DELIMITARI SI STRUCTURI PRIVIND STOCURILE

DELIMITARI SI STRUCTURI PRIVIND STOCURILE

Regulamentul privind aplicarea Legii Contabilitatii defineste stocurile ca fiind "ansamblul de bunuri si servicii care intervin in cadrul ciclului de exploatare, fie pentru a fi vandute in aceeasi stare sau la terminarea procesului de productie, fie pentru a fi consumate cu ocazia primei utilizari".

In principiu, stocurile sunt clasificate in bilant conform naturii si destinatiei lor sau a ordinii cronologice in care apar, in cadrul ciclului de exploatare. O buna gestiune a stocurilor solicita ca: natura bunurilor sa fie indicata cu precizie; intrarea in stoc sa fie inregistrata in momentul transferului de proprietate; evaluarea intrarilor si iesirilor de bunuri in si din stoc sa fie definita cu exactitate si sa ramana invariabila.

In modelul bilantier din tara noastra, stocurile sunt clasificate si delimitate in functie de patru criterii: fizic, destinatia, faza ciclului de exploatare si locul de creare a gestiunilor.

Corespunzator acestor criterii sunt individualizate urmatoarele structuri:

a) materiile prime care participa direct la fabricarea produselor, regasindu-se in componenta lor integral sau partial, in starea initiala sau transformata.

b) materialele consumabile sau furniturile cuprind materialele auxiliare, combustibilii, materialele pentru ambalat, piesele de schimb, semintele si materialele de plantat, furajele si alte materiale consumabile care participa indirect sau ajuta activitatea de exploatare fara a se regasi, de regula, in produsul rezultat.

c) produsele sub forma semifabricatelor (produse in curs de fabricatie), produselor finite (produse care au parcurs intregul proces de fabricatie) si produsele reziduale (rebuturi, materiale recuperabile, deseuri).

d) animalele care au indeplinit conditiile pentru a fi trecute la animale adulte, animale de ingrasat, pasarile si coloniile de albine.

e) productia in curs de executie reprezinta materii prime care nu au trecut prin toate fazele de fabricatie, produsele nesupuse probelor si receptiei tehnice sau necompletate in intregime, precum si lucrarile si serviciile in curs de executie sau neterminate.

f) marfurile, respectiv bunurile pe care intreprinderea le cumpara in vederea vanzarii.

g) ambalajele (cu exceptia ambalajelor de natura obiectelor de inventar si mijloacelor fixe) de transport refolosibile care insotesc bunurile in procesul circulatiei lor (recuperabile, facturate, consemnate distinct care circula prin restituire sau incluse in pretul marfii si care pot fi valorificate sau nu dupa utilizare).

In contabilitatea din tara noastra, in sfera stocurilor sunt incluse si obiectele de inventar si baracamentele.

Obiectele de inventar sunt bunuri cu o valoare mai mica decat limita prevazuta de lege pentru a fi considerate mijloace fixe, indiferent de durata lor de serviciu, sau cu durata mai mica de un an, indiferent de valoarea lor precum si bunurile asimilate acestora (echipamente de protectie, echipamente de lucru, imbracamintea speciala, sculele, instrumentele, mecanismele, dispozitivele, etc.). Obiectele de inventar in folosinta se evidentiaza distinct in structurile analitice de conturi.

Baracamentele si amenajarile provizorii sunt bunurile achizitionate de unitatile patrimoniale pentru executarea lucrarilor si prestatiilor de constructii (baraci, podele) din care, prin demontare sau demolare, se recupereaza materiale.

In raport de locul de creare a gestiunilor, structurile de stocuri prezentate se grupeaza in:

♦ stocuri aflate in depozitele intreprinderii

♦ stocuri in curs de aprovizionare sau sosite si nereceptionate

♦ stocuri sosite fara factura

♦ stocuri livrate, dar nefacturate

♦ stocuri facturate, dar nelivrate

♦ stocuri aflate la terti

Corespunzator criteriilor de clasificare prezentate sunt individualizate doua structuri informationale de baza:

- structura financiara standardizata

- structura interna sau de gestiune

Structura financiara standardizata este proprie gestiunii si contabilitatii financiare a intreprinderii si opereaza cu doua criterii: destinatia si faza ciclului de exploatare. Interesul informational este cel al finantarii pe termen scurt, calcularii si analizei mecanismului fondului de rulment, bugetare a activitatii de exploatare si gestionarea activitatii de trezorerie.

Structura interna sau de gestiune, necesara, dar nestandardizata, este opozabila contabilitatii interne de gestiune. Ea opereaza cu celelalte doua criterii: fizic si locul de creare a gestiunilor si se delimiteaza prin conturile analitice de stocuri corespunzatoare sortimentelor si gestiunilor (depozite create ca entitati gestionare repartizate in raspunderea unor persoane fizice).

