SURSE DE INFORMARE PRIVIND CANDIDATII

SURSE DE INFORMARE PRIVIND CANDIDATII

Ca si recrutarea, selectia personalului poate fi privita ca un proces de comunicare in dublu sens, precum si ca o componenta a relatiei organizatiei cu mediul extern. Din acest punct de vedere, reprezentantii organizatiilor se afla in fata unor persoane care doresc sa se angajeze, dar ale caror antecedente nu le sunt cunoscute.

De aceea, pentru a lua in discutie candidatura unei persoane in vederea ocuparii unui post vacant, organizatia are nevoie de un minimum de informatii despre persoana respectiva.

1. Curriculum vitae

Curriculum vitae constituie punctul de plecare in orice proces de selectie. El mediaza intrevederea dintre cel care isi ofera serviciile si reprezentantii firmei care, intr-o etapa ulterioara, vor realiza interviul de selectie. Este utilizat si ca mijloc de trecere preliminara a candidatilor. Curriculum vitae este considerat ca fiind unul dintre cele mai "la indemana" procedee de evaluare, fiind bazat pe informatii biografice. In acelasi timp, este usor de obtinut (poate fi trimis prin posta) si contine date aparent usor de interpretat, fiind documentul prin care cel ce selectioneaza se convinge ca potentialul angajat este persoana cea mai potrivita pentru postul respectiv.

De mentionat este faptul ca un curriculum vitae nu este o autobiografie, ci un document concis care trebuie sa acorde sansa unui interviu. Daca este prea lung sau prea greoi exista toate sansele sa nu fie citit.

Includerea C.V.-ului in procesul de selectie se justifica numai in urmatoarele situatii:

in urma campaniei de recrutare, se inscriu pentru selectie foarte multi candidati, iar conditiile de primire si de intervievare de care dispune firma sunt improprii. In aceasta categorie intra organizatiile mici si mijlocii dar si cele mari, care nu au o preocupare continua in recrutarea si selectia personalului;

exigentele postului nu impun utilizarea unor criterii de selectie care sa faca necesara prezenta candidatului (aspectul exterior, capacitatea de expunere orala etc.); in aceasta situatie, pentru trierea preliminara, sunt preferate procedeele bazate pe intrevedere (interviul initial);

firma nu are elaborate tehnici mai riguroase de culegere si explorare a informatiilor biografice cum ar fi formularul pentru angajare.

Pentru candidat, redactarea unui CV echivaleaza cu pregatirea unui memoriu asupra activitatii sale anterioare si a modului actual de existenta. El trebuie sa contina date obiective si concrete privind starea civila, formatia (studiile si calificativul), experienta in domeniul de activitate specific postului, posturile ocupate anterior. Sunt mentionate si eventuale abilitati / cunostinte particulare, cum ar fi: cunoasterea uneia sau mai multor limbi straine, utilizarea calculatorului, detinerea unui permis de conducere, etc. Pentru ca informatia despre candidat sa fie cat mai completa, in CV se mentioneaza si hobby-urile, care exprima, de fapt, interese pentru activitati din afara profesiei si alte preferinte pentru petrecerea timpului liber.

Fiecare candidat ar trebui sa se intrebe ce informatii il intereseaza pe cel care angajeaza, ceea ce impune gasirea corelatiei celei mai fericite dintre posibilitatile proprii si cerintele postului. Din aceasta cauza, daca se fac oferte pentru mai multe posturi, CV-ul va fi nuantat de la o situatie la alta. Ca stil si intindere, un CV va cuprinde doar informatiile pe care candidatul la va considera oportune in vederea trecerii primului obstacol in cursa pentru angajare. Cercetarile de specialitate au dus la concluzia ca 85% dintre candidatii la un post sunt eliminati prin intermediul curriculum-ului vitae.

Cele mai utilizate tipuri de curriculum vitae sunt cele cronologice si cele functionale.[9]

Curriculum vitae cronologic este organizat pe etape, incepand cu perioada actuala si continuand in ordine invers cronologica. Cu alte cuvinte, trebuie inclus tot ce pledeaza pentru consolidarea imaginii de candidat competitiv pentru un anumit post. Persoanele cu o experienta de munca mare nu vor mentiona activitatea de inceput (cu exceptia cazului in care postul pentru care candideaza are stransa legatura cu perioada de inceput a activitatii). Acest tip de curriculum vitae nu trebuie sa contina perioade neacoperite. Eventualele perioade de discontinuitate trebuie sa fie explicate pentru a nu lasa posibilitatea sa fie interpretate in dezavantajul candidatului.

