STUDIUL CADRULUI ORGANIZATORIC - TREZORERIE

Scurt istoric si descrierea activitatii

Firma Gama, fondata in anul 2004,cu sediul in Iasi si filiale in toata tara. este o societate care ofera servicii in domeniul tehnologiei, informatiei si comunicatiilor, atat firmelor romanesti cat si celor europene.

Obiectul de activitate al firmei Gama il constituie:

Proiectarea si dezvoltarea software;

Proiectarea si implementarea de sisteme informatice.

Service de intretinere si reparatii.

Analiza activitatii firmei vizeaza urmatoarele puncte de vedere:

Furnizorii. Principalii furnizori ai societatii Gama sunt reprezentantele firmelor: Fujitsu-Siemens, Ibm, Compaq pentru echipamentele de calcul si Fujitsu pentru aplicatiile software.

Clientii. Sunt agentii economici care doresc sa-ti imbunatateasca sistemul informatic (atat din punct de vedere hard cat si al softului) sau care intentioneaza sa-si implementeze un astfel de sistem pentru desfasurarea in bune conditii a activitatilor lor economice.

Concurenta. Este reprezentata in marea lor majoritate de firmele care furnizeaza echipamente hard si soft (sisteme de operare si produse program) standard.

1.1. Organizarea firmei

Firma "Gama" are o structura organizatorica de tip functionala. Exercitarea conducerii se face in mod descentralizat iar sistemul de conducere functioneaza atat pe verticala cat si pe orizontala.

Schematic organigrama este prezentata mai jos.

Dupa cum rezulta din organigrama activitatea firmei este organizata in cinci departamente fiecare avand in subordine alte cateva compartimente. Acestea asigura activitatea curenta din firma si activitatea decizionala de la nivelul operational.

1. Functiile intreprinderii si compartimentele care le realizeaza

Functia de personal

Functia financiar-contabila

Functia comerciala

Functia de proiectare-dezvoltare

Functia de prestari-servicii

Functia de calitate

Functia financiar- contabila realizeaza urmatoarele activitati:

stabilirea bugetelor de venituri si cheltuieli, anuale /lunare, precum si la nivelul fiecarui departament, compartiment;

inregistrarea tuturor documentelor justificative care reglementeaza tranzactiile economice (aprovizionare, vanzare);

inventarierea patrimoniului si stabilirea diferentelor de inventar;

evidenta datoriilor catre bugetul de stat si alte bugete adiacente acestuia;

urmarirea decontarii creantelor;

realizarea antecalculatiei si postcalculatiei costurilor;

stabilirea preturilor produselor si serviciilor;

elaborarea documentelor de sinteza lunare/ trimestriale/ semestriale/anuale;

calculul anumitor indicatori economic si financiari;

stabilirea si repartizarea profitului;

stabilirea circuitului documentelor justificative si contabile in unitate;

efectuarea controlului tehnic-operativ, controlului financiar contabil si a controlului preventiv.

Obiectivele acestei functii sunt:

utilizarea eficienta si eficace a resurselor financiare;

asigurarea unui echilibru financiar, capabil de a produce o crestere a rentabilitatii firmei din punctul de vedere al profitului;

maximizarea valorii de piata si a cotei firmei la bursa;

efectuarea de analize economico-financiare la nivelul firmei;

mentinerea firmei deasupra nivelului capacitatii de plata.

Functia financiar-contabila este realizata in cadrul Departamentului Economic, Juridic/ Resurse Umane si in cadrul acestuia de directorul economic, o parte din documentele justificative si registre contabile fiind responsabilitatea asistentului directorului general. 

Organizarea trezoreriei la SC Gama

Evidenta operatiunilor de trezorerie in cadrul societatii se tine cadrul in biroului financiar-contabil de catre persoane care sunt incadrate in functie tocmai pentru realizarea acestor operatiuni. Mijloacele banesti de care dispune unitatea sunt sub forma disponibilitatilor in cont la banci, in lei sau in devize, sub forma numerarului existent in casieria unitatii.

Numerarul existent in casieria unitatii se evidentiaza prin registrul de casa, in care se consemneaza zilnic incasarile si platile care se fac prin casierie. Soldul din registrul de casa reprezinta numerarul existent in casa la sfarsitul zilei si se determina astfel:

Sf = Si +I - P

Unde:

Sf = sold final;

Si = sold initial;

I = incasari;

P = plati.

Persoanele care participa la stabilirea sumelor de plata sau cele care intocmesc documentele de plata nu pot efectua si platile propriu-zise.

Unitatea trebuie sa creeze conditii specifice pentru operatiile care se desfasoara in casierie.  Trebuie amenajata o incapere separata, a carei securitate fata de valorile pastrate trebuie sa aiba o importanta foarte mare pentru unitate.

