EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE LA S.C ROMKUVERT S.R.L.

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

FACULTATEA DE MANAGEMENT

EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE

LA S.C ROMKUVERT S.R.L.

CUPRINS

1. EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE: PREZENTARE TEORETICO-METODOLOGICǍ

1.1. Importanta evaluarii performantelor profesionale

1.2. Locul si rolul evaluarii performantelor in mangementul strategic al resurselor umane

1.3. Evaluarea performantelor: trecut, prezent si viitor

1.3.1. Evaluarea performantelor: o problema veche

1.3.2. Rolul psihologiei muncii

1.3.3. Influenta ideilor lui Peter Drucker referitoare la managementul prin obiective

1.3.4. Descoperirile firmei General Electric

1.3.5. Studii recente despre evaluarea performantelor profesionale

1.3.6. Preocupari in Romania

1.3.7. Tendinte de evolutie in viitor

1.3.8. Evaluarea performantelor profesionale: parte integranta a managementului performantei

1.4. Definirea si caracteristicile evaluarii performantelor profesionale

1.5. Metode de evaluare a performantelor

1.5.1. Metode de evaluare bazate pe trasaturile evaluatului

1.5.1.1. Testele psihometrice

1.5.1.2. Scale grafice de evaluare

1.5.1.3. Sisteme de comparare a persoanelor

1.5.2. Metode de evaluare bazate pe comportament

1.5.2.1. Tehnica incidentelor critice

1.5.2.2. Liste de comportament sau de control ponderate

1.5.2.3. Evaluare prin alegere fortata

1.5.2.4. Scale de evaluare cu ancore comportamentale

1.5.2.5. Scale de observare a comportamentului

1.5.3. Metode de evaluare bazate pe rezultate

1.5.3.1. Managementul prin obiective

1.5.3.2. Metoda listei de responsabilitati

1.5.4. Caracterizarea generala a performantei: metoda eseului

1.5.5. Erori si probleme potentiale in evaluarea performantelor

2. PREZENTAREA GENERALǍ A SOCIETǍTII COMERCIALE

ROMKUVERT S.R.L.

2.1. Date generale despre infiintare

2.2. Obiectul de activitate

2.3. Produsele principale

2.4. Furnizori si clienti

2.5. Organizarea structurala a S.C Romkuvert S.R.L.

2.6. Evenimente importante produse in ultimul an

2.7. Situatia economico-financiara

2.8. Analiza viabilitatii economice

2.8.1. Piata societatii Romkuvert Bucuresti

2.8.1.1. Zonele de distributie

2.8.1.2. Potentialul pietei plicurilor din Romania

2.8.2. Analiza potentialului intern al S.C Romkuvert S.R.L.

2.8.2.1. Analiza potentialului uman
2.8.2.2. Analiza potentialului material

2.8.3. Analiza cheltuielilor

2.8.4. Analiza rentabilitatii

2.9. Analiza SWOT
1. EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE : PREZENTARE TEORETICO-METODOLOGICǍ

1.1. Importanta evaluarii performantelor profesionale

Evaluarea performantelor, denumita si evaluarea rezultatelor sau clasificarea angajatilor, consta in aprecierea gradului in care angajatii isi indeplinesc sarcinile,obiectivele si cerintele postului. Evaluarea poate fi benefica atat organizatiei cat si indivizilor numai daca este efectuata in mod corect. Insa, nu toate evaluarile au un efect pozitiv si din aceasta cauza, evaluarea performantelor este una dintre cele mai detestate activitati. Uneori este greu de facut diferentierea intre salariati daca nu exista suficiente date corecte referitoare la performantele lor. De asemenea, unii managerii exagereaza dezvoltand sisteme de evaluare foarte sofisticate, pe care le aplica, fara o testare prealabila, in cazul maririlor de salarii sau a promovarilor.

Evaluarea performantelor profesionale trebuie privita din doua puncte de vedere, si anume: practic si filosofic. Din punct de vedere practic intereseaza modul in care trebuie efectuata evaluarea performantelor, iar din punct de vedere filosofic intereseaza motivele pentru care trebuie efectuata. Aceste probleme trebuie tratate in stransa legatura una cu cealalta, deoarece orice disfunctionalitate a procesului de evaluare influenteaza nefavorabil realizarea obiectivelor acestei activitati.

In timpul procesului de evaluare individul trebuie sa se raporteze atat la el insusi, cat si la ceilalti membrii ai organizatiei in care isi desfasoara activitatea. Aceasta reprezinta o componenta emotionala a evaluarii performantei din punct de vedere individual, care are uneori un efect semnificativ asupra comportamentului angajatilor fata de organizatie si fata de ei insisi.

Activitatea de evaluare a performantei are o influenta majora asupra activitatii economico - sociale si a climatului organizational din cadrul unei firme cu urmari nemijlocite asupra cresterii eficientei in general si a productivitatii in special.

Deci, sistemele de evaluare a performantelor constituie o componenta importanta a sistemului de management in general si a sistemului managementului resurselor umane in special.

Totodata activitatea de evaluare a performantelor individuale influenteaza numeroase decizii ale sistemului de management al resurselor umane, si anume: recrutare si selectie, identificarea nevoilor de pregatire, distribuirea platilor de merit, evaluarea programului de reproiectare a muncii, reducere fortata, evaluarea eficacitatii pregatirii, promovari.

Evaluarea performantelor individuale si organizationale poate fi considerata, daca avem in vedere o abordare strategica, un element central al conceptului de 'management al performantei'.

Practica manageriala, insa, dovedeste ca evaluarea performantei a fost si este ' una dintre verigile cele mai slabe din sistemele de management al personalului ' dupa cum afirma Milan Kubr, deoarece succesul si insuccesul evaluarilor este influentat de diversi factori. De aceea, indiferent ce tehnici si metode de evaluare se folosesc si indiferent de modul de organizare al acestei activitati, este vital sprijinul angajatilor si al reprezentantilor acestora, precum si o implicare cat mai deplina a managerilor de pe diferite niveluri ierarhice.

Analiza modului in care organizatiile evalueaza performantele personalului propriu, conduce la ideea ca nu exista o procedura ideala, tehnicile si metodele utilizate fiind expresia actiunii unor factori cum ar fi: istoria si cultura organizatiei, marimea, domeniul de activitate, orientarile strategice si metodele folosite pentru angajarea, salarizarea si promovarea personalului.

Evaluarea este dependenta de istoria firmei si de sistemul sau de valori. Un sistem de aprecierea care se detaseaza de ceea ce membrii organizatiei considera ca fiind normal risca sa genereze adversitate, neintelegeri si o puternica rezistenta din partea personalului. In acelasi timp, valorile dominante ale culturii manageriale, diferite de la o organizatie la alta, facand imposibila determinarea unei configuratii optime a structurii de personalitate si a performantelor care sa defineasca salariatul ideal. Un salariat excelent intr-o firma inovativa, cu un management competitiv, poate fi inacceptabil pentru o intreprindere traditionala, in care 'adevarul' si 'competenta' se recunoaste in functie de pozitia ierarhica.

Marimea firmei si domeniul de activitate conditioneaza in mod direct continutul procesului de evaluare a performantelor. Marile firme din sectoarele cu o concurenta puternica au fost primele care au dezvoltat sisteme de evaluare sofisticate, determinandu-i pe salariati sa inteleaga rolul performantei.In ultimii ani, atat firmele mici cat si cele mari, au inceput sa-si dezvolte sisteme proprii de evaluare a performantelor personalului.

Orientarile strategice determina alegerea acelor criterii de performanta care sunt in concordanta cu misiunea, obiectivele si strategiile organizationale.

Modul de angajare are un impact deosebit asupra procedurilor de evaluare. Sistemul de salarizare reprezinta unul dintre cei mai importanti factori in alegerea procedurilor de evaluare a performantelor. Daca nivelul salariului este determinat de alti factori decat performanta, atunci evaluarera isi pierde ratiunea, transformandu-se intr-o activitate pur formala. De asemenea, intr-o organizatie in care promovarea se efectueaza la intamplare, va exista tendinta da a nu utiliza evaluarea performantelor ca variabila operationala in managementul resurselor umane.

Sistemul de evaluare asigura legatura dintre recompensa pe care un salariat spera sa o primeasca si productivitatea pe care o realizeaza, succesiunea normala fiind: productivitate- evaluarea performantei - recompensa. Daca unul dintre aceste elemente lipseste sau este incorect definit, atunci salariatii nu mai primesc recompensele pe care le merita. Evaluarea performantelor permite acordarea maririlor de salarii pe baza de merite si nu in functie de vechime.

Rolul managerului este de a asigura evaluarea corecta a subordonatilor comparand diferitele niveluri de performanta. Cu toate acestea, foarte putini muncitori vad legatura dintre nivelul performantelor lor si marimea salariului pe care il primesc.

Cantitatea, ca element definitoriu al criteriilor de performanta, este folosita in majoritatea sistemelor de apreciere. Aceasta tendinta apare chiar si la aprecierea personalului didactic universitar in vederea promovarii in functie. Astfel, o serie de criterii, precum numarul de carti, manuale, articole publicate, au o mai mare importanta decat valoarea acestora sau decat calitatea procesului didactic desfasurat.

Atata timp cat la baza sistemului de salarizare a personalului vor sta vechile grile stabilite in functie de scoala absolvita, de vechime, de dificultatea muncii, iar performanta se va regasi doar intr-un mod teoretic, evaluarea personalului va avea un caracter mai mult sau mai putin formal.

Evaluarea performantei, chiar daca nu vizeaza in mod direct nivelul salariilor, este o sursa primara de informatii despre salariatii care au rezultate bune si despre sectoarele in care pot fi aduse unele imbunatatiri.

In acelasi timp, evaluarea performantelor permite depistarea slabiciunilor, a potentialului si a nevoilor de pregatire profesionala ale salariatilor. Pe de alta parte, salariatii pot fi informati despre progresele inregistrate si deprinderile pe care ei trebuie sa le posede pentru a beneficia de marirea salariului sau de promovarea in functie.

De multe ori salariatii nu stiu cum pot sa-si imbunatateasca performantele, aceasta sarcina revenind managerilor. Rolul managerului este asemanator cu cel al unui antrenor care trebuie sa 'recompenseze' performantele deosebite prin recunoasterea lor, sa explce ce imbunatatiri pot fi aduse, in ce domenii si cum ar putea fi ele realizate.

Evaluarea performantelor mai este folosita pentru mentinerea pe post, demitere sau transfer. In astfel de situatii, evaluarea se realizeaza prin compararea cu un anumit standard acceptabil.

Sintetizand, obiectivele evaluarii performantelor resurselor umane pot fi grupate in patru categorii, si anume:

obiective organizationale: concordanta performantelor si contributiilor individuale cu misiunea si obiectivele organizationale; sesizarea neconcordantelor intre obiectivele organizationale si strategiile privind resursele umane; descrierea posturilor si ajustarea continutului lor; ameliorarea eficacitatii organizationale; garantia ca responsabilitatile sunt bine definite, iar planurile sunt echilibrate; realizarea unei concordante intre oameni si functiile existente in structura organizatorica;

obiective psihologice: posibilitatea individului de a situa contributia sa in raport cu normele si de a atrage atentia superiorilor; sansa dialogului; cunoasterea de catre fiecare individ a contributiei sale la realizarea obiectivelor organizatiei; perceperea pozitiei si a relatiilor in ierarhia organizatiei;

obiective de dezvoltare: posibilitatea fiecarui salariat de a cunoaste sansele de evolutie in functie de performantele proprii si de obiectivele organizatiei;

obiective procedurale: realizarea unui diagnostic permanent al resurselor umane; gestiunea carierei ( promovare, schimbare din functie, retrogradare, concediere ); identificarea nevoilor de formare si perfectionare; ameliorarea relatiilor inter - personale; dimensionarea salariilor; sesizarea deficientelor structurale si actualizarea grilelor de calificare.

Indiferent de metoda folosita, intelegerea scopului final al evaluarii are un rol esential. Cand evaluarea este folosita pentru dezvoltarea salariatului ca resursa, rezultatele sunt bune. Cand managerii folosesc acest sistem ca pe o amenintare sau nu-i inteleg limitele, sistemul da gres. Rezultatele sunt bune cand managerii inteleg menirea evaluarii si o aplica in mod corect. De aceea, orice evaluare ar trebui sa cuprinda si afirmatii de genul: 'iata punctele tale tari si cele slabe' si 'iata calea prin care le poti reduce pe cele slabe'.

