Managementul Proiectelor in Administratia Publica

Elemente generale

Functia publica cunoaste de mult timp, ca toate organizatiile profesionale, ideea managementului proiectelor. Acest lucru poate fi probat de cateva elemente specifice:

conducerea reorganizarii unui serviciu; este vorba de o problema care trebuie rezolvata, de o serie de misiuni de realizat, de o activitate consumatoare de timp, de detinerea unei cunoasteri si a unor mijloace specifice;

punerea in practica a unui plan de dotare cu noi echipamente si birotica; diferitele solutii au fost studiate si retinute; s-au facut comenzile de material si tehnica; s-au prevazut modificarile procedurilor de lucru, etc. Este vorba de un demers specific, limitat in timp - adica un proiect.

adaptarea in profunzime a unei proceduri administrative presupune precautie, reflectie si mobilizeaza numerosi actori; de asemenea se traduce prin instructiuni, documente, informare publica. Si acesta este un proiect.

De fapt o parte importanta a activitatii de management, in special in ceea ce priveste aspectele legate de conducerea schimbarii, tine de gestionarea proiectelor. Si in acest domeniu au aparut unele noutati:

o metodologie a managementului proiectelor mai riguroasa si mai formalizata ca in trecut;

grupurile de lucru pe proiecte vor fi constituite de persoane selectionate pe baza competentelor proprii si nu a pozitiei ierarhice;

constituirea grupurilor de lucru inter-servicii pe proiecte pentru a rezolva probleme care nu pot fi rezolvate decat printr-o colaborare intre unitati separate si, uneori aflate intr-o relatie conflictuala.

Definitie:

Un proiect consta dintr-o multime de activitati interdependente, intreprinse in mod organizat, cu momente de inceput si de sfarsit clar definite, pentru obtinerea unor rezultate bine precizate, necesare pentru a satisface niste obiective clar definite.

Programul Phare ofera urmatoarea definitie programelor si proiectelor:

Un program este o masura decisa de Comisia Europeana in favoarea unei tari sau a unui grup de tari beneficiare, ce va fi transpusa intr-un numar de activitati ce vor fi sustinute printr-un angajament financiar din bugetul CE. Fiecare program constituie subiectul unui memorandum de finantare distinct si are ca scop implementarea ajutorului din partea CE intr-un anumit domeniu.

Un proiect este componenta de cel mai inalt nivel ierarhic a unui program si consta de regula, din mai multe subproiecte.

"Un proiect reprezinta o problema pentru care se programeaza o solutie."

(Juran)

Problema

Cunostinte

Actori

Timp Bani Mijloace tehnice Metode

Un obiectiv O solutie noua

Un proiect se compune din:

o misiune care este formalizata, si serveste ca referent permanent; rezultatele de obtinut, constrangerile de respectat sunt descrise foarte precis;

o organizare functionala, temporara, fondata pe reunirea competentelor in interiorul unui grup, in domeniul aportului de cunostinte si a potentialului de munca;

mijloace reprezentate de resurse financiare, tehnice, dar mai ales de mijloace in termeni de timp si metodologii.

Constientizarea acestor elemente va permite evitarea aspectelor negative cele mai des intalnite in acest domeniu:

deplasari bugetare necontrolate,

depasirea termenelor,

conflictele de interese intre persoane,

minusuri in ceea ce priveste realizarea integrala a obiectivelor.

Utilitatea managementului pe proiecte

Recurgerea la acest tip de management in administratia publica poate prezenta avantaje considerabile:

depasirea functionarii ierarhice rutiniere a administratiei;

apropierea unitatilor/serviciilor care colaboreaza, de obicei, foarte putin;

Un proiect care dispune de termene precise, de obiective, de un responsabil si de mijloace alocate, permite introducerea progresiva a unei culturi mai orientate inspre atingerea rezultatelor intr-o perioada data.

Analiza strategica a proiectului

Un proiect se inscrie in general intr-un mediu complex; el prezinta mize de natura diferita precum si riscuri si constrangeri legate de diferite domenii. Spre exemplu un proiect de modificare a procedurilor administrative are consecinte semnificative pe multiple planuri:

in sistemul "marketing": viitoarea procedura poate modifica relatia intre public si administratia publica;

in sistemul de organizare si informatizare: poate pune in cauza organizarea unui birou, serviciu, departament;

in sistemul de management: poate da nastere unei noi distributii a responsabilitatilor, unor noi procese de control;

in sistemul economic: poate antrena costuri directe diferite, avand efecte bugetare pe termen lung;

in sistemul social: poate antrena noi conditii de munca, de pregatire, etc.;

in sistemul tehnic: poate necesita imediat sau pe termen mediu noi echipamente, informatice spre exemplu.

Participantii/actorii

Un proiect este in general derulat de un numar de persoane reunite intr-un grup de proiect:

Conducerea: unitatea ierarhica superioara care "comanda" desfasurarea proiectului, deleaga responsabilitatile si defineste obiectivele si mijloacele.

