PROGRAME SPECIALE DE COMUNICATIE BIROTICE PENTRU SECRETARIAT

PROGRAME SPECIALE DE COMUNICATIE BIROTICE PENTRU SECRETARIAT

1.SOLUTIILE WORKGROUP (GRUP DE LUCRU)

La aproape toate locurile de munca de secretariat computerele au devenit instrumentele standard.

Cu ajutorul unor programe utilitare - ca cele pentru prelucrarea textelor, grafica de prezentare, calculul tabelar si bancile de date - sarcinile de la locurile de munca pot fi realizate mai eficient.

Mai exista insa si deficiente in sprijinirea activitatilor care trec dincolo de locul de munca, de pilda la desfasurarea unui proces de lucru care implica mai multe locuri de munca.

Groupware (pachetul de programe pentru lucrul in grup) permite lucrul mai eficient in grup, intr-o retea. Pachetele de programe de acest fel ofera o sansa reala pentru cresterea eficientei, atunci cand mai multe persoane participa la indeplinirea unei sarcini, de pilda in cazul echipelor de proiectanti sau al celor de planificatori ai productiei. Fluxurile si activitatile structurate si nestructurate vor fi astfel sprijinite prin punerea la dispozitie a functiilor orientate spre grup - indiferent daca este vorba de coordonarea termenelor, de schimbul de informatii, de tinerea sedintelor, de elaborarea in comun a unor documente sau a multe altele.

Functiile Electronic -Mail (postei electronice). Posta electronica s-a raspandit de mai multa vreme in inteprinderi si in secretariate; mai ales pentru comunicatiile birotice din interiorul firmelor devine in prezent posibila comunicarea electronica prin intermediul Internet-ului. Sprijinirea comunicatiilor (prin functiile postei electronice) este o caracteristica functionala tipica a pachetelor de programe pentru lucrul in grup. Fiecare utilizator final conectat dispune in acest caz de o cutie postala

electronica (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. in acest caz se memoreaza mesajele sosite pe computer, pana cand sunt apelate de un destinatar autorizat.

Functiile partiale ale sistemului de posta electronica sunt:

primirea corespondentei sosite;

trimiterea de mesaje;

confirmarea automata a sosirii corespondentei;

memorarea de documente, mesaje;

compilarea si editarea (prelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

distribuirea corespondentei electronice.

Avantajul postei electronice prin Internet. Documentele si fisierele pot fi transmise in jurul lumii in cateva secunde. Pentru utilizarea profesionala a postei electronice pot fi folositoare programele, respectiv serviciile suplimentare:

Pentru a transmite un mesaj electronic la o anumita adresa, trebuie sa se cunoasca numarul de E-Mail al destinatarului. Daca acesta nu este cunoscut, de mare ajutor sunt cattile de telefon electronice din Internet.

Utile sunt si programele de computer care pot juca rolul de distribuitoare electronice automate de stiri. Daca un abonat transmite un mesaj electronic unei liste de adresare, atunci toti abonatii trecuti in acea lista primesc un exemplar al mesajului.

Largirea cadrului solutiilor prin posta electronica se poate realiza si prin obtinerea raspunsurilor pre-programate la chestionare, cu ajutorul navigatoarelor.

Daca se introduce o anumita adresa in programul de navigare, se obtine ca rezultat o descriere a localizarii destinatarului rezpectiv si a datelor existente acolo. Informatiile pot cuprinde: plasarea de comenzi, confirmari de livrari, inregistrarea reclamatiilor clientilor , solicitarea situatiei comenzilor etc.

Aplicatiile postei electronice in secretariat

Planificatorul de termene pentru grupuri (Meeting Scheduler). Acesta este un element tipic al pachetelor de programe pentru lucrul in grup. Cu ajutorul acestuia se poate organiza gestiunea timpului si a resurselor grupului. Exemple tipice de organizare a termenelor mai multor salariati ai unui grup de lucru sunt serviciile de desfacere sau formele de organizare orientate spre proiecte. Termenele uzuale care trebuie respectate de toti membrii grupului sunt:

termenele consfatuirilor (interne, externe);

termenele de prezentare;

termenele vizitelor;

termenele concediilor;

termenele seminarelor.

Daca se coordoneaza in mod clar termenele in cadrul grupului, vor aparea inevitabil probleme, de exemplu: informarea reciproca insuficienta si lipsa de sincronizare dintre diferite calendare de termene.

Principalul avantaj al planificatorului de termene este economia de timp cu ocazia stabilirii termenelor, mai ales atunci cand trebuie planificate des conferinte

interne ale departamentelor. In acest caz calendarul de termene gestionat electronic ofera secretarelor posibilitatea unei sincronizari simple a termenelor, cu doua conditii prealabile: memorarea agendelor de termene ale tuturor salariatilor    departamentelor in sistemul de computere si accesibilitatea acestor agende de catre secretariate. In timp ce, in mod traditional, pentru a se ajunge la coordonarea corespunzatoare a termenelor se incepea cu o laborioasa avalansa de telefoane, in prezent secretarele pot avea imediat pe ecranele monitoarelor termenele inca disponibile pentru conferinte.