Unii specialistii in domeniu, ca, de exemplu, Edward Deming, considera evaluarea performantei una dintre maladiile de neinlaturat ale practicii manageriale actuale. Aceasta controversa are in vedere faptul ca evaluarea performantei are o influenta negativa datorita, in principal, perceptiei eronate a faptului ca variatiile performantei sunt datorate, indeosebi, angajatilor individuali, in timp ce realitatea dovedeste ca variatiile respective ale performantei sunt datorate existentei sistemelor de evaluare create si controlate de manageri.

In acest sens, Edward Deming considera ca:

indivizii nu difera semnificativ in ceea ce priveste performanta in munca; diferitele variatii trebuie atribuite observatiilor realizate si erorilor de evaluare;

variatiile performantei sunt datorate in principal factorilor exteriori sau din afara controlului indivizilor;

managerii nu pot efectiv sa realizeze diferentierea intre indivizi si sistemele de evaluare in ceea ce priveste cauzele variatiei performantei.

Deoarece neputinta evaluatorilor de a aprecia cat mai obiectiv performanta angajatilor a fost constanta, ideile lui Deming au avut deseori un impact deosebit.

Evaluarea poate fi si o sursa de nemultumiri. Atunci cand intr-o intreprindere sindicatul este puternic, evaluarea performantei se efectueaza in conditii mai dificile deoarece sindicatele doresc sa puna accentul in principal pe vechime si nu pe performante. In cazul organizatiilor fara sindicat se manifesta tendinta de a avea programe formale de evaluare. In domeniile sindicalizate evaluarea performantei este o parte a relatiei de angajare si este folosita pentru a decide in legatura cu eventualele promovari sau concedieri.

Toate aceste consideratii conduc clar la necesitatea abordarii evaluarii performantei ca un proces de motivare si dezvoltare a membrilor organizatiei.

Evaluarea performantelor, desi este necesara, nu este nici usoara si nici necontroversata. Pentru ca rezultatele evaluarii sa fie aplicate corect, o astfel de activitate trebuie corelata cu o tehnologie de evaluare avansata, apelandu-se la logica si la 'bun simt' pentru stabilirea criteriilor, a standardelor de performanta si a metodelor folosite.

In plus, unele metode, cum ar fi testele de aptitudini, pot fi aplicate numai de personalul specializat. Utilizarea lor de catre nespecialisti poate duce la efecte contrare celor urmarite. De aceea, primul pas ar consta in formarea personalului specializat si dezvoltarea suportului motivational al celor ce vor fi supusi procesului de evaluare.

Pentru angajati de cele mai multe ori evaluarea performantelor constituie o amenintare potentiala, dovedindu-se deseori a fi o activitate controversata si chiar contestata, deoarece este o sursa de nemultumiri, fiind asociata cu reducerea de personal, iar unii angajatii se tem ca evaluarile pot fi folosite in mod abuziv, ca o amenintare, ceea ce duce la o stare de nesiguranta.

In acelasi timp evaluatorii se pot confrunta cu reactii de adversitate sau de contestare a deciziilor lor. De aceea, Howard Hudson sugereaza urmatoarea recomandare: 'Nu-i lasa pe ceilalti oameni sa-si faca impresie gresita. Accentueaza de la inceput ce este evaluarea si la ce se pot astepta'.

Deci evaluarea performantelor reprezinta o activitate manageriala deosebit de importanta, care are o influenta hotaratoare asupra activitatii organizatiei prin prisma influentei asupra angajatilor acesteia.

1.2. Locul si rolul evaluarii performantelor in managementul

strategic al resurselor umane

Evaluarea performantelor profesionale reprezinta procesul de stabilire a modului si a masurii in care angajatul isi indeplineste indatoririle si responsabilitatile care revin postului ocupat, comparativ cu standardele stabilite si comunicarea catre angajati a rezultatelor.

Intr-un sens mai larg, prin sistem de evaluare a performantelor se intelege un ansamblu de directive, mijloace, tehnici, politici si practici ale managementului resurselor umane menite sa masoare si sa aprecieze contributia individuala si de grup la performanta globala a organizatiei. Sistemul de evaluare cuprinde, de asemenea, proiectarea masurilor si a metodelor cu ajutorul carora se va realiza masurarea.

Din punct de vedere strategic, este greu de imaginat un sistem de resurse umane mai important decat evaluarea performantelor. Modul in care se realizeaza evaluarea si feedback-ul furnizat de acesta isi pun amprenta puternic asupra climatului si culturii organizationale. Evaluarea performantelor este un mecanism de control care asigura nu numai feedback membrilor individuali, dar si informatii privind modul in care progreseaza lucrurile in organizatie. Fara aceste informatii, managerii nu vor sti daca angajatii se indreapta in directia corecta sau gresita si in ce masura ating standardele dorite.

Un alt rol important al evaluarii performantelor este asigurarea unui comportament consecvent cu strategia organizationala. Este un adevar axiomatic al vietii organizationale faptul ca oamenii se angajeaza in acele comportamente despre care cred ca vor fi recompensate. Ei vor face acele lucruri pe care se pune accent in organizatie. Daca accentul cade pe recompensarea productivitatii, angajatii se vor stradui pentru o productivitate ridicata.

Un alt element al importantei strategice a evaluarii performantelor este alinierea acesteia la cultura organizationala. In organizatiile unde orientarea spre echipa este un element al culturii organizationale, accentul va cadea pe munca in echipa, managementul echipelor si cultivarea relatiilor de incredere printre membrii. Intr-un sistem orientat spre echipa, evaluarea traditionala ce ierarhizeaza angajatii prin compararea fiecaruia cu ceilalti poate fi contraproductiva. Un astfel de sistem va incuraja mai degraba competitia decat munca in echipa. Un sistem de evaluare cu accent pe antrenare si dezvoltare, ce implica feedback de la colegii de munca poate fi mult mai potrivit decat o gradare traditionala, facuta de supervizor.

Abordand evaluarea performantelor, se naste intrebarea: ce intelegem de fapt prin performanta? Putem vorbi, oare, de performanta in cazul unui manager care, desi depune eforturi mari, nu reuseste sa atinga scopul stabilit? Sau, inseamna performanta sansa unui reprezentant al vanzarilor de a fi obtinut relativ usor o comanda atat de mare, incat sa asigure activitatea pe un an intreg, pentru toata organizatia? Ce putem spune despre performanta unui inginer-cercetator care de-a lungul anului a intarziat de la toate consfatuirile, in schimb a contribuit cu idei stralucite la realizarea proiectelor unor noi produse? Sau, cum a muncit acel manager care a descoperit si a sprijinit un foarte talentat coleg tanar, care dupa un timp a devenit indispensabil organizatiei?

Pentru a raspunde la aceste intrebari este utila definirea performantei mai intai la nivel organizational si apoi descompunerea ei in parti cu care indivizii, grupurile sau subunitatile organizatorice contribuie la ea.

Intr-o definire sintetica, performanta organizatiei este data de calitatea adaptarii acesteia la conditiile de mediu. Conform unei formulari obisnuite, performanta si succesul organizatiei sunt reprezentate de totalitatate rezultatelor si comportamentelor pe baza carora se evalueaza contributia indivizilor si a grupurilor.

Succesul organizatiei se defineste cu ajutorul mai multor criterii. O cercetare intreprinsa cu scopul investigarii criteriilor de succes organizational a evidentiat 16 astfel de indicatori, recunoscuti de intreprinderile cuprinse in studiu. Acesti indicatori sunt: productivitate, rentabilitate, calitate, crestere sau dezvoltare, moralul personalului, coeziune, adaptabilitate/flexibilitate, planificare si stabilire de obiective, comunicare si managementul informatiei, pregatirea pentru actiune, accesul la resurse, sprijin din exterior, stabilitate, valoarea resurselor umane, accent pe formare si dezvoltare, control.

Data fiind varietatea standardelor de performanta organizationala, contributiilr individuale si cele de grup vor avea criterii de evaluare, in functie de ce se considera a fi performanta.

Controlul organizational consta in verificarea permanenta si completa a modului in care se desfasoara activitatile, comparativ cu standardele si programele, in sesizarea si masurarea abaterilor de la aceste standarde si programe, precum si in precizarea cauzelor si a masurilor corective pentru inlaturarea lor.

In functie de orientarea de baza a controlului, tipurile de standarde si feedback, forma si mijloacele de interventie, J. Child deosebeste patru tipuri de control: control centralizat, persoanl; control birocratic; controlul rezultatelor; control cultural. Controlul centralizat personal se bazeaza cu preponderenta pe standarde de comportament si se caracterizeaza prin centralizarea deciziilor, supraveghere continua si dreptul de interventie imediata. Controlul birocratic se fundamenteaza, de asemenea, pe standarde comportamentale, insa acestea sunt fixate si reglementate detaliat in scris. Fiecare sarcina este descompusa in parti definite, iar pentru executarea lor se precizeaza metode, proceduri si reguli de urmat. Controlul rezultatelor, spre deosebire de cele precedente, se bazeaza pe masurarea rezultatelor comportamentelor. Esenta controlului cultural consta in aceea ca prin identificarea cu scopurile organizatiei, recunoasterea unor sisteme de valori comune, atitudinile si normele profesionale inalte sa se armonizeze in mod automat comportamentele membrilor organizatiei, in interesul mentinerii performantei acesteia. Din punct de vedere al luarii deciziilor, aceasta inseamna autonomie aproape toatala pentru fiecare membru al organizatiei cu drepturi depline. Conditia este ca in organizatie sa lucreze impreuna indivizi ce impartasesc aceleasi valori, iar din punct de vedere profesional, dispun ce competente si deprinderi de nivel asemanator.

In cadrul procesului de adaptare organizationala la conditiile mediului, evaluarea performantelor poate indeplini doua roluri.

Primul rol consta in defalcarea strategiei si transmiterea acesteia catre membrii organizatiei, precum si revendicarea rapoartelor privind realizarea ei. Conform acestei conceptii, integrarea se realizeaza prin intermediul sistemului de recompensare, in special prin stimulente si de aceea se pune accent pe legatura evaluare-recompensare. Alegerea strategiei se bazeaza pe analiza factorilor externi, ca apoi sa se defineasca rolurile, comportamentele si rezultatele necesare realizarii strategiei. Comportamentele necesare se pot invata prin formare si dezvoltare la locul de munca, sau organizatia se poate orienta spre atragerea indivizilor care deja au competentele cerute. Sarcina sistemului de evaluare este sa motiveze invatarea, rasplatind pe cei care reusesc sa se dezvolte.

Cel de al doilea rol al evaluarii este cel de instrument al adaptarii. Managementul performantei - concept care inlocuieste in acest caz pe cel de evaluare a performantei - se integreaza organic in procesul de elaborare si implementare a strategiei. De asemenea, este in stransa legatura cu alte domenii ale managementului resurselor umane, cum sunt selectia, formarea si dezvoltarea, precum si managementul carierei. Acest rol apare pregnant in cazul controlului cultural, situatie in care sarcina sistemului de recompensare este doar de a fortifica ulterior integrarea, si nu de a fi principalul mijlocitor al acesteia.

Una dintre chestiunile de baza ale evaluarii performantelor este lamurirea scopurilor in care aceasta este folosita in organizatii.

Scopurile in care firmele utilizeaza evaluarea pot fi incadrate in patru categorii, si anume:

compararea persoanelor in scopuri administrative - se aplica mai ales in cazul distribuirii unor resurse limitate, cum ar fi salariile, premiile, promovarea sau chiar locurile de munca;

scopuri individuale, cum ar fi identificarea nevoilor de dezvoltare - ofera posibilitatea fiecarui angajat de a-si cunoaste sansele de evolutie in functie de performantele proprii si de obiectivele organizatiei;

furnizarea de informatii atat pentru celelalte domenii ale managementului resurselor umane, cat si pentru planificarea afacerii - sprijinirea atingerii obiectivelor organizationale, determinarea masurii in care s-a ajuns la aceste obiective, planificarea resurselor umane, considerarea relatiilor ierarhice, aprecierea calitatii serviciilor de resurse umane si determinarea nevoilor de dezvoltare organizationala sunt domenii la care evaluarea performantelor contribuie cu informatii utile;

documentare privind respectarea prevederilor legislatiei muncii - in organizatiile din Romania, problema evaluarii performantelor este reglementata pentru sectorul bugetar prin cateva acte normative, cum sunt Legea nr. 154/1998 privind sistemul de stabilre a salariilor de baza in sectorul amintit, H.G. nr. 749/1998 privind aprobarea Metodologiei pentru stabilirea normelor de evaluare a performantelor profesionale individuale si alte cateva hotarari ale guvernului care se refera la metodologii de evaluare a performantelor in diferite sectoare bugetare. Prevederile actelor normative amintite constituie doar un cadru legal pentru instituirea unor sisteme de evaluare calitative. Aplicarea lor in practica insa intampina multe dificultati, datorita, pe de o parte, claritatii insuficiente a prevederilor, iar pe de alta parte, rezistentei fata de evaluare in culturile organizationale cu traditii egalitariste.

