AUDITUL CALITATII

AUDITUL CALITATII

CONCEPTUL DE AUDIT AL CALITATII

Termenul de audit provine de la verbul "audio", care in limba latina inseamna "a asculta".

In managementul calitatii, termenul de audit este utilizat pentru examinarea calitatii produselor, serviciilor sau proceselor dintr-o intreprindere sau a sistemului de management al calitatii in ansamblu.

Auditul calitatii - reprezinta, potrivit standardului ISO 8402, o examinare sistematica si independenta, efectuata pentru a determina daca activitatile si rezultatele lor referitoare la calitate, corespund dispozitiilor prestabilite.( O evaluare obiectiva a dovezilor de audit, pentru a determina in ce masura sunt indeplinite criteriile de audit prestabilite).

Auditurile calitatii reprezinta prin urmare:

evaluari sistematice ale activitatilor si rezultatelor acestora, fiind planificate si programate;

evaluari independente in sensul ca trebuie conduse de persoane care nu au responsabilitati directe in domeniile auditate.

Prin auditurile calitatii se evalueaza:

o       sistemul calitatii intreprinderii in ansamblu sau elemente ale acestuia;

o       procesele intreprinderii;

o       rezultatele proceselor (produse, servicii)

Dovezile de audit - reprezinta informatii, inregistrari sau declaratii relevante si verificabile pentru criteriile de audit stabilite.

Dovezile de audit se obtin de regula:

Pe baza de interviuri cu persoanele implicate in domeniul auditat;

Prin examinarea documentelor referitoare la calitatea produselor sau proceselor;

Prin observarea directa a activitatilor;

Luand in considerare rezultatele inspectiilor

Criteriile de audit reprezinta politicile, practicile, procedurile sau cerintele cu care auditorul compara dovezile de audit colectate.

Drept criterii de audit, pot servi: procedurile, cerintele specificate (in standarde, specificatii tehnice etc.)

Pe baza rezultatelor auditului calitatii vor fi definite actiunile corective necesare. Aceste actiuni au in vedere identificarea si eliminarea cauzelor neconformitatilor constatate, in scopul prevenirii repetarii lor.

Prin auditor - se intelege o persoana care are competenta necesara pentru a efectua audituri ale calitatii, el trebuie sa fie autorizat pentru efectuarea unui anumit audit.

Eficacitatea auditurilor calitatii depinde in mare masura de competenta si experienta auditorilor.

Obiectivele generale si importanta auditului calitatii:

Auditul calitatii poate fi efectuat in urmatoarele scopuri principale:

Ø      Evaluarea conformitatii proceselor, produselor si serviciilor cu un anumit standard sau cu alt document normativ;

Ø      Evaluarea conformitatii sistemului de management al calitatii cu cerintele specificate;

Ø      Identificarea punctelor critice, surse ale deficientelor, in desfasurarea activitatilor din intreprindere;

Ø      Initierea masurilor corective si de imbunatatire necesare cu privire la procesele si rezultatelor acestora (produse si servicii);

Ø      Urmarirea aplicarii masurilor corective si de imbunatatire stabilite.

Pe baza rezultatelor auditurilor pot fi mai bine fundamentate actiunile de imbunatatire a calitatii proceselor, produselor si a sistemului calitatii intreprinderii. In masura in care aceste audituri sunt corect planificate si programate si sunt efectuate de auditori calificati, se poate ajunge la micsorarea continua a abaterilor si implicit la cresterea gradului de satisfacere a clientilor.

TIPURILE DE AUDIT

I.       In functie de scopul lor se pot deosebi audituri interne si externe ale calitatii:

a.Auditurile interne ale calitatii denumite si audituri "prima parte", au ca scop evaluarea actiunilor corective sau de imbunatatire necesare, in cadrul propriei organizatii, fiind efectuate chiar de intreprindere

De rgula, aceste audituri reprezinta o combinatie intre auditul calitatii produsului, procesului si sistemului de management al calitatii intreprinderii

b.Auditurile externe ale calitatii - au ca scop principal obtinerea unei dovezi, privind capacitatea intreprinderii de a asigura obtinerea calitatii cerute

Auditurile " a doua parte" , sunt audituri externe, efectuate de catre clientii intreprinderii, prin auditori proprii, in scopul evaluarii sistemului de management al calitatii acesteia;

Auditurile "terta parte", sunt audituri externe, efectuate de catre un organism neutru, la cererea intreprinderii care doreste auditarea sistemului de management al calitatii sau la cererea unei altei parti (beneficiar al intreprindeii sau organism independent).

