MANAGEMENT COMERCIAL

MANAGEMENT COMERCIAL

Functiunea comerciala a intreprinderii

Organizarea ansamblului de procese de munca ce se desfasoara in cadrul unei firme poarta numele de organizare procesuala. Organizarea procesuala consta in studierea principalelor categorii de munca, a proceselor necesare realizarii ansamblului de obiective ale firmei. Rezultatul organizarii il reprezinta in fond functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile.

In teoria managementului sunt recunoscute urmatoarele functiuni:

cercetare-dezvoltare

productie

comerciala

financiar-contabila

personal

Functiunile nu au aceeasi forma de manifestare si intensitate in fiecare etapa de dezvoltare a firmei. Functiunile se pot manifesta in trei moduri:

potential - nu se manifesta intr-o anumita perioada

integrat - unele activitati se desfasoara la nivele ierarhice superioare

real si efectiv - se desfasoara permanent in firma

Functiunea comerciala cuprinde activitatile menite sa concure la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legaturilor unitatii economice cu mediul ambiant in vederea procurarii mijloacelor necesare si desfacerii produselor, serviciilor si lucrarilor ce fac obiectul de baza al unitatii.

Aceasta functie cuprinde trei activitati principale:

a.      Aprovizionarea tehnico-materiala - este menita sa asigure in mod complet, complex si la timp mijloacele de productie si materiale necesare desfasurarii neintrerupte si in bune conditii a proceselor de munca din cadrul firmei..

b.     Desfacerea - vizeaza livrarea produselor, serviciilor si lucrarilor, precum si incasarea contravalorii acestora, trecerea produselor si serviciilor din sfera productiei in cea a circulatiei.

c.     Marketingul - are drept scop crearea si descoperirea necesitatilor consumatorilor in vederea orientarii productiei spre satisfacerea acestor nevoi.

In conditiile unei piete in continua schimbare creste rolul functiunii comerciale, in sensul cunoasterii, sistematizarii si interpretarii informatiilor din mediu in vederea organizarii activitatilor viitoare.

Atributele managementului in comertul modern

Desi principiile, metodele si tehnicile de conducere a comertului, in ansamblul sau si la nivel microeconomic, sunt in esenta similare cu cele ale conducerii tuturor ramurilor si intreprinderilor, totusi, datorita faptului ca activitatea comerciala este o etapa intermediara intre productie si consum, continutul conducerii intreprinderilor comerciale poate avea anumite particularitati izvorate din specificul activitatilor, respectiv cumparare in scopul revanzarii.

Caracterul sistemic al conducerii

Orice decizie luata la nivelul unui compartiment al organizatiei poate afecta pozitiv sau negativ intreaga activitate. De aceea deciziile se vor lua in concordanta cu functionalitatea intregului sistem de organizare. Pe de alta parte, organizatia comerciala lucreaza in stransa legatura cu furnizorii si beneficiarii sai precum si cu celelalte sisteme sociale, politice, financiare in cadrul carora exista. Este foarte important sa identifice aceste sisteme precum si interdependenta dintre ele si granitele la care se gasesc..

Caracterul stiintific al conducerii

Se impune folosirea de metode si mijloace noi, moderne de conducere, orientate spre un scop constient, bine definit, care sa puna in valoare resursele proprii..

Caracterul interdisciplinar al conducerii

Este necesara imbinarea cunostintelor de management cu cele ale altor stiinte si folosirea beneficiului oferit de acestea.

Utilizarea modelelor in conducere

Modelul, ca reprezentare simplificata a realitatii, poate oferi variante constructive in ceea ce priveste activitatile reale. Se construiesc reprezentari ale realitatii, se experimenteaza si apoi se aplica daca se constata eficienta.

Utilizarea computerului in conducere

Explozia informationala accelereaza producerea si implementarea de inovatii si presupune noi abordari ale fenomenelor comerciale. Importanta utilizarii sistemelor informatice este data de:

posibilitatea de a opera cu diverse segmente in mod flexibil si rapid

capacitatea de a inmagazina o imensa cantitate de informatii

performanta ridicata

Caracterul profesionist al conducerii

Datorita complexitatii si dinamismului vietii sociale si economice este obligatorie trecerea de la conducerea empirica la cea stiintifica. In aceasta ordine de idei se impune exercitarea profesiei de manager cu cunostinte, aptitudini si atitudini specifice.

