Faza deare aului

FAZA DE PROIECTARE A PROIECTULUI

1 Definirea logicii proiectului

Logica de interventie (actiune) a unui proiect este deschiderea narativa a proiectului la cele patru niveluri ale ierarhiei obiectivelor: activitati, rezultate, obiective specifice si obiective generale. Ea se vizualizeaza printr-o schema logica care este un instrument analitic, de proiectare si prezentare.

Structura schemei logice consta intr-o matrice cu patru randuri si patru coloane.

Descriere			Indicatori de realizare			Masurare			Prezumtii si riscuri
Obiective globale
Obiective specifice
Efecte
Activitati

Logica pe verticala

Logica pe orizontala

Logica pe verticala identifica ceea ce intentioneaza proiectul sa faca, clarifica relatiile cauzale si stabileste consideratiile si incertitudinile importante care trec dincolo de controlul conducatorului proiectului.

Logica pe orizontala se refera la masurarea efectelor si resurselor utilizate de proiect prin specificarea indicatorilor cheie ai masurarii realizarilor si a mijloacelor prin care masurarea va fi verificata.

Descriere -inseamna descrierea narativa a interventiei logice a proiectului la fiecare din cele patru niveluri ale obiectivelor generale, obiectivelor specifice, rezultatelor si activitatilor

Masuratori -mijloacelor prin care vor fi inregistrati indicatorii

Prezumtii -riscuri si constrangeri care pot afecta evolutia sau succesul proiectului

O problema importanta este transpunerea obiectivelor din graficul obiectivelor in schema logica.

2 Stabilirea indicatorilor.

Dupa stabilirea indicatorilor este importanta stabilirea cailor de masurare a evolutiei proiectului. Indicatorii trebuie sa acopere anumite criterii de Cantitate, Calitate si Timp (CCT). Trebuiesc parcurse urmatoarele etape in selectarea indicatorilor:

-definirea indicatorilor (CC);

-definirea calitatii (cat de bine);

-definirea cantitatii (cat);

-definirea perioadei (in ce perioada).

O data formulati indicatorii, trebuie precizate sursele de informatii referitoare la proiect si mijloacele de colectare a informatiilor. Coloana de masuratori trebuie sa precizeze:

-forma in care informatia poate fi facuta disponibila;

-cine trebuie sa furnizeze informatia;

-la ce interval se furnizeaza informatia.

Sursele de procurare de informatii exterioare proiectului trebuie sa fie accesibile, veridice, relevante. Costurile colectarii informatiilor in cadrul proiectului trebuiesc prevazute si trebuie asigurate mijloacele adecvate.

Mijloacele sunt resurse umane, materiale si financiare necesare indeplinirii activitatilor planificate si conducerii proiectului.

3 Intocmirea programului de activitate

Programul de activitate este o metoda de prezentare a activitatilor unui proiect care identifica succesiunea lor logica si dependentele dintre acestea. Cele mai utilizate instrumente de prezentare sunt: graficul Gantt si Analiza Drumului Critic (CPM), iar cel mai cunoscut program de management de proiect este Microsoft Project.

Pasii necesari in pregatirea programului de activitate sunt:

-stabilirea principalelor activitati;

-impartirea principalelor activitati in sarcini gestionabile;

-stabilirea succesiunii si dependentelor pentru activitati si sarcini;

-estimarea datei de incepere, durata si data de incheiere a fiecarei activitati si sarcini;

-identificarea indicatorilor de proces sau reperele cu ajutorul carora se pot masura realizarile proiectului;

-definirea calitatilor profesionale necesare pentru indeplinirea activitatilor si sarcinilor;

-atribuirea sarcinilor in cadrul echipei de proiect.

Planificatorii trebuie sa aiba in vedere:

-stabilirea resurselor umane, materiale si financiare;

-riscurile incertitudinile care pot afecta implementarea activitatilor;

-programul calendaristic al proiectului.

Pentru intocmirea graficului Gantt sau ADC trebuie facuta:

-defalcarea principalelor activitati in sarcini gestionabile;

-stabilirea succesiunii si dependentei activitatilor;

-stabilirea duratei activitatilor.