Tinand seama de scopul in care sunt efectuate, unele audituri au denumiri specifice. Astfel, auditul sistemului de management al calitatii efectuat de catre o terta parte in scopul certificarii este denumit "audit de certificare". Inaintea auditului de certificare se efectueaza un "audit de preevaluare"(preaudit), iar dupa certificare, un "audit de supraveghere", pentru a verifica respectarea cerintelor stabilite.

II.    In functie de obiectivul lor, auditurile sunt de trei tipuri:

Auditul calitatii produsului - serveste la evaluarea conformitatii caracteristicilor de calitate ale unui produs, cu cerintele clientului sau cu cerintele specificate in documente de referinta (standarde, documente de fabricatie etc.)

Auditul nu se rezuma insa numai la o simpla examinare a calitatii produsului, ci are in vedere evaluarea eficacitatii masurilor de asigurare a calitatii, referitoare la produsul respectiv. Pe baza rezultatelor auditului calitatii pot fi stabilite masurile corective sau de imbunatatire necesare.

Pentru efectuarea auditului calitatii produsului, se iau in considerare: specificatia produsului, caietul de sarcini, documentele si mijloacele de fabricatie si de inspectie corespunzatoare etc.

Auditul calitatii procesului - serveste la evaluarea conformitatii unui proces "de proiectare, productie, administrativ etc.), cu cerintele clientului sau cu cerintele specificate in documente de referinta (proceduri, si instructiuni de lucru, specificatii tehnice ale produselor realizate etc.)

Ca si in cazul auditului calitatii produsului sunt verificate si documentele de referinta, pentru a stabili daca sunt corespunzatoare pentru realizarea obiectivelor preconizate.

Prin auditul calitatii procesului, se urmareste de asemenea, eficactatea masurilor de asigurare a calitatii, referitoare la procesul respectiv, stabilindu-se masurile corective sau de imbunatatire necesare.

Auditul calitatii procesului se bazeaza pe: procedurile sistemului de management al calitatii, documentele referitoare la desfasurarea si inspectiile procesului respectiv; se iau in considerare si cerintele referitoare la calificarea personalului implicat in procesul auditat.

Auditul sistemelor de management al calitatii - este efectuat in urmatoarele scopuri principale:

Determinarea conformitatii sistemului de management al calitatii cu cerintele specificate in documentele de referinta;

Determinarea eficacitatii sistemului de management al calitatii privind realizarea obiectivelor calitatii

Imbunatatirea sistemului de management al calitatii intreprinderii auditate

Certificarea (inregistrarea) sistemului de management al calitatii intreprinderii auditate

Auditurile sistemelor calitatii pot fi realizate in scopuri interne si externe. Astfel o intreprindere poate hotari efectuarea unor audituri pentru evaluarea propriului sistem al calitatii, in raport cu un anumit standard sau pentru a verifica daca acest sistem este implementat si satisface in permanenta cerintele prescrise.

Prin auditul sistemului calitatii intreprinderea isi poate propune, de asemenea, evaluarea eficacitatii acestui sistem, ca si a documentatiei aferente, privind realizarea obiectivelor pe care si le-a propus in domeniul calitatii.

Pe de alta parte, beneficiari pot hotari evaluarea sistemului calitatii unui furnizor, fie inainte de stabilirea unor relatii contractuale, fie dupa incheierea contractului.

Auditarea sistemului calitatii unei organizatii, poate fi ceruta si de organisme independente in doa scopuri principale:

Pentru a determina daca acest sistem permite tinerea sub control a produselor furnizate de intreprindere, astfel incat sa poata fi satisfacute cerintele reglementate;

Atunci cand se doreste certificarea sistemului calitatii intreprinderii auditate.

Auditul sistemului de management al calitatii se realizeaza pe baza urmatoarelor documente: standarde referitoare la SMC, manualul calitatii, proceduri, instructiuni de lucru, documente de inspectie etc.

