DEFINIREA POSTURILOR

DEFINIREA POSTURILOR

Postul reprezinta componenta primara a structurii organizatorice si functionale a organizatiei. Gruparea posturilor conduce la realizarea structurilor numite, dupa caz: colective, ateliere, birouri, servicii, sectii, departamente, directii generale, directii si altor entitati de rang superior. Pentru individ, postul reprezinta suma activitatilor pe care acesta trebuie sa le presteze in coordonate spatiale si de timp bine determinate. Prin "fisa postului" sunt descrise cantitativ si calitativ atributiile salariatului, conditiile de munca, durata activitatii zilnice, recompensele s.a. Ca urmare a efectuarii in conditii contractuale a sarcinilor postului, indivizii sunt salarizati. Datorita faptului ca postului ii corespund anumite caracteristici functionale, persoanei care il ocupa ii revin functiile/atributiile corespunzatoare. Asfel, salariatii au anumite "functii" adica pozitii/ranguri ierarhice determinate, acompaniate de responsabilitatile aferente. Vazute prin ochiul salariatilor, posturile reprezinta ele insele jaloanele care marcheaza evolutia profesionala, statutul in cadrul organizatiei, premisele pentru asigurarea castigurilor salariale. Ocuparea anumitor posturi confera salariatilor sentimentul realizarii profesionale, mijlocul de afirmare, motivatia pentru perfectionare, posibilitatea de progres pe plan profesional si social. Alte posturi, absolut utile pentru asigurarea functionalitatii organizatiei, pot fi privite ca neatragatoare, ingrate, respingatoare chiar. Pentru ca si aceste posturi sa fie ocupate cu personal competent si motivat, sefii departamentelor carora acestea le apartin trebuie sa gaseasca mijloacele pentru atenuarea si compensarea disconfortului dat de caracteristicile care creeaza reactia de respingere.

Postul poate fi definit ca fiind un grup de pozitii sau situatii care sunt identice in privinta sarcinilor lor principale sau, conform , "postul este un grup de pozitii similare privind sarcinile si indatoririle".

Postul este, dupa alti autori, ansamblul sarcinilor, activitatilor si responsabilitatilor care presupun un anumit grad de calificare scolara ( universitara ) si profesionala.

Experienta manageriala in domeniul resurselor umane acumulata in ultimii zeci de ani a demonstrat ca performantele organizatiei sunt asigurate pe termen lung, daca fiecarui post ii sunt atribuite competente atractive pentru salariati; motivarea acestora, nu in toate cazurile prin majorari salariale, este mijlocul prin care organizatia isi asigura capacitatea de productie, de inovare si de mentinere la standardele pietei.

Definirea posturilor reprezinta activitatea de proiectare a obiectivelor, sarcinilor, competentelor si resonsabilitatilor salariatilor care si le vor asuma.

Sarcina proiectarii posturilor revine managerilor organizatiei, atat la infiintarea acesteia precum si pe toata durata activitatii.

Premisele care permit definirea posturilor sunt:

necesitatea realizarii activitatilor curente in alte cantitati si/sau in alte perioade de timp;

necesitatea realizarii unor activitati de factura    noua pentru organizatie;

rezultatele analizei grupului de manageri referitor la restructurarea organizatiei;

rezultatele analizei ofertei de personal pe care o poate asigura piata muncii;

rezultatele analizei efectelor pozitive sau negative pentru organizatie pe care structurarea inaugurala sau restructurarea ulterioara le implica;

rezultatele analizei efectelor pozitive sau negative pentru salariati si pentru mediul social pe care transformarile structurale le induc.

Acestor premise le pot fi asociate intrebarile:

care sunt motivele majore care justifica definirea a noi posturi?

cine stabileste cate posturi sunt necesare?

cine proiecteaza noile posturi?

ce resurse materiale si financiare trebuie alocate noilor posturi?

ce efecte sunt preconizate a se produce prin crearea noilor posturi?

Procesul de definire/proiectare a posturilor este dinamic, interactiv si iterativ. Cateva argumente care sustin afirmatia de mai sus sunt prezentate in Tabelul 5.1.

Tabelul 5.1

Definirea/proiectarea posturilor este deci un proces continuu si participativ in care sunt implicate departamentele organizatiei, sindicatele, insasi piata.

Definirea/proiectarea posturilor reprezinta o activitate de cea mai mare dificultate si importanta pentru managerii firmei, dat fiind faptul ca acestea trebuie sa fie conforme atat cu cerintele tehnologice (in sens larg) cat si cu particularitatile personalului disponibil pe piata muncii. Proiectarea a noi posturi poate insemna un stimulent pentru motivarea personalului propriu.

Descrierea posturilor este activitatea manageriala care are drept scop stabilirea caracteristicilor structurale si functionale ale acestora.

Descrierea posturilor are ca scop stabilirea:

obiectivelor

sarcinilor

competentelor

resonsabilitatilor.

