AUDITUL SI CERTIFICAREA CALITATII

AUDITUL SI CERTIFICAREA CALITATII

1.Auditul calitatii

Auditul, ca forma de examinare, verificare, analiza este intalnit in multe domenii de activitate. Termenul a fost utilizat initial in domeniul juridic si apoi in cel financiar- contabil. Auditul in domeniul calitatii, a aparut si s-a dezvoltat in paralel cu intensificarea activitatii de standardizare internationala in managementul calitatii.

Auditul calitatii consta din investigatii, verificari, examinari, evaluari ale proceselor si procedurilor calitatii, pentru a stabili masura in care acestea au fost corect elaborate si implementate, in concordanta cu cerintele specificate in documentele de referinta..

Auditul reprezinta instrumentul principal de evaluare a calitatii in cadrul unei organizatii. Aceasta evaluare se realizeaza in raport cu o serie de documente normative (standarde aplicabile, manualul calitatii, proceduri, instructiuni de lucru ) pentru a stabili in ce masura acestea sunt respectate.

Auditul se aplica fie unui produs sau serviciu, fie unui proces din cadrul organizatiei, fie sistemului de management al calitatii, avand ca efect cresterea gradului de satisfacere a cerintelor.

Auditul nu trebuie confundat cu o inspectie sau o ancheta, iar concluziile acestuia nu conduc la sanctionarea organizatiei sau persoanelor si nici la elaborarea unor documente de atestare a calitatii. Prin audit se verifica in special asigurarea conditiilor pentru realizarea calitatii.

Intr-un proces de audit sunt implicate urmatoarele parti: clientul, echipa de audit si auditatul.

1.Clientul este organizatia sau persoana care solicita auditul. El este cel care stabileste necesitatea si scopul auditului, initiaza procesul respectiv prin stabilirea organismului de auditare, a domeniului auditat si primeste raportul de audit.

2.Echipa de audit este constituita din specialisti in domeniu (auditori) si are statutul de independenta fata de obiectul auditat. Auditorii sunt persoane atestate conform normelor in vigoare, avand urmatoarele responsabilitati:

−comunicarea si clarificarea conditiilor auditului;

−consemnarea observatiilor si raportarea rezultatelor auditului;

−verificarea eficientei actiunilor corective intreprinse ca rezultat al auditului;

−pastrarea si protejarea documentelor referitoare la audit.

Indiferent daca un audit este efectuat de o echipa sau de o persoana, se recomanda ca un auditor sef sa fie investit cu responsabilitati in ceea ce priveste elaborarea planului de audit; reprezentarea echipei in fata conducerii auditatului; prezentarea raportului de audit.

3.Auditatul este organizatia supusa auditarii. Se recomanda ca aceasta sa numeasca membrii responsabili din cadrul personalului, care sa insoteasca echipa de audit, sa puna la dispozitie toate resursele si informatiile cerute, sa stabileasca actiunile corective in baza raportului de audit.

Auditurile calitatii au o tipologie variata putand fi clasificate in functie de diferite criterii cum ar fi: obiectul auditului, provenienta auditorilor, scopul efectuarii auditului (tabel 1)

Tabel 1.Tipologia auditului

1.1. Auditul calitatii produsului

Auditul calitatii produsului urmareste identificarea si analiza conditiilor care asigura posibilitatea satisfacerii cerintelor clientilor sau a celor specificate in documentele de referinta. Prin acest audit, se analizeaza :

−masura in care documentele de referinta au fost corect alese si contin cerinte pentru realizarea calitatii corespunzatoare;

−masura in care documentatia de produs este realizata in conformitate cu cerintele documentatiei de referinta;

−existenta conditiilor pentru realizarea produselor la nivelul prevederilor din documentatii;

−realizarea efectiva a produselor conform specificatiilor.

Documentele de referinta sunt: standardele de produs aplicabile, normele si reglementarile legale.

Documentatia de produs cuprinde : caietul de sarcini; proiectul de executie, specificatiile tehnice. Specificatiile tehnice stabilesc conditiile de calitate pentru: materii prime, procese de executie, produs final.

