Plan de expunere

1. Ziua prezentarii
2. Înainte de a pleca
3. La sosire
4. Instalarea echipamentului
5. Controleaza-ti emotiile

1.Ziua prezentarii

Pregatirile sunt încheiate.Întelegi pe deplin ce se asteapta de la tine. Ti-ai pus în ordine notele, ai pregatit mijloacele audio-vizuale, pliantele au fost verificate si capsate.

In acest capitol ne vom referi la pregatirile din ultimul moment necesare pentru a valorifica la maximum mijloacele audio-vizuale. Ne vom opri si la modalitatile de controlare a emotiilor, astfel incat sa poti sa dai ce ai mai bun in momentul prezentarii.

2.Înainte de a pleca

Inainte de a pleca spre locul prezentarii, întocmeste o lista de verificare cu lucrurile pe care trebuie sa le iei cu tine. Aceasta va cuprinde urmatoarele :

• adresa locului prezentarii, impreuna cu o schita a drumului pana acolo;
• textul complet al prezentarii, fise cu note si fise de rezerva;
• echipament audio-video, impreuna cu becuri de rezerva, surubelnita, pixuri sau stilouri etc.
• pliante

Cum te imbraci?

Când faci o prezentare, felul în care te îmbraci constituie una din cela mai importante componente ale mesajului deoarece hainele tale- sau, mai precis, felul în care te îmbraci  - sunt o forma de comunicare pura, nonverbala. Tinuta transmite un mesaj instantaneu, pe care îl constientizezi prin perceptia vizuala. Hainele reprezinta autoportretul celui care le poarta. Ele te reprezinta. Moda ne+a inoculat acest concept, iar el a capatat o anumita credibilitate.

Prin urmare, nu poti neglija sau trata cu superficialitate tinuta ta la o prezentare. Este foarte important ce anume porti, pentru ca hainele ne spun noua, auditorilor, doua lucruri fundamentale:

cum te percepi pe tine însuti;

cum ne percepi pe noi (publicul).

Deci prima parte a problemei e legata de perceptia propriei persoane a prezentatorului:

În cele mai multe cazuri, îmbracamintea reflecta stilul de viata si atitudinea persoanei respective. Camasile si bluzele exprima volumul. Culorile fac anunturi, uneori sunt puternice si tipatoare, alteori, sterse si cuminti. Si pantofii vorbesc. Pantofii spun ceva, sandalele, altceva. Esarfele, bijuteriile, ochelarii de soare – toate contribuie la prezentarea gusturilor si a personalitatii tale.

Multi prezentatori nu sunt atenti cum se îmbraca si acest lucru se observa. Sunt stersi, sifonati, modesti, nepasatori fata de capriciile modei.

Mediul de afaceri in care se va desfasura prezentarea necesita o tinuta de rigoare, dar fara sa exagerezi. Pentru scurtul timp cat stai in fata asistentei, vei fi un actor. Fiecare detaliu va fi observat si analizat. De aceea trebuie sa fii mai elegant, mai ingrijit si mai prezentabil decat o persoana medie.

Nu vei fi judecat neaparat dupa aparente, dar modul in care vor fi receptate cuvintele tale depinde in mod crucial de felul in care te prezinti.

Oamenii fac instantaneu presupuneri pornind de la ceea ce vad. Aceleasi cuvinte, spuse de aceeasi persoana, in acelasi mod, vor avea un efect usor diferit, daca vorbitorul se intampla sa fie imbracat intr-un costum inchis, o pereche de blue jeans sau alt fel de imbracaminte.

Un alt aspect (si poate cel mai important) este ca trebuie sa te simti bine în hainele pe care le porti. Nu împrumuta o imagine care nu-ti apartine. Vei arata jalnic.

Iata câteva sugestii pentru a impresiona publicul:

1. Scoate din buzunare lucrurile care le fac sa para burdusite: ochelari de soare, batista mototolita, biletul de avion, lista de cumparaturri, chitantele de tot felul, carnetelul de la hotel, toate maruntisurile de genul acesta.
2. Nu lua cu tine obiectele care fac zgomot. Bani care zornaie, pastile care zanganesc în sticlute sau cheile de la breloc. Unii prezentatori îsi fac intrarea pe scena sau la tribuna zdranganind de parca ar duce cu ei o trusa de scule. Hainele pot induce atât impresii vizuale, cât si auditive.
3. Unii prezentatori îsi folosesc hainele drept ,,recuzita”. Cravata cu nodul desfacut, haina aruncata pe speteaza scaunului – astfel de gesturi teatrale denota agresivitate si o familiaritate exagerata.

Folosirea hainelor pentru a crea o anumita impresie reprezinta unul din cele mai bune mijloace de comunicare.

Hainele nu au rolul numai de a îmbraca, ci si de a comunica. Ele te acopera, dar te si descopera, prezentându-te pe tine însuti.