Principiile managementului comercial

Principiul managementului participativ

Consta in participarea intregului personal al societatii comerciale la exercitarea procesului de conducere. Elementele ce impun o conducere participativa sunt:

dinamismul si complexitatea activitatii comerciale

rapiditatea evolutiilor tehnice si stiintifice

modificari ale mediului ambiant

necesitatea utilizarii rationale a potentialului uman

amplificarea autonomiei decizionale in vederea cresterii eficientei

Exista diferite forme de manifestare a participarii angajatilor la conducerea unitatii:

managerul se consulta bilateral si succesiv cu subordonatii directi

managerul conlucreaza in reuniuni colective cu colaboratorii

deciziile importante se iau in cadrul organului colectiv de conducere

La noi in tara s-au pus bazele conducerii colective si a participarii tuturor persoanelor la luarea de decizii prin constituirea forurilor de conducere colectiva: adunarea generala a actionarilor, adunarea generala a asociatilor, consilii de administratie, comitete de directie, etc.

Dintre metodele participative cele mai importante si utilizate in    unitatile comerciale amintim Breinstormingul, Reuniunea Phillips 66, Reuniunea sinectica.

Principiul concordantei intre sistemul managerial si dinamica mediului ambiant.

Acest principiu implica o permanenta corelare, adaptare si perfectionare a sistemului de management al fiecarei firme la situatia efectiv existenta din cadrul acesteia si la contextul socio-economic in care isi desfasoara activitatea. Drept urmare, variabilele de conducere isi modifica parametrii in ritm rapid determinand schimbari in relatiile de conducere.

Dinamismul pe care il presupune conducerea firmei comerciale se refera la capacitatea ridicata de actiune, de interventie in scopul adaptarii activitatilor la cerintele pietei, la anticiparea si chiar provocarea unui anumit curs la fenomenelor pietei. Pentru ca firma comerciala isi orienteaza activitatea dupa cereri probabile, aceasta presupune si impune interventia prompta a conducerii in derularea activitatilor. Aparitia de necorelari, generate de ramanerea in urma a sistemului de conducere genereaza disfunctionalitati si implica ineficienta.

Principiul motivatiei materiale si morale

Motivatia materiala si morala exprima necesitatea unei asemenea stabiliri si utilizari a stimulentelor materiale si morale de catre factorii de decizie incat sa asigure o imbinare armonioasa a intereselor tuturor factorilor implicati. Principiul motivatiei materiale si nevoile celor care produc si comercializeaza marfuri si servicii, sau presteaza alte activitati, este unul din principalele forte motrice de dezvoltare si eficienta.

In mod concret, aplicarea acestui principiu necesita, pe baza evaluarii si identificarii nevoilor ce se manifesta la toate nivelele, adoptarea modalitatilor de impartire a profitului, de salarizare, de promovare si de popularizare a rezultatelor foarte bune.

Principiul cresterii continue a eficientei economice

Acest principiu presupune ca orice sistem de management urmareste obtinerea de rezultate maxime cu cheltuieli minime. Maximizarea rezultatelor cu depunerea aceluiasi efort presupune ca managementul sa stabileasca prioritati si actiuni care sa duca la valorificarea superioara a resurselor.

Concretizarea acestui principiu implica folosirea unui instrumental modern de concepte si metode de conducere, dar si economice, tehnice, sociologice, bazat pe o analiza lucida si sistematica a realitatilor. Un studiu realizat in ultimii ani arata ca, la nivel mondial, pierderile inregistrate de firmele comerciale se datorau in proportie de 81% deficientelor de conducere.

Principiul cresterii continue a eficientei economice impune patrunderea la toate nivelurile ierarhice a stiintei si artei conducerii, promovarea competitiei, introducerea progresului tehnico-stiintific.

Principiul autonomiei firmelor

Isi are izvorul in forma de proprietate, in principal cea privata, sporind in initiativa firmelor in valorificarea superioara a resurselor proprii si atrase, amplificand in acelasi timp initiativele creatoare si promovarea noului. Se acorda libertate in luarea deciziilor curente si de perspectiva in contextul reglementarilor generale ale statului.

Principiul competentei profesionale

Selectia, repartizarea si promovarea personalului va avea la baza acest principiu prin care se urmareste ca personalul propriu sa aiba inalta calificare profesionala, capacitate de organizare si responsabilitate deplina a muncii depuse. Este necesar ca toate firmele sa se preocupe de perfectionarea continua a propriilor angajati.