Pentru proiectele simplu structurate se poate intocmi graficul Gantt. Acesta deasupra axei timpurilor sunt notate diferite actiuni ale proiectului iar durata este vizibila pe axa temporala.

4 Stabilirea bugetului proiectului

Stabilirea bugetului proiectului ajuta la a decide daca un proiect este realizabil sau nu. Stabilirea bugetului proiectului necesita planificarea resurselor. Este deosebit de important a se sti ce resurse sunt necesare si in ce moment anume. Este, de asemenea, important a se identifica rapid momentul epuizarii resurselor disponibile si, deci, cel al necesitatii suplimentarii acestora.

Cea mai buna modalitate de a stabili date concrete este de a imparti proiectul in activitati separate si de a calcula bugetul pentru fiecare dintre ele. Resursele bugetare trebuiesc stabilite in bani. Distribuirea resurselor, pe intreaga durata a proiectului, poate fi prezentata tabelar.

O data ce programul de activitate este pregatit, se poate trece la precizarea intrarilor si programarea costurilor proiectului. Formatul in care trebuiesc prezentate si rezumate intrarile si costurile va depinde de procedurile impuse de cei pentru care propunerea de proiect este pregatita.

Pentru fiecare activitate trebuie apoi utilizata o fisa de verificare pentru a fi siguri ca sunt alocate toate mijloacele necesare acelei activitati. Indiferent de forma in care se prezinta aceste informatii, exista un numar de elemente care trebuiesc prevazute:

1.Stabilirea mijloacelor necesare pentru a indeplini fiecare activitate;

2.Asezarea mijloacelor pe categorii de costuri;

3.Precizarea unitatilor, a cantitatilor si a costurilor unitare;

Precizarea surselor de finantare;

5.Alocarea de coduri de identificare pentru fiecare tip de costuri;

6.Programarea costurilor;

7.Stabilirea costurilor curente;

8.Pregatirea tabelelor cu sinteza costurilor.

1 Stabilirea mijloacelor necesare

Lista activitatilor din programul de activitate trebuie transpusa in formularul programului de costuri. Fiecare activitate trebuie apoi utilizata ca lista de verificare pentru a fi siguri ca sunt asigurate toate mijloacele necesare activitatii. Mijloacele trebuie descrise clar si prcis in coloana activitatii / mijloace. Daca aceeasi intrare apare la mai multe activitati (de exemplu achizitionare de materiale birotice consumabile), atunci este util de-a o prevedea la o singura activitate si de-a face o mentiune asupra acestui fapt in programul de costuri. Daca exista activitati pentru care nu sunt indicate costuri, este bine ca acestea sa fie lasate in afara programului costurilor, aparand insa in programul de activitati.

2 STABILIREA MIJLOACELOR PE CATEGORII DE COSTURI

Scopul impartirii pe categorii a mijloacelor si costurilor este de a asigura baza analizei cheltuielilor estimate si de monitorizare a tipurilor de cheltuieli si a evolutiei cheltuielilor. Astfel costurile pot fi puse pe categorii, functie de tipul de activitate:cercetare, instruire, productie, achizitie de echipament.

Aceste costuri sunt impartite in Costuri Capitale si Costuri Operationale (in cadrul lor, acestea sunt impartite in continuare in cel putin 10 categorii suplimentare).

Dupa justificarea tuturor mijloacelor, a unitatilor si a cantitatilor cerute, se pot preciza costurile unitare ale tuturor intrarilor.

3 PRECIZAREA SURSELOR DE FINANTARE

Proiectele pot fi sustinute prin finantare externa sau din resurse interne. Estimarea costurilor trebuie sa arate alocarea costurilor intre diferite surse de fonduri astfel incat fiecarei parti sa-I fie subliniata contributia proprie.

Referitor la programele europene, caracteristic este faptul ca finatarea proiectelor nu se face integral din fondurile comunitare. Partenerilorde priect li se cere sa participe la cofinantarea cu cel putin 25% din costul total al proiectului.

Costurile trebuie sa fie calculate intr-o valuta relativ stabilla )daca sunt parteneri internationali). La sfarsitul proiectului trebuie sa se stabileasca costurile recurente necesare pentru mentinerea activitatilor sau facilitatilor realizate prin proiect.