Aspecte sociologige Și psilologice referitoare la echipele proiectelor

ASPECTE SOCIOLOGIGE ȘI PSILOLOGICE REFERITOARE LA ECHIPELE PROIECTELOR

Membrii echipei proiectului se simt adesea nelinistiti în privinta rolurilor lor în proiect, în special daca sunt noi în domeniul managementului proiectelor s-ar putea simti mai vizibil aceasta stare decât în managementul sistemelor cu care erau obisnuiti. Ei puteau fi îngrijorati ca nu avanseaza în cariera lor, s-ar putea simti nesiguri de cum va fi afectata viata lor privata de timpul petrecut cu proiectul.

Acestor actori le trebuie liniste, sprijin si raspunsuri la întrebari de genul:

la ce se asteapta echipa sa obtina?

care este rolul meu si al celorlalti membrii ai echipei?

cum voi face treaba? – Nu am mai facut asa ceva pâna acum.

când e nevoie de mine - si pentru cât timp?

cât trebuie sa lucrez - si cu cine?

cine va face treaba mea normala – sau trebuie sa fac si asta si proiectul?

cui îi sunt responsabil? Cel care ma controleaza stie ce se întâmpla?

cu cine discut despre probleme? Cu cel care ma controleaza sau cu seful proiectului?

am propria autoritate a acestui proiect? Cine îmi va face aprecierea personala?

cine ma plateste?

ce se întâmpla cu mine când se termina proiectul?

cum ma va avantaja faptul ca lucrez la acest proiect?

Este posibil ca unii membrii ai echipei sa nu raspunda la aceste întrebari, dar poti sa fi sigur ca le-ar placea raspunsurile.

O cheie a succesului echipei este sa definesti „piatra kilometrica” si sa recunosti toate cele dobândite în felul unui grup.

De ce unele echipe sunt câstigatoare?

Unele echipe sunt câstigatoare pentru ca:

fiecare membru crede ca poate câstiga;

echipa si organizatia au încredere în conducatorul echipei;

lucreaza împreuna la un scop comun;

stiu ce trebuie facut;

munca lor este planificata, coordonata si controlata;

problemele sunt anticipate;

în loc de a spune: „acesta nu poate fi facut pentru ca ,” ei spun: „Vom dobândi cele cautate prin a gasi o cale de a rezolva problema”;

nu fac aceeasi greseala de doua ori;

se asculta unul pe altul;

lucrurile care îi afecteaza pe altii sunt lasate în afara echipei.

Un psiholog american [3] arata: „Oamenii dintr-un lift nu formeaza un grup, doar daca apare o urgenta, aceasta dându-le oamenilor un scop comun. Tine minte acei oameni din lift si modeleaza-ti echipa astfel ca aceasta sa devina un grup care e angajat sa lucreze împreuna spre finalul comun, finalul ..cu succes al proiectului”. A lansa scopuri de scurta durata e util în managementul proiectelor. Data sfârsitului într-un proiect mare poate fi un obiectiv prea departat pentru un sens continuu al obtinerii.

Daca exista probleme, spune-le membrilor ca acestea exista ca sa se încurajeze între ei pentru a rezolva problema. Fii specific, unde se poate. Si adu-le amente celor care se jignesc ca putin respect între ei e foarte bun!

Situațiile tensionate din timpul derularii unui proiect pot fi eliminate daca exista o planificare corecta a activitaților. Planificarea detaliata a activitatilor pentru un sef de proiect consta în opt pasi mentionati mai jos prevad o baza care duce la planificarea detaliata a unui proiect.

Pasul 1 – Identifica sarcinile

Decide ce trebuie facut. Unele proiecte pot avea doar câteva sarcini cheie. Într-un proiect complex cu multe sarcini majore, seful proiectului si o echipa centrala vor face o lista întâmplatoare cu sarcini cum le trece prin minte. Sugerarea e un lucru de a face ceea ce trebuie.

Pasul 2 – Pune sarcinile într-o ordine logica

Sorteaza lista accidentala într-o ordine logica. Lista contine:

sarcini care se preocupa de conducerea proiectului, administrarea proiectului;

sarcini care se ocupa cu continutul muncii actuale a proiectului.

