Sructurile si procesele de comunicare in cadrul organizatiilor; tipuri de comunicare, factori psihosociali implicati

Sructurile si procesele de comunicare in cadrul organizatiilor; tipuri de comunicare, factori psihosociali implicati, caracteristici structurale si functionale.

Desfasurarea tuturor activitatilor din cadrul unei organizatii este conditionata in mod esential de calitatea proceselor comunicationale care au loc la nivel interdepartamental, intergrupal si interpersonal.

Cele mai multe disfunctionalitati se datoreaza in mare masura unor retele si procese comunicationale nesatisfacatoare in ceea ce priveste continutul, modul de desfasurare si modalitatile de utilizare a informatiei vehiculate.

Informatia vehiculata in cadrul unei organizatii poate fi de mai multe tipuri: tehnologica, organizatorica, de evaluare, de control, de conducere sociala, de consum psihologic.

Pentru fiecare tip de informatie , sunt statuate in mod formal sau se formeaza spontan in mod informal, anumite retele de circulatie (comunicare) a informatiei respective; retele caracterizate printr-o serie de parametrii: forma de structurare; gradul de centralitate; capacitatea informationala; viteza de transmitere; fidelitatea si capacitatea de corectie a erorilor de mesaj.

Forme de structurare/ tipuri de comunicare retele de comunicare: stelate, ramificate, mixte, liniare/ lant, cerc, complete.

Gradul de centralitate al retelei evidentiaza configuratia sursei de informatii, in cadrul unei anumite organizatii. Aceasta poate fi o singura persoana in cazul unor structuri ierarhice rigide, sau poate fi constituita din mai multe persoane sau grupuri, in cazul organizatiilor descentralizate.

In primul caz se constata aparitia unor fenomene psihosociale care de cele mai multe ori au efecte negative asupra functionarii sistemului organizational:

un puternic sentiment de dependenta profesionala si psihosociala a celor care ocupa pozitii ierarhice inferioare;

aparitia unor comportamente si atitudini arbitrare ale celor care ocupa pozitii foarte inalte in structura informationala.

Capacitatea informationala releva gradul de similitudine dintre informatia transmisa si cea receptionata. Aparitia fenomenului de distorsionare a mesajului poate avea numeroase cauze, de natura tehnica, organizatorica, psihosociala sau psihoindividuala.

Capacitatea de corectie a erorilor este unul dintre cei mai importanti indicatori ai retelei de comunicare, acesta fiind conditionat de raportul dintre numarul de conexiuni directe si cele inverse, lunandu-se in calcul si nivelurile ierarhice intre care se realizeaza feed-back-urile.

Tipuri de comunicare:

(1.) comunicarea ascendenta (de la baza piramidei): se transmit probleme (dificultati, exceptiile), sugestii de imbunatatire si transformare a activitatii, revendicarii, dispute, informatii financiar-contabile =>exista probleme de interpretare

(2.) comunicarea descendenta (de sus in jos): implementarea scopurilor, strategiilor, transmiterea normelor, regulilor, practici, proceduri, feed-back, referiri la performante, indoctrinarea membrilor organizatiei => exista probleme de influentare (modificare a comunicarii)

(3.) comunicarea orizontala (la nivelul departamentelor): apartine unor linii ierarhice diferite comunicare interdepartamentala

Factorii psihoindividuali implicati:

Cauze car intervin la nivel relational dintre E si R

Natura relatiei dintre E si R Uneori relatia poate fi falsificata de o serie de mentalitati, prejudecati cu care cei doi intra in relatie de comunicare. Ele tin de psihologia empirica, cotidiana.

Egalitatea/ inegalitatea statuturilor celor doi

De obicei egalitatea favorizeaza comunicarea, iar inegalitatea are efecte negative asupra acesteia.

Statut de varsta = tanar/batran comunicare mai grea

de varsta = tanar/ tanar comunicare mai usoara

profesionale

maritale

Prezenta /absenta unor atitudini fata de inegalitatea membrilor grupului

Atitudinea negativa fata de un membru al grupului atrage excluderea lui, sau marginalizarea lui de la procesul de comunicare.

Perceptia sociala a celor doi (interpersonala) = unul in relatie cu celalalt

Daca celalalt e perceput ca fiind inabordabil, insuportabil intra in actiune blocajul. Daca e neserios, nesincer intra in functiune filtrarea informatiilor.

Reprezentarea statutelor si sustinuta cu cunoasterea sau necunoasterea statutelor

Cand cunosti statutul unei persoane comunicarea se desfasoara mult mai usor.

Modalitatile ce duc la functionarea defectoasa a relatiei E-R

Uneori e suficient sa apara o simpla grimasa a R pentru ca comunicarea sa fie intrerupta, blocata. Mesajele verbale insultatoare influenteaza negativ comunicare intre ei.

Comunicarea:

E = emitator R = receptor R.C.C = receptor comun de coduri

R

E

MESAJ

_{canal de comunicare}

ZGOMOT

R.C.C

Exista o serie de actiuni proprii fiecarui emitator si receptor.

Actiunile emitatorului:

alegerea codului: vizuale sau auditive (coduri modale), semantice (amodal)

alegerea canalului de comunicare: aerul, firul de telefon

elaborarea mesajului

transmiterea mesajului

Actiunile receptorului:

receptionarea mesajului (perceptia mesajului)

decodificarea (intelegerea) mesajului

asimilarea, acceptarea sau respingerea mesajului

trecerea in plan faptic

O foarte mare importanta o are actiunea de ascultare a mesajului.

Chei ale ascultarii:

AE ascultator eficient AN ascultator neeficient

ascultarea activa

A_E pune intrebari

A_N pasiv, sta in expectativa

gasirea domeniului de interes

A_E cauta diverse posibilitati, noi subiecte

A_N pune accent pe subiecte puerile, sterile, neproductive

rezistenta la distrageri

A_E se mobilizeaza, lupta pentru a evita distragerile, stie sa se concentreze

A_N foarte usor de distras

Canalul de comunicare clasificare:

prezenta fizica faciliteaza discutiile fata-n fata

canale interactice (telefonul si tipurile de comunicare electronica)

statice - personale (memoriile, jurnalele de insemnari etc.)

statice - impersonale (fisierele, buletine informationale, rapoartele etc.)

Canalele de comunicare sunt inegal productive:

continutul informational

canale bogate

canale sarace

grupe de adaptare (potrivire a lor in raport cu caracteristicile mesajului)

mai potrivite pentru mesajele ambigui, nou-rutiniere

mai potrivite pentru mesajele simple, rutinier