Functiile manageriale ale firmei

Functiile manageriale ale firmei

Cunoasterea si aprofundarea functiilor managementului constituie o importanta conditie pentru cunoasterea continutului ,stiintei de a conduce o firma .

Cele 5 functii ce contin procesele manageriale sunt : previziunea ,organizarea ,coordonarea ,antrenarea ,control-evaluarea .

1.Previziunea

Consta in ansamblul proceselor de munca ce determina principalele obiective ale firmei ,modalitatile de realizare ,resursele si mijloacele prin care se realizeaza principalele obiective .

Prin previziune se raspunde la intrebarea "Ce trebuie si ce poate fi realizat in cadrul firmei ? "

In acelasi timp se stabileste si volumul resurselor necesare pentru realizarea obiectivelor .

In functie de orizontul de timp nacesar unei previziuni acestea sunt de 3 categorii :

1.prognozele ,

Acopera un orizont de timp de cel putin 10 ani avand un caracter aproximativ si nefiind obligatoriu .

Prognozele pot sa fie normative sau   exploratorii in funtie de prospectele pe care le urmareste firma .

2.planurile ,

Se refera la perioade cuprinse intre 5 ani si 1 luna .

Gradul de detailiere a planurilor variaza i.p cu orizontul de timp .Cu cat perioada de timp este mai mare cu atat panurile sunt mai putin detailiate si cu cat perioada este mai putin apropiata cu atat planurile sunt mai detailiate .

Atat in tarile dezvoltate cat si in firmele puternice planurile au un caracter obligatoriu .

3.programele ,

Se realizeaza pe o perioada scurta de timp ,de cel mult 1 luna fiind detailiate si avand un grad mare de certitudine .

2.Organizarea

Cuprinde ansamblul proceselor de management prin intermediul carora se stabileste si se delimiteaza procesele de munca fizica sau intelectuala precum si toate componentele lor ,gruparea acestora pe posturi , formatii de munca ,compartimente si atribuirea acestora personalului in functie de anumite criterii manageriale ,economice ,tehnice si sociale in vederea realizarii cat mai eficienta a obiectivului firmei .

Organizarea raspunde la intrebarea : "Cine si cum contribuie la realizarea obiectivuli ? "

Prin organizare se realizeaza combinarea directa a fortei de munca si combinarea indirecta a resurselor materiale ,financiare si informationale .

Organizarea cuprinde 2 subdiviziuni :

organizarea de ansamblu a firmei ;

Presupune stabilirea structurii organizarorice si a sistemului informational .

Aceste 2 componente asigura functionarea corespunzatoare a firmei subordonand intreaga activitate realizarii obiectivelor fundamentale ale firmei .

Aceasta subdiviziune este specifica nivelului superior a mangementului .

2.2 : organizarea principalelor componente ale firmei : cercetare-dezvoltare ,productie , personal ,etc ;

Aceasta subdiviziune este caracteristica managementului de nivel mediu si inferior .

Ca o tendinta in functionarea firmelor moderne organizarea se constituie din ce in ce mai mult intr-o activitate de importanta stiitifica .

Organizarea are un dublu caracter in acelasi timp si functia managementului dar si activitate de sine statatoare in cadrul firmei .

Acest dublu caracter determina legaturi complementare ce presupun coordonarea intregii activitati scopului final a firmei ,realizarea obiectivului in conditiile unei activitati profitabile .

O alta tendinta in firmele moderne este cea de diminuare a dimensiunilor aparatului managerial si cresterea eficientei acesteia .

3.Coordonarea

Consta in ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza deciziile si actiunile personalului firmei si a componentelor acesteia in cadrul previziunilor si a sistemului organizatoric stabilit anterior .

Se poate spune caci coordonarea este organizarea in miscare in dinamica .

Necesitatea coordonarii rezulta din dinamismul fiecarei firme ,din mediul ambiant in care isi desfasoara activitatea firma ,imposibilul de prevazut in toate compartimentele firmei .

De aemenea ,coordonarea este necesara datorita complexitatii ,diversivitatii numarului de persoane cu calificare diferita implicata in atingerea obiectivului ce necesita o reactie de feed-back permanent pentru luarea deciziilor in functie de evolutia acestuia .

Pentru realizarea unei eficiente adecvate trebuie sa existe o comunicare superioara intre toate nivelele managementului .

Prin comunicare se intelege transmiterea si intelegerea integrala a mesajelor continute .

Comunicarea eficienta depinde de un complex de factori ce se reflecta atat din calitatea managementului cat si din calitatea executantilor .

