CONCEPTE DE BAZA ALE MANAGEMENTULUI STOCURILOR

CONCEPTE DE BAZA ALE MANAGEMENTULUI STOCURILOR

1.1. GESTIUNEA STOCURILOR- ASPECTE CONCEPTUALE

Managementul stocurilor este o operatiune importanta pentru majoritatea companiilor si critica pentru sectorul de retail. La modul ideal, stocurile trebuie sa fie disponibile pentru vanzare atunci cand clientii au nevoie de ele.

Dar cum stocurile sunt, in general, o gaura neagra care inghite mult cash in asteptarea momentului vanzarii, este necesara o strategie coerenta care sa tina stocurile de marfuri in depozit cat mai putin posibil. Aceasta strategie, aparent simpla, se dovedeste a fi in realitate mult mai apasatoare pentru companii, iar stocurile din depozitele marilor retaileri genereaza cheltuieli pe masura.

Stocurile indeplinesc in principal doua functii generice, si anume :

Ø      functia de regularizare, prin intermediul careia se realizeaza absorbtia decalajelor intre fluxul de vanzare si cel de reaprovizionare, intre vanzare pe de o parte, si achizitie pe de alta parte. Aceste actiuni se realizeaza in ritmuri si cu intensitati diferite, fiind deci necesara armonizarea lor. Din acest punct de vedere, stocurile au un rol de tampon.

Ø      functia de protectie, ce vizeaza in principal eliminarea consecintelor pe care le-ar putea avea asupra firmei actiunea unor factori aleatori, imprevizibili.

Nivelul, structura si dinamica stocurilor depind de factori obiectivi si subiectivi, ceea ce determina un nivel relativ al stocurilor, diferit pe grupe de marfuri si verigi comerciale. Principalii factori, care influenteaza stocurile, sunt:

Ø      volumul activitatii economice;

Ø      complexitatea sortimentala;

Ø      frecventa cererii populatiei;

Ø      frecventa livrarii marfurilor de catre furnizori;

Ø      gradul de organizare a activitatii comerciale.

Gestiunea stocurilor are rolul de a ordona intr-un sistem coerent toate acele activitati ale firmei, astfel incat functia social-economica a comertului- asigurarea aprovizionarii neintrerupte a populatiei cu o gama completa de marfuri, in conditii de maxima eficienta economica - sa fie realizata integral.

Pentru o buna gestiune, intreprinderile trebuie sa formuleze politici cu privire la stocuri, care sa reflecte alegerile efectuate de conducerea lor, in special in legatura cu diverse aspecte.

Un aspect important al gestiunii stocurilor il reprezinta nivelul de serviciu, respectiv probabilitatea cu care se doreste sa se evite ruptura de stoc. Inlaturarea oricarei posibilitati de aparitie a unei rupturi de stoc, deci realizarea unui nivel de serviciu de 100%, poate fi foarte costisitoare, obligand firma la mentinerea unor stocuri cu atat mai mari cu cat mediul economic este mai impredictibil. De aceea retailerii prefera sa stabileasca nivelul de serviciu in vecinatatea punctului de indiferenta intre acceptarea rupturii de stoc si asumarea unor noi costuri de stocare.

De asemenea, un alt aspect important de care trebuie sa se tina seama este intervalul de reaprovizionare, care poate fi fix sau variabil. Trebuie remarcat ca marimea stocurilor poate fi controlata de catre retailer in special prin controlul fluxului la intrare, fluxul iesirilor fiind, in principiu, o variabila exogena. Tocmai de aceea exista o stransa legatura intre politicile cu privire la stocuri si cele cu privire la aprovizionare. Un interval de reaprovizionare fix favorizeaza instituirea unei ritmicitati in relatia cu furnizorul, mai ales daca se combina cu o marime fixa a lotului. De regula, insa, alegerea unei interval de reaprovizionare fix presupune ca marimea lotului sa fie variabila. Un interval de reaprovizionare variabil confera un plus de suplete si flexibilitate sistemului de gestiune a stocurilor dar mareste gradul de nedeterminare al intregului sistem;

In cadrul politicii de gestiune a stocurilor trebuie sa se tina seama si de marimea fixa sau variabila a lotului de reaprovizionat Optiunea se efectueaza in functie de natura produselor care fac obiectul stocarii si caracterul fix sau variabil al intervalului de reaprovizionare. Trebuie avut in vedere ca lotul de aprovizionat este, in principiu, o marime discreta. Chiar daca se va opta pentru o marime variabila a lotului, determinata in raport cu situatia stocului in momentul lansarii comenzii de reaprovizionare, aceasta nu va putea fi fractionata potrivit cantitatilor exacte teoretic necesare.