Metodologia auditului de produs (fg.1) cuprinde urmatoarele etape:

−examinarea documentatiei de produs in raport cu documentatia de referinta;

−examinarea produsului in raport cu specificatiile tehnice si caietul de sarcini;

−examinarea produsului in relatie cu mediul, materialele prelucrate, personalul de executie, metodele de lucru;

−elaborarea raportului de audit;

−analiza neconformitatilor si a cauzelor care le-au generat;

−stabilirea actiunilor corective sau de imbunatatire necesare;

−supravegherea aplicarii actiunilor corective.

Raportul de audit contine concluziile examinarilor efectuate. Sunt evidentiate neconformitatile inregistrate, fie intre documentatia de produs si cea de referinta, fie intre nivelul de calitate efectiv obtinut si cel specificat.

Din analiza factorilor de productie rezulta cauzele care au determinat realizarea produsului la un nivel inferior conditiilor specificate. Managementul firmei auditate are obligativitatea de a initia actiuni corective care sa inlature cauzele generatoare de neconformitati. Astfel de actiuni constau in: modificarea procesului tehnologic de realizare al produsului; modernizarea unor utilaje de productie; instruirea personalului de executie si control; schimbari organizatorice; imbunatatirea planurilor de receptie calitativa; schimbarea furnizorilor, etc.

Echipa de audit supravegheaza modul in care se aplica aceste actiuni.

Fig. 1. Metodologia de audit a calitatii produsului

1.2. Auditul calitatii procesului

Acest tip de audit se aplica proceselor principale din cadrul unei organizatii cum ar fi: proiectare; productie sau livrarea serviciului; aprovizionare, evaluarea satisfactiei clientului, etc.

Auditul calitatii unui proces are urmatoarele obiective:

−evaluarea conformitatii unui proces cu cerintele specificate in documentele de referinta

−evaluarea eficacitatii acestor documente in ceea ce priveste satisfacerea cerintelor de calitate

Documentele de referinta analizate sunt: procedura de proces, proceduri operationale, instructiuni de lucru, documentatia tehnologica omologata.

Metodologia desfasurarii auditului de proces (fig.2)cuprinde urmatoarele etape:

−examinarea tuturor elementelor relevante pentru calitatea procesului auditat(documente de lucru, calificarea si instruirea personalului, echipamente, software, metode de lucru):

−elaborarea unor documente intermediare cuprinzand rezultatele examinarii elementelor mentionate, sub forma listelor de verificare si rapoartelor de examinare;

−elaborarea reportului de audit cu specificarea clara a neconformitatilor constatate;

−analiza neconformitatilor si a cauzelor acestora;

−stabilirea actiunilor corective sau de imbunatatire necesare

−supravegherea aplicarii actiunilor corective.

In vederea imbunatatirii procesului, pot fi facute propuneri privind:

−modificarea echipamentelor utilizate in cadrul procesului respectiv,

−modificarea structurii procesului;

−modificari in structura de personal;

−programe de instruire.

Efectuarea propriu-zisa a auditului presupune folosirea a doua tehnici de baza si anume: observarea la fata locului si interviul pe baza de fise chestionar. Auditorii trebuie sa aiba capacitatea de a sesiza daca activitatile se desfasoara conform procedurilor aferente si daca persoanele implicate in procesele respective sunt calificate corespunzator.

Auditul de proces este efectuat de specialisti din cadrul firmei, care au fost calificati pe baza unor cursuri de specializare. Selectarea auditorilor interni se face dupa urmatoarele criterii:

−sa cunoasca standardele si procedurile aplicabile;

−sa posede cunostintele de specialitate pe domeniile respective;

−sa cunoasca tehnicile de examinare;

−sa nu aiba responsabilitati directe in domeniul auditat;

−sa posede anumite calitati personale cum ar fi: obiectivitate, integritate, abordare analitica, pregatire psiho-sociologica, diplomatie.

In desfasurarea auditului, auditorii trebuie sa manifeste o atitudine constructiva pentru a identifica oportunitatile de imbunatatire

Fig. 2. Metodologia de audit a calitatii procesului de productie

Efectuarea periodica a unor astfel de audituri, pe baza unui program anual bine stabilit, asigura imbunatatirea calitatii proceselor din cadrul organizatiei si cresterea gradului de satisfacere a cerintelor.

