Considerente generale privind sistemele de contabilitate si de control intern

Considerente generale privind sistemele de contabilitate si de control intern

In activitatea sa de evaluare a gradului de conformitate a situatiilor financiare cu principiul imaginii fidele, auditorul are ca scop principal cunoasterea atat a sistemului contabil al companiei auditate, deoarece cu ajutorul acestui sistem sunt produse situatiile financiare care fac obiectul auditului, cat si sistemul de control intern al acesteia, deoarece el este cel care ajuta la buna functionare a sistemului contabil.

Trebuie precizat faptul ca, prin intermediul unui sistem de control eficient, performant si mai ales adaptat mediului in care isi desfasoara activitatea respectiva entitate economica, are loc monitorizarea aparitiei eventualelor erori sau chiar fraude, evidentiate prin evaluarea sistemului contabil. In acest mod, eventualele omisiuni, inexactitati, erori sau actiuni frauduloase relevate de sistemul contabil, vor putea fi prevenite, detectate si corijate in urma aplicarii riguroase a procedurilor de control intern.

Controlul intern este organizat la nivelul entitatii economice, intra in atributiile conducerii acesteia si se defineste ca ansamblul masurilor intreprinse vizand structurile organizatorice, procedurile, instrumentele si tehnicile create in scopul atingerii urmatoarelor obiective:

realizarea scopurilor entitatii intr-o maniera economica, eficienta si eficace;

respectarea reglementarilor legale si dispozitiilor conducerii;

protejarea resurselor impotriva abuzurilor, pierderilor, deciziilor gresite si fraudelor;

dezvoltarea, mentinerea si furnizarea unor indicatori si informatii financiare si de management corecte si complete pentru fundamentarea deciziilor conducerii entitatii economice.

Sistemul de control intern se extinde, asadar, dincolo de aspectele ce privesc strict sistemul contabil, cuprinzand o mare parte a mangementului si aflandu-se in prima linie de aparare a patrimoniului impotriva erorilor si fraudelor.

Aspectele relevante ale sistemului de contabilitate si de control intern, impreuna cu evaluarea riscului inerent si de control (riscuri ce nu depind de auditor), vor permite auditorului sa identifice informatiile eronate sau care influenteaza in mod semnificativ situatiile financiare, sa stabileasca proceduri de audit adecvate si sa aprecieze factorii semnificativi de risc ai informatiilor eronate.

Natura, durata si intinderea procedurilor efectuate de auditor, pentru a obtine intelegerea sistemelor de contabilitate si de control intern, depind de o serie de factori, cum sunt :

complexitatea intreprinderii, marimea si mediul informatic in care activeaza ;

existenta si tipul de control intern aplicat ;

documentele / probele materiale privind controlul intern specific ;

evaluarea riscului inerent de catre auditor.

Controlul intern, dupa Alain Mikol reprezinta "ansamblul procedurilor, regulilor, formalitatilor si controalelor care asigura protejarea patrimoniului intreprinderii si eficienta aplicarii politicii sale; controlul intern se bazeaza pe principii general recunoscute de organizatii profesionale". Literatura de specialitate [Alain Mikol - "Principes generaux du controle interne"] identifica un set de principii generale a caror aplicare asigura calitatea controlului intern, dupa cum urmeaza:

Principiul organizarii: orice intreprindere trebuie sa fie organizata rational. Pe masura ce intreprinderea este mai mare si apare delegarea de responsabilitati, este necesara separarea celor patru functii fundamentale: functia de decizie, de detinere de valori monetare sau bunuri fizice, de contabilizare si functia de control;

functia de decizie este cea care genereaza angajarea intreprinderii fata de terti : clienti, furnizori, salariati, actionari, etc. Ea este exercitata de catre angajati de inalta competenta, care angajeaza patrimoniul intreprinderii pentru sume importante ;

functia de detinere de bunuri fizice, este exercitata in principal de magazioneri. Functia de detinere de valori monetare este exercitata de orice persoana care manipuleaza bani lichizi, cecuri, trate, sau care, la modul general, are semnatura autorizata la o banca, pentru plata salariilor, cumpararea de titluri la bursa, sau semnarea oricarui titlu de plata.

