Structura sistemului informational

Structura sistemului informational

Sistemul informational are patru elemente structurale importante:

informatiile;

fluxurile informationale;

procedurile informationale;

mijloacele de tratare a informatiilor.

Informatia reprezinta elementul structural de baza a SI si va fi prezentat separat.

Fluxurile informationale sunt definite ca fiind cantitatea de informatie vehiculata intr-o unitate de timp intre o sursa informationala si un receptor sau destinatar de informatii. Vehicularea informatiilor dintre surse si receptori este asigurata prin intermediul circuitelor si canalelor informationale.

- circuitele informationale - reprezinta itinerariul pe care-l parcurge o informatie intre emitatorul si receptorul de informatii. Orice circuit informational este caracterizat de lungimea sa, de fiabilitatea sa, viteza de deplasare a informatiei, de costul vehicularii informatiei;

- canale informationale - sunt date de mijloacele prin care informatia ajunge de la sursa la destinatie.

In cadrul oricarei organizatii se identifica o mare diversitate de canale, circuite si fluxuri informationale.

Fluxurile informationale pot fi grupate dupa o multitudine de criterii:

a)      dupa directia de vehiculare si caracteristicile organizationale ale extremitatilor importante deosebim

fluxuri informationale pe verticala stabilite intre compartimentele situate pe niveluri ierarhice diferite intre care exista relatiile de subordonare ierarhica (fundamentul organizational al acestor fluxuri il reprezinta relatiile ierarhice)

fluxuri informationale pe orizontala - stabilite intre posturi/compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic intre care exista relatii de cooperare (suportul organizational il reprezinta relatiile de colaborare sau cele functionale);

fluxuri informationale oblice - stabilite intre posturi/compartimente situate pe nivele ierarhice diferite intre care nu exista relatii de subordonare ierarhica ci doar relatii de subordonare functionala. Suportul organizational il constituie relatiile functionale, de stat major sau de control.

b) dupa periodicitatea sau frecventa producerii:

fluxuri informationale periodice - se repeta la anumite perioade de timp (zi, saptamana, deceniu, etc.), suportul producerii lor il reprezinta caracterul secvential al diferitelor procese de munca din firma;

fluxuri informationale ocazionale - sunt stabilite cu o frecventa aleatorie, sunt generate de situtiile inedite, situatiile de avarie, etc.

c) dupa locul producerii lor:

fluxuri la nivel microeconomic;

fluxuri la nivel macroeconomic

Procedurile informationale

Sunt date din ansamblul elementelor prin care se stabileste modalitatea de culegere, inregistrare, transmitere, prelucrare si stocare a informatiilor.

Ansamblul este deosebit de complex dar presupune cel putin trei puncte:

stabilirea suporturilor informationali (foaia de hartie A4, documente, facturi) si suporturi specifici (diskete, CD-uri etc);

presupune stabilirea mijloacelor de culegere, inregistrare, transmitere si stocare a informatiilor;

stabilirea succesiunii tratarii informatiilor respectiv a relatiilor, operatiilor, modelelor utilizate pentru prelucrarea informatiilor.

Prin aceste elemente, procedurile informationale au o evolutie care isi propune un grad ridicat de formalizare, asigurarea unui caracter operational si a unei economicitati sporite.

Mijloacele de tratare a informatiei

Constitue suportul tehnic al sistemului informational, suport constituit din totalitatea echipamentelor si mijloacelor folosite pentru culegerea, inregistrarea, transmiterea , prelucrarea, stocarea informatiilor.

Informatia - element de baza al sistemului informational

Conform abordarii sistemice, orice firma poate fi privita ca un sistem deschis si complex care are o anumita structura si o anumita dinamica in timp.

Structura sistemului respectiv este data de elementele componente si conexiunile dintre acestea, iar dinamica sa de succesiunea starilor prin care trece sistemul intr-o perioada de timp.

Pentru ca managerii sa cunoasca starea la un moment dat a unui sistem economic, este necesar sa cunoasca valorile variabilelor care descriu atat elementele sistemului cat si conexiunile reciproce dintre acestea si cu mediul ambiant la un moment dat.

