Compartimentarea

Compartimentarea

Deoarece posturile de munca implicate in functionarea unei firme sunt de o mare diversitate, organizarea compartimentala isi propune sa realizeze atat sistematizarea si gruparea lor in compartimente cat si interconectarea lor in cadrul structurii organizationale a firmei respective.

Ca urmare structura organizatorica a unei firme este definita printr-un set de compartimente ce grupeaza posturi de munca si printr-o retea de legaturi de comanda si raportare intre aceste elemente.

Structura organizationala in ansamblul sau reprezinta un factor major in obtinerea performantei de catre o firma. Experienta a demonstrat ca o structura corecta constituie substantial la atingerea obiectivelor chiar daca nu poate salva integral firma iar o structura neadecvata conduce la scaderea performantelor.

In cele ce urmeaza se va acorda atentie modului de grupare a posturilor in compartimente urmand ca in paragrafele urmatoare sa se prezinte modul de interconectare a lor prin reteaua de legaturi de comanda si raportare.

Etapele gruparii posturilor in compartimente si a compartimentelor simple si compartimente mai cuprinzatoare se prezinta schematic in fig.1.6.

Structuri pentru firme mici

Figura 1.6. Etapele compartimentarii

Structuri pentru firme complexe

I II III IV

Figura 1.7.  Fazele formarii structurii organizationale in raport cu cifra de afaceri

Fata de etapele de mai sus este necesar a se face precizarea ca gruparea posturilor in compartimente si integrarea acestora intr-o structura se realizeaza numai in momentul in care firma a atins o anumita dimensiune.

In raport cu cifra de afaceri a firmei si cu numarul de personal se recomanda dupa experienta engleza, fazele prezentate in figura 1.7.

Se observa ca in faza a doua cand activitatile se amplifica si se diversifica, patronul nu mai poate face fata singur tuturor cerintelor si este nevoit sa grupeze anumite activitati si sa le incredinteze unor manageri profesionisti. Ceea ce se prezinta in continuare in acest paragraf vizeaza fazele de dezvoltare urmatoare interventiei managerilor de compartimente.

Gruparea posturilor in compartimente poate avea la baza o multitudine de criterii. Intre acestea cele mai frecvent utilizate sunt :

a)      criteriul participarii la realizarea obiectivelor firmei;

b)      criterii din interiorul firmei;

c)      criterii din exteriorul firmei;

d)      criterii multiple.

a) Gruparea posturilor in compartimente dupa modul de participare la indeplinirea obiectivelor unei firme a condus la aparitia urmatoarelor doua tipuri de compartimente.

Compartimentele care contribuie in mod direct la realizarea obiectivelor sunt denumite compartimente de linie (de baza) cu responsabilitate si autoritate ierarhica directa. Astfel intr-o firma de productie care are ca obiectiv principal productia si vanzarea unui anumit produs, compartimentele de linie vor fi cele care sunt responsabile in mod direct de fabricarea si vanzarea produsului. Aceste compartimente de linie sunt vitale pentru succesul firmei, dar pentru a imbunatati permanent performantele si a tine pasul cu progresul stiintifico-tehnic au nevoie de ajutor concretizat in sfaturi si asistenta de specialitate. Pentru a raspunde acestor nevoi in cadrul structurii organizationale s-au creat compartimentele de sprijin (staff) care nu contribuie in mod direct la realizarea obiectivelor firmei dar ajuta compartimentele de linie pentru ca firma sa ramana performanta. Un exemplu clasic de sprijin este compartimentul de resurse umane care nu este implicat direct in fabricarea si vanzarea produselor dar are rolul de a recruta, selecta si angaja personalul necesar fabricatiei si vanzarii produselor firmei.

Angajatii de sprijin interpreteaza trei roluri principale in cadrul firmei (dupa Harold Stieglitz):

- rolul consultativ in rezolvarea unor probleme; de exemplu un membru al staff-ului poate oferi opinii de expert in domeniul juridic care reglementeaza comertul intre state;

rolul de prestator de servicii similare pentru mai multe compartimente de linie; de exemplu un singur compartiment de coordonare si indrumare pentru toate compartimentele de linie mult mai eficient sub raportul cost-calitate decat daca fiecare compartiment de linie si-ar angaja oameni pentru coordonarea si indrumarea activitatii;

rolul de control asigurat de profesionalismul angajatilor de sprijin; de exemplu angajatii de sprijin pot asista si controla modul de intocmire a bugetelor si de fundamentare a regulilor si produselor operative.

Distinctia dintre compartimentele de linie si cele de sprijin are in principal rol didactic deoarece in practica evolutiile evidentiaza tendinte contradictorii.

b) Gruparea posturilor in compartimente tinand seama de criterii din interiorul firmei conduce la compartimente functionale sau compartimente de proces (tehnologice) respectiv la o compartimentare functionala sau la o compartimentare tehnologica.

Compartimentarea functionala grupeaza in acelasi compartiment posturi specializate din cadrul aceleiasi functiuni a firmei respectiv, cercetare-dezvoltare, productie, comerciala, financiar-contabila si personal, ca in figura 1.8.

Figura 1.8. Compartimentare functionala.

Aceasta compartimentare este utilizata aproape exclusiv in firmele de productie dar are aplicabilitate si in alte domenii cum ar fi cel bancar de exemplu.

Compartimentarea tehnologica grupeaza posturile de munca dupa fazele sau operatiile tehnologice necesare realizarii unui produs, serviciu sau lucrare. Daca de exemplu realizarea unui produs presupune strunjirea ,materialelor urmata de tratarea termica a pieselor, asamblarea acestora si vopsirea produsului atunci compartimentarea tehnologica se concretizeaza intr-o structura de forma celei din figura 1.9.