Ambele grupuri de participanti la evaluare, atat evaluatorii cat si evaluatii, urmaresc diferite obiective. Un aspect important al obiectivelor evaluarii il constituie analiza acestora prin prisma intereselor partilor participante.

Cele care determina obiectivele evaluatorilor sunt propriile valori si norme, precum si cultura organizationala insusita prin procesul de socializare. Obiectivele evaluatorilor pot fi incadrate in patru categorii:

obiective de performanta, legate de sarcinile evaluatului - depind de performantele obtinute de evaluat in trecut; daca angajatul a avut rezultate bune, atunci evaluatorul va fixa obiective in directia mentinerii performantei, iar in caz contrar, se va stradui pentru imbunatatirea acesteia;

obiective privind relatiile interpersonale - vizeaza pastrarea unor relatii bune cu subordonatii; in ce masura vor influenta aprecierile conducatorului relatiile acestuia cu indivizii sau grupurile evaluate este o problema care poate impinge managerul la evaluari indulgente; acest lucru se intampla din teama ca o apreciere negativa ar putea jigni subordonatii si le-ar crea sentimente de nedreptate; daca insa relatiile cu angajatii nu sunt deosebit de importante pentru evaluator, eroarea indulgentei este mai putin probabila;

obiective privind subunitatea organizatorica condusa - in procesul evaluarii, evaluatorul are interesul sa-si consolideze propria pozitie si a subunitatii organizatorice pe care o conduce; un numar mare de aprecieri pozitive creeaza o imagine buna despre manager si colectivul condus, in special daca managerul respectiv este considerat credibil; promovarea unor subordonati in pozitii superioare poate constitui avantaje atat pentru manager, cat si pentru colectiv; si acest obiectiv poate favoriza eroarea indulgentei;

obiective personale interne - privesc propriile valori ale evaluatorului si imaginea de sine ca manager; daca un manager se considera participativ, iar sinceritatea si onestitatea sunt valori importante pentru el, atunci va depune efort considerabil pentru o evaluare calitativa si feedback sistemantic.

Obiectivele evaluatilor pot fi incadrate in trei categorii:

obtinerea de informatii de la manager, despre performanta - se refera la informatiile asteptate de persoanele evaluate despre: pozitia lor in ierarhia grupului de lucru dupa performanta; apartenenta la cercul interior sau exterior; cat de detaliat cunoaste managerul performanta lor; care sunt asteptarile actuale ale organizatie fata de performanta; ce sanse de promovare exista; ce posibilitati de formare si dezvoltare exista; care sunt domeniile in care, in opinia managerului, au nevoie de dezvoltare;

transmiterea de informatii catre manager, despre factorii ce influenteaza performanta - creeaza oportunitate evaluatului, ca sa transmita evaluatorului informatii privind factorii contextuali ce limiteaza performanta, in special cand rezultatele au fost apreciate ca slabe de manager; evaluatorul va fi interesat sa stie carei cauze atribuie conducatorul performanta slaba; datorita erorii de atribuire fundamentala ( tendinta de a accentua explicatiile temperamentale ale comportamentului in defavoarea explicatiilor situationale ), managerul va tinde sa explice rezultatele necorespunzatoare prin cauze interne subordonatului; aceasta tendinta se poate intari daca performanta slaba se repeta; in acelasi timp, evaluatul nu va pierde ocazia sa aduca la cunostinta managerului cauzele externe pe care le considera el responsabile de rezultatele sale nesatisfacatoare; insa nici in acest caz nu este exclus subiectivismul, evaluatul putand exagera rolul obstacolelor externe;

posibilitatea comunicarii managerului a disponibilitatii pentru dezvoltare si a angajamentului pentru aceasta - exprimarea deschisa a dorintei de imbunatatire a performantei si a disponibilitatii pentru dezvoltare poate contribui la clarificarea, impreuna cu managerul, a domeniilor unde subordonatul are nevoie de pregatire, precum si a sprijinului pe care-l poate primi de la superior.

Un sistem ideal de evaluare a performantelor se integreaza organic in procesul de planificare a afacerii, este in concordanta cu sistemul informational, cel de recompensare si cele privind fluxul resurselor umane ( recrutare, selectie, managementul carierei, eliberare ).

Unul dintre principiile sistemelor de evaluare prevede necesitatea conectarii obiectivelor individuale la cele ale organizatiei. Pentru realizarea acesteia, etapa planificarii afacerii ofera cele mai bune posibilitati.

Integrarea obiectivelor individuale si cele organizationale se realizeaza prin prin combinarea a doua procese: unul de sus in jos, de defalcare a obiectivelor organizationale in obiective individuale, si altul de jos in sus, prin care se canalizeaza aspiratiile individuale de dezvoltare si ideile privind schimbarea ale angajatilor.

Nu trebuie neglijata luarea in consideratie a ciclului afacerii: datorita timpului necesar pentru interviurile de evaluare acestea trebuie planificate pentru perioade mai calme de functionare a pietei.

Daca sistemul de evaluare include mai multe ocazii de evaluare, atunci se recomanda ca evaluarea in scopul dezvoltarii sa aiba loc in perioada planificarii, iar urmarirea realizarii sarcinilor sa se faca pe parcursul implementarii planurilor. Aprecierea finala trebuie lasata pentru sfarsitul ciclului afacerii.

Merita sa se acorde atentie si fazei in care se afla relizarea strategiei, deoarece in functie de aceasta poate varia prioritatea unora sau a altora dintre obiectivele evaluarii. Daca in organizatie s-a demarat dezvoltarea resurselor umane in scopul implementarii unei strategii radicale ( cum ar fi introducerea unui nou produs sau serviciu de piata ), consecventa cu strategia impune continuarea dezvoltarii, care poate dura ani. In astfel de situatii nu se recomanda ca obiectiv central al evaluarii compararea oamenilor, intrucat o competitie accentuata ar putea slabi colaborarea, ceea ce ar pune in pericol intreaga strategie. Este nevoie de simt strategic pentru a decide cand si pentru ce sa se faca evaluarea.

Conditia unui management dezvoltat al resurselor umane este construirea unui sistem informational al acestora. Sistemul informational al resurselor umane ( RU ) este un ansamblu organizat de proceduri si mijloace, folosit pentru culegerea, prelucrarea, stocarea si transmiterea informatiilor necesare luarii si aplicarii deciziilor privind resursele umane.

Incepand cu anii 1980 folosirea calculatoarelor ca mijloace pentru administrarea informatiilor privind resursele umane se extinde din ce in ce mai mult datorita avantajelor pe care le ofera acestea. Un sistem informatic integrat al RU este capabil de mai mult decat intocmirea periodica sau ad-hoc a unor rapoarte sau situatii, ca statele de plata sau evidenta solicitantilor, el face posibila realizarea unor analize comparative, redarea ori ce cate ori este nevoie a unor date mai vechi, actualizarea datelor.

Urmarirea legaturii si corelarea datelor despre evaluarea performantelor cu cele din alte domenii ale functiunii de personal este o problema critica, mai ales in organizatiile mari. Cand rezultatele evaluarii se folosesc in deciziile de recompensare, este importanta disponibilitatea datelor evaluarii inainte de luarea acestor decizii.

Schema unui sistem informatic integrat de RU se prezinta in figura 1:

Figura 1: Sistem informatic integrat de RU

Sistemul de evaluare foloseste ca date de intrare criteriile de competenta si standardele de performanta continute de descrierile si specificatiile posturilor, evaluarea realizandu-se prin compararea acestora cu rezultatele obtinute de angajati. Dar si evaluarea la randul ei poate furniza date pentru modificarea standardelor de performanta, cand acestea se dovedesc a fi depasite.

Cand se analizeaza legatura evaluarii cu recompensarea, intrebarea fundamentala care se pune este daca clasele de salarizare se stabilesc in functie de ierarhia posturilor obtinuta in urma evaluarii complexitatii acestora, sau au la baza performante individuale. Exista sisteme de salarizare in care marimea salariului de baza se stabileste numai in functie de gradul de complexitate a postului, netinand cont de diferentele de performanta a celor care ocupa posturi de aceeasi valoare.

In alte sisteme se prevad salarii de baza diferentiate pentru aceleasi categorii de posturi in functie de rezultatele evaluarii performantelor din perioada anterioara.

Esenta activitatilor de recrutare, selectie, managementul carierei ( transfer, promovare, retrogradare ), precum si a celor legate de pensionarea si eliberarea resurselor umane o constituie fluxul de resurse umane, ce desemneaza procesul de intrare, transferare si de iesire a resurselor umane din organizatie.

Concordanta criteriilor folosite in selectie cu cele din evaluarea performantelor este o cerinta indispensabila a functionarii corespunzatoare a intregului sistem de resurse umane.

Rezultatele evaluarii performantelor faciliteaza luarea deciziilor privind miscarea resurselor umane in organiztie. De asemenea, acestea evidentiaza nevoile de dezvoltare si ofera informatii pentru planificarea carierei si a succesiunii pe posturi.

In anumite situatii, rezultatele evaluarii performantelor pot contribui la fundamentarea deciziilor de eliberare din posturi a unor persoane cu rezultate necorespunzatoare.

1.3. Evaluarea performantelor: trecut, prezent si viitor

Desi in literatura de specialitate se mentioneaza ca evaluarea performantelor are o traditie seculara, doar de 40-50 de ani se bucura de un interes sporit.

1.3.1. Evaluarea performantelor - o problema veche

Sin Yu, un filozof chinez, remarca in urma cu 1700 de ani ca: 'Evaluatorul Imperial de Noua Grade rareori evalueaza oamenii dupa meritele lor, ci intotdeauna dupa simpatiile si antipatiile sale'. Din acest citat se desprind doua idei, si anume: este clar ca evaluarea performantelor exista de foarte multa vreme si la fel si plangerile si nemultumirile legate de ea; in timp ce de-a lungul anilor au fost dezvoltate noi tehnici de evaluare, ele niciodata nu le-au inlocuit pe cele traditionale, cum este gradarea dupa merit.

O alta marturie a existentei timpurii a evaluarii performantelor o constituie un articol dintr-un numar al ziarului Evening Post din 1648, in care se aduce o critica severa evaluarii facute pe baza trasaturilor de personalitate la tribunalul orasenesc din Dublin. De asemenea, solutia folosita pentru evaluarea performantelor si asigurarea feedback-ului pentru angajati la fabrica de panza a lui Robert Owen din Scotia este un exemplu deseori citat. Bare de lemn colorate diferit erau agatate deasupra locurilor de munca pentru a indica productia realizata: pe masura ce nivelul productiei se modifica, se schimba si culoarea barelor asezate la sfarsitul zilei.

Sisteme similare de masurare a productivitatii individuale s-au extins dupa 1840 si in S.U.A, mai intai in cadrul Federal Civil Service si apoi, treptat, in industrie. Raspandirea principiilor lui F. W. Taylor a culminat in instituirea sistemului de plati cu bucata.

1.3.2. Rolul psihologiei muncii

In dezvoltarea sistemelor de evaluare a performantelor un rol important ii revine aparitiei psihologiei muncii. Formularele de evaluare bazate pe trasaturi de personalitate au fost folosite initial pentru selectia agentilor de vanzare, iar in timpul primului razboi mondial au servit la evaluarea ofiterilor din armata S.U.A. Prima lor aplicare in industrie a avut loc dupa cel de-al doilea razboi mondial, perioada recesiunii, cand datorita nevoii de reducere a personalului, au fost folosite pentru stabilirea ordinii de eliberare din organizatie. Atunci a inceput si dezvoltarea scalelor de evaluare. Specialistii in psihologia muncii au elaborat metode ca distributia fortata si tehnica incidentelor critice.