Modelul de contabilitate a stocurilor, in Romania, adoptat in cadrul reformei, este conceput in conditiile in care ambele structuri informationale sunt realizate prin contabilitatea financiara.

Solutia realizarii evidentei analitice a stocurilor prin contabilitatea financiara este discutabila. In cele mai multa tari care au adoptat modelul continental al contabilitatii, evidenta analitica a stocurilor pe sortimente si gestiuni se realizeaza prin contabilitatea interna de gestiune.

Metodele de evaluare a stocurilor au implicatii financiare, ele antreneaza efecte, atat asupra rentabilitatii, cat si asupra fiscalitatii. In masura in care nu exista si nu functioneaza un sistem de control de gestiune asupra stocurilor, problema evidentei analitice a stocurilor pe sortimente si gestiune poate fi rezolvata prin contabilitatea financiara.

1. Analiza si functionarea conturilor

Evidenta constituirii si miscarii stocurilor si productiei in curs de executie se realizeaza prin conturile ce formeaza continutul clasei a-3-a din Planul de conturi general, denumita "Conturi de stocuri si productie in curs de executie".

Acestea sunt conturi de bilant sau de inventar, care furnizeaza informatia de

reflectare si control gestionar privind situatia si miscarea stocurilor si productiei in curs de executie. Soldul lor debitor se preia in activul bilantului. Aceste conturi asigura:

Conditii pentru organizarea contabilitatii activelor circulante de natura materiala, pe structura, categorii de stocuri prevazute de regulamentul pentru aplicarea legii contabilitatii.

Realizarea normelor specifice de gestiune a stocurilor pentru:

Stocurile din depozitele proprii;

Stocurile aflate la terti;

Decalajele intre aprovizionarea si receptia bunurilor;

Decalajele intre vanzarea si livrarea bunurilor;

Bunurile aprovizionate sau vandute cu clauze de rezerve de proprietate

Aplicarea regulilor contabile la evaluarea si inregistrarea stocurilor;

Promovarea principiului prudentei la inventarierea si evaluarea prin bilant a activelor circulante.

In afara conturilor din clasa a-3-a, care au ca obiect de inregistrare stocurile, contabilitatea formarii si utilizarii acestora necesita stabilirea unor corespondente cu conturi din alte clase:

Clasa a-4-a, "Conturi de terti"

Contul 401 Furnizori

Contul 456 Decontari cu asociatii privind capitalul

Clasa a-6-a, "Conturi de cheltuieli"

Contul 600 Cheltuieli cu materii prime

Contul 601 Cheltuieli cu materiale consumabile

Contul 602 Cheltuieli privind obiectele de inventar

Contul 6814 Cheltuieli de exploatare privind provizioanele pentru deprecierea activelor circulante

Clasa a-7-a, "Conturi de venituri"

Contul 711 Venituri din productia stocata

Contul 7814 Venituri din provizioane pentru deprecierea activelor circulante

Legaturile conturilor de stocuri cu cele din clasa a-6-a, "Conturi de cheltuieli" si clasa a-7-a, "Conturi de venituri", sunt redate in tabelul nr. :

-Tabelul nr. -

Stocurile detinut de intreprindere, dar care sunt proprietatea altor unitati, se urmaresc prin conturile organice in clasa 8 "Conturi speciale", din grupa 80 "Conturi in afara bilantului", astfel:

Contul 8032 "Valori materiale primite spre prelucrare sau reparare"

Contul 8033 "Valori materiale primite in pastrare sau custodie"

2.Documentatia si documentele justificative privind contabilitatea stocurilor

Orice operatie economica si financiara referitoare la existenta si miscarea elementelor patrimoniale ale intreprinderii, pentru a putea fi inregistrate in conturi, trebuie consemnate mai intai in documente care sa ateste infaptuirea ei.

Documentele economice sunt acte scrise in care se consemneaza operatiile economice, in momentul si, de regula la locul efectuarii lor, cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii acestor operatii si ca baza a inregistrarii lor in contabilitate.

Cu ajutorul lor se pot realiza urmatoarele activitati:

- consemnarea informatiilor;

- culegerea datelor;

- prelucrarea datelor sau informatiilor;

- circulatia datelor;

- sintetizarea informatiilor contabile;

- pastrarea (arhivarea)datelor.

Dupa rolul lor in cadrul fluxului contabil deosebim urmatoarea structura a acestora:

1. Documente primare justificative: factura, nota de comanda, aviz de expeditie, nota de receptie si constatare de diferente, bon de consum, bon de transfer - predare - restituire, fisa de magazie, fisa limita de consum.

2. Documente sau registre contabile de contabilitate cronologica: registrul

jurnal, nota contabila.

3. Documente sau registre de contabilitate sintetica: registrul cartea mare.

4. Documente de sinteza contabila si de raportare: balanta de verificare, registrul inventar, bilantul contabil, contul de profit si pierdere, anexa la bilant si raportul de gestiune.

