STABILIREA STRATEGIEI FIRMEI PE BAZA PROCESULUI DE BENCHMARKING

STABILIREA STRATEGIEI FIRMEI PE BAZA PROCESULUI DE BENCHMARKING

In stabilirea propriei strategii, fiecare firma trebuie sa se raporteze la cele mai bune rezultate obtinute in ramura in care ea actioneaza, proces cunoscut in literatura de specialitate sub deniumirea de "benchmarking".

Acest proces implica compararea practicilor si procedurilor proprii cu cele mai bune din domeniu, cu scopul de a identifica acele cai prin care firma poate face imbunatatiri. Ca urmare pot fi stabilite noi standarde si obiective, care vor ajuta la mai buna satisfacere a cerintelor consumatorilor privind calitatea, costul si serviceul. Procesul de benchmarking ofera firmelor posibilitatea de a adauga valoare consumatorilor si de a distinge de concurenti.

Exemplu de folosire a procesului de benchmarking: Firma Rank Xerox a inregistrat in perioada 1965-1975 o crestere anuala a profitului cu 20% pentru ca detinea monopolul asupra tehnologiei de fotocopiere. Dar la sfarsitul deceniului 8 pozitia pe piata a firmei s-a redus pentru ca au aparut noi concurenti in privinta pretului si a calitatii. Managerii firmei au luat decizia de a aplica procesul de benchmarking pentru a vedea cum s-au creat fotocopiatoarele proprii, costul    fiecarei faze de productie, costul vanzarii, calitatea serviceului oferit, comparativ cu concurentii. De fiecare data cand au gasit elemente pe care alte firme le executa mai bine, managerii au insistat ca acel nivel al performantei sa devina noul standard al operatiilor proprii. In prezemt benchmarkingul a devenit o activitate curenta a fiecarui compartiment al firmei, principiul dupa care se ghideaza fiind:orice activitate care poate fi realizata mai bine in cadrul unei firme concurente, noi trebuie sa incercam sa o realizam cel putin la fel de bine".Aplicand procesul de benchmarking firma Xerox si-a imbunatatit pozitia financiara si a reusit sa mareasca satisfactia consumatorilor cu 40%.

Benchmarkingul este un proces de perfectionare a functionarii firmei in scopul obtinerii unor performante superioare si presupune urmatoarele:

evaluarea propriei activitati a firmei, adica identificarea lipsurilor si a punctelor forte in scopul cunoasterii acestora si a orientarii ei spre eliminarea lipsurilor;

cunoasterea concurentilor in general si a celor cu rezultate maxime in special, intrucat numaiu prin comparare cu practicile folosite de acestia o firma poate lua masuri pentru imbunatatirea propriei activitati si obtinerea unor rezultate superioare;

incorporarea in cadrul propriei activitati a celor mai bune practici din ramura, fapt pentru care ele trebuie identificate, copiate sau modificate de firma reespectiva;

castigarea unei superioritati pe piata, ca urmare a investigarii si a introducerii unor practici superioare in activitatea firmei.

Practica de comparare a rezultatelor obtinute intre firme sub forma benchmarkingului constituie un proces dirijat de cautare si stabilire a unor standarde fata de care activitatile firmei pot fi comparate. Desi benchmarkingul ar trebui sa fie un proces continuu, totusi adesea este initiat numai cand o firma isi pierde din pozitia sa pe piata, cand nivelul profitului se reduce sau cand nemultumirile consumatorilor sunt mici.

In desfasurarea procesului de benchmarking sarcina managerilor este de a identifica acele firme care au rezultate superioare si deci a caror metode de lucru merita a fi studiate. O asemenea investigatie poate oferi informatii detaliate privind cele mai bune practici, ele putand fi apoi folosite sau modificate de catre firma in discutie pentru a-i asigura un avantaj concurential pe termen lung.

In ultimii ani mediul intern al firmelor a suferit modificari, una dintre tendintele inregistrate fiind trecerea la structuri oganizatorice plate, nonierarhice, in care accentul se pune pe munca in echipa, pe implicarea angajatilor si pe perfectionarea continua. Consecinta acestor schimbari este cresterea atentiei acordate nevoilor consumatorilor, precum si a o preocupare sporita pentru mediul interior al firmei. Procesul de benchmarking promoveaza un climat pentru schimbare prin faptul ca pemite angajatilor firmei sa dobandesca intelegere nivelului lor de performanta comparativ cu cel al altor firme, cu scopul de a deveni constienti privitor la ceea ce ar trebui sa realizeze.

Pentru o firma avantajele procesului de benchmarking se refera la urmatoarele:

da posibilitatea ca cele mai bune practici din ramura sa fie incorporate in propria firma;

poate genera stimularea si motivarea personalului firmei, a carei creativitate este absolut necesara pentru a implementa aceste practici;

duce eliminarea rezintentei din interiorul firmei la schimbari;

fiecare firma va determina nivelul costurilor care poate fi realizat prin incorporarea practicilor folosite de alte firme, intrucat este mai important ca aceste practici sa fie cunoscute decat sa fie concentrata atentia asupra obtinerii unor costuri comparabile;

personalul implicat in procesul de benchmarking isi largeste cunostintele profesionale, ca urmare a contactelor si interactiunilor pe care le are cu alte firme.