1.3..Auditul sistemului de management al calitatii

Prin acest tip de audit se verifica modul de implementare si functionare a sistemului de management al calitatii, a gradului in care acesta este conform cerintelor standardelor internationale, in scopul identificarii oportunitatilor de imbunatatire.

Principalele obiective ale auditului de sistem sunt:

-determinarea conformitatii elementelor de sistem cu cerintele specificate in documentele de referinta ;

-determinarea eficacitatii sistemului privind realizarea obiectivelor si politicii in domeniul calitatii;

−certificarea sistemului.

Documentele de referinta analizate sunt: standardele internationale in managementul calitatii, manualul calitatii, proceduri de procese si proceduri operationale, cerinte contractuale, strategia firmei referitoare la calitate, planurile calitatii, proceduri referitoare la costurile calitatii.

Auditurile de sistem sunt efectuate atat in scopuri interne cat si externe..

Auditul intern. Atat conducerea cat si intregul personal al firmei trebuie sa cunoasca strategiile, obiectivele calitatii, mijloacele de realizare si rezultatele obtinute. Astfel, apare necesitatea auditului intern al calitatii care este efectuat de specialisti atestati din cadrul organizatiei si prin care se verifica masura in care procedurile, tehnicile de lucru au fost corect implementate, insusite si aplicate. Prin acest audit se urmareste obtinerea unor dovezi obiective privind realizarea activitatilor in concordanta cu cerintele specificate. Acesta trebuie facut dupa implementarea oricarui program, plan sau sistem al calitatii, pentru a stabili daca toate procedurile si instructiunile importante care au fost transmise la locurile de activitate, au fost implementate si daca personalul cunoaste responsabilitatile ce-i revin in cadrul programului sau planului.

Auditul intern reprezinta un instrument al managementului general in evaluarea eficacitatii sistemului de management al calitatii privind realizarea politicii si obiectivelor calitatii. Prin audituri programate sau neprogramate se identifica neconformitatile (disfunctionalitatile), se adopta actiunile corective, asigurand imbunatatirea functionarii sistemului in ansamblul sau.

Auditul extern al calitatii este necesar pentru realizarea unui climat de incredere intre furnizori si beneficiari. Acesta urmareste obtinerea dovezilor care garanteaza capacitatea furnizorilor sau a subcontractantilor de a asigura in mod constant satisfacerea cerintelor contractuale referitoare la calitate.

Auditul extern poate fi de doua tipuri:

−audit efectuat de un beneficiar al intreprinderii, prin care acesta analizeaza sistemul calitatii, pentru a se convinge ca va putea obtine produsele/serviciile la nivelul de calitate dorit (in situatia unui furnizor strategic cu care se preconizeaza relatii pe termen lung);

−audit efectuat de un organism neutru, la solicitarea companiei sau la cererea unor clienti, cu scopul de a obtine certificarea sistemului de management al calitatii.

Metodologia generala a unui audit de sistem se desfasoara conform ISO 19011 si include etapele prezentate in continuare.

.Declansarea auditului. Aceasta presupune:

−stabilirea de catre client a obiectului auditat si a frecventei acestuia;

−examinarea preliminara (audit de preevaluare) a documentelor referitoare la metodele utilizate de cel auditat pentru satisfacerea cerintelor sistemului de management al calitatii.

2.Pregatirea auditului. In aceasta etapa se elaboreaza planul de audit, al carui continut este urmatorul:

−specificarea obiectivelor si a domeniului auditat;

−programarea pe etape a desfasurarii auditului;

−organizarea echipei de audit;

−stabilirea documentelor de lucru sub forma listelor de verificare si evaluare a fiecarui element al sistemului (chestionar de audit).

.Efectuarea propriu-zisa a auditului consta in evaluari obiective ale elementelor de sistem, fiind analizate urmatoarele activitati sau zone de lucru: structuri organizatorice; proceduri ale functiilor de sistem; proceduri operationale; resurse de personal, de echipamente, materiale; zone de lucru, operatii si procese tehnologice; documentatie, pastrarea inregistrarilor.