1.3.3. Influenta ideilor lui Peter Drucker referitoare

la managementul prin obiective

Dupa cel de-al doilea razboi mondial, unele companii americane, sub influenta puternica a ideilor lui Peter Drucker referitoare la 'Managementul prin obiective' (MPO), si-au mutat atentia de la evaluarea trasaturilor la initierea si dezvoltarea unui procedeu care se baza pe stabilirea unor scopuri si impartirea responsabilitatii evaluarii intre subordonat si manager.

1.3.4. Descoperirile firmei General Electric

La inceputul anilor '60, firma General Electric a intreprins un studiu pentru a testa eficienta propriului sistem de evaluare a performantelor . Studiul s-a axat pe analiza efectelor interviului dintre subordonat si manager, considerand ca interviul are un rol determinant in motivarea angajatului de a-si imbunatati performanta. Cele mai importante concluzii ale studiului arata ca: critica are un efect negativ asupra realizarii obiectivelor; laudele au, intr-un fel sau altul, un efect slab; performanta se imbunatateste cel mai mult atunci cand sunt stabilite obiective exacte; spiritul defensiv rezultat dintr-o evaluare critica duce la performanta inferioara; instruirea ar trebui sa fie efectuata zilnic si nu o data pe an; stabilirea de comun acord a obiectivelor, si nu critica, imbunatateste performanta; interviurile proiectate in scopul imbunatatirii performantei nu trebuie concomitent sa influenteze si salariul sau promovarea persoanei intervievate; participarea angajatului la stabilirea obiectivelor sale ajuta la obtinerea unor rezultate favorabile.

1.3.5. Studii recente despre evalauarea performantelor profesionale

In cartea lor intitulata 'Stabilirea obiectivelor: O tehnica motivationla ce functioneaza', aparuta in 1984, Gary Latham si Edwin A. Locke prezinta concluzii similare cu cele ale studiului intreprins de General Electric cu doua decenii in urma. Dintre concluziile lor amintim: obiectivele stimulative, exacte, conduc la o mai buna performanta decat obiectivele vagi; feedback-ul pozitiv asupra performantei ii confera angajatului sentimentul realizarii, ar recunoasterii si implinirii; obiectivele stabilite prin participarea angajatului si acceptarea lor de catre acesta conduc la o imbunatatire substantiala a performantei - participarea este importanta, insa numai in masura in care conduce la fixarea unor obiective dificile; competitia influenteaza productivitatea prin incurajarea angajatilor de a se implica in respectivul obiectiv; productivitatea poate fi marita semnificativ daca superiorul fixeaza obiective de productie precise si acorda asistenta si atentie angajatilor.

Societatea pentru Managementul Resurselor Umane din S.U.A. a realizat in 1993 o cercetare in 130 de companii, avand ca obiect de studiu intrebari critice privind evaluarea performantei: Cat de multumiti sunt angajatii referitor la sistemul de apreciere a performantei din organizatia lor? Cum privesc acestia schimbarea in viitor a practicilor de management al performantei? Ce factori determina succesul sau esecul sistemelor de management al performantei? Printre constatarile studiului se includ urmatoarele: atat managerii, cat si personalul considera ca exista suficient loc pentru imbunatatirea managementului performantei; subiectii acorda cele mai mici note feedback-ului si antrenarii, nu vad o legatura clara intre performanta si retribuirea lor si descriu managementul performantei ca pe un sistem fragmentat, caruia ii lipseste continuitatea. Autorii sudiului au preferat termenul de management al performantei decat simplu, evaluare a performantei, pentru a indica faptul ca zona de interes este intregul proces si nu numai o analiza anuala. Subiectii insa au aratat ca managementul performantei nu este altceva decat o evaluare a performantei care are loc o singura data pe an, iar feedback-ul apare foarte putin pe parcursul unui an. Alte constatari releva faptul ca exista putine ocazii pentru implicarea angajatilor in procesul de evaluare, performanta nu este suficient rasplatita, evaluarile vin tarziu si se concretizeaza pe lucruri marunte si negative, iar managerii nu discuta cu angajatii dupa evaluarea acestora. Pe baza concluziilor acestui studiu, se sugereaza ca pentru imbunatatirea managementului performantei organizatiile au nevoie sa se concentreze pe patru domenii: implicarea angajatilor in procesul de dezvoltare a sistemului de evaluare; integrarea sistemului de management al performantei in celelalte sisteme si obiective organizationale; instruirea evaluatorilor; asigurarea eficientei sistemului de management al performantei prin atribuirea responsabilitatii utilizarii corespunzatoare a acestuia managerilor.

O cercetare ampla efectuata de B. Bretz si G. Milkovich in 100 de firme ale companiei FORTUNE a avut ca scop investigarea opiniei salariatilor referitoare la intrebarea: Este evaluarea performantei benefica? Raportul sudiului aparut in 1994 evidentiaza faptul ca aprecierea performantei este considerata pe scara larga, atat de academicieni, cat si de managerii practicanti, ca fiind unul dintre cele mai valoroase instrumente ale resurselor umane. Evaluarea este o componenta vitala in recrutarea si angajarea personalului, acolo unde este folosita pentru validarea procedurilor de selectie. Deciziile privind transferul, concedierea, pensionarea si promovarea se bazeaza pe rezultatele evaluarii, iar in administrarea recompenselor evaluarea performantei formeaza baza petru sistemele de plata a primelor sau salariilor de merit. Evaluarea performantei poate servi ca instrument motivational si sa furnizeze feedback angajatilor. Ea este indispensabila si in activitatile de pregatire si dezvoltare profesionala prin estimarea potentialului si identificarea nevoilor de dezvoltare.

Un studiu ambitios asupra evaluarii performantelor a fost efectuat de F. Landy si J. Farr. Ei au analizat toate cercetarile in domeniul evaluarii, efectuate timp de 30 de ani, si au urmarit evidentierea infuentelor pe care le-ar putea avea folosirea diferitelor tipuri de formulare, precum si anumite caracteristici ale evaluatorului si ale celui evaluat. Un accent deosebit s-a pus pe cercetarea influentelor caracteristicilor ca sexul, rasa, varsta si nivelul educational al evaluatorului. Rezultatele studiului arata ca: barbatii nu sunt nici mai exigenti, nici mai indulgenti decat femeile in evaluare - sexul nu are relevanta in diferentele de evaluare; in ceea ce priveste rasa evaluatorului, s-a descoperit ca acestia au facut evaluari mai favorabile subordonatilor de aceasi rasa cu ei decat subordonatilor de alta rasa, in numai de 2% din cazuri; varsta evaluatorului nu infuenteaza; numai un studiu a indicat ca nivelul educatiei evaluatorului are efect asupra modului in care acesta isi apreciaza subordonatii. In concluzie educatia evaluatorului nu are importanta practica.

La inceputul anului 1995, Tower Perrin, o mare firma de consultanta din S.U.A., a prezentat rezultatele unei cercetari, facute prin anchetarea a 300 de directori executivi din companii medii si mari. Studiul a urmarit investigare imaginii pe care o aveau executivii despre angajati. Din raportul studiului a reiesit ca noua din zece executivi superiori au considerat oamenii ca fiind resursa cea mai importanta a companiei si 98% au afirmat ca performanta imbunatatita a angajatilor ar duce la cresterea performantei organizatiei. Cu toate acestea, cand li s-a cerut clasificarea strategiilor dupa probabilitatea cu care acestea aduc succes organizatiei, executivii au clasat cele doua probleme umane, investitia in oameni si performanta umana, aproape de limita inferioara a ierarhiei. Studiul a aratat ca imaginea pe care o aveau executivii despre angajati varia dupa rolul acestora. Astfel, finantistii vedeau oamenii strict ca un cost implicat, iar managerii de linie au corelat mai mult investitia in oameni cu strategia afacerii.

1.3.6. Evaluarea performantelor in Romania

Metoda aprecierii obiective personalitatii, elaborata de Gh. Zapan, a fost initial experimentata in scoala cu scopul obtinerii unor aprecieri obiective a elevilor atat in vederea cunoasterii, cat si a orientarii lor profesionale. Ea este insa utilizabila si in evaluarea comportamentului, cu ocazia unor cercetari psihologice de laborator, selectia personalului sau aprecierea eficientei profesionale cu diferite ocazii. In domeniu, insa, predomina lucrarile specialistului H. D. Pitariu, profesor la Universitatea 'Babes - Bolyai' din Cluj, doctor in psihologie. Majoritatea cercetarilor si lucrarilor sale se concentreaza pe probleme de psihologie organizationala.

Practica evaluarii in intreprinderile din Romania inainte de 1989 se orienta in special spre munca direct productiva, masurarea productivitatii realizandu-se prin compararea rezultatelor cu normele stabilite. In ceea ce priveste evaluarea personalului TESA si a celui de conducere, aceasta consta intr-o caracterizare generala de tip eseu, bazata de cele mai multe ori pe trasaturi de personalitate ale angajatului, asa cum erau percepute de catre superior, apreciere de sfarsit de an, care rareori se referea la aspecte concrete de performanta.

Schimbarea mentalitatii legate de evaluare nu este o treba tocmai usoara. Ideea introducerii unor sisteme de evaluare bazate pe criterii de performanta starneste rezistenta oamenilor obisnuiti cu lipsa acestora. Teama legata de evaluare poate avea mai multe cauze, printre care alegerea arbitrara a criteriilor sau posibilitatea folosirii lor abuzive.

Sondajul efectuat in vara anului 2000 de Institutul Roman de Cercetari Economico-Sociale si Sondaje (IRECSON) asupra a 350 de firme private din Bucuresti a reusit sa puna in evidenta o situatie paradoxala: managerii sunt constienti de necesitatea si beneficiile evaluarii personalului, dar nu sunt dispusi sa o faca. Aceasta constatare este valabila in multe firme romanesti, mai ales ca departamentul de resurse umane deseori este slab organizat sau si mai rau lipseste cu desavarsire, proprietarul sau managerul fiind cel care hotaraste in acest domeniu.

1.3.7. Tendinte de evolutie in viitor

Daca ne referim la ultimii 30-40 de ani, de cand evaluarea performantelor a devenit o practica manageriala raspandita, putem observa doua tendinte principale ale acesteia. Prima tendinta se refera la transformarea treptata a evaluarii bazate pe trasaturi de personalitate in evaluare care are drept criterii comportamentul si rezultatele finale ale angajatilor. Cea de a doua are in vedere scopurile in care s-a folosit pe parcurs evaluarea. Intial, acestea erau numai scopuri administrative, ca promovarea, eliberarea sau cresterea salariului, ca mai tarziu sa capete prioritate scopurile privind dezvoltarea angajatilor si cea organizationala, planificarea afacerii, precum si perfectionarea intregului sistem de resurse umane.