Acum sa vedem a doua parte a problemei: cum îi percepi tu pe ei – pe oamenii din public? Ce spun hainele tale despre ei?

Avem tendinta sa ne placa acele persoane care, la ocazii speciale, se îmbraca frumos pentru noi. Dar nu exagerat. Potrivit.

Aparitia în fata publicului este una dintre aceste ocazii. Daca te imbraci cu grija si acorzi hainelor atentia cuvenita, le arati celor din public ca îi consideri importanti.

Oamenii te vor privi si vor observa ca vrei sa faci impresie buna. Este un mod de a maguli pe cineva, iar prezentatorii nu sunt singurii care apreciaza laudele.

Observatie! Daca cineva din public se uita la tine si sopteste: ,, Cred ca el este prezentatorul”, cu siguranta te-ai îmbracat cum se cuvine.

Complimenteasa-ti publicul prin felul în care te îmbraci. Hainele tale trebuie sa transmita mesajul ca publicul este important pentru tine. Aceasta este o atitudine pe care orice public care se respecta o va aplauda.

În concluzie este recomandabil ca:

q    Sa te îmbraci confortabil - evita hainele noi, gulerele strânse, pantofii cu scârt, jachete foarte calduroase etc.

q    Imbracamintea ta sa fie foarte curata, calcata si bine aranjata;

q    Sa nu porti haine care distrag atentia, ca de exemplu cele în culori tipatoare, si nu te parfuma excesiv;

q    Sa nu  porti nimic care ar putea încuraja un obicei prost al tau.

3.La sosire

Odata ce ai sosit,vei fi foarte ocupat. Sunt multe lucruri de pregatit si probabil multe care sa-ti faca probleme. Sa ne oprim intai la pregatirile finale .

Este foarte important sa-ti susti prezentarea intr-o atmosfera placuta. Asistenta va fi de partea ta daca se simte confortabil. Gaseste sala in care iti vei sustine prezentarea si verifica:

Temperatura si aerisirea camerei - camera a fost inchisa mai multe zile cu caldura la maximum si aerul s-a îmbâcsit si e greu de respirat? Este posibil si cazul contrar, ca cineva foarte econom sa fi închis caldura acum câteva zile. Tu nu te simti confortabil, iar asistenta va deveni nerabdatoare.

Modifica temperatura aerului sau deschide ferestrele daca este necesar, astfel încât asistenta sa se simta bine.

Aranjamentul scaunelor – sunt scaune suficiente pentru toti? Ar trebui scoase câteva scaune astfel încât sa nu para ca numai o parte din asistenta si-a facut aparitia?

Iluminarea – functioneaza toate becurile? Pot fi stinse? Este suficienta sursa de lumina? Vor asigura draperiile întunericul necesar proiectiilor? Nu cumva soarele straluceste si se reflecta pe tabla?

Nivelul zgomotului – este camera lânga un drum circulat intens? Poti sa închizi o fereastra pentru a atenua zgomotul traficului?

4. Instalarea echipamentului

Dupa ce sala a fost aranjata dupa placul tau, poti sa începi sa instalezi echipamentul necesar pentru prezentarea materialelor audio-vizuale.

a. Probeaza televizorul si aparatul video. Este banda la inceput? Poate sa vada bine? Asigura-te ca televizorul este setat pe canalul video si verifica volumul si culoarea. Este banda pregatita si derulata corespunzator? Vor putea toti sa vada ecranul?

b. Sterge tabla. Ai luat creta sau markerele? Ai nevoie de un indicator?

c. Pot vedea toti flipchart-ul? Sunt foi suficiente ? Ai un bloc de rezerva, ai adus destule markere de culori diferite? Scriu acestea destul de gros pentru ca scrisul sa se vada din spatele salii? Ai rezerve? Suportul este situat în pozitia corecta?

d. Plaseaza retroproiectorul într-o pozitie potrivita atât pentru tine, cât si pentru asistenta, nu la mai mult de un pas sau doi de note si foliile transparente. Aranjeaza ecranul astfel încât imaginea sa cada exact pe el, fara sa iasa în afara. Înainte ca prezentarea sa înceapa, asigura-te ca imaginea este reglata corespunzator si încearca sa eviti distorsiunea imaginii prin reglarea ecranului la un unghi de 90 fata de retroproiector. Foliile transparente ocupa loc. Pune o masuta de cealalta parte a retroproiectorului pentru cele pe care le-ai prezentat.

e. Verifica daca alimentarea pentru echipamentele computerizate se aple la locul corespunzator si daca toate legaturile între compomente sunt facute. Reyolutia calculatorului coincide cu cea a videoproiectorului?

De asemenea nu uita:

• sa pui un pachet de pliante la un loc potrivit pentru a le distribui la sfârsitul prezentarii;
• sa pui un pahar cu apa pe masa.

În acest moment, totul este gata pentru sustinerea prezentarii – stii exact ce ai de spus, iar echipamentul este instalat.

