SECRETARIAT SI ASISTENTA MANAGERIALA IN ORGANIZATIILE CONTEMPORANE

SECRETARIAT SI ASISTENTA MANAGERIALA IN ORGANIZATIILE CONTEMPORANE

Termenul de secretara poate desemna o profesie exercitata intr-o structura organizatorica sau diferite functii temporare de conducere in administratia     publica, organizatii politice, societati culturale si alte organizatii nonprofit.

Secretariatele contemporane functioneaza in orice sistem, in orice tip de organizatie, la orice nivel si in orice domeniu al vietii contemporane:

la niveluri diferite ale puterii de stat, incepand de la nivelul organelor centrale ale puterii si administratiei de stat (presedinte, guvern, parlament, ministere), pana la nivelul organelor locale ale puterii de stat (primarii, prefecturi, consilii locale, directii generale) ;

in toate domeniile vietii economico sociale, atat la nivelul agentilor economici (firme, concerne, societati comerciale) 

in institutiile militare si ecleziastice.

In mod traditional, secretariatele au fost concepute sa functioneze ca un auxiliar direct si indispensabil al conducerii, avand ca sarcina de baza degrevarea acesteia de lucrari administrative, de rutina. In acest context, functia de secretara are o conditie speciala: aceasta functie nu poate exista fara existenta unei functii de conducere. Secretarele sunt intotdeauna legate de activitatea unei persoane, a unui birou sau compartiment dintr-o organizatie.

Ascensiunea acestei profesiuni, in raport cu evolutia managementului, a determinat si reevaluarea definitiei traditionale. Managementul devine termen de referinta in definirea secretariatului.Astfel, in lucrarile curente de management gasim urmatoarea definitie: "Secretariatul este serviciul care potenteaza munca managerului sub toate aspectele functionale, contribuind, decisiv, la organizarea rationala a activitatii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali,directori executivi)."

Din punct de vedere profesional, din perspectiva "Asociatiei Secretarelor Profesioniste "(EAPS), rolul secretarei este definit ca: " o persoana care are suficiente cunostinte despre activitatea managementului si a sferei in care se desfasoara aceasta pentru a fi capabila sa ia decizii, sa dea instructiuni si sa reprezinte executivul in diferite ocazii.

In prezent, o data cu impunerea conceptului de management, termenul "secretara" tinde sa fie inlocuit, in cazul firmelor, cu cel de asistent(a) manager. Termenul a patruns din limba engleza, in contextul relatiilor cu mediul international de afaceri. Postul de asistent manager reprezinta o treapta profesionala superioara, in structura organizatorica a unei firme, presupunand mai multe responsabilitati decat cele ale secretarelor din organizatiile de stat. Abordat ca un serviciu autonom, in structura unei organizatii, secretariatul reprezinta un nucleu de oameni specializati, cu activitati, atributii si sarcini individuale complexe, reunite sub o autoritate ierarhica.