In aceasta etapa, se acorda o atentie deosebita problemelor tehnice datorita carora produsele isi pot modifica nivelul calitatii si competitivitatii, (de exemplu: probleme ale trasabilitatii, identificarea materialelor privind caracteristicile lor, tratamente termice, dimensionari, rolul laboratoarelor, starea tehnica a utilajelor, a sculelor, dispozitivelor, verificatoarelor).

Metodele aplicate de echipa de audit in aceasta etapa sunt:

−culegerea dovezilor prin analiza documentelor;

−intervievarea personalului care lucreaza in domeniul auditat;

−observarea directa a modului in care se desfasoara activitatile in domeniul respectiv.

Rezultatul tuturor acestor actiuni se concretizeaza in completarea chestionarului de audit, cu observatiile privind neconformitatile inregistrate. In functie de gravitatea lor, acestea se clasifica in neconformitati majore si minore.

Neconformitatile majore, se refera la nesatisfacerea cerintelor standardului de referinta, ceea ce afecteaza implementarea sau mentinerea sistemului de management al calitatii. Exemple tipice de acest fel sunt:

−definirea si documentarea necorespunzatoare a politicii si a procedurilor de sistem;

−cerintele standardului nu au fost respectate intr-un anumit domeniu;

−cerintele prevazute in proceduri nu sunt respectate corespunzator;

−inregistrarile referitoare la calitate nu demonstreaza functionarea eficienta a sistemului de management al calitatii

Neconformitatile minore nu afecteaza in mod semnificativ implementarea sau mentinerea sistemului.

Elaborarea raportului de audit, ca principal document care atesta conformitatea domeniului auditat cu cerintele din documentele de referinta.

Continutul raportului de audit este urmatorul:

−obiectivele si domeniul auditului;

−detalii privind: planul de audit, identitatea membrilor echipei de audit, a reprezentantilor auditatului, data efectuarii auditului;

−identificarea documentelor de referinta;

−neconformitati constatate;

−aprecierea echipei de audit privind conformitatea cu referentialul;

−aprecierile echipei de audit privind eficacitatea sistemului de management al calitatii in realizarea obiectivelor calitatii.

5.Stabilirea actiunilor corective. Managementul organizatiei auditate are obligatia de a identifica cauzele care au determinat neconformitatile inregistrate de echipa de audit si de a initia actiunile corective pentru eliminarea acestora.

6.Audit de supraveghere. Echipa de audit are obligatia de a monitoriza implementarea actiunilor corective si de a evalua gradul in care acestea contribuie la inlaturarea neconformitatilor.

Desi sub aspectul metodologiei si a tehnicilor de verificare utilizate, auditul intern si cel extern sunt identice, intre ele exista o deosebire esentiala in ceea ce priveste abordarea problemelor. Daca auditorii interni incep verificarile cu politicile si procedurile, performantele angajatilor, presupunand ca daca aceste verificari sunt satisfacatoare, la fel vor fi si rezultatele finale, auditorii externi incep prin a verifica rezultatele activitatilor auditate si lucreaza in sens invers, de la sfarsit spre inceput, prin examinarea controalelor si operatiunilor de la final pana in momentul initierii lor.

2.Certificarea conformitatii

Certificarea reprezinta o modalitate de atestare a faptului ca o entitate indeplineste din punct de vedere al calitatii, conditiile considerate optime ale unui standard de referinta. Certificarea conformitatii se aplica: produselor; serviciilor; personalului; sistemului de management al calitatii si se realizeaza de catre organisme autorizate independente.

Standardele europene EN 45000 definesc certificarea ca fiind actiunea unei terte parti care dovedeste existenta increderii adecvate ca un produs, proces sau serviciu, corespunzator identificat, este in conformitate cu un anumit standard sau cu un alt document normativ.

Alte definitii egal valabile date certificarii sunt:

a)asigurare data in scris de catre un organism calificat si independent pentru a atesta ca un produs sau serviciu prezinta in mod regulat, anumite calitati specifice, rezultand din specificatii enuntate in cadrul unui caiet de sarcini sau ale unui standard oficial;

b)un proces care permite unei organizatii competente sa ateste, dupa verificari, conformitatea unui produs in raport cu normele sau specificatiile tehnice determinate;

c)recunoastere de catre un serviciu oficial a conformitatii unei functii, a unui echipament sau a unui sistem cu ansamblul reglementarilor nationale si internationale.