Pasul 3 – Studiaza implicatiile

Alte proiecte se pot ridica de la sarcinile identificate într-un proiect. Studierea timpurie a sarcinilor cheie în faza detaliata înseamna ca mai multe proiecte pot progresa pentru a se potrivi cu timpul proiectului din care fac parte. Aici trebuie raspuns la câteva întrebari.

Proiectul va afecta:

politica companiei?

contabilitatea sau procesul calculatoarelor?

proiectele deja executate?

clientii, publicul, mediul?

echipajul si relatiile industriale?

Pasul 4 – Evaluarea resurselor cerute

În prima faza sa evaluezi cererile în domeniul îndemânarii, timpului, echipamentului, banilor. Acum rafineaza acestea în lumina informatiilor suplimentare si fa-le sa fie aprobate. Într-un proiect, pentru a promova distributia informatiilor primite în organizatie, s-ar putea sa ai nevoie doar de o persoana cu urmatoarele priceperi:

cunostinte despre proceduri existente în organizatie;

capacitatea de a analiza nevoile organizatiei.

Un proiect mai complex va avea de asemenea nevoie de aceste priceperi si va cere oameni cu:

cunostinte în informatica;

experienta în contabilitate;

cunostinte despre dezvoltarea umana si a resurselor si relatii industriale;

experienta administrativa/secretariat.

Pasul 5 – Identifica ierarhia proiectului

Managerul proiectului si echipa de conducere continua cu planificarea detaliata a proiectului numai când sunt satisfacuti ca au ales cine e directorul oficial al proiectului, managerul proiectului si un grup de control de calitate. În unele cazuri, aceste roluri vor fi stabilite devreme, ori în termeni de referinta. Daca nu, nu ar putea fi întelept sa continui cu munca.

Pasul 6 – Clarifica cine poate sa adopte decizii

Nivele de autoritate preluata de ierarhia proiectului sunt incluse în munca depusa. Arata exact ariile de responsabilitate pentru fiecare persoana.

Pasul 7 – Monitorizeaza si controleaza

Pentru a grupa procedurile necesare monitorizarii si controlarii proiectului vei avea nevoie sa definesti ce trebuie sa fie monitorizat si controlat. Spre exemplu:

costul sau evidenta bugetului;

desenele modificate de responsabili autorizati sau respectarea bugetului;

schimbarile si efectul lor asupra proiectului si organizatiei;

calitatea muncii;

valabilitatea resurselor.

Va trebuie sa definesti cum trebuie sa fie controlat proiectul. Spre exemplu, începe în  munca ta scurta:

canale specifice de comunicare;

tipurile si frecventa întâlnirilor;

durata si prezentarea raporturilor oficiale;

ce consimtaminte sunt necesare si când.

Pasul 8 – Respecta anumite reguli de grup

Când echipa e formata, informeaza-i ce este asteptat ca o norma a grupului. Iata câteva întrebari folosite ca reguli de baza la care trebuie raspuns:

cine semneaza rapoartele – managerul proiectului, managerul proiectului si echipa, sau numai persoana sau persoanele care le scriu?

cine frecventeaza ce fel de întâlniri?

luarea deciziilor va fi un proces în consens, directiv sau democratic?

la cine trebuie sa apeleze membrii echipei pentru a rezolva un conflict personal –  managerul proiectului sau persoana care îi controleaza?

cine face evaluarea personala a membrilor, cum si când e gata?

În prima faza trebuie verificat daca aceste indicatii se regasesc în ghidul politicii proiectului, în caz contrar trebuie identificate abaterile, care de cele mai multe ori sunt generate de specificitatea proiectului, care impun anumite nuantari în aplicarea metodologiei prezentate.

Întrebari recapitulative:

1.    Care sunt motivele care conduc la tensionarea activitații?

2.    Care sunt cei opt pași pentru o planificare eficienta?

3.    Realizați o planificare pentru livrarea manualelor pentru un colegiu de 2000 de elevi, considerând ca aceasta nu s-a facut pâna la 14 septembrie.