Compartimentarea bazata pe criterii interne are avantajul unor instruiri specifice si al dobandirii unor indemnari proprii specializarii ceea ce reduce substantial complexitatea coordonarii activitatilor dar in acelasi timp apare dificultatea gasirii unor manageri specializati pentru fiecare compartiment functional sau tehnologic si dezavantajul loialitatii fata de functiune si nu fata de firma.

Figura 1.9. Compartimentare tehnologica.

c) Gruparea posturilor dupa criterii care au in vedere elemente din exteriorul firmei sa de iesire din firma conduce la compartimentarea pe produse, compartimentarea pe clienti si compartimentarea teritoriala sau geografica.

Compartimentarea pe produse presupune gruparea la un loc a tuturor posturilor care participa la realizarea unui produs sau a unei grupe de produse asemanatoare. Aceasta compartimentare faciliteaza specializarea inalta a personalului si formeaza competitia dintre produse. Compartimentarea pe produse conduce la o structura de forma celei din figura 1.10.

Figura 1.10. Compartimentarea pe produse

Compartimentarea pe produse se utilizeaza in cadrul noilor firme care realizeaza mau multe produse sau grupe de produse in cantitati mari.

Compartimentarea pe clienti presupune gruparea posturilor astfel incat sa permita satisfacerea cerintelor clientilor care sunt beneficiarii produselor, lucrarilor sau serviciilor firmei. Venind in intampinarea nevoilor specifice diferitelor grupe de clienti aceasta compartimentare se concretizeaza in structuri de forma celui din figura 1.11.

Figura 1.11. Compartimentarea pe clienti.

Aceasta compartimentare se aplica cu succes in organizatiile comerciale, cele din administratia publica sau din invatamant si sanatate.

Se subliniaza faptul ca prin aplicarea aceluiasi criteriu de grupare a posturilor se obtin compartimente specifice domeniului in care isi desfasoara activitatea organizatia. Pentru ilustrare in tabelul 1.1. se prezinta compartimentele de baza obtinute in patru organizatii din domenii diferite de activitate prin aplicarea acelorasi criterii de grupare a posturilor

Tabelul 1.1.

Compartimentarea teritoriala sau pe zone geografice se utilizeaza atunci cand firmele au activitatile dispersate pe arii geografice extinse si ca urmare se impune gruparea zonala a posturilor si activitatilor si incredintarea lor unor manageri de zona sau regiune.

Schematic acest lucru se prezinta in figura 1.12.

Figura 1.12. Compartimentarea teritoriala.

Acest criteriu este frecvent utilizat in cazul firmelor nationale cu activitati dispersate in teritoriu si in cazul firmelor transnationale. Compartimentarea care are la baza criterii din exteriorul firmei are avantajul ca aduce sub coordonarea si controlul unui singur manager toate resursele necesare pentru a realiza produsul, serviciul sau lucrarea care se adreseaza unui anumit client sau unei anumite piete zonale. In cadrul acestor forme de compartimentare obiectivele compartimentelor sunt usor de formulat deoarece accentul se pune pe rezultatul final. Realizarea obiectivelor specifice compartimentelor astfel definite stimuleaza competitivitatea si creativitatea chiar daca complica intrucatva coordonarea de ansamblu pentru realizarea obiectivelor generale ale firmei.

d) Compartimentarea dupa criterii multiple se utilizeaza in cadrul firmelor mari care initial grupeaza posturile dupa un anumit criteriu pentru ca la nivelul imediat inferior sa utilizeze un alt criteriu s.a.m.d. Pentru exemplificare in figura 1.13. se prezinta o structura care la cel mai inalt nivel utilizeaza produsul drept criteriu de compartimentare apoi la nivelul urmator se utilizeaza compartimentarea functionala pentru ca in continuare sa se utilizeze criterii geografice pentru functionarea comerciala, tehnologica in cazul celei de productie si pe client in cazul personalului

Figura 1.13. Compartimentare dupa criterii multiple.

O alternativa la compartimentarea dupa criterii multiple o reprezinta compartimentarea matriciala care presupune o dubla subordonare si coordonare a compartimentelor.

Intr-o organizatie de tip ierarhic fiecare post are in mod traditional un singur superior. Intr-o astfel de structura managerii se concentreaza asupra obtinerii unor nivele ridicate de eficienta in departamentele pe care le conduc.

Daca se aplica o structura bazata pe compartimentarea matriciala posturile unui compartiment au o subordonare cel putin duala si un post dintr-un compartiment are doi sau mai multi sefi.

Schematic aceasta compartimentare se prezinta in figura 1.14.

Atunci cand se pune problema alegerii criteriului dupa care urmeaza sa se realizeze gruparea posturilor in compartimente este necesar sa se raspunda la trei intrebari :

1. Care criteriu de baza permite utilizarea maximala a cunostintelor tehnice ?

2. Care criteriu de baza permite utilizarea cea mai eficienta a masinilor si echipamentelor ?

3. Care criteriu de baza permite obtinerea coordonarii si controlului necesare realizarii obiectivelor ?

Se obtine o grupare corespunzatoare a posturilor si activitatilor in compartimentele unei structuri numai atunci cand se tine seama simultan de raspunsurile la cele trei intrebari. Indiferent de criteriul de grupare a posturilor, rezultatul il constituie numai compartimentele ce urmeaza a fi atribuite unor manageri pentru coordonarea si controlul modului de realizare a atributiilor si sarcinilor de munca grupate la un loc, nu si marimea acestora data de numarul de posturi grupate la un loc. Acest ultim aspect se dezvolta in paragraful urmator.

Figura 1.14. Compartimentarea matriciala