Certificarea se realizeaza de catre un organism autorizat, avand statut de independenta fata de obiectul certificarii si a carui competenta este recunoscuta oficial prin acreditare.

Certificarea asigura avantaje atat producatorului, prin cresterea motivatiei pentru calitate, cat si beneficiarului care se simte aparat de frauda sau de probabilitatea de achizitionare a unor produse necorespunzatoare.

De asemenea, activitatea de certificare a impulsionat activitatea de standardizare, incat cele doua activitati au devenit un cuplu ce se determina reciproc. Din acest motiv, organismele de certificare colaboreaza intens cu organismele nationale de standardizare.

Prin urmare, certificarea are la momentul actual un caracter de necesitate, datorita avantajelor pe care le ofera:

−protejarea consumatorilor (prin motivarea increderii acestora in calitatea produselor/serviciilor e achizitionat);

−promovarea vanzarilor (prin punerea in valoare si diferentiere fata de concurenta);

−cresterea eficientei reglementarilor (prin adoptarea unor mijloace mai suple si mai exigente).

Certificarea este strans legata de auditare, deoarece marca de certificare sau certificatul care atesta calitatea unei entitati, se obtine in urma efectuarii unui audit extern de catre organismul de certificare.

Se pot efectua certificari de: produse/servicii; personal care desfasoara diferite activitati; sisteme de calitate. Important este existenta unui document de referinta (standard, norma, specificatie),care la un moment dat, se considera ca reprezentand nivelul etalon al calitatii.

2.1.Certificarea produselor si serviciilor

Certificarea calitatii produselor/serviciilor reprezinta atestarea, de catre organismul de certificare, a conformitatii acestora cu un anumit standard sau un alt document normativ. A aparut din necesitatea de a oferi garantii obiective beneficiarilor care sunt interesati sa achizitioneze marfuri sau sa apeleze la servicii care sa le satisfaca cerintele.

Acest tip de certificare asigura promovarea vanzarilor, prin inlaturarea barierelor tehnice din calea comercializarii libere a produselor.

Certificarea produselor poate fi voluntara sau obligatorie.

Certificarea voluntara se refera la produsele si serviciile pentru care nu exista reglementari obligatorii, fiind utilizata de firme ca instrument pentru pastrarea pietelor de desfacere sau pentru cucerirea unor noi segmente de piata.

Certificarea obligatorie se aplica pentru produsele aflate sub incidenta unor reglementari nationale referitoare la protectia vietii, sanatatii, sau mediului inconjurator. Acest tip de certificare este reglementata prin hotarare de guvern si reprezinta un instrument al statului privind protectia consumatorului si mediului.

Dovada conformitatii produselor si serviciilor poate fi sub forma unui certificat de conformitate, a unei marci de conformitate sau a unei licente acordate furnizorului in cauza.

Certificatul de conformitate contine, in general, o parte informativa privind caracteristicile de calitate impuse produsului, precum si informatii referitoare la organismul care a efectuat auditul. Certificatele au valabilitate limitata in timp si spatiu, putand fi acordate, dar si retrase de organismele de certificare, in conditii bine definite. Prin recunoasterea reciproca a certificatelor furnizate de anumite organisme cu recunoastere internationala, se asigura libera circulatie a bunurilor si serviciilor.

Marca de conformitate este o marca protejata, aplicata sau emisa pe baza regulilor unui organism de certificare, care indica cu un nivel suficient de incredere, ca produsul, procesul sau serviciul in cauza este in conformitate cu un anumit standard sau cu un alt document normativ.

In general, marca de certificare este facultativa si atesta ca produsul respectiv prezinta caracteristici superioare celor obligatorii (reglementate), atragand astfel atentia clientilor sau potentialilor utilizatori.

Pe plan national si regional exista in prezent un mare numar de asemenea marci avand, in general, un rol de promovare a vanzarilor. De exemplu, in Franta marca NF atesta conformitatea cu standardele franceze, iar in Germania, marca GS constituie o garantie a securitatii produsului pe care este aplicata.