Sponsorul: negociaza resursele necesare si intervine ca "facilitator" in caz de dificultati majore; este garantul obiectivelor asumate si poate avea un cuvant de spus in numirea sefului de proiect.

Seful de proiect: responsabil al proiectului, identifica resursele necesare, stabileste scenariile de realizare si ofera conducerii mijloacele de a alege cel mai bun compromis intre costuri - resurse - termene - obiective.

Analistul de proiect: responsabil al derularii proiectului, coordoneaza metodologia de lucru in echipa; rolul lui este de a usura munca, a negocia (pentru obtinerea consensului), a obtine informatia necesara, a analiza (exploata informatia).

Membrii grupului de lucru pe proiect : in numar de maximum 7-8 (daca este posibil), au fiecare responsabilitatea unui domeniu de expertiza specifica; ei reprezinta de asemenea unitatea de care apartin (birou, serviciu, etc.).

Elemente necesare ameliorarii managementului pe proiecte in serviciile publice

Pentru a realiza un progres in domeniul managementului pe proiecte este necesara constientizarea catorva puncte sensibile:

sunt obiectivele proiectului bine definite?

grupul de lucru pe proiect reprezinta cea mai buna combinatie pentru a atinge aceste obiective?

ce tip de comunicare trebuie pusa in aplicare?

a fost realizata o estimare a mijloacelor si termenelor necesare?

exista un sef de proiect capabil sa conduca operatia in cauza?

sunt asigurate resursele financiare si materiale necesare derularii proiectului?

Analiza prealabila

Inainte de a se demara un proiect este important sa se verifice daca au fost evaluate si masurate toate componentele existente. Acest lucru se poate face utilizand un tip de grila de analiza a proiectului.  Pentru completarea acestei grile este necesara o raportare la urmatoarele definitii:

Mize: se exprima prin raportarea la ceea ce se doreste a fi obtinut, castigat sau cucerit.

Riscuri: se exprima prin raportarea la ceea ce se poate pierde, deteriora.

Obiective: reprezinta expresia unui rezultat concret (masurabil) ce se doreste a fi atins intr-o perioada bine determinata si cu mijloace limitate.

Constrangeri: ansamblul obligatiilor si regulilor ce nu pot fi depasite.

Consecinte: schimbarile, impactul provocate de un proiect ce a fost realizat; ele pot sa fie pozitive sau negative.

Tot ceea ce nu a fost evaluat inainte de a incepe proiectul se poate constitui intr-o "bomba cu intarziere", o cauza a esecului.

Constituirea grupelor pe proiecte

Un grup-proiect nu este un cerc de calitate: el este compus din persoane desemnate in functie de competentele pe care le detin; el nu se bazeaza pe voluntariat. Pentru fiecare dintre membrii grupului este necesar sa va puneti urmatoarele intrebari:

cine? (nume)

de ce? (domeniu de competenta)

obiective delegate

sarcini de realizat

resurse afectate

cine este responsabil?

Este de asemenea important ca in cazul derularii unui proiect sa va luati cateva precautii:

Nu exista decat un sef de proiect.

Verificati ca toate competentele necesare sa fie disponibile.

Tineti cont de constrangerile de timp

Formalizati in scris tot ceea ce este legat de proiect: obiective, constrangeri, metode, actori, roluri.

Organizati comunicarea referitoare la proiect:

fata de superiori,

in interiorul grupului,

eventual fata de alte structuri ce pot fi interesate.

Planificarea proiectului

Decupati proiectul in faze si etape.

Planificati punctele de control.

Definiti rezultatele asteptate la fiecare punct/etapa.

Evaluati durata fazelor sau etapelor.

Evaluati incarcatura de munca existenta.

Afectati sarcinile.

Alocasi resursele necesare.

Lista de sarcini

Implementarea proiectului (realizare, control, monitorizare, evaluare)

Elaborati periodic fise de evaluare a proiectului.

Gasiti o formulare simpla; documentele prea complexe nu sunt usor de utilizat.

Urmariti eventualele modificari aparute in derularea proiectului; identificati lucrurile care nu "merg bine" (depasiri de buget, intarzieri, etc.). Interveniti in caz de nevoie.

Incheierea proiectului

Evaluare finala:

aprecierea masurii in care contractantul si-a indeplinit sarcina,

identificarea celei mai bune metode pentru proiectele viitoare,

identificarea resurselor necesare pe viitor.

Concluzii

Sinteza

In activitatea legata de managementul proiectelor este deci important sa constientizam existenta unor elemente specifice:

personal nepermanent; angajarile se fac pe perioade limitate sau in regim de colaborare (consultanti);

atributii nepermanente: personalul implicat in proiect poate juca roluri diferite la momente diferite;

proiectul are un plan, un termen si un buget bine stabilite;

exista obiective globale clare si termene in care acestea trebuie atinse; masura reusitei este data de capacitatea de a indeplini obiectivele.