Proiectarea si utilizarea unor politici de gestionare a stocurilor nu este un lux, ci o obligatie, o necesitate economica, o importanta sursa de economii, de crestere a eficientei cu care sunt utilizate in contextul noului mecanism economic, resursele firmei; de pe aceasta pozitie trebuie tratata problema gestiunii eficiente a stocurilor.

1.2 IMPORTANTA SISTEMELOR INFORMATICE DE GESTIUNE

A STOCURILOR IN COMERT

Continutul gestiunii stocurilor consta in stabilirea unui nivel al stocurilor in concordanta cu volumul si structura vanzarilor si mentinerea permanenta a acestui echilibru in procesul consumarii si reinnoirii stocurilor. Problemele fundamentale carora trebuie sa li se raspunda prin gestiunea stocurilor, sunt:

Ø      Cand sa se comande un lot de marfuri?,

Ø      Cat de mare sa fie acest lot?,

Ø      Care trebuie sa fie structura sortimentului?.

Pentru a raspunde la aceste intrebari, managementul companiei trebuie sa stie: ce produse se vand mai repede, ce produse nu se vand, ce produse au termen lung de livrare, ce produse sunt demodate sau la moda, care sunt marginile pentru fiecare produs si care sunt costurile de depozitare.

La fel de importanta este conjunctura in care se comanda produsele. Trebuie eliminate acele cazuri in care achizitiile se fac atunci cand suna un reprezentant de vanzari de la furnizor sau cand se acorda discounturi. Aceste achizitii trebuie sa fie facute in functie de nevoile proprii si nu de cele ale furnizorilor.

De asemenea, evidenta stocurilor reprezinta o activitate absolut obligatorie si cu caracter permanent pentru toate companiile. In domeniul retailului problema principala vizeaza obligatia fiecarui manager de a avea permanent evidenta stocurilor si structurarii acestora, de a lua masuri operative de gospodarire rationala a stocurilor in functie de schimbarile care pot interveni, ajutat de un   sistem operativ de urmarire a stocurilor, care sa permita luarea unor decizii corecte pe tot parcursul anului, tinand cont de situatia concreta a stocurilor.

Se impune, deci, existenta unui sistem operativ de evidenta a stocurilor care trebuie sa satisfaca, in mod real, nevoile de informatii pe care le presupun deciziile de coordonare a acestora, reprezentand una din sarcinile complexe ale gestiunii stocurilor.

La nivel de functionalitati concrete, o astfel de aplicatie permite:

Ø      gestionarea nomenclatoarelor de articole pe grupe si subgrupe merceologice, specifice fiecarui raion in parte;

Ø      gestionarea proprietatilor acestor articole (asocierea de coduri de furnizori, coduri de bare, atribute fizice de tip volum, greutate, dimensiuni, caracteristici de trasabilitate: serii, loturi, substante periculoase, etc.);

Ø      acuratetea tranzactiilor de stoc, evidentiere cantitativa, valorica, contabila pe articole, perioada, serii de articole, loturi, date de expirare loturi etc.);

Ø      acuratetea stocurilor pe gestiuni, inclusiv a detaliilor atributelor stabilite la nivel de articol;

Ø      modelarea activitatilor din organizatie prin tranzactii specifice de stoc (consumuri diverse, obiecte de inventar, expeditii la clienti, custodii, receptii furnizori, consumuri pe comenzi de productie etc.);

Ø      optimizarea proceselor de inventariere;

Ø      corelarea activitatilor legate de stocuri cu cele de contabilitatea generala;

Ø      planificarea articolelor stocabile in metode tip min-max, stoc de siguranta, pe comenzi de productie, prognoze de consum, prognoze de fabricatie etc.;

Ø      gestionarea corecta a valorilor articolelor stocabile prin elemente de cost (material, cheltuieli indirecte material, resurse, prelucrari externe, cheltuieli indirecte resurse)

Exista o legatura stransa intre gestiunea stocurilor si profitabilitatea companiilor, prin faptul ca targeturile de vanzari si fluxul stocurilor sunt complet automatizate. Incorporarea unor aplicatii particulare in procedurile companiei, reprezinta o reducere a costurilor functionale poate fi realizata. Erorile sunt eliminate, in timp productivitatea angajatilor creste in mod considerabil. Angajatul este intotdeauna la curent cu cantitatile existente in stoc ale produselor, cu comenzile existente, putand astfel organiza eficient noile comenzi si exploata cat de mult posibil stocul existent.