In Romania exista marcile SR si SR-S (pentru conditii de securitate,) gestionate de Asociatia de Standardizare din Romania (ASRO).

Pe plan european, s-a introdus din 2002, marca CE care este obligatorie pentru libera circulatie a produselor in toate tarile membre ale Uniunii Europene. Aceasta marca se acorda pe baza unei duble certificari (de produs si de sistem) si are rolul de a atesta ca produsele/serviciile corespund cerintelor directivelor europene.

Uneori marcile de produs sau de intreprindere au un asemenea prestigiu, incat garanteaza chiar ele calitatea (probabil Rolls Roys nu va cere o certificare pentru a obtine o marca de calitate).

Acordarea dreptului de utilizare a marcii se face in conformitate cu metodologia certificarii, pe baza verificarilor facute in laboratoare, pentru a demonstra ca produsele/serviciile indeplinesc conditiile din standardele de referinta. Laboratoarele de incercari trebuie sa fie acreditate de organisme autorizate, a caror competenta a fost evaluata intr-un sistem national de certificare a calitatii.

Licenta de certificare este documentul prin care organismul de certificare acorda unei persoane sau unei organizatii dreptul de a utiliza certificate sau marci de conformitate, pentru produsele, procesele sau serviciile sale, pe baza metodologiei de certificare.

Certificarea produselor si serviciilor presupune parcurgerea urmatoarelor etape principale:

−adresarea unei cereri, insotita de un dosar tehnic, unui organism de certificare;

−instrumentarea dosarului de catre organismul de certificare prin care se verifica daca produsele si sistemul de productie raspund specificatiilor si criteriilor definite de reglementarea tehnica;

−efectuarea unui audit, pentru a se constata conditiile concrete in care se realizeaza produsul sau se furnizeaza serviciul(se urmareste daca procesele de fabricatie sunt tinute sub control), eventual se aduc corectii pe care producatorul este obligat sa le realizeze;

−acordarea sau refuzul certificatului de conformitate si a dreptului de utilizare a marcii de conformitate;

−supravegherea intreprinderii si a calitatii produselor certificate.

Desfasurarea procesului de certificare a produselor impune existenta unor conditii specifice corespunzatoare fiecarei etape (fig. 3).

Periodic organismul de certificare, pe baza autocontrolului fabricantului si a verificarilor la producator, reinnoieste dreptul de a detine certificatul sau marca de conformitate. In situatia in care se constata deficiente care se pot remedia, face recomandarile necesare si suspenda dreptul de a detine certificatul pana cand acestea se vor remedia.

Pentru certificarea produselor se aplica mai multe metode de evaluare prezentate in continuare.

1.Incercari tip. Prin aceasta metoda de evaluare, se analizeaza un esantion din produs, in conformitate cu o metoda prescrisa. Sunt avute in vedere urmatoarele aspecte:

−identificarea specificatiilor ce se cer respectate;

−aprecierea aptitudinii lor de a satisface clientul;

−acreditarea laboratoarelor care fac incercari;

−organismul de certificare garanteaza doar tipurile de produse analizate;

−fixarea duratei de validitate a certificatului.

Produsele analizate trebuie sa fie descrise complet (prin desene, specificatii, fotografii, numar de catalog).

2.Incercari urmate de supraveghere in comert. In aceasta situatie, verificarile efectuate asupra produsului sunt inopinante si se fac in laboratoare acreditate. Fabricantul plateste supravegherea.

3.Incercari urmate de supravegherea in productie. Aceasta presupune incercari periodice efectuate asupra esantioanelor de produse. Laboratorul de incercari este acreditat de organismul de certificare si poate apartine fabricantului.

Incercari urmate de supravegherea in comert si productie. Se fac verificari inopinante pe esantioane de produs, atat pe fluxul de fabricatie cat si la beneficiar. Orice neconformitate aparuta va declansa un proces de analiza complex la producator, care poate duce chiar la retragerea certificatului sau a dreptului de a comercializa produsul.