In viitorul apropiat evaluarea performantelor va trebui sa se adapteze la noile tendinte ale proceselor de management. Dintre influentele asupra viitorului evaluarii performantelor cele mai importante sunt:

cresterea utilizarii structurilor organizationale bazate pe echipe autoconduse

( autonome ) - dezvoltarea acestor structuri organizationale reprezinta o schimbare dramatica si ingenioasa fata de structurile clasice concepute de H. Fayol, M. Weber si Fr. Taylor; echipele de lucru autoconduse sunt grupuri oficial constituite, cu caracter permanent, ai caror membrii lucreaza impreuna pentru realizarea unor sarcini sub o supraveghere redusa. Persoanele care fac parte dintr-o echipa autocondusa sunt policalificate, capabile sa realizeze toate sarcinile ce revin grupului in ansamblu. Pregatite in domeniu si imputernicite, ele isi asuma responsabilitatea pentru marea majoritate a sarcinilor manageriale care ar fi revenit in mod obisnuit superiorului lor ierarhic; prima dilema a evaluarii performantelor este aceea ca procesele si formaularele de evaluare s-au proiectat in principal pentru indivizi; a masura performanta unui grup folosind instrumente concepute pe baze individuale este o treaba dificila; unde se opreste contributia individuala a membrilor echipei si de unde incepe contributia comuna este intrebarea fundamentala a evaluarii performantelor grupurilor;

cresterea interesului pentru managementul calitatii totale - se bucura de un interes sporit in practica manageriala a ultimelor decenii; sustinatorii managementului calitatii totale aduc critici evaluarii performantelor individuale; conform principiului fundamental al managementului calitatii totale, produsele si serviciile de calitate sunt o functie a sistemului in care au fost produse; managementul calitatii totale pune accentul pe factorii de sistem, promoveaza managementul sistemului si minimizeaza diferentele individuale dintre angajati, in timp ce sistemele de evaluare a performantelor se focalizeaza pe performantele individuale ale acestora; responsabilitatea calitatii defectuoase este atribuita de evaluarea performantelor indivizilor, iar TQM-ul o atribuie unor greseli din sistem; intr-o organizatie bine condusa angajamentul atat fata de calitatea sistemului, cat si fata de performanta individuala poate servi drept pilon dual ce sprijina performanta organizationala;

programele create pentru evaluare autonoma a performantelor cu ajutorul calculatorului - exista pachete de programe special concepute pentru a furniza asistenta in procesul de evaluare; de exemplu, evaluatorii pot alege dintr-o lista de modele predeterminate, proiectate pentru diferite posturi; dar orica te sofisticate si perfectionate ar fi programele, calitatea partii celei mai importante a procesului de evaluare, si anume interviul de evaluare, nu poate fi controlata de calculator;

ideile noi si creativitatea persoanelor ce vor fi implicate in crearea sistemelor de evaluare - viitorul evaluarii performantelor depinde in mare masura de spiritul inovator al persoanelor implicate in crearea sistemelor de evaluare; in companiile occidentale, unde exista traditie indelungata pentru evaluarea performantelor, sunt numeroase exemple pentru modul cum acestea au renuntat la tehnicile conventionale, creand sisteme noi, neobisnuite, care insa par a fi mult mai potrivite scopurilor evaluarii; un astfel de exemplu este evaluarea realizata de catre colegi in organizatia NRL Federal Credit Union din S.U.A., unde se considera ca fiecare angajat aduce experiente personale si talente unice, credinte si stiluri de comunicare, a caror combinare constituie esenta formarii echipelor de lucru eficace.

1.3.8. Evaluarea performantelor profesionale: parte integranta a

managementului performantei

Managementul performantei a aparut la sfarsitul anilor '80, ca o reactie la aspectele negative ale evaluarii performantelor existente pana atunci: gradarea dupa merit, managementul prin obiective si evaluarea comportamentului.

Dezvoltarea lui a fost favorizata de factori, cum ar fi: abordarea managementului resurselor umane intr-o viziune strategica si integratoare in strategia generala a organizatiei; recunoasterea faptului ca performanta poate fi evaluata si masurata doar in termenii unui model de 'intrari-proces-iesiri-efecte' si ca orice supraconcentrare a atentei numai asupra unuia dintre aceste aspecte va diminua rezultatele schemei de evaluare; atentia acordata conceptelor de 'perfectionare cotinua' si 'organizatia care invata'; constientizarea faptului ca managementul performantei este un proces ce trebuie infaptuit de catre managerii ierarhici de-a lungul anului si nu un eveniment anual dirijat de departamentul de personal; dezvoltarea conceptului de competenta.

Managementul performantei este o cale de a obtine rezultate individuale, de grup si organizationale mai bune, prin intelegerea si conducerea performantei intr-un cadru convenit al obiectivelor planificate si al cerintelor privind standardele si competentele. Este un proces de stabilire a intelegerii comune privind ce anume va fi realizat, o abordare a conducerii si dezvoltarii oamenilor intr-o maniera care sa creasca probabilitatea realizarii obiectivelor convenite.

Scopul general al managementului performantei este sa intemeieze o cultura a performantei, in care indivizii si grupurile sa-si asume responsabilitati pentru imbunatatirea continua atat a afacerilor, cat si a propriilor abilitati si contributii.

1.4. Definirea si caracterisicile evaluarii performantelor

Evaluarea perforamantelor consta in aprecierea gradului in care salariatii isi indeplinesc responsabilitatile ce le revin, in raport cu postul ocupat.

Activitatea de evaluare a performantelor este definita de Robert Bosquet ca fiind un ansamblu de proceduri standardizate vizand obtinerea informatiilor privind comportamentul profesional al salariatilor organizatiei. Explicarea acestei definitii presupune prezentarea urmatoarelor caracteristici: procedurile de evaluare folosite corespund viziunii firmei privind modul in care aceasta concepe sa faca afaceri, sa organizeze activitatile si sa orienteze personalul de care dispune; procedurile sunt standardizate, evitandu-se pe cat posibil efectele negative cauzate de cei care evalueaza; pentru ca aprecierile sa fie corecte se vor folosi numai informatiile fiabile; sistemul de obtinere a informatiilor este in stransa legatura cu ierarhia manageriala; un rol esential in evaluare il are comportamentul profesional, procedurile utilizate trebuind sa fie suficient de fiabile pentru a se evita distorsionarea rezultatelor ca urmare a influentei relatiilor afective dintre evaluator si evaluat.

P. Lemaitre defineste evaluarea ca fiind operatiunea de elaborare periodica a bilantului muncii depuse de colaboratori in scopul discutarii cu acestia a progreselor inregistrate si a masurilor necesare a fi luate in viitor. Astfel se completeaza conceptul de evaluare cu urmatoarele elemente suplimentare: este o operatiune periodica scrisa, evaluarea repetandu-se la anumite intervale de timp; este un bilant al muncii depuse, evaluarea realizandu-se prin raportare la obiectivele stabilite de seful ierarhic; permite o evaluare a sanselor de evolutie viitoare; presupune discutii cu personalul.

In practica, procesul de evaluare cunoaste o serie de particularitati asa cum se poate observa in figura 2:

Figura 2: Sistemul de evaluare a performantelor

Evaluarea perforamantelor poate avea un efect benefic, atat pentru organizatie, cat si pentru indivizi numai daca este efectuata in mod corect.

Corectitudinea determinarilor depinde in mare masura de calitatea metodelor folosite, ceea ce presupune: validitatea rezultatelor; echivalenta rezultatelor ( evaluatori diferiti ajung la acelasi rezultat ); fidelitatea rezultatelor ( capacitatea de a furniza rezultate identice la o aplicare repetata ); omogenitatea interna ( mai multe componente ale aceluiasi instrument, masurand acelasi element, indica acelasi rezultat ); sensibilitatea instrumentelor folosite ( capacitatea de a masura diferenta reala dintre subiecti ).

Evaluarea resurselor umane, ca activitate complexa a managementului resurselor umane, presupune deci: evaluarea potentialului psihosocioprofesional al resurselor umane; evaluarea comportamentului resurselor umane; evaluarea performantelor realizate intr-o perioada de timp de catre resursele umane angajate in organizatie.

1.5. Metode de evaluare a performantelor

In evaluarea performantelor se folosesc o serie de metode, ce pot fi grupate in mai multe categorii. Criteriile de clasificare a metodelor de evaluare intalnite in literatura de specialitate sunt diferite.

1.5.1. Metode de evaluare bazate pe trasaturile evaluatului

Trasatura comuna a metodelor incluse in aceasta grupa este evaluarea angajatului prin prisma insusirilor lui personale. Nu se pune accent pe ceea ce face individul sau pe rezultatele pe care le obtine, ci se cauta raspuns la intrebarea: 'Ce fel de persoana este?'

Primele evaluari ale performantelor au adoptat aceasta abordare. Evaluarile au constat in intocmirea unor liste de caracteristici personale despre care se considera ca posesia lor ar determina o buna performanta. Sarcina evaluatorului era marcarea casutelor corespunzatoare diferitelor trasaturi, in masura in care evaluatul respectiv le poseda.

Scalele de evaluare a trasaturilor sunt folosite si azi, insa combinate cu aprecierea comportamentelor sau a competentelor. In unele domenii ale managementului resurselor umane se justifica studierea trasaturilor individuale. Astfel, in selectia candidatilor la angajare, la alegerea candidatilor pentru promovare sau cand obiectivul este dezvoltarea managerilor trasaturile individuale conteaza.

1.5.1.1.Testele psihometrice

Testul este definit ca fiind o proba standardizata, vizand determinarea cat mai exacta a gradului de dezvoltare a unei insusiri psihice sau fizice. Standardizarea consta in obligatia da a aplica exact aceeasi proba, in exact aceleasi conditii psihologice, utilizand un consemn identic pentru toti subiectii. In majoritatea cazurilor se urmareste si standardizarea interpretarii rezultatelor, elaborandu-se criterii precise de apreciere si chiar etaloane ( unitati de masura ).

Testele etalonate mai sunt denumite si psihometrice. Acestea pot fi de patru feluri, si anume: teste de inteligenta si dezvoltare intelectuala; teste de aptitudini si capacitati; teste de personalitate, referindu-se la trasaturi de caracter si temperamentale si teste de cunostinte. Testele psihometrice sunt utilizate, in principal, in selectia si promovarea angajatilor, pentru evaluarea potentialului acestora.

Deseori testarea candidatilor este facuta in cadrul organizatiei de catre cei specializati in acest domeniu. Evaluarea facuta de consultantii externi include, de obicei, o baterie de teste de abilitati cognitive ( verbale, gandire logica, gandire creativa ), unul sau doua teste de personalitate si un interviu aprofundat cu consultantul. Ele trebuie folosite in asociere cu alte surse de informatii, cum ar fi performantele actuale, progresul in cariera si, posibil, un interviu.

1.5.1.2. Scale grafice de evaluare

Scalele grafice de evaluare fac parte dintre cele mai raspandite metode de apreciere a angajatilor. Principiul de baza consta in evaluarea separata a fiecarui angajat la o serie de caracteristici personale/profesionale, carora li se ataseaza in prealabil cate o scala cu mai multe trepte. Sarcina evaluatorilor este sa marcheze pe scala respectiva pozitia unde considera ca se incadreaza persoana evaluata la caracteristica aceea.

Cele mai raspandite sunt scalele cu 5 niveluri. Acestea cuprind doua niveluri superioare de performanta, unul pe deplin satisfacator sau mediu si doua calificative sub mediu. Utilizarea lor larga se datoreaza preferintelor evaluatorilor pentru acest grad de finete in definirea performantelor, putand usor recunoaste nivelul mediu si distinge pe cei care intra in categoriile mai inalte sau mai joase.

Totodata, aceasta scala este in concordanta cu curba distributie normale conform careia categoria mijlocie include 60% din populatie, urmatoarea mai inalta si mai joasa contine fiecare cate 15%, iar restul de 10% se distribuie intre categoriile 'cei mai buni' si 'cei mai slabi'. Curba distributie normale a fost initial aplicata in testarea inteligentei, in distributia coeficientului de inteligenta. S-a presupus apoi ca si abilitatea generala se distribuie in acelasi fel. Totusi, aceasta presupunere este indoielnica intrucat nu a fost sustinuta de cercetare.

1.5.1.3. Sisteme de comparare a persoanelor

In timp ce scalele grfice de evaluare privesc angajatul ca pe o individualitate, sistemele de comparare a persoanelor opereaza cu grupuri de indivizi care sunt comparati unii cu altii. Rezultatul aplicarii unui sistem de apreciere prin comparare este o ierarhizare in care cel mai bun angajat primeste rangul 1, urmatorul rangul 2 si asa mai departe.

Compararea se poate efectua in mai multe moduri, si anume:

clasificarea consta in elaborarea de catre evaluator a unei liste in care salariatii sunt ierarhizati conform unui criteriu ( eficienta personala, receptivitate fata de nou, cunostinte tehnice etc. ); clasificarea se face in sens descrescator; procedandu-se astfel se obtine ordonarea salariatilor, marimea diferentei dintre indivizi fiind considerata egala; corectitudinea unei astfel de clasificari poate fi afectata de: valoarea grupului din care fac parte indivizii ale caror performante sunt comparate ( ultimul clasat intr-un grup foarte bun poate fi primul intr-un grup foarte slab ), subiectivismul celui care evalueaza, aplicarea unor standarde variabile de performanta;

compararea pe perechi este o tehnica sistematica de comparare a unui individ cu toti ceilalti din grup; evaluarea se poate face pe insusiri separate sau pe baza performantei globale, in functie de obiectivul urmarit; numarul comparatiilor se calculeza dupa formula:

unde 'n' este numarul persoanelor evaluate; rezultatele compararii se trec intr-o matrice D, in care elementele d_ij se obtin astfel:

- daca P_i este mai performant decat P_j ( x_i>x_j ) atunci d_ij=1;

- daca P_i<P_j, atunci d_ij=0;

- daca P_i~P_j, deci sunt la fel de performanti, cei doi vor fi reprezentati in matricea D printr-o singura linie si coloana;

- persoanele se autodomina, deci P_i>P_i si deci d_ii=1; aceasta metoda devine dificila in cazul unui numar mare de persoane de comparat;

3. distributia fortata este folosita atunci cand numarul persoanelor de evaluat este mare si cand nu se pretinde realizarea unei discriminari fine, realizandu-se astfel o repartitie grosiera; conform acestei metode se cere evaluatorului sa respecte distributia normala a lui Gauss si sa incadreze pe fiecare subiect intr-o clasa, in baza unor procente de distributie stabilite anterior.