In cazul memorarii centralizate a agendelor de termene se pot apoi evita mai usor suprapunerile de termene, intrucat secretarele pot accesa in permanenta agendele actualizate. Alte avantaje sunt: probabilitatea marita a respectarii termenelor si accesul    accelerat la informatiile calendaristice exact definite.

In cazul convenirii termenelor cu alti participanti, exista posibilitatea de a le transmite acestora prin posta electronica doleantele de modificare. Uneori exista si o functie de delegare, care permite transmiterea cererilor de termene, fiind desigur necesara si o functie care sa permita si refuzarea acestora.

2.GESTIUNEA DATELOR si A DOCUMENTELOR

Pachetele de programe pentru lucrul in grup usureaza de cele mai multe ori si gestiunea comuna a datelor si a documentelor. De exemplu, pot fi preluate intr-o arhiva centralizata documentele relevante pentru grup, inclusiv notele referitoare la prelucrarea acestora. Rezulta avantajul largirii substantiale a bazei informationale a utilizatorilor prin gestiunea cuprinzatoare a documentelor, cu functii de cautare integrate si prin accesul rapid la documentele arhivate.

Domeniile de aplicare ale gestiunii documentelor in secretariate sunt:

automatizarea birourilor (gestiunea electronica a actelor, contractelor si a notelor asupra actelor);

desfacere/marketing (de exemplu pentru informatiile referitoare la produse, oferte, descrieri de articole);

documentatia tehnica (licente, informatii legate de productie);

sustinerea sistemelor de informare a conducerii (bancile de date faptice);

sistemele de biblioteci (arhiva de presa, gestiunea literaturii de specialitate).

3.SPRIJIN PENTRU CONFERINTE

Dialogurile de grup pot fi simplu directionate pe mari perioade de timp si spatii corespunzatoare. Aplicatiile tipice pentru sistemele de conferinte sunt:

conferintele on-line: pe cale electronica se pot organiza conferinte pe anumite teme intre participanti selectati. Dialogurile in grup pot fi realizate si directionate dincolo de limitele temporale si spatiale;

sprijinirea proceselor de decizie in grup. Pachetele de programe pentru lucrul in grup permit sprijinirea pregatirii, desfasurarii si a evaluarii sedintelor si a conferintelor. In acest scop se pun la dispozitie instrumente care permit desfasurarea structurata a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibila atat coordonarea fluxurilor, cat si generarea si distribuirea directionata a mesajelor.

4.PACHETELE DE PROGRAME WORKFLOW

(pentru urmarirea fluxurilor de lucru)

Tot mai multe inteprinderi doresc sa-si optimizeze in viitor procesele lor de lucru prin introducerea solutiilor de urmarire a fluxurilor de lucru. Acest lucru se refera din ce in ce mai mult si la procesele muncii de secretariat si de asistenta manageriala. Utilizand solutia cu pachete de programe aferente, in sistemele bazate pe retele de computere pot fi dirijate fluxurile de lucru. Dupa terminarea prelucrarii

unei tranzactii de catre un specialist, tranzactia este automat transmisa pe cale electronica urmatorului (prelucrarea specializata, cu acte putine).

Cresterea productivitatii prin utilizarea pachetului de programe pentru urmarirea fluxurilor de lucru

Gestionarul de urmarire a fluxurilor de lucru reprezinta programul de supraveghere aferent, care dirijeaza prin intermediul unui anumit sistem de reglare transmiterea documentelor, a graficelor si a formularelor in cadrul unui ciclu organizatoric de prelucrare. Egulatorul reprezinta structurile si procesele interne ale intreprinderii, acesta trebuind, de obicei, special programat daca se doreste adaptarea lui la particularitatile intreprinderii.

Prin utilizarea sistemelor de gestiune a urmaririi fluxurilor de lucru se pot realiza controlul si supravegherea simpla a tranzactiilor de afaceri. Prin sistemul informatic al tranzactiilor se protocoleaza si se evalueaza datele privitoare la prelucrarea tranzactiilor, in felul acesta putand fi dobandite date relevante atat din punct de vedere economic cat si din cel tehnic. Exemple pentru asemenea date de control sunt: stadiul tranzactiei, durate de prelucrare a tranzactiei etc.

Solutiile bazate pe pachetele de programe pentru urmarirea fluxurilor de lucru dispun de functii mai mult sau mai putin voluminoase, care permit evaluarea unor asemenea date de control. Posibilitatile de folosire a datelor de control sunt exemplificate in:

-conducerea de specialitate poate oricand sa controleze progresul prelucrarii fiecarei tranzactii in parte si poate astfel reactiona mai rapid in situatiile problematice;

-prin compararea rezultatelor analizelor proceselor din filiale sau intreprinderi diferite pot rezulta aprecieri despre calitatea proceselor;

-prin intermediul datelor despre tranzactiile actuale (cum ar fi numarul de tranzactii procesuale), angajatii primesc indicatii referitoare la efectul prestatiei lor asupra intregii procesari tranzactionale.