functia de contabilizare este exercitata de contabili si, prin extensie, de orice persoana care poate aduce informatii legate de circuitul contabil : magazionerii, care indica intrarile si iesirile de stocuri intr-un fisier informatizat de inventar contabil permanent, sau vanzatorii care intocmesc direct facturile de la un terminal legat la un server, care tine contabilitatea.

functia de control are drept obiectiv verificarea operatiilor de decizie, de detinere sau de contabilizare realizate de alte persoane sau ierarhii. In toate cazurile ea inglobeaza aprobarea unei decizii. Absenta separarii intre functiile de decizie, detinere de valori monetare sau bunuri fizice, contabilizare si de control antreneaza posibilitatea de frauda fara ca acestea sa poata fi depistate prin controale rutiniere.

Principiul integrarii (autocontrolului): controlul intern trebuie sa includa proceduri de autocontrol care permit descoperirea erorilor si fraudelor;

Principiul permanentei: procedurile de control trebuie sa fie perene. Orice organizatie trebuie sa asigure o stabilitate a structurilor sale de control. Totusi, aceasta posibilitate nu trebuie tradusa prin rigiditatea regulilor de control intern. Principiul permanentei permite delimitarea deficientelor de control intern si a cazurilor de nerespectare a procedurilor de control intern;

Principiul universalitatii: procedurile de control intern trebuie sa fie aplicate in toata intreprinderea, nefiind permisa existenta unor persoane privilegiate sau structuri in afara controlului intern;

Principiul independentei: obiectivul controlului intern trebuie sa fie realizat independent de metodele, procedeele si mijloacele utilizate de intreprindere pentru desfasurarea afacerilor acesteia.

Principiul informarii: informatia produsa de controlul intern trebuie sa posede doua calitati: sa fie verificabila si sa fie utila. O informatie este verificabila daca i se pot identifica sursele, adica poate fi justificata si autentificata. O informatie este considerata a fi utila daca este obtinuta de la sursa, este neredundanta, iar costul ei este inferior avantajelor pe care le genereaza;

Principiul armoniei: consta in adaptarea controlului intern la caracteristicile intreprinderii si ale mediului sau, in functie de importanta riscurilor pe care le evita si a costului sau de aplicare. Respectarea acestui principiu presupune considerarea procedurii de control, comparativ cu costul generat de producerea deficientelor.

Principiul calitatii personalului: un personal calificat este un element necesar pentru asigurarea unui control intern de calitate si implicit pentru detectarea si corijarea eventualelor erori sau fraude.

Aplicarea acestor principii in organizarea si desfasurarea controlului intern, garanteaza existenta unui control intern de calitate, adica rational conceput si corect aplicat, ceea ce constituie o prezumtie foarte serioasa de fiabilitate a informatiei contabile, respectiv o asigurare conform careia situatiile financiare nu sunt alterate de erori sau fraude.[Norme de audit financiar si certificate a bilantului contabil, nr.1, CECCAR, 1995, p. 5]

In sfera de cuprindere a controlului intern intra urmatoarele tipuri de controale: [Mircea Boulescu, M. Mares, M. Ghita -  Fundamentele auditului , 2001, pag.65]

a)      controlul administrativ intern, care se exercita sub forma controlului ierarhic de catre persoanele cu functii de conducere asupra compartimentelor si persoanelor din subordine;

b)      controlul financiar si cel de gestiune;

c)      controlul financiar preventiv propriu;

d)      controlul reciproc, exercitat intre compartimente si salariati, pe baza fluxurilor materiale si informationale din intreprindere si pe baza separarii sarcinilor;

e)      autocontrolul salaratilor asupra lucrarilor executate;

f)        controlul contabil intern, care este plasat in toate etapele circuitului de culegere si prelucrare a datelor si bazat pe principiile contabile, respectiv dubla inregistrare si egalitatea bilantiera. De asemenea, la baza controlului contabil intern stau corelatiile dintre conturile sintetice, dintre evidenta cronologica si sistematica, dintre evidenta operativa si contabilitatea analitica, respectiv sintetica, precum si corelatiile dintre inregistrarile contabile si realitatea faptica etc.

Prin punerea in aplicare a procedurilor de control enuntate anterior, are loc prevenirea, detectarea, descurajarea angajatilor orientati - cu intentie - catre practici frauduloase, precum si corectarea erorilor semnificative identificate in urma controlului intern.