Principiul optimizarii raportului dintre conducerea curenta si de perspectiva

Acest principiu managerilor grija constanta pentru ca odata cu rezolvarea problemelor curente sa se preocupe, in paralel, si de rezolvarea problemelor ce vizeaza perspectiva activitatilor in sensul de a elabora strategii si tactici corespunzatoare evolutiei mediului, in general.

Pe langa principiile generale enumerate mai sus, in literatura de specialitate sunt evidentiate si alte principii valabile si aplicabile in intreprinderile comerciale. Acestea sunt:

stabilire exacta a drepturilor si obligatiilor angajatilor, a competentelor postului si incarcarii de sarcini.

Corelarea judicioasa a autoritatii si responsabilitatii individuale.

Valorificarea superioara a experientelor acumulate de societatile comerciale din state dezvoltate economic, practicarea unui comert modern.

Diviziunea muncii

Respectarea ierarhiei in transmiterea de sarcini si informatii.

Functiile managementului si decizia in comert

Previziunea

Consta in stabilirea, in baza unei analize economice, ale obiectivelor principale ale intreprinderii comerciale, tinand seama de rezultatele anterioare, de situatia prezenta si de perspectivele organizatiei, ca efect al influentei factorilor de mediu. Se stabilesc de asemenea resursele si mijloacele necesare realizarii obiectivelor.

Rezultatele previziunii se impart in functie de orizont, grad de detaliere si obligativitate. Ele pot cuprinde perioade de la o luna la peste 10 ani. Cu cat prognozele acopera o perioada mai lunga, cu atat au un caracter mai aproximativ, sunt mai putin detaliate si fac referire la obiective fundamentale.

Organizarea

Are ca efect punerea in valoare a resurselor intreprinderii comerciale in vederea realizarii obiectivelor, in conditii de maxima eficienta. Functia de organizare vizeaza: elaborarea structurilor organizatorice, rationalizarea fluxurilor informationale, utilizarea totala a capacitatilor de munca, definirea legaturilor intre compartimente si asigurarea unui grad optim de delegare a autoritatii.

Coordonarea

Consta in ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza deciziile si actiunile personalului intreprinderii comerciale. Necesitatea coordonarii rezulta din dinamismul intreprinderii comerciale si al mediului inconjurator, precum si din complexitatea, diversitatea si ineditul reactiilor personalului.

Coordonarea poate fi bilaterala (intre conducator si un subordonat ) si multilaterala (intre conducator si mai multi subordonati).

Antrenarea

Ansamblul proceselor prin care se determina personalul intreprinderii comerciale sa contribuie la realizarea obiectivelor planificate luand in considerare factorii motivatori. Procesul motivarii personalului trebuie sa fie complex, diferentiat si gradual.

Motivarea poate fi pozitiva sau negativa.

Control - evaluare

Ansamblul proceselor prin care performantele intreprinderii comerciale sunt masurate si comparate cu standardele stabilita anterior si luarea de masuri corective. Se face o evaluare a activitatilor bazata pe o analiza a relatiilor cauza - efect.

Decizia

Decizia poate fi definita ca alegerea unei optime de actiune, din mai multe posibile, pentru indeplinirea unui obiectiv. Este o alegere constienta a unei anumite linii de actiune, in baza analizei aprofundate a mai multor variante posibile, menita sa conduca la atingerea unor obiective si in care sunt implicate doua parti, decidentul si executantul.

Clasificarea deciziilor:

dupa tipul de actiune : curente, tactice, strategice

dupa nivelul ierarhic: de nivel superior, mediu, inferior

dupa frecventa: unice, repetitive

dupa amploarea competentei: integrale, avizate

dupa numarul de criterii: unicriteriale, multicriteriale

dupa sfera de cuprindere a decidentului: individuale, colective

dupa imprejurarile in care se iau: de certitudine, de incertitudine, de risc.

Decizia trebuie sa fie fundamentata stiintific, sa fie luata de persoane imputernicite, sa fie formulata clar, sa fie oportuna, sa fie corelata cu alte decizii si sa fie eficienta.

Metode de management

Managementul prin obiective

Obiectivele intreprinderii comerciale sunt un efect sinergic al interconditionarii obiectivelor subsistemelor sale componente.

Managementul prin proiecte

Este destinat activitatilor de natura inovativa, diferite de obiectivele traditionale ale intreprinderii comerciale.

Managementul prin produs

Are la baza structurarea pietei pe segmente omogene din punct de vedere al nevoilor. Este aplicabil intreprinderilor comerciale care au segmente specifice de oferta ce se pot organiza ca afaceri independente, cu buget propriu.

