COMUNICAREA IN CADRUL GRUPURILOR DE MUNCA

_{COMUNICAREA IN CADRUL GRUPURILOR}

_{DE MUNCA}

Comunicarea in cadrul grupurilor asculta de principii diferite dar "complementare celor ale comunicarii interpersonale: logicile clasice ale interactiunii, statutului personalitatii sunt intarite de efectele dinamicii proprii grupului, structurii sale, a obiectivelor pe care le stabileste, de identitatea colectiva, de raporturile defortta'

170 TEORIA COMUNICARII

1. CONCEPTUL DE GRUP DE MUNCA

2. CARACTERISTICILE GRUPULUI DE MUNCA

3. TIPURI DE GRUPURI DE MUNCA

4. COMUNICAREA IN CADRUL GRUPULUI DE MUNCA

5. TIPURI SPECIALE DE COMUNICARE IN CADRUL GRUPULUI
DE MUNCA

1. CONCEPTUL DE GRUP DE MUNCA

Grupul de munca reprezinta un numar de persoane (minimum doua) care realizeaza o activitate sau o actiune comuna sub conducerea unui manager.

Fiecare membru isi concentreaza eforturile asupra obiectivului comun, dar contributia lor difera sub aspect cantitativ, calitativ, ca intensitate si natura. Membrii grupului sunt reciproc dependenti.

Scopul grupului de munca este lucrativ (confectionarea unui produs, repararea unui utilaj etc.) sau creativ (descoperirea unui nou produs, proiectarea unui utilaj, reorganizarea unui loc de munca etc.).

Obiectivele fiecarui grup de munca decurg din obiectivele generale ale organizatiei din care face parte. Acestea sunt flexibile si se modifica in functie de desfasurarea activitatii.

Referitor la formarea grupului de munca exista mai multe teorii:

.          teoria sociometrica a lui Moreno care sustine ca rolul principal in formarea grupului
de munca trebuie sa-1 aiba relatiile de atractie si simpatie dintre componenti. Intre
membrii grupului exista in acest caz un grad ridicat de cooperare si intelegere;
acestea pot duce in final la rutina, dezinteres, performante scazute;

.          teoria dinamicii de grup a lui Lewin care recomanda formarea grupului de munca in
jurul unor oameni dinamici, competenti si performanti care prin provocarea unor
dezacorduri si stari conflictuale conduc la progres.

2. CARACTERISTICILE GRUPULUI DE MUNCA

Grupul de munca se caracterizeaza prin:

.          unul sau mai multe obiective comune care trebuie realizate prin participarea tuturor;

.          norme de comportament si de conduita acceptate si respectate de fiecare membru;

.          un anumit statut (indatoririle, drepturile si obligatiile persoanei) pentru fiecare
membru si un anumit rol (maniera individului de a-si asuma functiile care decurg
din statut);

.          intre membrii grupului exista relatii socio-afective care pot favoriza sau frana
realizarea obiectivelor.

Desfasurarea activitatii in cadrul grupului de munca prezinta: Avantaje:

.          un potential mai mare de informatii;

.          experienta mai mare;

.          deciziile pot fi fundamentate stiintific.
Dezavantaje:

.          presiuni sociale;

.          aparitia unei figuri dominante;

.          constrangeri de timp;

.          dezacorduri frecvente.

COMUNICAREA IN CADRUL GRUPURILOR DE MUNCA

171

3. TIPURI DE GRUPURI DE MUNCA

In cadrul oricarei organizatii se constituie unul sau mai multe grupuri de munca, care coexista si se manifesta in diferite domenii de activitate si la diferite nivele ierarhice. Acestea se deosebesc printr-o serie de caracteristici de ordin calitativ, astfel:

1. Grupuri formale:

.          se constituie pe baza de acte
si norme oficiale;

.          au scop lucrativ;

.          apartin structurii formale;

.          sunt oficiale si obligatorii;

.          se modifica odata cu
restructurarea organizatorica;

.          sunt conduse de un sef
ierarhic investit oficial cu
autoritate.

2. Grupuri informale:

. se constituie spontan pe
baza intereselor si
preocuparilor comune;

.          urmaresc sprijinirea propriului interes;

.          se conduc dupa regulamente proprii;

.          raman aceleasi si dupa modificarea structurii oficiale;

.          sunt conduse de un leader ales pe baza de competenta.