Coordonarea poate fi :

1 -bilaterala ,

Se realizeaza intre un manager si un subordonat .Aceasta relatie are avantajul unui contract direct astfel incat informatiile ce se transmit intre cei doi sa nu fie filtrate si alterate de alti factori externi .

2 -multilaterala ,

Se realizeaza intre un manager si mai multi subordonati .Acesta relatie are dezavantajul interventiei

unor factori externi dar si a influentei dintre subordonati in transmiterea ..... implicati a informatiilor .

4.Antrenarea

Presupune ansamblul proceselor de munca prin care se determina persoanele organizatiei ,persoanele firmei sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor previzionate pe baza luarii in consideratie a factorilor care ii motiveaza .

Scopul antrenarii este unul cu un caracter pronuntat operational : cu cat implicarea este mai mare cu atat eficienta personalului de executie si conducerea este mai mare .

Antrenarea raspunde la intrebarea : " De ce lucreaza personalul din cadrul firmei ? ".

Baza antrenarii o constituie motivarea ce consta in motivarea si corelarea nevoilor si intereselor personalului cu realizarea obiectivelor sarcinilor fiecaruia .

In functie de rezultatele obtinute motivarea poate fi pozitiva sau negativa .

Motivarea pozitiva se bazeaza pe amplificarea satisfactiilor personalului ca urmare a participarii realizarii sarcinilor in conditiile in care nivelul realizarii sarcinilor obligatorii este realizat de majoritatea personalului .

Motivarea negativa presupune amenintarea personalului ca satisfactiile pe care le vor avea in urma activitatii depuse vor fi mai mici daca nu se realizeaza in tocmai obiectivele si sarcinile repartizate . Presupune sanctiuni la fel ca si motivarea pozitiva pe gradul de nerealizare a acestor sarcini si obiective .

Caracteristic motivarii si antrenarii in mod direct ii corespunde scara motivationala ,adica realizarea intr-un anumit grad a unor elemente determinante in realizarea obiectivului intr-o anumita succesiune care cuprinde un numar de categorii de necesitati ( fiziologice ,de securitate ,contacte umane ,afiliere de grup , statut social si autorealizare ) .

Pentru a realiza o antrenare eficace este necesar ca procesul motivational sa intocmeasca in acelasi timp mai multe caracteristici :

1 - sa fie complex in sensul divizarii combinate a diviziunilor morale si materiale tinandu-se cont de factorii principali externi si interni firmei ;

2 - sa fie diferentiat in sensul ca modul de folosire sa tina cont de caracteristicile fiecarei persoane ale fiecarui colectiv astfel incat sa se obtina maximul de participare la stabilirea si organizarea obiectivelor firmei ;

3 - sa fie gradual ,adica sa satisfaca succesiv nevoile personalului d.p cu eforturile si raporturile fiecaruia ,tinand cont de legatura dintre diferite categorii de necesitati .

O necesitate de ordin inferior trebuie satisfacuta inainte ca urmatoarea de un nivel superior sa se poata manifesta la un nivel maxim .

Caracterul gradual al motivarii este determinat si de volumul limitat al resurselor materiale utilizate pentru motivare .

Singurele necesitati ce nu sunt utilizate nociodata sunt cele de autorealizare ,de recunoastere esentiala , oportunitatea de realizare materiala a fiecaruia .

Un rol deosebit in procesul de management il are calitatea antrenarii pentru ca motiveaza in mod diferit toate celelalte componente din activitatea firmei .

De retinut ca in realizarea motivarii trebuie sa se tina cont de caracteristicile individuale de personalitate alcatuite fiecarui angajat .

In ceea ce priveste managementul de nivel superior se realizeaza cu performantele obtinute si dezvoltarea firmei .

5-Contol-evaluarea

Reprezinta ansamblul proceselor prin care performantele firmei ,subsistemele si componentele acesteia sunt masurate si comparate ,obiectivele initiale in valoarea eliminarii eficientei constatate si generalizarii abaterilor cu efect pozitiv .

Aceasta functie raspunde la intrebarea : " Cu ce rezultat s-a finalizat munca depusa ? ".

Procesele de control-evaluare presupun 4 faze :

1 - evaluarea realizarilor ;

2 - compararea realizarilor cu obiectivele propuse evidetiind abaterile inregistrate ;

3 - determinarea cauzelor ce au in general constatate ;

3 - efectuarea corectitudinilor care se impun ,inclusiv actionand asupra cauzelor ce au generat abateri negative .