Fig. 3. Metodologia certificarii produselor

5.Incercari tip si evaluarea firmei urmata de supraveghere. In acest caz, organismul de certificare introduce un sistem de supraveghere, analizat in prealabil cu fabricantul, prin care se fac evaluari privind: aparatura de masura si control; metodele de control aplicate; metodele de prelucrare a informatiilor obtinute in urma controlului; modul de identificare a loturilor de fabricatie; marcarea produselor; produsele respinse si reclamatiile de la beneficiar. In aceste caz este utilizata marca organismului de certificare. Evaluarea firmei se face periodic, prin audit de supraveghere.

2.2.Certificarea de sistem

Certificarea sistemului de management al calitatii reprezinta atestarea de catre un organism de certificare, a conformitatii acestuia cu standardul  de referinta ISO 9001/2000. Un sistem al calitatii certificat da mai multa incredere managementului general al organizatiei ca toate procesele sunt tinute sub control, permitand obtinerea unor rezultate prestabilite, el poate determina personalul sa se preocupe mai mult de imbunatatirea calitatii propriei activitati, in favoarea rezultatelor de ansamblu ale intreprinderii.

Certificarea de catre organisme terte, independente, avand un prestigiu recunoscut, poate sa prezinte o dovada a superioritatii companiei fata de concurenti, prin existenta unui sistem de calitate eficient, capabil sa asigure in mod constant, obtinerea unor produse corespunzatoare pentru satisfacerea cerintelor clientilor.

Un asemenea certificat demonstreaza ca toate procesele corespunzatoare sistemului de management al calitatii corespund la un moment dat cerintelor unui standard de referinta. Dupa certificare, trebuie asigurata respectarea conditiilor din referentialul stabilit, ceea ce presupune eforturi continue de imbunatatire a tuturor acestor procese, evitandu-se aparitia deficientelor de orice natura.

Metodologia certificarii de sistem (fig.4) presupune parcurgerea urmatoarelor etape principale:

−pregatirea auditului de certificare;

−examinarea documentelor calitatii si evaluarea conformitatii acestora cu cerintele standardului de referinta (audit de preevaluare);

−efectuarea propriu-zisa a auditului de certificare, prin evaluari la fata locului a modului in care sunt respectate procedurile calitatii;

−acordarea certificatului si supravegherea respectarii conditiilor certificarii (audit de supraveghere).

Fig. Metodologia certificarii sistemului de management al calitatii

Procesul de certificare presupune un cumul de actiuni care privesc atat compania solicitanta cat si organismul de certificare (fig.5).

Fig 5. Actiunile companiei solicitante si ale organismului de certificare

Din schema prezentata mai sus, rezulta o serie de elemente care trebuie retinute:

−certificarea fiind o operatie destul de costisitoare trebuie sa existe o nevoie de certificare, determinata de aspectele de marketing (in anumite situatii, intocmirea unui studiu de fezabilitate este adesea justificata);

−cererea de certificare trebuie flancata de masuri energice de asigurare a reusitei, deoarece in caz contrar se face doar o cheltuiala inutila;

Odata castigat certificatul de conformitate, acesta trebuie intretinut deoarece se declanseaza un proces de supraveghere din partea organismului de certificare, iar retragerea sau suspendarea certificarii se face cunoscuta public, atragand prejudicii care afecteaza puternic prestigiul firmei.

Certificatul obtinut de un producator are valoare numai daca documentul de referinta si organismul de certificare sunt recunoscute si agreate de client.

Caracteristica de baza a certificarii o reprezinta propagarea acesteia ca reactie in lant. Firmele certificate concureaza puternic pe cele necertificate, determinand si alti producatori sa-si certifice sistemul calitatii si/sau produsele.

3. Cadrul legal al certificarii si acreditarii

Acreditarea organismelor de certificare si a laboratoarelor de incercari are ca scop tinerea sub control a capabilitatii acestora de a evalua corect calitatea pe care o certifica.

In scopul asigurarii unei baze comune pentru acreditare, organismele europene de standardizare CEN (Comitetul European de Standardizare) au elaborat standardele EN seria 45000, adoptate si de Romania ca standarde nationale. Aplicarea acestor standarde este obligatorie in tarile Uniunii Europene si ale asociatiei Europene a Liberului Schimb.