3. Grupuri operative:

.          sunt grupuri temporare de munca constituite pentru consultanta intr-un anumit
domeniu;

.          sunt alcatuite din specialisti diferiti in functie de problema ce trebuie rezolvata;

.          se mai numesc si comisii "ad-hoc'.

4. Echipa (team):

.          grup de munca temporar sau permanent care trebuie sa rezolve anumite probleme;

.          sunt create pentru scopuri diferite (echipe antreprenoriale, echipe autonome).

4. COMUNICAREA IN CADRUL GRUPULUI DE MUNCA

Comunicarea in cadrul grupului are urmatoarele obiective:

.          informarea corecta si la timp a membrilor grupului;

.          formarea de opinii in legatura cu diferite evenimente, discutarea acestora si
transmiterea catre cei interesati;

.          vehicularea directa, imediata si nealterata a ideilor, propunerilor si nemultumirilor
intre membrii grupului;

.          luarea deciziilor si transmiterea acestora;

.          evaluarea performantelor obtinute.

Comunicarea in cadrul grupului de munca este de mai multe tipuri:

.          verbala, scrisa, nonverbala;

.          formala sau neformala;

171

172 TEORIA COMUNICARII

. interpersonala;

. de grup (intragrup si intergrup).
Comunicarile din cadrul grupului sunt influentate de:

.          calitatea mesajului;

.          viteza si ritmul de comunicare;

.          sensul comunicarii (ascendent, descendent, orizontal, oblic);

.          marimea grupului (in grupurile mai mari se realizeaza mai greu);

. pozitia spatiala a membrilor grupului in procesul comunicarii (ex. asezarea "fata in
fata').

In cadrul grupului de munca relatia dintre manager si subordonat nu trebuie sa se bazeze pe comenzi si supunere, ci pe dialog, care uneori poate insemna schimbarea reciproca a pozitiilor.

Acest gen de dialog se numeste relatie de solicitare si raspuns. Prin solicitare managerul va repartiza sarcini subordonatilor pe masura calificarii lor chiar mai dificile, si va controla modul de indeplinire. In cazul in care constata anumite dificultati, va sprijini executantul in inlaturarea lor. Prin raspuns, managerul va raspunde repede si sincer la problemele ridicate de subordonati.

Daca se practica acest sistem de solicitare si raspuns, comunicarea prin dialog in cadrul grupului de munca isi poate dezvolta functia sa de motivare.

Tipologia comunicarilor in cadrul grupului de munca. In cadrul grupului de munca au loc comunicari verticale, orizontale si oblice. Tipurile de comunicare si caracteristicile acestora:

Verticale descendente:

-transmit decizii, indrumari, instructiuni etc. sub forma verbala sau scrisa;

-sunt cele mai raspandite;

-au loc continuu;

-anumite comunicari se fac direct manager-subordonat, altele prin intermediari.

Verticale ascendente:

-transmit informatii, opinii etc. de la subordonat la manager;

-permit cunoasterea felului in care se realizeaza sarcinile;

-asigura feedbackul.

Orizontale:

-asigura comunicarea intre membrii grupului de munca situati pe acelasi nivel ierarhic;

-se realizeaza prin dialog sau sedinte de lucru.

Oblice:

-permit pentru un timp scurt sa se evite calea ierarhica;

-conduc la conflicte de competenta;

-folosite pentru rezolvarea unor probleme urgente;

-uneori au caracter neformal.

Retele de comunicare

Retelele de comunicare reprezinta ansamblul canalelor de comunicare dispuse intr-o anumita configuratie.

Tipuri

l. Retea in cerc:

-fiecare participant are sanse egale de a comunica cu ceilalti;

-participantii sunt marcati de un grad de satisfactie mai mare, intrucat nici un membru nu se situeaza pe pozitia de lider;

-se adapteaza cel mai usor noilor sarcini ale grupului;

-caracteristica grupurilor creative si neformale;

COMUNICAREA IN CADRUL GRUPURILOR DE MUNCA 173

-practicata de managerii cu stil democrat de conducere.

2. Retea in X:

-apare un lider, ceilalti membri au unele restrictii in comunicare;

-specifica grupurilor neformale;

-practicata de managerii cu stil de conducere "laissez fair'.

3. Retea in Y:

-practicata in conducerea centralizata; -specifica activitatilor operative.