Curriculum vitae functional pune accentul pe realizarile obtinute, fara a tine seama de cronologia lor. Candidatul prezinta posturile detinute dupa preferinta sa, punand accentul pe realizarile si deprinderile insusite.

2. Scrisoarea de prezentare

Se recomanda ca un curriculum vitae sa fie insotit de o scrisoare de prezentare care nu repeta informatiile continute in acesta. Ea trebuie sa fie mai scurta, concisa si, daca este posibil, redactata intr-un stil direct. Poate sa contina elemente specifice care nu sunt incluse in CV, cum ar fi de exemplu, salariul actual, motivatia pentru noul serviciu, etc.

Prin aceasta scrisoare se realizeaza primul contact intre candidat si reprezentantul organizatiei care face angajarea, acesta din urma incearca sa afle sursa informatiei asupra postului vacant, motivul care a determinat pe solicitant sa opteze pentru postul respectiv, precum si motivele parasirii postului actual formandu-si o prima impresie despre candidat. Daca nu este sugestiva sau este prost conceputa exista "pericolul" ca C.V.-ul sa nu mai fie luat in considerare. De aceea concurentii trebuie sa acorde mare importanta scrisorii de intentie.

Modelul standard al scrisorii de prezentare este:

Pe unul din colturile de sus ale paginii se inscriu adresa si numarul de telefon esentiale pentru facilizarea contactarii;

Datarea scrisorii se poate face in acelasi colt in care au fost notate adresa si numarul de telefon;

Scrisoarea trebuie redactata intr-un mod direct, astfel incepand cu marginea din stanga se vor mentiona: numele si adresa institutiei urmate cateva randuri mai jos de formula de adresare care sa includa numele (daca se stie) si functia persoanei careia ii este adresata, exemplu: "Domnule Director de Personal.";

Intre paragrafele scrisorii trebuie lasate spatii pentru ca scrisoarea sa fie mai usor de citit;

In final se foloseste o formula de incheiere, de exemplu: "Cu respect", apoi scrisoarea se semneaza de mana, cu semnatura obisnuita sub care se scrie numele intreg cu litere de tipar;

In scrisoarea de prezentare se poate mentiona salariul actual, dar nu se va specifica niciodata salariul dorit pentru noul post.

Parerile celor care fac angajarea sunt diferite in ce priveste scrierea scrisorii de intentie. Astfel, unii cer ca aceasta sa fie redactata pe computer, iar altii, solicita ca scrisoarea sa fie scrisa de mana.

3. Formularul de angajare

Formularul pentru angajare reprezinta un mijloc de culegere a informatiilor despre candidati intr-o forma organizata, standardizata.

Poate fi atasat la curriculum vitae sau poate fi depus separat.

Formularul pentru angajare are scopul:

de a evidentia dorinta solicitantului de a obtine un post;

sa ofere intervievatorului un profil al solicitantului, care sa poata fi folosit in interviu;

sa constituie un element al dosarului de personal pentru solicitantul care devine angajat;

sa poata fi folosit pentru analiza modului in care se face selectia.

Informatiile primite din formularul pentru angajare sau prin curriculum vitae pot uneori sa nu fie exacte. De aceea, formularul are la sfarsit o declaratie pe care solicitantul este obligat sa o semneze.

Multe organizatii folosesc doar un simplu tip de formular de cerere, dar aceasta practica nu poate ajuta mult procesul de selectie. Formularele trebuie adaptate de catre fiecare organizatie la natura posturilor. De exemplu, un spital are nevoie de formulare diferite pentru medici, asistente medicale si tehnicieni medicali, functionari si angajati din birouri, administratori si supraveghetori sau pentru personalul de la cantina. Este de preferat ca aceasta formulare sa nu contina informatii referitoare la rasa, religie, sex, pentru a nu permite discriminari.

In literatura de specialitate sunt descrise si formulare de angajare cu valori numerice, care nu sunt insa acceptate de practica. In primul rand ele necesita efort si timp mare pentru concepere, iar costul lor este prohibitiv, mai ales pentru organizatiile mici si mijlocii. In plus, formularul trebuie innoit la cativa ani, pentru a se vedea daca factorii identificati anterior corespund postului.[2]

Formularul pentru angajare si curriculum-ul vitae se completeaza simultan, in cazul in care candidatul a luat anterior de la organizatie un asemenea document, sau se trimite curriculum-ul vitae, iar firma ii remite prin posta un exemplar, cerandu-i sa-l completeze si sa-l expedieze.