Intrucat este foarte greu, aproape imposibil ca aceste valori sa fie cunoscute de catre manageri in mod didrect la fata locului, apare necesitatea existentei si functionarii unui sistem informational care sa asigure comunicatiile in cadrul sistemului considerat.

Pentru ca aceste sisteme sa functioneze corect este necesar sa existe cel putin urmatoarele elemente:

limbajul informational;

sursele informationale;

canalele informationale;

destinatarii de informatii.

Limbajul informational este dat de existenta: alfabetului limbajului si a regulilor semantice si sintactice. Alfabetul limbajului este dat de multitudinea simbolurilor alfabetice, numerice cu caracter special utilizate in cadrul limbajului. Regulile semantice sunt reguli care permit combinarea simbolurilor alfabetului in vederea constituirii de cuvinte. Ansamblul cuvintelor constituite cu ajutorul simbolurilor si a regulilor semantice constituie vocabularul limbajului respectiv. Cuvintele vocabularului sunt cele mai simple entitati purtatoare de semnificatie. Intr-un SI este foarte important ca aceste entitati sa aiba aceeasi semnificatie pentru toti participantii.

Regulile de sintaxa - permit alcatuirea de propozitii si fraze utilizand cuvintele vocabularului. Propozitiile si frazele alcatuite cu ajutorul cuvintelor si a regulilor sintactice sunt entitati purtatoare de mesaje. Mesajele care sunt vehiculate in cadrul un sistem de comunicatie pot fi receptionate de catre dispozitive sau echipamente tehnice sau de catre oameni. Astfel, cand mesajele se transpun pe suporti cu ajutorul unor echipamente, ele imbraca forma de date. Daca in schimb mesajele sunt receptionate de om si au caracter de noutate, atunci imbraca forma de informatii.

Ca urmare, din aceasta perspectiva, este bine sa se faca distinctia intre date si informatii si sa se utilizeze corect cele doua notiuni de baza, chiar daca nu exista reglementari exprese in acest sens. Orice mesaj cuprinde o cantitate de unitate informationala la un moment dat.

Este firesc sa se puna problema determinarii cantitatii de unitate informationala continuta de un mesaj. Aceasta determinare a cantitatii unitatii informationale are doua aspecte principale:

- cuantificarea unitatii informationale ca semnificatie (acest lucru nu s-a realizat pana in prezent, deoarece este dependent de receptorul de informatie in sensul nivelului sau cognitiv si al modului de gandire).

masurarea informatiei ca nedeterminare.

Pentru masurarea cantitatii de unitate informationala continuta de un mesaj ca nedeterminare, C. Shannon a introdus indicatorul entropie informationala dat de relatia:

H(A)=-S p_i log p_i, unde:

H(A) - entropia informationala a sistemului;

p_i - probabilitatea de aparitie a starii i a sistemului (respectiv a rezultatului i al experimentului)

Entropia informationala are o serie de proprietati dintre care cele mai importante sunt:

entropia este o marime nenegativa H(A) ≥ 0;

cand entropia este nula H(A) = 0, rezulta ca p₁ =1; p_{i, i}

cand entropia este maxima, rezulta ca toate rezultatele experimentului sunt echiprobabile, H(A)=max, p₁=p₂=.p_I=.=p_n=1/n

Informatia este data de totalitatea mesajelor cu caracter de noutate ce permit descrierea calitatii structurale a unui sistem. Prin informatie, omul este beneficiarul unui castig de cunostinte.

In lucrarile de specialitate se vorbeste tot mai mult de informatie economica. Din punct de vedere conceptul , informatia economica are 2 acceptiuni:

- in general firmele au caracter economic si ca urmare orice informatie generata sau utilizata in cadrul lor se poate utiliza ca fiind informatie economica ( nu numai in informatiile utilizate nemijlocit in procesele economice ale firmei).

- informatiile economice sunt informatiile cu caracter economic vehiculate in cadrul firmelor de catre compartimente de specialitate.

Informatiile economice pot fi grupate dupa o serie de criterii:

a.       Dupa modul de exprimare: orale, scrise, audiovizuale;

b.      Dupa gradul de prelucrare a informatiilor: primare, intermediare, finale;

c.       Dupa directia vehicularii: ascendente, descendente, orizontale;

d.      Dupa modul de organizare: tehnico-operative, contabile, statistice.