1.5.2. Metode de evaluare bazate pe comportament

Abordarea care se concentreaza pe comportamentul angajatului este mult mai acceptata si importanta. In cadrul acestei abordari se cauta raspunsuri la intrebarea: 'Cum procedeaza individul in postul sau?'. Evaluarea in functie de coportament are deosebita importanta pentru imbunatatirea performantelor. Nici trasaturile de personalitate si nici rezultatele in sine nu vor furniza angajatului informatii referitoare la ce anume trebuie sa faca sau de ce anume are nevoie pentru a-si mentine, sau pentru a-si imbunatati performantele. In literatura de specialitate se foloseste si termenul de 'factor de performanta', ca denumire generica pentru abilitati, competente, comportamente, cunostinte si alte atribute ale individului, care sunt importante pentru obtinerea rezultatelor dorite si de aceea, urmarite in evaluare. Determinarea factorilor de performanta, ce vor sta la baza sistemului de evaluare a performantelor, este sarcina organizatiei, intrucat acestia raman constanti, indiferent de cine ocupa posturile respective. In alegerea factorilor de performanta ce vor fi inclusi in formularele de evaluare se va tine seama de: numarul categoriilor de posturi, relevanta lor pentru natura postului, misiunea organizatiei, numarul factorilor alesi, cantarirea factorilor.

Inainte de toate, organizatia trebuie sa decida cate seturi de factori de performanta trebuie sa selecteze pentru evaluare. Formularul de evaluare a performantelor trebuie sa reflecte elementele misiunii si valorile organizatiei. O alta problema este numarul factorilor ce vor fi inclusi in formularul de evaluare. Literatura de specialitate recomanda ca numarul acestora sa nu depaseasca 12.

1.5.2.1. Tehnica incidentelor critice

Aceasta tehnica se inspira din studiile lui Fr. Galton reluate mai tarziu de Gordon si care se bazau pe culegerea si analiza cazurilor anecdotice intalnite intr-o activitate oarecare. Metoda consta in consemanarea de catre manager a tuturor intamplarilor critice care semnifica aspectele pozitive si negative ale activitatii angajatilor din subordine.

Incidentele sunt inregistrate in jurnalul managerului, saptamanal sau chiar zilnic, incadrate in 'categorii' desemnate anterior. Tehnica incidentelor critice furnizeaza informatii utile pentru interviul de evaluare. Deoarece informatiile se refera la aspectele calitative ale performantei, metoda se foloseste combinat cu o evaluare cantitativa.

Dezavantajul metodei consta in consumul substantial de timp, necesar notarii zilnice a incidentelor de catre manageri. Metoda poate avea si efecte pe plan psihologic, salariatii fiind ingrijorati de cele ce isi noteaza seful despre ei, insemnarile capatand semnificatia unei 'liste negre'.

Lista incidentelor critice reprezinta un instrument indispensabil in elaborarea si utilizarea altor doua metode de evaluare a performantelor, si anume: metoda scalelor de evaluare cu ancore comportamentale si metoda scalelor de observare a comportamentului.

1.5.2.2. Liste de comportament sau de control ponderate

Instrumentul de evaluare al acestui sistem consta dintr-o lista de comportamente de munca legate de un post, prezentate sub forma de propozitii afirmative. Evaluatorul selectioneza acele afirmatii care sunt caracteristice persoanei evaluate. Fiecarui item din cadrul listei i se acorda in prealabil, de catre expertii care elaboreaza instrumentul, o anumita valoare scalara care nu este aratata evaluatorului. Nivelul performantei angajatului se stabileste prin insumarea valorilor scalare ( ponderilor ) corespunzatoare comportamentelor indicate de catre evaluator ca fiind caracteristice persoanei respective.

Dintre dificultatile utilizarii acestei metode amintim: afirmatiile pot avea sensuri diferite pentru cei care evalueaza; atribuierea de ponderi neadecvate itemilor de catre expertii care construiesc lista; nu permite evaluatorului discriminarea a doua sau mai multe persoane carora le sunt potriviti aceiasi itemi, dar care au rezultate diferite.

1.5.2.3. Evaluare prin alegere fortata

Aceasta metoda de evaluare a fost initiata de U.S Army dupa al II-lea razboi mondial. In principiu, tehnica alegerii fortate consta in selectarea de catre evaluator dintr-un grupaj de patru comportamente un comportament care sa descrie cel mai bine angajatul si unul care ii este cel mai putin caracteristic.

O scala tipica de alegere fortata contine intre 15 si 50 de itemi, constituiti din cate 4 afirmatii, ce reprezinta o combinatie de aspecte pozitive si negative referitoare la performanta.

Avantajul principal al acestei metode consta in gradul sporit de obiectivitate al evaluarii. Asa cum sugereaza denumirea, aceasta tehnica forteaza evaluatorul sa aleaga continuu din alternative egal de favorabile/defavorabile, evitandu-se astfel tendintele de favoritism.

Dezavantajele metodei deriva din faptul ca valorile discriminatorii si ponderile acordate diferitelor afirmatii din cadrul celor patru nu sunt cunoscute de catre evaluatori.

1.5.2.4. Scale de evaluare cu ancore comportamentale

Aceasta metoda a fost propusa de catre Smith si Kendall si consta in evaluarea performantei prin comportamente specifice diferitelor niveluri de performanta.Caracteristica majora a unei scale de evaluare cu ancore comportamentale este aceea ca ea se proiecteaza pentru aprecierea performantei dintr-un anumit post. Intrucat elaborarea acestor tipuri de scale necesita munca laborioasa, implicand eforturile conjgate ale mai multor grupuri de experti, metoda se foloseste indeosebi in situatiile in care mai multi salariati desfasoara activitati similare sau comparabile.

Sistemul de evaluare a performantelor bazat pe scalele comportamentului asteptat pune la dispoztia evaluatorilor o lista a tuturor dimensiunilor importante ale muncii, a responsabilitatilor principale ale pozitiei ce urmeaza sa fie evaluata. Pentru fiecare dimensiune, formularul contine o scala grafica de evaluare. In locul semnelor, definitiilor sau descrierilor, fiecare punct de pe scala contine un exemplu de comportament ce se asteapta sa-l aiba persoana la acel nivel de performanta.

Evaluatorul citeste comportamentele de pe lista, ce reprezinta diferite niveluri de performanta. Le compara cu comportamentele actuale, observate in perioada de evaluare la detinatorul postului si selecteaza ce este foarte apropiat de coportamentele observate.

Aceasta metoda se raporteaza la un post si atributiile sale, iar la crearea instrumentului de evaluare participa, de regula, atat ocupantii acelui tip de post, cat si evaluatorii. Din aceasta cauza are o larga acceptabilitate, oamenii o considera corecta. Una dintre limitele metodei o constituie utilizarea in evaluare a unui numar mai restrans de criterii de performanta decat numarul acestora, identificate in urma analizei postului.

1.5.2.5. Scale de observare a comportamentului

Scalele de observare a comportamentului sunt similare cu scalele de evaluare cu ancore comportamentale, intrucat amandoua se focalizeaza pe comportamente observabile, legate de performanta. Totusi primele sunt mai usor de utilizat de catre evaluator. Evaluatorul va indica frecventa cu care apare la evaluat un anumit comportament specific unui criteriu de performanta.

Elaborarea scalelor de observare a comportamentului necesita participarea atat a detinatorilor posturilor, cat si a supraveghetorilor si a analistilor posturilor. Dupa ce participantii la elaborare indentifica criteriile de performanta si itemii comportamentali specifici acestora se ataseaza fiecarui item o scala Likert de 5 puncte.

Scalele de observare a comportamentului deriva dintr-o analiza sistematica a postului la care participa si angajatii. Acest lucru faciliteaza intelegerea si implicarea in procesul de evaluare. Metoda are o larga acceptabilitate, atat in randul managerilor, cat si in cele ale subordonatilor. Ele au un continut mai bine fundamentat in sensul ca sunt incluse in formular acele comportamente care diferentiaza perfomerul de succes de cel fara succes.

1.5.3. Metode de evaluare bazate pe rezultate

Pentru a evalua rezultatele eforturilor unei persoane trebuie sa raspundem la urmatoarele intrebari: Care sunt diferitele domenii in care individul isi va concentra eforturile? ( responsabilitatile ) Ce scopuri si obiective asteptam sa atinga persoana in cadrul fiecarui domeniu? ( obiectivele ) Cum vor fi masurate rezultatele produse de acea persoana? Cum vom deosebi performanta buna de cea slaba? ( standardele de performanta sau masurile ).

Intr-un sistem eficace de evaluare a performantelor, managerul si subordonatul se intalnesc la inceputul perioadei de evaluare pentru a revizui responsabilitatile, a stabili obiectivele si a se pune de acord privind modul in care performantele vor fi masurate.

Responsabilitatile au rolul etichetelor sau al denumirilor: ele identifica ariile in limitele carora o persoana este responsabila de atingerea obiectivelor, aranjeaza domeniul larg ce formeaza un post in portiuni distincte. Responsabilitatile nu sunt exprimarea obiectivelor sau a rezultatelor ce vor fi obtinute in cadrul fiecarui domeniu. De cele mai multe ori, responsabilitatile sunt stabile si se schimba putin de la an la an; in schimb, obiectivele variaza si sunt revizuite cel putin anual.

In cadrul fiecarei responsabilitati se stabilesc obiectivele pe care angajatul respectiv va incerca sa le atinga in perioada stabilita.

A treia chestiune ce trebuie rezolvata in construirea unui sistem de evaluare a performantelor bazat pe rezultate este stabilirea standardelor de performanta in comparatie cu care se evalueaza rezultatele. Exista patru modalitati prin care rezultatele pot fi masurate in mod direct, si anume: calitatea, cantitatea, costul si timpul.

1.5.3.1. Managementul prin obiective

Cea mai cunoscuta metoda de evaluare a performantelor bazata pe rezultate este managementul prin obiective. Creatorul ei este considerat Peter Drucker. In cartea sa ' The Practice of Management', aparuta prima data in 1955, el a prezentat o viziune noua asupra managementului, bazata pe integrarea obiectivelor individuale cu cele ale organizatiei.

MPO este mai mult decat un sistem de evaluare a performantelor. Este, inainte de toate, o filozofie de management, un set de idei si credinte despre cum ar putea fi organizata, condusa si controlata o firma eficienta. MPO este, de asemenea, o metoda de management, implicand un proces sistematic prin care se asigura obtinerea rezultatelor dorite de intreprindere, un sistem de planificare, evaluare si de control organizational. Ca filozofie, MPO pune accentul pe previziunea si influentarea viitorului si nu pe reactia de raspuns la trecut. Se bazeaza pe realizari si rezultate.

Procesul MPO, asa cum il descriu cei mai multi autori si cum este practicat in cele mai multe organizatii care l-au adoptat, implica parcurgerea urmatoarelor etape: formularea misiunii organizatiei si a planurilor strategice; dezvoltarea obiectivelor organizationale; stabilirea obiectivelor derivate pentru unitatile operative majore; alegerea unor obiective si standarde de performanta realistice si stimulative pentru membrii organizatiei; formularea planurilor de actiune pentru realizarea obiectivelor stabilite; implementarea planurilor de actiune si efectuarea corecturilor, cand acestea sunt necesare pentru atingerea obiectivelor; revizuirea periodica a performantei in comparatie cu scopurile si obiectivele stabilite; evaluarea intregii performante, intarirea comportamentului si a motivatiei.

MPO are insa un element in plus care il diferentiaza de metodele de evaluare bazate pe trasaturile evaluatului si de cele bazate pe comportament, si anume: asigura reluarea formularii, negocierii si acceptarii unor noi obiective si planuri de actiune. Astfel, MPO nu este un eveniment, ci un proces.