In completarea formularului, candidatul trebuie sa fie ordonat, sa urmeze instructiunile scrise in document si sa se foloseasca de curriculum vitae pentru a completa informatiile cerute.

4. Limbajul nonverbal

Comunicarea inteleasa ca mod de interactiune sau de schimb de informatii intre diferite persoane se desfasoara nu numai nemijlocit, prin cuvinte sau prin limbaj verbal, ci si printr-un comportament sau limbaj nonverbal, manifestat prin: limbajul corpului, limbajul mediului (spatiului si vestimentatiei) si limbajului timpului.[1]

Limbajul corpului este una din principalele forme de comunicare nonverbala .

Potrivit literaturii de specialitate, limbajul corpului este un instrument ajutator al limbajului verbal, care suplineste mesajele acestuia si are o semnificatie mai deosebita, deoarece impresioneaza mult mai profund sau are un efect mult mai puternic asupra celor din jur. In acest sens, cercetari laborioase au ajuns la concluzia ca interlocutorii sunt impresionati de cuvintele folosite in proportie de 8%, de intonatie in proportie de 23%, iar de limbajul corpului in proportie de 69%.

In opinia altor autori, limbajul corpului este comunicarea nonverbala care se transmite prin miscari ale corpului si expresii faciale ale emitatorului, precum si prin pozitionare fizica a acestuia fata de receptor.

Cu cat calificarea personalului, in special, in recunoasterea si folosirea semnalelor limbajului corpului este mai mare, cu atat este mai bine atat pentru organizatie, cat si pentru angajatii sai.

Limbajul mediului inconjurator este una dintre principalele categorii de limbaj nonverbal care se exprima, in general, prin spatiul de comunicare, ce cuprinde patru zone de comunicare:

Ø     zona intima - (0-60m), in care are loc schimbul de mesaje exclusiv cu cei apropiati;

Ø     zona personala - (60-120m), accesibila doar unor interlocutori relativ apropiati;

Ø     zona sociala - (1,2-3,5m), rezervata contactelor sociale cu majoritatea colegilor, sefilor;

Ø     zona publica - (>3,5m), apare in raporturile oficiale, sau intalnirile de informare.

Limbajul vestimentatiei: unii specialisti in domeniu, considera ca,     la multi oameni, imbracamintea ofera o anumita imagine asupra conceptiilor lor de baza, ceea ce inseamna ca imbracamintea oglindeste personalitatea individului si este, un fel de extensie a eului, care comunica informatii despre acesta. Aceasta deoarece, in loc sa foloseasca vestimentatia adecvata, cei ce-si subliniaza personalitatea prin imbracaminte poarta acea imbracaminte care "se poarta". In ce priveste imbracamintea nonconformista, aceasta comunica faptul ca purtatorul este un original, un razvratit social, un posibil creator de probleme sau un artist

Din perspectiva managementului resurselor umane, utilizarea si semnificatia mesajelor sau semnalelor limbajului vestimentatiei, ne ajuta sa intelegem mai bine faptul ca intr-o lume a comunicarii nonverbale aproape nelimitata, si vestimentatia constituie un mijloc important de comunicare.

Limbajul timpului: Interpretarea mesajelor nonverbale ale timpului pot fi identificate cu aprecierea comportamentului nostru. Timpul este perceput diferit de diverse societati si culturi, ca exemplu, latinii, in special italienii, nu fac aproape niciodata caz de punctualitate, in timp ce pentru germani, scandinavi, britanici sau nord-americani, problema timpului, a programului si a punctualitatii este extrem de importanta.

Ca si in cazul limbajului spatiului si vestimentatiei, limbajul timpului este un instrument ajutator al limbajului verbal care suplineste, sprijina, contrazice sau substituie masajele acestuia.

Utilizarea si semnificatia mesajelor limbajului nonverbal ne ajuta sa intelegem mai bine reactiile sau comportamentul colaboratorilor si sa actionam in mod corespunzator. De aceea in cadrul politicilor din domeniul resurselor umane ale unei organizatii, comunicarea in general si comunicarea nonverbala in particular contribuie la desfasurarea in conditii si cu rezultate cat mai bune atat a activitatilor de recrutare si selectie a personalului, cat si a altor activitati din domeniul managementului resurselor umane.