Crearea conditiilor de siguranta se refera si la urmatoarele aspecte: incaperea destinata casieriei sa fie dotata cu casa de fier care se incuie ori de cate ori casierul paraseste incaperea, iar la sfarsitul zilei de lucru trebuie sigilata; luarea de masuri pentru inzestrarea cu mijloace tehnice de paza si alarma a casieriei; sa-i fie incredintat casierului un sigiliu metalic, inscriindu-se in procesul verbal seria; pentru transferul numerarului de la unitate la banca sau invers este obligatoriu luarea de masuri care sa excluda eventualele furturi sau talharii pe parcurs.

La SC Gama incasarile se pot face fie la banca la care unitatea are deschis contul curent (Banca Comerciala Romana), in situatia in care se utilizeaza ca instrument de incasare cecul in numerar completat de compartimentul financiar-contabil si astfel nu se mai emite chitanta, cotorul cecului de numerar constituind documentul primar de evidenta. Acest instrument de incasare este pus la dispozitie de catre banca la care este deschis contul curent, in baza unei cereri tip, semnate de persoanele cu functii de conducere, care au specimene de semnatura depuse la banca.

De asemenea se mai pot face incasari in numerar pe baza chitantelor tipizate care se emit in trei exemplare. Originalul se elibereaza platitorului, al doilea exemplar ramane la casierul care intocmeste si semneaza primirea banilor iar al treilea exemplar ramane la cotor. Nu se admit stersaturi. Formularul completat gresit se anuleaza ramanand in chitantier.

Evidenta incasarilor si platilor in numerar se tine in registrul de casa,  intocmit in doua exemplare, astfel:

prima fila, cu scrisul in original, formeaza registrul de casa;

a doua fila se preda compartimentului financiar-contabil.

Inregistrarile in registrul de casa se fac de catre casier pe baza actelor justificative, dupa executarea fiecarei operatiuni de incasare sau plata. Zilnic casierul are obligatia de a face totalul operatiunilor zilnice, stabileste soldul casei care va fi reportat pe ziua urmatoare. Apoi, casierul trebuie sa predea documentele in baza carora  a efectuat inregistrarile de incasari si plati, impreuna cu fila detasata din registrul de casa, denumita contul casierului catre compartimentul de contabilitate.

. Platile care nu au la baza documente justificative nu se iau in considerare la stabilirea soldului de casa, ele fiind considerate lipsuri. Pentru aceasta se iau masuri corespunzatoare, iar daca se constata o infractiune se sesizeaza organele de drept. Pentru sumele existente in casierie care nu au la baza documente justificative, se considera plusuri  si se inregistreaza ca venituri ale unitatii. In gestiunea casierului intra si alte valori. Prin alte valori se intelege:

Timbre fiscale si postale - marcile postale se procura de la oficiile postale, plata facandu-se prin dispozitii de virare. Copia dispozitie de plata vizata de organul bancar se remite oficiului postal printr-o adresa in care se indica tipul de marci solicitate, cantitatea din fiecare si valoare totala.

Timbrele fiscale si mandatele postale se procura pe aceeasi cale de mai sus.

Trebuie facuta precizarea ca atat marcile postale cat si timbrele fiscale pot fi incredintate spre gestionare si altor persoane decat casierul unitatii.

Eliberarea lor, catre persoana care le foloseste se face pe baza referatului de necesitate, iar justificarea consumului efectiv se face prin borderoul de expediere a corespondentei vizate de oficiul postal. Decontul va prezenta viza de control preventiv si aprobarea conducatorului dupa care se preda serviciului de contabilitate, iar contul casierului se va descarca din evidenta contabila analitica.

Biletele de tratament si odihna - gestionarea acestor valori se face de casierul unitatii sau de catre alta persoana numita pe baza de decizie interna. Biletele se predau unitatii pe baza " Borderoului biletelor de tratament si odihna" care face parte din contractul incheiat. La predarea biletelor se face si o nota de debitare in care se trec sintetic datele din borderou.

Primirea biletelor repartizate si semnarea documentelor se face numai de persoane imputernicite in acest sens, prin delegatie scrisa ce se anexeaza la exemplarul notei de debitare, care ramane unitatii care elibereaza biletele. Gestionarul biletelor tine evidenta analitica a biletelor primite si eliberate cu ajutorul registrului de evidenta a biletelor pe baza legitimatiilor de calatorie pentru intoarcerea din statiune, dupa care se prezinta pentru semnare de catre persoana imputernicita. Pe baza dispozitiei data de acesta, casierul trece de la incasarea sumei respective, contra chitantei, eliberand bilete. Gestionarii sunt obligati sa anunte cu cel putin 30 de zile inaintea termenului scadent al fiecarui bilet nerepartizat sau neridicat, persoanele vizate.

Alte valori - in aceasta categorie sunt incluse tichetele de masa acordate salariatilor. Gestionarea acestora revine compartimentului financiar-contabil, care le tine o evidenta cantitativ-valorica.