Pentru a fi eficient procesul de control-evaluare trebuie sa fie continuu fara a se elimina aceasta la anumite perioade de timp ,evaluarea facandu-se pe masura realizarilor obiectivelor insistand asupra modului de realizare a obiectivelor metodelor de realizare ,situatiilor critice ,cresterea competitivitatii activitatii .

Ca urmare a dezvoltarii activitatii si a manierei complexitatii firma trebuie sa apeleze la managerii specializati pe domeniul de activitate , managerii specializati pe subsisteme din cadrul firmei .

Functia de control-evaluare trebuie sa aiba mai ales un caracter preventiv , sa preintampine eficientele ce pot aparea si daca acestea s-au produs trebuie sa aiba un caracter colectiv .

In firma moderna caracterul constatativ al functiei control-evaluare a disparut fiind bazata pe analiza relatiilor mai mult cauza-efect cu un control activ concretizat in decizii si actiuni manageriale eficace .

Ca urmare a complexitatii firmelor moderne ,functia de control-evaluare trebuie sa fie mai flexibila fara sa piarda din rigozitate .

In indeplinirea acestei functii trebuie sa se acorde atentie maxima ,efectelor propagate ca urmare a aciunilor si deciziilor managerilor .

Functia aceasta incheie ciclul activitatii de management .

Continutul si eficacitatea acesteia conditionand eficienta si eficacitatea activitatii managerului dar si a rezultatelor obtinute de personal pe TS ,TL ,TM .

Un manager trebuie sa fie implicat ,independent ,sa lucreze selectiv si intens .

Intre cele 5 functii ale managementului firmei exista o interdependenta ce s-a accentuat si care a determinat o serie de schimbari fata de modalitatile de conducere ale unei firme de acum 4-5 decenii .

Inainte ,prioritare erau organizarea si controlul ,modul de organizare a acestei functii fiind foarte rigid in firma moderna .

Previziunea si antrenarea in firma joaca un rol mai important .

Ies in evidenta avantajele si dezavantajele pe care un manager trebuie sa le cunoasca in activitatea specifica firmei conduse .

Functiile manageriale se interpatrund cu ignorarea uneia sau unora din functii reflectadu-se direct si imediat in calitatea si eficienta proceselor manageriale .

Tratarea interdependenta a functiilor este determinata de importanta pe care le au asupra firmei ,asupra profitabilitatii ei .

Cu cat ponderea proceselor de management creste cu atat amploarea proceselor de executie creste .

Ponderea cea mai mare a activitatii manageriale se regaseste la nivelul managerial superior in timp ce la nivelul managerial superior intimp ce la nivelul conditiilor de tip mediu are loc o echilibrare intre sarcinile de management cu cele de executie .

La nivelul managementului de tip inferior creste ponderea sarcinilor de executie in locul celor de coordonare .

Pentru o firma ,industria de dimensiuni mari ,intensitatea folosirii functiei manageriale se inregistreaza intotdeauna la inceputul proceselor de munca .

Functia de previziune in interdependenta cu celelalte functii inregistreaza cresteri in perioada de inceput a activitatii si scade pe masura realizarii obiectivelor in functie de perioada in care este necesara : TL ,TS , TM .

Functia de organizare este similara cu evolutia functiei de previziune de care se deosebeste insa prin 3 elemente :

1-intensitatea maxima a organizarii are loc dupa ce a avut loc intensitatea maxima a previziunii ;

2-pe parcursul anului functia de organizare se mentine la un nivel superior decat cea de previziune care atinge punctul maxim ;

3-atitudinea intensitatii functiei de organizare este mai mic decat cea de previziune .

Functia de coordonare are o evolutie ciclica diferita de evolutia precedentelor doua functii pentru ca dupa ce se stabilesc obiectivele si se finalizeaza actiunile organizatorice coordonarea are un nivel constant pe perioade de realizare a obiectivului .

Functia de antrenare marcheaza o aptitudine crescanda in perioada de realizare a etapelor obiectivului firmei cu aptitudini mai mari in momentul de final cand are loc si recompensarea celor implicati in realizarea obiectivelor .

Funtia de valoare are o intensitate relativ ridicata in functie de valoare si complexitate a valorii firmei inregistrandu-se cresteri spre finalul realizarii obiectivelor firmei .

In concluzie , evolutia evenimentelor de management este un rezultat al functiilor ,cel comun fiind specifica fiecarei firme in functie de domeniul in care isi desfasoara activitatea si marimea firmei .