4. Retea in lant:
-apare un leader;

-specifica grupurilor neformale.

Fiecare retea de comunicare se caracterizeaza prin:

.          tip (cerc, lant, stea, in Y);

.          numar de verigi;

.          grad de flexibilitate, adica posibilitatea de a se transforma intr-o alta retea;

.          suma vecinilor, adica numarul total de persoane cu care fiecare membru al grupului
poate intra in relatii directe;

.          indicele de conexiune, adica cel mai mic numar de canale inchise sau deschise care
antreneaza dupa sine izolarea unui post, deconectarea lui. Reflecta nivelul de
siguranta al organizarii retelei de comunicare;

.          suma distantelor dintre participanti, respectiv suma numerelor verigilor pe care
trebuie sa le parcurga mesajele in cadrul grupului intre fiecare dintre membrii
acestuia;

.          indicele de centralitate al fiecarei pozitii din retea. Se calculeaza ca un raport dintre
suma totala a distantelor din retea si suma distantelor fiecarei pozitii. Permite
stabilirea locului unde trebuie luata decizia in retea;

.          indicele de centralitate al retelei, care reprezinta suma indicilor individuali, reflecta
gradul de compactitate al retelei;

.          indicele de periferie determinat ca diferenta intre indicele de centralitate al fiecarei
pozitii si indicele de centralitate al pozitiei centrale.

Toate aceste marimi ce caracterizeaza o retea de comunicare permit evidentierea modului de organizare a unui grup din punct de vedere al concentrarii autoritatii si a modului in care membrii comunica intre ei.

> Caracterizati comunicarea (pe baza tipologiei prezentate in curs) care se realizeaza intr-un grup de munca pe care il cunoasteti foarte bine. Comentati rezultatele.

173

174

TEORIA COMUNICARII

5. TIPURI SPECIALE DE COMUNICARE IN CADRUL GRUPULUI DE MUNCA; SEDINTA

Sedintele sunt specifice "muncii in echipa'. Acestea ocupa o mare parte din timpul managerilor, dar si al angajatilor. Sedinta poate fi definita ca o activitate in grup, in cadrul careia are loc un schimb oral de informatii sau de opinii; este " o forma institu-tionalizata a dialogului din organizatie, desfasurata dupa reguli precise in vederea realizarii unui scop bine stabilit, care nu poate fi atins prin nici o alta forma de comunicare orala sau scrisa'. In cadrul unei organizatii sedintele au ca scop:

.          transmiterea unor informatii, opinii si/sau decizii;

.          culegerea unor informatii de la participanti;

.          analiza unor probleme;

.          luarea unor decizii de catre participanti.

Managerul, prin modul de organizare si conducere a unei sedinte, comunica respectul fata de participanti si modul in care isi asuma responsabilitatea pentru activitatea desfasurata. Acest lucru este evident daca managerul:

.          organizeaza sedintele numai cand exista un scop;

.          cere participantilor sa vina pregatiti si sa-si prezinte opiniile cat mai concis;

.          aloca timpul necesar fiecarui punct de pe ordinea de zi;

.          incurajeaza exprimarea opiniilor;

.          evita discutiile in afara ordinei de zi stabilita;

.          nu permite monopolizarea discutiei de catre o persoana;

.          asigura un climat de comunicare adecvat;

.          rezolva cu tact eventualele dezacorduri si conflicte;

.          asigura tragerea unor concluzii si precizarea unor masuri pentru implementarea
deciziilor luate.

Tipuri de sedinte

Dupa finalitatea formelor de activitate in echipa sunt identificate cinci tipuri fundamentale de sedinte: decizionale, de informare, de armonizare, de explorare, de incursiune, caracterizate dupa cum urmeaza:

. Dccizionala:

- conducatorii stabilesc dezvoltarea organizatiei in perspectiva, modul de indeplinire a sarcinilor, repartizarea resurselor etc.

. De informare:

COMUNICAREA IN CADRUL GRUPURILOR DE MUNCA

175

-  se transmit decizii adoptate de organe ierarhice de pe diferite nivele;

-  se transmit informatii necesare desfasurarii performante a activitatii;

-  se culeg/se transmit informatii de catre seful direct.

. De armonizare:

-  sunt specifice pentru managerii unor compartimente de munca intre care nu exista nici
un raport de subordonare ierarhica;

-  au drept scop asigurarea cooperarii intre diferitele compartimente atat in procesul
pregatirii unor decizii cat si in implementarea lor.