MPO utilizeaza formulare de evaluare, care sunt caracterizate de simplitate. Cele mai multe formulare contin un spatiu unde se inscriu la inceputul perioadei obiectivele de indeplinit si un alt spatiu, unde se va face analiza performantelor la sfarsitul perioadei.

Dintre avantajele MPO amintim: cand obiectivele sunt cuantificabile este usor de determinat in ce masura acestea au fost realizate, deci evaluarea performantelor poate fi obiectiva; incurajeaza inovatia si creativitatea, dat fiind faptul ca angajatii sunt liberi sa determine cum vor atinge scopurile; poate sa conduca la intarirea motivatiei si imbunatatirea performantei; poate sa rezulte un avantaj al coordonarii.

Dintre dezavantaje amintim: dificultatea sau, unori, imposibilitatea efectuarii comparatiilor intre oameni, dat fiind faptul ca acestia au obiective diferite; MPO tinde sa esueze datorita nu numai naturii sale birocratice si centralizate, dar si accentului exagerat ce se pune pe rezultatele cuantificabile, neacordand atentie factorilor calitativi si aspectelor comportamentale ale performantei.

1.5.3.2. Metoda listei de responsabilitati

In timp ce managementului prin obiective ii este caracteristica stabilirea obiectivelor si a standardelor de perforamanta prin negociere si comun acord intre subordonati si supervizori, in cadrul metodei listei de responsabilitati obiectivele si standardele se determina, partial sau in intregime, de catre manageri. Aceasta metoda consta dintr-un grupaj de cerinte care revin unui anumit loc de munca. Cel evaluat este comparat cu fiecare cerinta, stabilindu-se daca intruneste exigentele cuprinse in setul de responsabilitati ale postului de munca ocupat. Precizarea responsabilitatilor pe care le comporta un post se face in baza analizei si descrierii postului respectiv.

Avantajul principal al acestei metode este comparabilitatea rezultatelor obtinute in urma evaluarii, data fiind evaluarea acelorasi criterii de evaluare pentru toate posturile de acelasi gen.

Dezavantajul major al metodei deriva din avantajul mentionat, privit sub alt unghi: fixarea responsabilitatilor unui post, ce vor constitui criterii exclusive de evaluare a performantelor, poate fi vazuta ca transformarea posturilor in cateva categorii rigide de elemente constitutive, neglijandu-se aspectele individuale prin care posturile de acelasi gen se deosebesc intre ele.

1.5.4. Caracterizarea generala a performantei: metoda eseului

Cea mai simpla metoda de evaluare este cea a eseului. Aceasta forma narativa de evaluare nu se focalizeaza pe ceva anume din aspectele performantei, in schimb, managerul va descrie realizarile si potentialul, punctele tari si cele slabe ale fiecarui angajat.

In cadrul evaluarii prin eseu evaluatorul nu are nevoie de un formular anume. Pot fi indicate cateva linii directoare sau domenii pe care managerul trebuie sa le acopere in comentariul sau, ramanandu-i o larga libertate de decizie asupra a ceea ce va include sau ignora in descriere.

Cand sunt bine facute, eseurile de evaluare pot furniza indivizilor un feedback detaliat si profund. Nefiind impuse restrictiile unei anumite structuri, managerul poate folosi evaluarea pentru a evidentia aspectele originale ale realizarilor si a discuta domeniile unde este nevoie de imbunatatire.

Sunt rare sistemele de evaluare care se bazeaza in exclusivitate pe metoda eseului. De obicei, eseul constituie o parte a unui sistem mai complex de evaluare, indiferent daca evaluarea este orientata spre trasaturi, comportament sau rezultate.

1.5.5. Erori si probleme potentiale in evaluarea performantelor

Erorile de evaluare sunt erori de judecata ce apar in mod sistematic cand un individ observa si evalueaza un altul. Ele pot fi definite ca o diferenta intre rezultatul judecatii umane si rezultatul unei evaluari obiective, neinfluentate de prejudecati, tendinte sau alti factori subiectivi.

Dificultatea corectarii acestor erori este determinata de faptul ca, de obicei, evaluatorii nu sunt constienti de ele sau, chiar daca sunt constienti, nu sunt capabili sa le corecteze. Evaluarile eronate pot rezulta in promovari, transferuri, retrogradari sau recompensari necorespunzatoare. Erorile cele mai frecvente includ: efectul halo, eroarea de contrast, eroarea tendintei centrale, eroarea indulgentei/exigentei, prejudecati personale, efectul intamplarilor recente, influente transculturale, standarde variabile de la un angajat la altul.

Efecul halo apare atunci cand evaluarea pozitiva sau negativa a unei persoane la un criteriu de evaluare se extinde si asupra altor criterii.

Eroarea de contrast rezulta din compararea persoanelor intre ele si nu cu standardele de performanta. Aceasta eroarea apare cel mai adesea in selectia persoanlului.

Eroarea tendintei centrale se refera la tendinta evaluatorilor de a evita valorile extreme ale scalei de evaluare si de a atribui cu precadere calificative medii. Prin neacordarea calificativelor negative evaluatorul urmareste evitarea nemultumirilor celor evaluati, iar prin neacordarea notelor superioare se fereste sa fie acuzat de indulgenta si favoritism.

Eroarea indulgentei/exigentei - indulgenta consta in tendinta evaluatorului de a atribui calificative favorabile tuturor angajatilor; exigenta este opusul, adica tendinta de a folosi numai polul defavorabil al scalei de evaluare.

Prejudecatile evaluatorului legate de varsta, sexul, nationalitatea si religia angajatilor pot duce la evaluarea eronata a acestora.

Distorsiunea evaluarii se poate datora si accentului care se pune pe evenimentele recente, neglijand pe cele vechi, care insa sunt relevante pentru performanta angajatului. Acest tip de eroare apare mai frecvent in utilizarea metodelor de evaluare bazate pe comportament, care presupun inregistrarea tuturor incidentelor critice din perioada de evaluare. Neglijarea notarii acestora de catre evaluator poate duce la aparitia acestei erori.

Influentele transculturale in evaluare apar, in special, in organizatiile transnationale. Fiecare evaluator are anumite asteptari privind comportamentul angajatilor de evaluat, asteptari determinate de valorile si cultura la care apartine acesta. In situatia in care evaluatorul trebuie sa aprecieze angajati apartinand altei culturi, cu alte valori si credinte, evaluarea poate fi distorsionata datorita diferentelor culturale.

Utilizarea standardelor variabile in evaluarea angajatilor ce ocupa posturi similare se datoreaza in primul rand proiectarii defectuoase a schemei de evaluare, iar in al doilea rand interpretarii gresite a standardelor de catre manageri. Prin deficienta proiectarii se intelege o definire neclara a standardelor si criteriilor de evaluare ce lasa loc interpretarilor diferite.

2. PREZENTAREA GENERALǍ A SOCIETǍTII COMERCIALE

ROMKUVERT S.R.L

2.1. Date generale despre infiintare

Societatea comerciala Romkuvert S.R.L este o societate mixta romano-germana, parte integranta a concernului Mayer. Grupul Mayer-Kuvert este cea mai mare companie particulara producatoare de plicuri din Europa. Acest grup este alcatuit din intreprinderi specializate intr-un singur domeniu, capabile sa ofere cele mai bune produse si servicii. Clientii beneficiaza de calitate in peste 30 de locatii in Europa, in care lucreaza peste 800 de persoane. A fost infiintata in data de 1 iunie, anul 1994 avand urmatoarea structura a capitalului: 95 % de origine germana, fiind trei asociati, cetateni germani si 5 procente din capitalul social de origine romana.

Sediul firmei se afla in sectorul 3, in Bucuresti, Str. Drum Intre Tarlale nr. 41. Firma dispune de o hala de productie proprie, cu o suprafata de 1, 000 mp si un depozit de aproximativ 800 mp. In cadrul halei de productie sunt instalate 8 masini pentru producerea diferitelor dimensiuni si forme de plicuri, pentru taierea si aplicarea ferestrei plicurilor, 3 masini de tiparit si 1 aparat pentru expus filmele, necesare masinilor de tiparit.

2.2. Obiectul de activitate

Conform statutului sau, S.C. Romkuvert S.R.L are urmatorul obiect de activitate:

producerea si comercializarea de plicuri si pungi de orice format si materii prime, ambalaje, caiete si produse de papetarie din hartie, agende, calendare, produse de reclama, afise, felicitari, carti postale, imprimate de orice tip si forma, masini si produse pentru tipografie ( cerneluri, becuri, piese de schimb, subansamble ), carti de vizita, dosare, formulare;

operatiuni de import-export pentru produsele mai sus mentionate si pentru produse alimentare, articole electrice si electronice, produse de uz indelungat, casnice si electrocasnice, bauturi alcoolice si nealcoolice, tricotaje ( confectii si metraj ), tesaturi, confectii, articole de incaltaminte, imbracaminte, lenjerie, produse din piele naturala si sintetica, articole de sport, produse cosmetice, produse din blana naturala si sintetica, articole si detergenti de spalare si albire, fructe si legume, produse din material plastic, ceramica, produse din sticla, lacuri si vopsele, chituri, covoare, articole de iluminat, automobile si autocamioane, piese de schimb aferente, baterii auto, hartie si celuloza (materie prima pentru hartie ), masini si piese de schimb industriale, agricole, mobila si produse din lemn, cafea, cacao, coloniale, articole pentru fumatori si tigari;

organizarea de licitatii, organizarea de intermedieri, depozitare, de inchiriere pentru diverse produse, mijloace fixe sau utilaje apartin societatii.

Dintre toate aceste activitati cuprinse in domeniul de activitate, conform actelor de constituire, S.C. Romkuvert S.R.L se ocupa cu producerea, importul si comercializarea plicurilor si pungilor din hartie, de toate formele si dimensiunile, inscriptionarea acestor produse.

Din aceasta activitate decurg si alte activitati adiacente, cum ar fi: importul de utilaje si materiale consumabile necesare producerii si tiparirii plicurilor, importul de autoturisme si autocamioane.

2.3. Produsele principale

Produsele fabricate, importate si comercializate de S.C. Romkuvert S.R.L sunt plicurile de hartie.

Plicurile se pot clasifica, in functie de mai multe criterii, iar pentru o mai buna intelegere a activitatii firmei, in cele ce urmeaza voi face o succinta prezentare a lor:

in functie de latura pe care se deschide plicul pot exista: plicuri ( deschiderea este pe latura mare ), care la randul lor pot fi: plicuri de cuvertat ( documentele sunt introduse cu ajutorul unor masini speciale, denumite masini de insertie ), plicuri pentru corespondenta (documentele sunt introduse manual in plic ); pungi ( cu deschidere pe latura mica ) - denumite si plicuri pentru documente;

in functie de modul de lipire exista: plicuri/pungi gumate; plicuri/ pungi autoadezive; plicuri/ pungi siliconice;

dupa culoarea si modul de finisare al hartiei distingem: plicuri/ pungi din hartie offset ( alba ); plicuri/ pungi din hartie kraft ( maro ); plicuri/ pungi din hartii speciale (diferite texturi, culori si gramaje ); pungi confectionate din hartie rezistenta la umezeala si la rupere ( Tyvek );

avand in vedere diferitele densitati ale hartiei, sau luand in considerare gramajul hartiei, asa cum denumesc specialistii aceasta caracteristica, putem intalni: plicuri/ pungi fabricate din hartie de 70 gr/ mp ( indigena sau de import ); plicuri/ pungi din hartie de 80 gr/ mp ( numai din import ); plicuri/ pungi din hartie de 90 gr/ mp; plicuri/ pungi din hartie de 100 gr/ mp; plicuri/ pungi din hartie de 120 gr/ mp;

dupa dimensiunea lor, exista: plicuri/ pungi C6 ( 114162 mm ); plicuri/ pungi DL ( 110220 mm ); plicuri/ pungi C5 ( 162229 mm ); plicuri/ pungi C4 ( 229324 mm ); pungi B4 ( 250353 mm ); pungi E4 ( 240324 mm ); plicuri cu dimensiuni speciale ( care nu se incadreaza in aceste dimensiuni si care sunt fabricate in functie de cererea clientului );

daca se ia in considerare existenta sau nu a ferestrei, distingem: plicuri/ pungi cu fereastra; plicuri/ pungi fara fereastra; plicuri/ pungi cu fereastra cu pozitionare speciala;

in functie de obiectele care se doresc a fi introduse in plic exista: pungi cu burduf; pungi cu protectie anti-soc ( cu bule ); plicuri pentru CD ( cu dimensiunea 124124 mm ); plicuri pentru carti de vizita ( 5592 mm );

luand in considerare tiparul plicului, la Romkuvert S.R.L. se produc: plicuri/ pungi cu tipar interior; plicuri/ pungi fara tipar interior; plicuri/ pungi cu tipar exterior (PAR AVION si colorate in masa ); plicuri/ pungi cu tipar exterior ( personalizate in functie de cererea clientului ).