Managementul prin bugete

Asigura previzionare, controlul si evaluarea activitatilor intreprinderii comerciale precum si ale principalelor componente procesuale si structurale, cu ajutorul bugetelor.

Managementul prin exceptie

Este bazat pe utilizarea exclusiva a informatiilor ascendente care ofera o imagine a abaterilor de la obiectivele prestabilite si pe concentrarea managerilor competenti in zonele decizionale cheie.

Managementul participativ

Impune implicarea unui numar sporit de manageri si executanti, un proces colectiv de fundamentare si elaborare a deciziilor si mareste accesul angajatilor la fondul de informatii al intreprinderii comerciale.

Conform legislatiei in vigoare, la nivel national s-au creat organisme de conducere participativa, cum ar fi :

adunarea generala a actionarilor

consilii de administratie

comisii de cenzori

comitete de directie

Dintre tehnicile de management frecvente in intreprinderile comerciale numim :

sedinta

analiza diagnostic

breinstormingul

Philips 66

sinectica

6. Tehnici de management

Analiza diagnostic

Diagnosticare - stabilirea cu exactitate a starii de moment a unor procese (activitati) la nivelul organizatiei ca fundament pentru stabilirea deciziilor.

Diagnostic:

- faza a activitatii manageriale - exercitarea sarcinilor de control, coordonare, evaluare

- faza de investigatie pe problematici complexe

Diagnosticarea: metoda folosita de manageri (in echipa multidisciplinara) pentru identificarea punctelor slabe si tari ale domeniului analizat, evidentierea cauzelor generatoare si recomandari cu caracter corectiv.

Are trei caracteristici:

analiza cauza - efect

participativ

finalizare si recomandari

Diagnosticul poate fi:

- general

- specializat

Etapele analizei diagnostic

stabilirea domeniului de investigat si a competentelor echipei de diagnosticare

documentarea preliminara - cunoasterea principalelor elemente ce-l caracterizeaza. Sunt scoase in evidenta simptomele pozitive, cele negative si observatiile ce se impun.

stabilirea punctelor slabe si cauzele generatoare - se axeaza pe deficientele activitatilor investigate (puncte slabe, termene de comparatie, cauze principale, efecte, observatii)

stabilirea punctelor forte si cauze generatoare - se desfasoara similar cu etapa anterioara

formularea recomandarilor

Sedinta

Reunirea mai multor persoane, un interval de timp stabilit, sub coordonarea unui manager, in vederea solutionarii in comun a unor probleme.

Tipuri de sedinta:

decizionale

de armonizare

de explorare

eterogene

Utilizarea metodei impune parcurgerea a patru faze:

pregatire

deschidere

desfasurare

finalizare

Delegarea

Principalele elemente sunt:

insarcinarea - atribuirea de sarcini unui subordonat, de catre un manager, precizandu-se atat perioada cat si rezultatele scontate

atribuirea de competente - asigurarea libertatii decizionale pentru sarcinile atribuite

asumarea responsabilitatii - executantul se obliga sa realizeze performant sarcina delegata. Managerul isi mentine responsabilitatea finala.

4.Tehnica Brainstorming

Consta in mobilizarea colectivelor prin motivarea si stimularea creativitatii in grup. Se obtin mai multe idei si solutii de rezolvare a unor probleme.

Etape:

pregatirea discutiei - stabilirea si delimitarea precisa a subiectului problemei puse (se stabileste si componenta grupului, consistenta lui si conducatorul)

analiza problemei - compusa din faza initiala, discutii propriu-zise, comparatia solutiilor

etapa de selectie - inventarierea solutiilor, selectionarea celor utile, calcule de eficienta, alegerea solutiei finale

Tehnica Delphi

Consta intr-un dialog permanent intre doua grupuri de oameni (specialisti) in vederea obtinerii parerilor acestora pe diverse probleme puse.

Etape:

pregatirea si lansarea reuniunii

desfasurarea reuniunii

prelucrarea datelor obtinute

Sesiunea Sinectica

Stimularea si antrenarea creativitatii unor persoane (grupuri) bazata pe asocierea de idei folosind principiile creativitatii.

Reuniunea Philips

Stabilirea unui sistem de comunicatii intre mai multi participanti (aprox. 30) pentru dezbaterea unor probleme, rezultatele fiind apoi utilizate de manager pentru luarea deciziilor.