Auto - directionarea

La ce folosesc vrajile daca nu pot salva un unicorn? - Peter S. Beagle, Ultimul Unicorn.la ce foloseste economisirea timpului daca nu il folosim eficient?

Oamenii pierd mult timp pentru ca nu stiu incotro merg. Dar timpul este constant si ireversibil, nimic nu il poate inlocui. Si mai rau, odata pierdut, el nu mai poate fi recuperat. Liderii au de facut o multime de lucruri intr-un timp foarte scurt. Timpul fuge si ei nu prea reusesc sa il controleze. Indiferent de postul pe care il ocupa, ei nu pot opri timpul, nu il pot incetini, nu il pot grabi. Totusi, pentru a fi eficient, timpul trebuie stapanit.

Pe de alta parte, puteti deveni obsedati de problema timpului si puteti face tot felul de scheme, orare, tabele, liste si dosare cu prioritati, sarcini divers colorate, teancuri cu hartii in functie de importanta - de fapt nu faceti decat sa pierdeti timpul in loc sa il stapaniti. De asemenea, tehnica de coordonare a timpului poate deveni atat de complicata incat in curand veti renunta si va veti intoarce la metodele vechi de pierdere a timpului.

Oamenii au de fapt nevoie sa analizeze modul in care isi petrec timpul si sa puna in aplicare cateva metode de economisire a acestuia.

^{Cum pierdem timpul}

Prin nehotarare - Ne gandim, ne facem griji, amanam, iar ne gandim, iar ne facem grirji  etc.

Prin lipsa de eficienta - Sarim direct in faza de implementare, in loc sa analizam si cream mai intai. Nu ai ttimp sa o faci cum trebuie, dar ai timp sa o faci din nou?

Prin tot felul de intreruperi lipsite de importanta.

Prin amanare - Nu facem ceea ce trebuie atunci cand trebuie.

Prin managementul crizelor.

Prin sedinte ineficiente.

Prin micro-management - nu reusim sa ii facem pe ceilalti sa actioneze si sa se dezvolte.

Facand ceea ce este urgent si nu ceea ce este important.

Prin planuri slabe si care nu iau in considerare situatiile exceptionale.

Prin lipsa de prioritati, standarde, politici si proceduri.

^{Cum economisim timpul}

Coordonati procesul de luare a deciziilor si nu deciziile.

Concentrati-va pe cate o singura sarcina.

Stabiliti prioritati zilnice, pe termen scurt, pe termen mediu si pe termen lung.

Rezolvati corespondenta rapid, prin scrisori si memo-uri scurte.

Aruncati tot ce nu va trebuie.

Stabiliti termene personale si organizationale.

Nu ii faceti pe altii sa-si piarda timpul.

Aveti grija care fiecare sedinta sa aiba un scop, o limita in timp, si invitati doar persoanele esentiale.

Scapati de sarcinile sacaitoare.

Tineti un calendar precis, respectati-l.

Fiti constient de momentul cand trebuie sa incheiati o sarcina, o politica, o procedura.

Delegati tot ce se poate si dati-le putere subordonatilor.

Tineti lucrurile la nivelul simplu.

Pastrati ceva timp pentru sarcinile ultra-prioritare.

Pastrati timp pentru a gandi.

Folositi liste cu ce trebuie facut.

Adaptati prioritatile in functie de rezultatele altor sarcini.

^{Un plan simplu de management al timpului}

Managementul timpului este crucial pentru indeplinirea sarcinilor organizatiei, si pentru evitarea pierderilor organizationale. (Butler, Gillian & Hope, 1996):

Incepeti - Este momentul clasic de pierdere a timpului. Adeseori se pierde la fel de mult timp evitand proiectul si ducandu-l la bun sfarsit. Un studiu a aratat ca diferenta dintre studentii buni si studentii medii este abilitatea de a se incepe imediat de treaba.

Intrati in rutina - Rutina poate sa va distruga creativitatea, dar daca stiti sa o folositi, va poate aduce timp si energie.  Alegeti un moment in care sa faceti ceva anume, cum ar fi sa raspundeti la mailuri, sa lucrati la un proiect, sa faceti rapoartele scrise, respectati aceleasi ore in fiecare zi. Folositi un calendar zilnic.