EN 45001/1993: Criterii generale de functionare a laboratoarelor de incercari;

EN 45002/1993: Criterii generale de evaluare a laboratoarelor de incercari;

EN 45003/1993: Criterii generale pentru organismele de acreditare a laboratoarelor;

EN 45011/1996: Criterii generale pentru organismele de certificare a produselor;

EN 45012/1996: Criterii generale pentru organismele de certificare a sistemelor de calitate;

EN 45013/1996: Criterii generale pentru organismele de certificare a personalului.

Evaluarea organismelor de certificare si a celor de acreditare a laboratoarelor, se face pe baza conformitatii cu cerintele prevazute in standardele de mai sus.

In Romania, competenta de coordonare a sistemului national de certificare a calitatii si de acreditare a organismelor sale componente, a fost atribuita Asociatiei de Acreditare din Romania (RENAR) −  membru al tuturor organismelor internationale care coordoneaza acest domeniu: Cooperarea Europeana pentru Acreditare, Cooperarea Internationala pentru Acreditarea Laboratoarelor, Forumul International pentru Acreditare.

RENAR este un organism nonguvernamental, de tip Asociatie, constituit in baza legii nr. 245/2002, avand ca functiune principala acreditarea organismelor din infrastructura de evaluare a conformitatii.

In calitate de coordonator al activitatii de acreditare din Romania, RENAR este instrumentul fundamental pentru autoritatile publice romanesti in obtinerea unui nivel corespunzator al increderii in procedurile de evaluare a conformitatii, in rapoartele de incercare si certificare, facilitand pe aceasta baza libera circulatie a produselor, atat in domeniul reglementat cat si cel nereglementat.

Organismele de certificare sunt acreditate pe baza unui audit, care atesta conformitatea cu referentialul din seria EN 45000, urmat de un audit de supraveghere anuala si auditul de reinnoire a acreditare (la 3 ani).

Potrivit cerintelor din standardele de referinta, organismul de certificare si cel de acreditare a laboratoarelor trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

−sa fie impartial;

−sa aiba o structura administrativa si organizatorica adecvata;

−sa aiba un personal competent, corespunzator functiilor pe care le exercita;

−sa asigure tinerea sub control a documentatiei referitoare la metodologia de certificare aplicata;

−sa dispuna de mijloace necesare pentru certificare si supravegherea respectarii conditiilor certificarii;

−sa aiba un sistem de management al calitatii documentat in manual si proceduri;

−sa dispuna de proceduri documentate privind rezolvarea recursurilor, retragerea sau anularea certificatelor acordate;

−sa mentina un sistem de inregistrare adaptat conditiilor proprii si conforme cu reglementarile in vigoare.

De asemenea, organismele de certificare trebuie sa-si limiteze cerintele, evaluarea si deciziile referitoare la certificare, numai pe domeniul pentru care au primit acreditarea.

O notiune recent introdusa de Comunitatea Europeana este cea de organism notificat. Acesta reprezinta un laborator de incercari sau un alt organism de certificare, acreditat in sistemul national si comunicat Comisiei Comunitatilor Europene, ca fiind indicat sa functioneze pentru certificarea conformitatii cu cerintele prevazute in directivele comunitare. In directive sunt stabilite cerintele esentiale referitoare la protectia sanatatii, securitatea utilizatorilor si la protectia mediului.

Intrebari

Care sunt obiectivele unui audit de produs?

Care este metodologia desfasurarii auditului de produs?

In ce scop se efectueaza auditul de proces?

Care sunt documentele de referinta in auditul de sistem?

Care sunt obiectivele auditului de sistem?

In ce scop se elaboreaza planul de audit si care este continutul acestuia?

Ce contine raportul de audit?

De ce este necesar auditul de supraveghere?

Care sunt tehnicile de baza ale auditului?

In ce scop se efectueaza auditul intern?

Care sunt avantajele certificarii?

Prin ce se caracterizeaza certificarea produselor?

Care este metodologia certificarii de sistem?

Ce se intelege prin neconformitate si actiune corectiva?

Cum sunt atribuite responsabilitatile in cadrul unui audit?