Produsele firmei sunt comercializate pe baza de comenzi. Vanzarile se fac prin agenti comerciali, distribuitori ( inclusiv magazinele Cash&Carry ). In anul 2002, comenzile facute de primii trei clienti ai firmei au avut o pondere de 20 % din vanzarile anuale. Restul de 80 % au fost comenzi comerciale, din care 70 % de plicuri personalizate si 30 % plicuri simple, de productie proprie sau import.

Produsele firmei constau in: plicuri si pungi din hartii offset, hartii kraft si hartii speciale, coli cu antet, fluturasi si carti de vizita. Unele plicuri sunt fabricate manual (plicurile cu dimensiuni foarte mici sau foarte mari, plicuri din hartii de gramaje ce depasesc 150 gr/ mp ), iar celelalte sunt produse mecanizat. Tiparirea plicurilor (personalizarea ) se realizeaza fie in tipografia proprie ( pentru maxim trei culori ) si in diverse alte tipografii cu care S.C Romkuvert S.R.L colaboreaza ( pentru policromii ).

2.4. Furnizori si clienti

Activitatile elementare ale procesului de productie constau in tiparirea hartiei ( pentru plicurile personalizate in policromii ), prelucrarea primara a hartiei ( 'baterea', pentru a fi toate colile perfect aliniate inainte de stantare ), stantarea ( taierea in forma speciala pentru producerea plicului ), lipirea plicului, aplicarea sistemului de inchidere ( gumarea clapei si, atunci cand este cazul, aplicarea unui streif pentru protejarea stratului de silicon de pe clapa) , finisarea si ambalarea plicurilor. Asa cum reiese din cele enuntate mai sus, materia prima de baza este hartia.

Datorita domeniului de activitate furnizorii firmei Romkuvert S.R.L. pot fi grupati in noua categorii: furnizori de hartie, furnizori de cerneluri si alte materiale tipografice, furnizori de utilitati, de cleiuri si alti adezivi pentru hartie, furnizori de ambalaje, tipografii (unde se tiparesc policromiile ), transportatori, furnizori de servicii speciale, furnizori de plicuri speciale ( plicuri anti-soc si plicuri cu burduf ) si furnizori de materiale si servicii de innobilare a hartiei ( lacuire si plastifiere ).

Furnizori de hartie

Hartiile din care se produc plicurile sunt de o mare diversitate, atat din punct de vedere al texturii si culorii cat si din punct de vedere al densitatii. Exista hartii offset ( albe), hartii kraft ( maro ), hartii speciale si hartii reciclate. Una dintre calitatile cele mai apreciate de catre clienti este gradul de alb al hartiei din care este confectionat plicul, in cazul hartiilor offset. Cea mai alba hartie din lume este hartia Prestige, produsa la fabrica de hartie din Deucelles. Aceasta firma este unul dintre cei mai importanti furnizori ai S.C. Romkuvert S.R.L, care importa hartia ( 85 % din necesarul de offset ) direct din Franta. Celalalt furnizor de hartie offset, este fabrica de hartie din Braila, care produce numai hartii de 70 gr/ mp, cu un grad scazut de alb. Hartiile kraft sunt importate din Germania ( 60 % din necesar ), iar din Romania sunt achizitionate de la firma Dosoftei, din Filipestii de Padure.

Hartiile speciale sunt achizitionate de la cei trei importatori din Romania. Criteriul alegerii furnizorului este cel al existentei sau nu a respectivei hartii in stocul acestuia, deoarece preturile sunt comparabile, iar nivelul reducerii se stabileste in functie de cantitatea comandata.

Datorita numarului atat de mic de furnizori de hartie, se remarca urmatoarele caracteristici comune:

- cumparand in mod regulat de la aceeasi furnizori preturile si conditiile de livrare sunt dintre cele mai bune, ceea ce conduce la o profitabilitate mare;

- S.C. Romkuvert S.R.L. dispune de capacitati insemnate de productie, de aceea cererea de hartie este corelata in mod direct cu cererea de plicuri de un anumit tip, ceea ce conduce la costuri mici cu stocarea materiei prime.

In concluzie, piata hartiei se inscrie in categoria 'vaca de lapte', avand o dinamica scazuta, furnizori traditionali impartindu-si piata.

Furnizori de cerneluri si alte materiale tipografice

Doarece, din punct de vedere al tipografiei, S.C. Romkuvert S.R.L. are un consum mic de astfel de materii prime, s-a ales sa se lucreze cu un singur furnizor, acesta fiind ales dupa discount-ul acordat si dupa promptitudinea livrarilor, in timp devenind un furnizor traditional.

Furnizori de utilitati si alte servicii

Apa industriala, motorina, curentul electric, telefonia, internetul sunt utilitati necesare oricarei activitati economice, iar furnizorii majoritatii acestora detin monopolul pe piata.

Furnizori de cleiuri, adezivi si diluanti

Cleiurile, araceturile, adezivii siliconici si celelalte materii prime din aceasta categorie sunt importati direct din Germania deoarece, produsele sunt de o calitate superioara, iar preturile sunt foarte mici, comparativ cu cele de pe piata romaneasca. Acest lucru este posibil deoarece, toate membrele grupului Mayer se aprovizioneaza de acolo si producatorul ofera reduceri substantiale.

Furnizori de ambalaje

Desi la prima vedere poate parea ciudat, plicurile sunt niste produse perisabile, ambalajul fiind foarte important atat in timpul depozitarii cat si in timpul transportului. Deoarece sunt niste produse relativ ieftine, pentru ca transportul lor sa se efectueze in conditii de eficienta trebuie transportate cantitati cat mai mari. Pentru aceasta sunt suprapuse mai multe cutii, in interiorul masinii. De asemeni, cutiile trebuie personalizate, deoarece au dimensiuni asemanatoare si nu se rupe sigiliul lor decat de catre clientul final, numaratoarea bucatilor introduse in cutie se face automat, chiar de catre masina care le produce. In cazul in care cutiile au o rezistenta scazuta, se indoaie, calitatea plicului are de suferit.

Pentru cutiile de carton S.C. Romkuvert S.R.L. colaboreaza cu doi furnizori, alesi in functie de raportul calitate-pret, si in functie de distanta de sediul firmei, cutiile de carton fiind si ele, la randul lor un produs cu volum mare si valoare mica.

Tipografii

In conditiile economiei romanesti, care tinde spre standardele europene, cel mai mare consum se inregistreaza la plicurile personalizate. Daca la inceput personalizarea presupunea cateva culori acum tinde spre inscriptionarea plicurilor cu diverse imagini si sigle din ce in ce mai complexe ( din punct de vedere al numarului de culori si al modului de imbinare a acestora ).

S.C. Romkuvert S.R.L. dispune de trei masini de tiparit, care pot tipari, in conditii de eficienta pana la opt culori lineare. Policromiile insa, trebuie executate la una dintre cele doua tipografii cu care exista o colaborare traditionala. Un factor important in alegerea tipografiei este distanta dintre aceasta si sediul firmei, deoarece sunt transportate de doua ori colile din care se vor executa plicurile, ceea ce duce la costuri suplimentare. De asemeni, plicul, fiind perceput de consumatorii finali ca si purtator de valoare nu o valoare in sine, pretul sau trebuie sa se incadreze in niste limite foarte stricte, iar termenul de executie trebuie sa fie cat mai mic, de aceea trebuie micsorati cat mai mult timpii necesari activitatilor auxiliare ( cum ar fi transportul colilor intre firma si tipografie ).

Furnizori de plicuri speciale

Unul dintre principiile de organizare ale grupului Mayer- Kuvert, din care face parte si S.C. Romkuvert S.R.L., este specializarea fiecarei membre a grupului in producerea anumitor tipuri de plicuri. De exemplu, S.C. Romkuvert S. R.L. produce pungi de dimensiuni mari, mai mari decat C4 ( 229324 mm ). Plicurile anti-soc si plicurile cu burduf se produc numai la membrele din Germania, S.C. Romkuvert S.R.L. fiind nevoita sa le importe de acolo. In acest caz nu se poate vorbi de o negociere a pretului, acesta fiind stabilit de conducerea centrala, aflata in Germania.

Furnizori de servicii speciale

Asa cum am aratat anterior, majoritatea materiilor prime sunt importate direct de la producatorii leaderi in domeniul respectiv, de aici apare nevoia unei colaborari cat mai rapide cu acestia deoarece, de cele mai multe ori sunt necesare monstre din produsele importate de la acestia. Pentru coletaria rapida se apeleaza la firme de curierat rapid, acestia fiind o categorie de furnizori de servicii speciale. Deoarece se lucreaza in sistem barter, se colaboreaza cu o singura firma de curierat rapid.

De asemeni, numarul mare de importuri duce la necesitatea existentei unui furnizor de servicii vamale, acesta fiind ales pe baza distantei de sediul firmei, deoarece conditiile si preturile sunt comparabile.

Furnizori de materiale si servicii de innobilare a hartiei

In functie de cererile clientilor apare uneori necesitatea innobilarii hartiei din care sunt produse plicurile, aceasta consta in plastifierea sau lacuirea ei. Aceste servicii sunt prestate, in general, de catre firmele de publicitate, care dispunde aceste utilaje. Cu aceste firme, colaborarea este in sistem barter. Deoarece ponderea acestui gen de comenzi este foarte mica nu este necesara achizitia unor utilaje pentru astfel de procedee.

Clientii firmei Romkuvert sunt foarte eterogeni, din toate punctele de vedere, atat al dimensiunii lor cat si din punct de vedere al caracteristicilor cererii. In Romania exista numai doua firme producatoare de plicuri, celelalte fiind consumatoare. Daca ar fi sa luam in considerare numarul firmelor importatoare, atunci numarul ar creste simtitor, ajungand la 50.

Cunoscand gradul de patrundere pe piata din 2002, zonele de distributie, coraborat cu consumul de plicuri la nivel national, pe care il avem din date statistice ale Camerei de Comert si Industrie, vom analiza in Tabelul 1 potentialul consumatorilor de plicuri.

Tabelul 1: Caracteristicile pietei romanesti a plicurilor

Raportand numarul mediu potential al consumatorilor de plicuri la vanzarile firmei Romkuvert S.R.L. se poate calcula gradul de acoperire al cererii de plicuri de pe piata:

139, 000, 000 buc. plicuri vandute

Gradul de acoperire = = 57,91%

240, 000, 000 potentiali consumatori

Factorii care actioneaza pe piata plicurilor din Romania pe termen lung pot fi sistematizati astfel:

cantitativi: cererea are o elasticitate mare, in functie de preturi; evolutia cererii produselor are un trend ascendent;

comportamentali: in cazul plicurilor personalizate sau fabricate din hartii speciale preferintele consumatorilor influenteaza atat cererea cat si oferta, firma realizand acest tip de produse numai pe baza de comenzi;

comerciali: procesul de cumparare trebuie, in unele cazuri, analizat cu mare atentie si firma trebuie sa vina in intampinarea dorintelor consumatorilor, in acest sens un punct forte al firmei este existenta sistemului de vanzari directe, nu numai prin distribuitori, astfel firma are o imagine reala a dorintelor clientilor.

2.5. Organizarea structurala a S.C. Romkuvert S.R.L.

Organigrama simplificata a S.C. Romkuvert S.R.L se prezinta in figura urmatoare:

Director general

Director Logistica

Director productie

Director vanzari

Director Financiar- Contabil

Mecanici

Responsabil productie plicuri

Director zona ( Bucuresti )

Director zona ( Bucuresti )

Livrari

Contabil

Responsabil tipografie

Director zona ( Bucuresti )

Director zona ( Bucuresti

Depozit materii prime si produse finite

Soferi

Tipografi

Contabil