Nu spuneti da la prea multe lucruri - Daca spuneti da, veti putea obtine lucruri minunate, dar gresim des acceptand prea multe lucruri. Ajungem astfel sa traim prioritatile celorlalti si sa uitam de ale noastre. De cate ori acceptati sa faceti ceva nou, o activitate veche va ramane nefacuta. Invatati sa spuneti nu.

Nu va implicati in activitati lipsite de importanta, indiferent de cat de indepartate sunt - Chiar daca este vorba despre ceva ce va incepe peste un an, tot angajament se cheama. Uneori spunem ca vom face ceva peste un an, desi stim clar ca nu am face acel lucru daca ar fi de facut maine. Nu conteaza cat de departe este, tot atat de mult dureaza.

Impartiti sarcinile mari - Sarcinile mari trebuie impartite in serii se activitati mai mici. Ducand la bun sfarsit treburile marunte veti indeplini proiectul cel mare. De asemenea, activitatile micute intra mai usor intr-un program foarte incarcat.

Nu depuneti eforturi prea mari acolo unde nu trebuie - Exista cazuri unde este nevoie de perfectionisti, dar orice proiect are o faza in care nu castigi nimic daca muncesti mai mult decat este nevoie. Pastrati perfectionismul pentru sarcinile care au nevoie de asa ceva.

Rezolvati-o odata pentru totdeauna - De multe ori incepem ceva, ne gandim cum sa facem treaba, apoi uitam de ea. Si repetam acest proces iar si iar. Rezolvati-o odata pentru totdeauna, sau hotarati cand anume o veti rezolva si puneti-o in asteptare pana atunci.

Fixati momentul de inceput si cel de sfarsit - Cand fixati startul, stabiliti si finish-ul.Va fi nevoie sa estimati cat va dura activitatea, dar tot exersand veti estima din ce in ce mai exact. Veti putea astfel, voi si ceilalti, sa programati mai bine activitatile. De asemenea, verificati zicala "Munca se extinde cat sa ocupe timpul alocat"si vedeti daca puteti scurta termenele.

Planificati-va activitatile - Faceti un plan al activitatilor. Daca managementul timpului este important, atunci gasiti timpul necesar pentru a planifica totul cu atentie.

^{Imaginea completa}

Nu pierdeti din vedere imaginea completa a ceea ce vreti sa obtineti. Listele cu activitatile voastre trebuie sa arate cam asa: "sedinta cu angajatii la 14.00" si "de scris memo pentru Compania Anderson", dar nu uitati sa treceti si sarcinile extrem de importante de genul "de creat o relatie cu Sue, care imi poate fi de folos pe termen lung".

Alte exemple:

Intalniri regulate cu angajatii (ei sunt cei care determina cat de buni sunteti ca lideri, si nu voi sau liderii vostri!)

Coach pentru angajati, pentru ca acestia sa ofere servicii excelente clientilor - acesta este sensul viziunii mele.

Gaseste timp pentru paze. De pilda - pauza de cafea de 15 minute, cu Sam, care poate aduce idei geniale.

Cu alte cuvinte, nu va lasati prinsi in solicitarile pe termen scurt, implicati-va in viata adevarata! Un sfert sau chiar 30% din lista voastra cu ce aveti de facut trebuie sa cuprinda activitatile pe termen lung, care va vor duce pe voi, pe angajati si intreaga organizatie catre succes!

^{Organizarea si accentuarea sarcinii}

Aici avem cele patru pasi necesari unui management de calitate al timpului

Puneti accentul pe sarcina cea mai apropiata pentru a descoperi nevoile ce trebuie acoperite.

Organizati materialele astfel incat sarcina sa poata fi indeplinita.

Folositi materialele in indeplinirea sarcinii.

Folositi-va deprinderile si instinctul pentru a pune lucrurile cap la cap (pentru a sti cand incepeti si cand va opriti).

Managementul timpului in 4 pasi

In functie de modul in care impartiti timpul intre cele doua sarcini, determinati cat de bine stapaniti timpul:

Perfectionistul - petrece prea mult timp aranjand lucrurile, nu se concentreaza pe sarcina.

Nepriceputul - tot timpul agitat, nu se concentreaza pe sarcina.

Muncitorul - se concentreaza pe sarcina, dar nu o poate indeplini pentru ca lucrurile dezorganizate.

Managerul timpului - se concentreaza pe sarcina imediata, este destul de organizat pentru a o indeplini.