La compartimentul aprovizionare se intocmesc: "Nota de receptie si constatare de diferente" pentru materiale, obiecte de inventar, echipamente, ambalaje si "Procesul verbal de receptie" pentru utilajele fara montaj si pentru cele cu montaj. Aceste documente se intocmesc pe baza facturilor si a verificarii pe teren.

"Nota de receptie si constatare de diferente" si "Procesul verbal de receptie" impreuna cu facturile de la furnizor, ajung la compartimentul financiar unde se inregistreaza in "Jurnalul de cumparari" ; dupa aceea facturile insotite de receptii ajung la compartimentul contabilitate unde sunt inregistrate.

"Procesul verbal de receptie" este intocmit de o comisie, in trei exemplare (un exemplar la contabilitate, anexat cu factura; un exemplar la compartimentul aprovizionare si un exemplar anexat la documentul de punere in functiune al utilajului) si este semnat de Directorul Economic, de cel ce primeste utilajul si de seful sectiei.

"Nota de receptie si constatare de diferente" intocmita pentru materiale, obiecte de inventar, ambalaje, se intocmeste in trei exemplare: un exemplar este anexat la factura, un exemplar la compartimentul aprovizionare si al treilea exemplar la compartimentul contabilitate.

Consumul de materiale, obiecte de inventar, echipamente, ambalaje se face pe baza "Bonului de consum" intocmit la sectiile destinatare si ajunge la compartimentul contabilitate. Bonul este semnat de catre Directorul Economic sau seful compartimentului. Pe baza acestui bon se elibereaza materialele solicitate si apoi se ajunge la magazie.

La sfarsitul lunii "Bonurile de consum" si "Fisele limita de consum" (pentru carburanti si lubrefianti) sunt aduse in contabilitate unde sunt inregistrate (in "Note contabile") si sunt evidentiate in "Situatia stocurilor".

"Bonurile de consum" si "Fisele limita de consum" dupa ce sunt verificate, se grupeaza pe fiecare magazie si raman in contabilitate la dispozitia sectiilor, in vederea controlului.

"Bonul de consum" se intocmeste in trei exemplare: un exemplar la contabilitate, un exemplar la cel care a intocmit "Bonul de consum" (sectia).

"Factura" este un document justificativ cu date amanuntite privind vanzarea-cumpararea de marfuri(felul marfurilor, cantitatea, calitatea, pretul), darea in pastrare sau in custodie a unor bunuri, executarea unor lucrari sau prestarea de servicii. Factura ajunge la cumparator intr-un singur exemplar(exemplarul 1).

La magazie, pentru inscrierea pe verso a numarului de receptie de catre comisia de receptie, iar pentru eventualele diferente se intocmeste "nota de receptie si constatare de diferente" cu: cod furnizor, cod material, pret unitar, numar certificat de calitate.

♣ La compartimentul aprovizionare, pentru certificarea operatiei avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului.

♣ La compartimentul care efectueaza operatia de control financiar preventiv, pentru acordarea vizei.

♣ La compartimentul financiar -contabil, pentru acceptarea platii precum si pentru inregistrare in contabilitate.

"Avizul de insotire a marfii"este un document cu regim special care se intocmeste in trei exemplare. Acesta serveste ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, ca document ce sta la baza intocmirii facturii, ca document de

primire in gestiunea cumparatorului, in cazul transferului in aceeasi unitate.

Avizul de insotire a marfii serveste si ca dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta. Ea circula la magazie (pentru incarcarea in gestiune a produselor sau a altor valori materiale, dupa efectuarea receptiei), la compartimentul aprovizionare (pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia) si la compartimentul financiar-contabil (pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura).

"Nota de transfer" este un document utilizat pentru miscarea stocurilor de la o magazie la alta.

"Nota de predare-transfer" serveste ca document de predare la magazie, a materialelor refolosibile rezultate din sectiile de fabricatie principale si auxiliare, ca document justificativ de incarcare in gestiune si pentru inregistrarea in evidenta magaziilor si in contabilitate.

Dupa completare, documentele justificative sunt supuse operatiilor de prelucrare, care consta in sortarea documentelor, exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice si financiare si eventual re contabilizarea prin cumularea mai multor documente justificative si obtinerea pe aceasta cale a documentelor centralizatoare, verificare de forma, aritmetica si de fond, iar in final inregistrarea in contabilitate.

Inregistrarile se fac fie document cu document, fie din documentul centralizator, in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si aceeasi perioada. Un astfel de document este "Registrul jurnal" care serveste pentru inregistrarea operatiilor economice si financiare in ordinea efectuarii lor in timp. Dupa ce documentele justificative au fost inregistrate in "Registrul jurnal" sunt supuse operatiilor de clasare, iar in final de arhivare.