dosarul pentru ocuparea unui post vacant intr-o organizatie.

Regulile care stau la baza redactarii acestei scrisori sunt:

1. Scrisoarea de candidatura stabileste legatura dintre candidat si organizatie; este documentul care insoteste CV-ul.

2. In comparatie cu CV-ul, scrisoarea de candidatura permite titularului sa-si prezinte caracterul si personalitatea.

3. Frecvent, scrisoarea de candidatura este scrisa de mana, pentru a permite eventuala analiza grafologica.

4. Stilul scrisorii este esential pentru a permite accesul la urmatoarele etape ale selectiei.

5. Nu exista standarde formale privind scrisoarea de candidatura.

6. Nu este recomandabila utilizarea, drept model, a scrisorilor redactate de alte persoane, in alte imprejurari; scrisoarea trebuie sa apartina titularului, sa exprime propriul stil si, mai ales, propriile obiective profesionale.

7. Scrisoarea trebuie sa capteze atentia celui care o citeste; ca urmare, candidatul trebuie sa aiba capacitatea de a se adresa unui cititor pe care nu il cunoaste !

8. Scrisoarea trebuie sa cuprinda adevarata motivatie pe care candidatul o are fata de organizatia si fata de postul pe care il solicita. Scrisoarea are scopul de a convinge personalul care face selectia ca solicitantul are motive intemeiate pentru a solicita postul vacant. Scrisoarea de candidatura trebuie sa dezvolte acele aspecte din CV-ul pe care candidatul le considera importante; nu este insa necesar ca aceasta scrisoare sa dezvolte pe larg toate aspectele privind viata profesionala. Elementele privind viata privata vor fi prezentate numai daca solicitantul considera ca pot favoriza selectia sa; de regula, simpla precizare a starii civile este suficienta. Pe scurt, scrisoarea de candidatura va cuprinde: prezentarea candidatului, motivatia candidatului, solicitarea unei intrevederi cu reprezentanti ai organizatiei si formula finala de salut.

9. Scrisoarea de candidatura trebuie sa fie clara, sa indice faptul ca solicitantul are cunostinte despre organizatia in care doreste sa intre, sa descrie experienta si realizarile anterioare.

Scrisoarea de candidatura trebuie redactata intr-un stil liber, direct, clar, concis (maximum 5 - 7 paragrafe), fara consideratii si explicatii colaterale. Textul trebuie sa fie corect din punct de vedere gramatical si sa nu cuprinda informatii false sau eronate. Ca forma, se va utiliza hartie de buna calitate (format A ₄ ); textul va ocupa spatiul hartiei astfel incat sa ramana suficient spatiu in partea superioara si pe margini.

Scrisoarea va debuta cu formula de debut: Doamna, Domnule; daca numele si titlurile managerului sunt cunoscute, scrisoarea va debuta cu formula Doamnei ... sau Domnului .... , numele acestora fiind urmat de titlurile pe care acestia le detin.

Este obligatorie prezentarea completa a numelui candidatului precum si adresa si numarul de telefon; aceste informatii se inscriu in partea superioara a paginii.

De regula, nu se ataseaza fotografia candidatului la scrisoarea de candidatura.

Scrisoarea se dateaza si se semneaza.

Nu se ataseaza scrisorii de candidatura plicuri timbrate, pentru raspuns.

Reguli privind redactarea unei scrisori de motivatie

Aceasta scrisoare este asemanatoare scrisorii de candidatura dar are un caracter mai aplicat. Este indicat stilul direct, concret, fara consideratii conexe; vor fi evitate formularile care introduc negatia si cele prin care se incearca justificarea unor contraperformante anterioare. Nu va fi evitata prezentarea directa a locurilor de munca ocupate si a performantelor realizate anterior. Nu vor fi dezvoltate decat aspectele pozitive ale activitatii anterioare. Candidatii trebuie sa considere ca organizatia are nevoie de serviciile lor, de capacitatea lor de a produce bunuri si de a oferi servicii. Nu sunt indicate exprimarile de tipul: "la vechea firma, n-am prea reusit", "am esuat in incercarea de a .", "am fost concediat, dar .". Solicitarea postului trebuie sa fie argumentata prin realizarile anterioare si prin calificarile dobandite; nu sunt recomandate exprimarile de tipul: "va rog sa aveti amabilitatea de a ma angaja", "va rog sa luati in calcul faptul ca sunt somer de . luni". Sunt recomandate exprimarile: "va rog sa aveti amabilitatea de a studia dosarul meu de candidatura", "stiu ca performantele mele pot fi mai bune . " etc.

In scrisoarea de motivatie trebuie sa se demonstreze ca aportul candidatului la bunul mers al organizatieie va fi in beneficiul ambelor parti.

In scrisoarea de motivatie nu trebuie invocate dificultatile materiale sau familiale; reamintim ca aceast document este o pledoarie pentru realizarea unui parteneriat in care exista interese economice comune.

Nu este indicat sa fie prezentate in scrisoarea de motivatie esecurile profesionale sau de alta natura; cei care fac selectia sunt, in aceasta faza, interesati de compatibilitatea caracteristicilor candidatului cu cerintele postului vacant!

Scrisoarea poate fi centrata pe unul dintre aspectele:

realizare profesionala anterioara;

calificare sau specializare;

calitati personale deosebite.

Aspectul cheie pe care scrisoarea il va scoate in evidenta trebuie sa fie cat mai atractiv pentru organizatia despre care candidatul s-a informat. In scrisoare se va mentiona, cu obligativitate, care sunt motivele pentru care candidatul a optat pentru organizatia respectiva.

Scrisoarea de motivatie poate fi transmisa organizatiei din proprie initiativa sau ca urmare a unor actiuni de recrutare realizate de departamentul resuselor umane.