Urmatoarele lucruri ar putea sa te retina din ceea ce ai de facut:

• gazdele sunt generoase si încearca sa-ti tina companie;
• unele persoane vor sa discute afaceri cu tine si vor sa te prinda înainte de prezentare;
• niste vechi prieteni au venit sa te vada si sa discute despre vremurile de altadata.

Trebuie însa sa-ti vezi de treaba, sa fii cu ochii pe ceas si sa îi rogi politicos sa te lase sa-ti continui pregatirile.

Persoana însarcinata sa prezideze adunarea ar putea sa-ti ceara câteva date pentru introducere. Pregateste o nota pentru aceasta eventualitate.

5.Controleaza-ti emotiile

Emotiile sunt omenesti. Nu exista prezentator care sa nu aiba emotii înaintea si în timpul unei prezentari.

În ciuda a ceea ce se crede, emotiile sunt un lucru bun pentru o prezentare pâna la un anumit punct, pe care l-am numit ,,punctul critic”.

Daca nu esti putin agitat atunci când trebuie sa sustii o prezentare, chiar în fata unui grup mic de oameni cu care lucrezi tot timpul, atunci înseamna ca nu-ti faci treaba cum trebuie.

Emotiile sunt absolut normale. Îti intensifica fluxul de adrenalina si înseamna ca mintea si trupul îti functioneaza bine. Acestea sunt semnalele trupului, care-ti spun ca esti pe punctul de a face ceva special si ca, în consecinta, va trebui sa fii în forma cea mai buna sau cel putin la la un nivel mai ridicat decât cel în care conversezi de obicei.

Cand sunt tinute sub control, emotiile îmbunatatesc de fapt calitatea prezentarii si a felului în care o faci. În realitate se întampla rareori ca, spre deosebire de repetitii, prezentarile sa iasa prost de la un capat la celalalt. Un anumit grad de tensiune psihica te face sa dai ce ai mai bun.

Asa ca nu încerca sa combati starea de nervozitate adoptând o atitudine de indiferenta si spunând ca prezentarea ”nu conteaza”. În felul acesta vei face sa para si aststentei.

Daca se ajunge în punctu critic, publicul nu mai priveste emotiile prezentatorului ca pe ceva firesc si omenesc, ci ca pe un nor întunecat. Emotiile prezentatorului au devenit atât de îngrijoratoare, încât s-au transmis si în rândul publicului.

Daca ai emotii, nu declara acest lucru. Altfel publicul se va simti nevoit sa-si faca griji pentru tine. Prezentatorii care produc îngrijorare nu inspira prea multa încredere.

Elementele secundare cele mai comune ale emotiilor sunt:

mâini care tremura si note care se încurca;

voce uscata, pitigaiata sau nesigura;

neastâmpar;

lapsus sau pierderea sirului;

tendinta de ,,a te lasa luat de val” si rostirea unor lucruri pe care le regreti sau de care te simti jenat mai tarziu

Cum sa depasim emotiile?

tine mâinile într-o pozitie care nu le va exagera tremuratul. Nu tine în mâini coli mari de hârtie. Nu folosi un indicator lung daca iti tremura mâinile;

întreaba un prieten care îti sunt ticurile atunci când te agiti si fa tot ce-ti sta în putinta sa le controlezi. Ai grija sa indepartezi lucrurile care constituie obiectul acestor apucaturi: chei, monede, pixuri etc.

este putin probabil ca vei avea un lapsus sau ca-ti vei pierde firul prezentarii, dar daca se întâmpla asa, apeleaza la note, astfel încât sa remediezi problema;

notele trebuie sa ramâna baza discutiei.Gândeste-te bine înainte de a devia spre un lucru neprevazut sau deviat din ceea ce spui.

Nu uita ca:

o      starea de nervozitate se va diminua în momentul în care începi sa sustii prezentarea;

o      va fi mai putin evidenta pentru asistenta decât îti imaginezi tu;

o      faptul ca admiti ca esti emotionat nu va îmbunatati cu nimic starea ta sau reactia asistentei.

Iata câteva trucuri care te-ar putea ajuta:

încearca sa spui câteva cuvinte unei persoane de lânga tine cu o clipa înainte de a te ridica sa începi prezentarea. În felul acesta vocea îti va fi mai sigura;

respira încet si adânc;

nu încorda muschii gâtului si ai fetei;

priveste fetele participantilor înainte si dupa ce începi. Nu-i lasa numai pe ei sa se uite la tine. Încearca sa creezi un contact placut al privirilor. Zâmbeste!

Starea de emotie este o problema care apare mai degraba înainte decât în timpul prezentarii si exista anumite lucruri pe care trebuie sa le faci pentru a te stapâni.

Dar tine minte! Nu trebuie sa scapi de starea de tensiune pentru ca ai nevoie de adrenalina, dar poti sa ajungi la o stare de emotie relaxata.