. De explorare:

-  au drept scop promovarea unor idei noi;

-  apeleaza la anumite tehnici ca de ex. brainstorming.

-  accentul se pune pe imaginatia participantilor.

. De incursiune:

-  participantii pornesc de la o idee bine definita pe care au sarcina s-o transforme intr-un
proiect operational;

-  accentul se pune pe precizia tehnica a programului.

> Discutati avantajele unei discutii presedinta din punctul de vedere al celui care o coordoneaza. In ce situatii o astfel de discutie nu este recomandata?

Comunica rea inactiune

Reguli de desfasurare a unei sedinte

Eficienta unei sedinte depinde mult de felul in care este condusa. Specialistii recomanda o serie de reguli a caror respectare influenteaza reusita unei sedinte, astfel: Deschiderea sedintei:

.                     respectarea cu strictete a orei fixate;

.                     formularea clara a scopului sedintei;

.                     formularea pozitiva a ideilor;

.                     folosirea cuvintelor care sa faca ideile interesante;

.                     limitarea comentariului introductiv la 1-2 minute.
Dezbaterea propriu-zisa:

.                    dezbaterea sa se fixeze din primele minute pe fondul
problemei;

.                    incurajarea participantilor de a judeca independent, prin
adresare de intrebari de genul: care sunt alternativele? care
pare cea mai buna solutie si de ce? care factori nu au fost
luati in considerare?

.                    calmarea momentelor de tensiune;

.                    evitarea digresiunilor care pot sa apara;

.                    asigurarea continuitatii sedintei pe problemele pentru care a
fost convocata;

. respectarea timpului programat pentru sedinta.
Concluzii:

175

176

TEORIA COMUNICARII

expunerea concluziilor la sfarsit de catre conducatorul

sedintei;

comunicarea unui plan de masuri si a unor termene pentru

actiune si raportare;

sublinierea contributiilor valoroase aduse in timpul discutiei;

in ce masura au fost atinse obiectivele propuse si ce actiuni

revin participantilor in viitor.

>       Analizati prin prisma cerintelor prezentate in curs ultima
sedinta la care ati participat. Comentati.

>       Una din cele mai bune cai pentru asigurarea succesului unei
sedinte este crearea unui mediu propice. Dati un exemplu in
care mediul a avut un impact negativ asupra grupului. Care
au fost factorii cei mai importanti?

SA RETINEM!

Cum putem defini "grupul de munca'?

Grupul de munca reprezinta un numar de persoane (minimum doua) care realizeaza o activitate sau o actiune comuna sub conducerea unui manager.

Scopul grupului de munca este lucrativ (confectionarea unui produs, repararea unui utilaj etc.) sau creativ (descoperirea unui nou produs, proiectarea unui utilaj, reorganizarea unui loc de munca etc.).

Obiectivele fiecarui grup de munca decurg din obiectivele generale ale organizatiei din care face parte. Acestea sunt flexibile si se modifica in functie de desfasurarea activitatii.

Principalele tipuri de grupuri de munca sunt:

1.      Grupuri formale;

2.      Grupuri informale;

3.      Grupuri operative;

4.      Echipa (team).

Care sunt caracteristicile comunicarii in cadrul grupurilor de munca? Obiective:

.          informarea corecta si la timp a membrilor grupului;

.          formarea de opinii in legatura cu diferite evenimente, discutarea acestora si
transmiterea catre cei interesati;

.          vehicularea directa, imediata si nealterata a ideilor, propunerilor si nemultumirilor
intre membrii grupului;

.          luarea deciziilor si transmiterea acestora;

.          evaluarea performantelor obtinute.

Tipologia canalelor de comunicare in interiorul grupului

.          Verticale descendente:

.          Verticale ascendente:

.          Orizontale:

COMUNICAREA IN CADRUL GRUPURILOR DE MUNCA 177

. Oblice:

Retele de comunicare

Retelele de comunicare reprezinta ansamblul canalelor de comunicare dispuse intr-o anumita configuratie.

Tipurile retelelor de comunicare:

.          Retea in cerc;

.          Retea in X;

.          Retea in Y;

.          Retea in lant.

> Caracterizati modul de comunicare al unei organizatii pe care o cunoasteti bine. Comentati eficienta sau noneficienta acestuia.

177