METODOLOGIA DE REALIZARE A AUDITULUI

Metodologia auditului calitatii produsului

Efectuarea unui audit al calitatii produsului presupune de regula parcurgerea etapelor mentionate in urmatoarea schema:

Se recomanda ca programarea auditurilor pe tipuri de produse sa fie facuta de compartimentul de calitate din intreprindere. Independent de aceasta programare, trebuie asigurata posibilitatea efectuarii unor audituri ori de cate ori este necesar, de exemplu in cazul unor produse reclamate de beneficiari sau care prezinta neconformitati majore sau repetate.

Raportul de audit, intocmit la finalizarea auditului, trebuie sa contina toate rezultatele inspectiilor si incercarilor efectuate, precizandu-se neconformitatile si cauzele acestora, pentru a se putea stabili cele mai potrivite masuri corective sau de imbunatatire a calitatii produsului.

Metodologia auditului calitatii procesului

Efectuarea unui audit al calitatii procesului presupune de regula parcurgerea etapelor mentionate in urmatoarea schema:

Este recomandabil ca aceste audituri sa fie programate si efectuate cel putin o data pe an, pentru toate procesele intreprinderii, acordandu-se prioritate proceselor complexe.

Concluziile raportului de audit trebuie aduse la cunostinta sefilor compartimentelor ale caror procese au fost auditate, pentru a fi luate masurile corective si de imbunatatire necesare.

3. Metodologia auditului sistemului de management al calitatii

Potrivit standardului SR EN ISO 19011/2003, efectuarea unui audit al sistemului de management al calitatii presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

a) Initierea auditului presupune: desemnarea auditorului-sef, definirea obiectivelor (domeniului si a criteriilor de audit), determinarea fezabilitatii auditului, stabilirea echipei de audit, stabilirea contactului initial cu organizatia auditata.

b) Analiza documentatiei sistemului de management are ca scop evaluarea masurii in care aceasta documentatie permite satisfacerea cerintelor definite de standardul de referinta.

Daca in urma acestei examinari, rezulta ca sistemul de management descris in documente (manualul calitatii, manualul de mediu, proceduri) nu este corespunzator pentru satisfacerea cerintelor, se recomanda ca auditul propriu-zis sa fie efectuat dupa rezolvarea problemelor constatate.

c) Pregatirea auditului - presupune elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit si stabilirea documentelor de lucru, care vor fi utilizate pe parcursul desfasurarii auditului.

Planul de audit, trebuie aprobat de client si comunicat auditorilor si intreprinderii auditate.

Organizarea echipei de audit . responsabilitatea generala a auditului revine conducatorului echipei de audit.

Stabilirea documentelor de lucru: liste de verificare, formulare pentru raportarea observatiilor auditorului etc.

d) Efectuarea auditului - presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Reuniunea de deschidere - are loc in urmatoarele scopuri: prezentarea membrilor echipei de audit conducerii intreprinderi auditate, discutarea obiectivelor si domeniului de aplicare a auditului;

Examinarea sistemului de management - presupune culegerea dovezilor (colectarea si verificarea informatiilor), formularea observatiilor auditorilor si pregatirea concluziilor auditului;

Reuniunea de incheiere cu conducerea intreprinderii - are loc inainte de elaborarea raportului de audit. La aceasta reuniune participa si responsabilii domeniilor auditate. Conducatorul echipei de audit prezinta constatarile echipei si concluziile acesteia privind eficacitatea sistemului de management al calitatii in realizarea obiectivelor.

e) elaborarea si gestionarea documentelor auditului. Principalul document cu care se finalizeaza auditul sistemului de management al calitatii este raportul de audit.

Elaborarea raportului de audit se realizeaza sub coordonarea conducatorului echipei de audit.

Raportul de audit se aproba si se distribuie destinatarilor desemnati de clientul auditului.

Pastrarea documentelor auditului se realizeaza potrivit celor stabilite de comun acord de catre cel care a solicitat auditul, organismul auditor si intreprinderea auditata.

f) Finalizarea auditului

Auditul se considera incheiat atunci cand raportul de audit a fost predat celui care a solicitat efectuarea auditului (clientul auditului).

Responsabilitatea stabilirii actiunilor corective pentru eliminarea neconformitatilor identificate cu prilejul auditului sau a cauzelor acestora revine intreprinderii auditate. Responsabilitatea auditorului se limiteaza la identificarea neconformitatilor.

g) Efectuarea auditului de urmarire are ca scop verificarea finalizarii actiunilor corective stabilite cu prilejul auditului initial.