Definitia care se da benchmarkingului comporta urmatoarele aspecte:

Un aspect formal, adica benchmarkingul este un proces continuu de masurare a practicilor concurentilor sau a leaderilor din ramura. Ideile care se desprind de aici sunt urmatoarele:

o       benchmarkingul reprezinta un proces de auto perfectionare si de management care trebuie sa fie continuu pentru a fi eficient, intrucat practicile industriale se schimba constant, iar leaderii din ramura devin    mai puternici;

o       benchmarkingul presupune masurarea acestor practici prin evaluarea rezultatelor obtinute de concurenti;

o       benchmarkingul poate fi aplicat atat la produse, cat si la procesele de fabricatie si depaseste granitele analizei concurentiale traditionale, in sensul ca nu rezuma la relevarea celor mai bune practici, ci incearca sa stabileasca cum sunt acestea folosite de catre firmele concurente;

o       benchmarkingul nu trebuie sa se limiteze numai la concurentii directi, intrucat ei pot avea practici mai putin dorite, ci este recomandabil sa se extinda si asupra firmelor recunoscute ca fiind leaderi in ramura.

Un aspect de lucru, in sensul ca benchmarkingul consta in cautarea celor mai bune practici care duc la rezultate superioare. Accentul se pune pe practici, fiind vorba nmai de schimbarea practicilor si metodelor curente de realizare a proceselor, care sa asigure eficienta generala. Benchmarkingul trebuie sa motiveze actiunile managerilor, intrucat este o activitate pozitiva de imbunatatire a propriei activitati, pe baza cercetarii celor mai bune practici. Prin aceasta se creeaza certitudinea ca functionarea firmei se realizeaza pe baza celor mai bune standarde.

Benchmarkingul reprezinta o strategie de implementare a succesului in cadrul firmei, ajutand managerii sa identifice practicile care pot fi adoptate pentru a elabora planuri si strategii de succes. El determina o comparare continua a actiunilor interne cu standardele firmelor concurente si promoveaza munca in echipa, in detrimentul intereselor individuale.

Etapele procesului de benchmarking sunt urmatoarele:

Planificarea investigatiilor care cuprinde:

o       identificarea a ceea ce trebuie comparat;

o       identificarea firmelor cu care se face compararea;

o       determinarea metodelor de colectare a informati lor.

Analiza adica:

o       Determinarea diferentelor in privinta rezultatelor activitatii desfasurate de firma respectiva si de cele concurente. In acest cadru o firma trebuie sa cunoasca daca concurentii sunt mai buni, ce practici folosesc acestia si cum ar putea fi ele incorporate sau adoptate de catre firma in discutie.

o       Proiectarea nivelului dorit al rezultatelor activitatii firmei.

3. Integrarea care se refera la:

o       comunicarea rezultatelor gasite, in sensul ca trebuie castigata increderea managerilor firmei pemntru rezultatele gasite si totodata este necesar ca ele sa fie comunicate tuturor nivelelor operationale pentru a obtine adeziunea lor; stabilirea obiectivelor functionale.

Actiunea adica:

o       fundamentarea planurilor de actiune;

o       implementarea unor actiuni specifice;

o       reevaluarea propriilor standarde.

Rezultatele procesului de benchmarking si principiile functionale bazate pe acestea trebuie transpuse in actiune, fiind necesara o evaluare periodica. Muncitorii care realizeaza efectiv sarcinile de munca sunt cei mai in masura sa determine modalitatile de implementare a rezultatelor.

Maturitatea care se refera la:

o       obtinerea unei pozitii de leader;

o       practici complet integrate in proces.

Aceasta etapa este atinsa atunci cand cele mai bune practici industriale sunt incorporate in toate procesele desfasurate in cadrul firmei, asigurandu-i astfel superioritatea.

Procesul de benchmarking isi va realiza pe deplin obiectivele numai daca concentrarea atentiei asupra practicilor externe devine responsabilitatea intregii firme si nu numai a unor specilisti.

Firmele care au practicat benchmarkingul au identificat elementele esentiale care asigura succesul acestui proces:

corelarea benchmarkingului cu misiunea firmei: s-a constatat ca firmele care au aplicat cu succes acest proces au fost acelea care l-au privit ca mijloc pentru realizarea misiunii;

Stabilirea unor obiective masurabile: firmele care au avut succes prin aplicarea benchmarkingului au stabilit clar ce doreau sa obtina, atat in privinta perfectionarii firmei, cat si a avantajelor pentru angajati;

Dobandirea atasamentului managerilor de la nivelul de varf al firmei, in sensul ca acestia trebuie sa aiba incredere in procesul de benchmarking si sa participe activ la desfasurarea lui. In caz contrar recomandarile rezultate in urma desfasurarii acestui proces nu vor fi aplicate;

Crearea unei echipe puternice, in sensul ca echipa care conduce aplicarea procesului de benchmarking trebuie sa aiba suficienta influenta in cadrul firmei pentru a putea genera schimbari;

Canalizarea eforturilor echipei spre cele mai adecvate probleme;

Selectarea atenta a firmelor concurente ale caror practici merita sa fie studiate, intrucat succesul procesului este dependent de aceasta selectie;

Sa existe in cadrul firmei dorinta pentru schimbare: dupa ce studiul de benchmarking s-a finalizat, firma trebuie sa fie pregatita pentru a aplica recomandarile din cadrul acestuia.

Benchmarkingul trebuie sa fie o parte componenta a activitatii fiecarei firmei: acest proces este necesar sa devina o activitate continua a firmei, pentru ca ceea ce reprezinta cea mai buna practica in prezent, poate fi necorespunzatoare in viitor.