Obiectivele postului sunt date de suma tintelor de atins prin activitatile care se deruleaza in cadrul acestuia. Obiectivele reprezinta motivatia care a stat la baza infiintarii postului.

Clasificarea obiectivelor este prezentata in Tabelul 5.2.

Tabelul 5.2

Sarcinile postului reprezinta ansamblul activitatilor concrete, anticipate sau neanticipate a se produce in perioade de timp determinate sau previzibile. Sarcinile postului sunt definite pentru a conduce la atigerea obiectivelor posturilor, fiind subsumate acestuia. Sarcinile posturilor sunt, de regula, concrete, bine definite in spatiu si in timp; de cele mai multe ori, sarcinile posturilor sunt repetabile/periodice, pe durata indelungata de timp.

Carcateristicile sarcinilor posturilor sunt conforme cu tipurile tintelor de atins. Sunt aplicate doua scheme care realizeaza legatura cauzala dintre obiective si sarcinile posturilor. Legatura cauzala liniara obiective - sarcini este schematizata in fig. 5.1. Legatura cauzala neliniara obiective - sarcini (fig. 5.2) este acceptata pentru organizatii de mare anvergura sau pentru cele care dovedesc o mare flexibilitate manageriala, in ceea ce priveste organizatia si personalul acesteia.

		SARCINI		POSTUL
OBIECTIVUL		SARCINI		POSTUL
		SARCINI		POSTUL
		SARCINI		POSTUL
OBIECTIVUL		SARCINI		POSTUL
		SARCINI		POSTUL

Figura 5.1

OBIECTIVUL		SARCINI		POSTUL
		SARCINI		POSTUL
		SARCINI		POSTUL
OBIECTIVUL 2		SARCINI		POSTUL
		SARCINI		POSTUL
		SARCINI		POSTUL

Figura 5.2

Responsabilitatea atribuirii cu sarcini a posturilor apartine managerilor departamentelor si organizatiei. Acestora le revine rolul de a identifica conexiunile caracteristice diferitelor obiective si de a stabilii functiile posturilor.

Dificultatea stabilirii sarcinilor care caracterizeaza un post este cu atat mai ridicata cu cat caracterul obiectivelor are o cota sporita de incertitudine. Este posibil ca proiectarea posturilor sa conduca la o suprapunere partiala a sarcinilor (activitatilor) prevazute pentru posturi care vizeaza realizarea aceluiasi obiectiv; schema din fig. 5.3 sugereaza o asemenea situatie. De asemenea, este posibil ca, printr-o gresita proiectare a posturilor sa existe activitati care nu revin niciunui post (fig. 5.4). Suprapunerea partiala a sarcinilor pentru unele posturi are dezavantaje evidente: neefectuarea acestora, efectuarea sarcinilor in paralel de catre doi angajati, disconfort pentru salariati (creat de confuzia privind atributiile) si disiparea responsabilitatilor. Aceasta schema are, paradoxal, si avantajul ca, daca este bine controlata (asigurata cu reguli clare privind atributiile si competentele), poate fi caracterizata ca fiind flexibila. In cazul unor comenzi urgente de produse, gradul de neocupare partiala a unor salariati poate fi compensat/anulat imediat. Cazul existentei unor secvente de activitati neacoperite cu personal reprezinta o grava greseala de proiectare a posturilor.

Figura 5.3

POSTUL 1

Figura 5.4

Competentele postului reprezinta limitele in care salariatul poate lua decizii, poate desfasura activitati si in care are atributii de serviciu. Competentele implica aspectele: autorizare, autoritate profesionala si putere de decizie. Pe baza pregatirii profesionale dovedite, salariatului i se confera atorizarea de a aborda sarcinile profesionale singur sau in echipa, simultan sau in succesiunea altor activitati. Acestuia i se confera dreptul de a hotara asupra succesiunii, tempoului si duratei activitatilor pentru care a fost autorizat. Puterea de decizie ii aduce salariatului satisfactia recunoasterii valorii umane si profesionale. O pozitie ierarhica superioara presupune calificare adecvata, sarcini de mai mare anvergura sau importanta, responsabilitati sporite dar si facilitati si recompense, inclusiv salariale, superioare. Salariatilor care au competente de rang superior li se recunoaste autoritatea si sunt solicitati sa avizeze activitati aferente posturilor subordonate.

Responsabilitatea este caracteristica postului care caracterizeaza obligatia salariatilor, pe care si-o asuma, sa gireze pentru calitatea, cantitatea si termenele la care activitatile corespunzatoare postului vor fi indeplinite. Practica manageriala a resurselor umane are de aplicat, pe langa altele, si regula responsabilizarii fiecarui salariat, indiferent de pozitia pe care o ocupa pe scara ierarhica a organizatiei. Acest atribut tranferat salariatilor reprezinta unul dintre principalele mijloace pentru motivarea si evaluarea salariatilor din punct de vedere profesional si moral.

Responsabilitatea este una dintre formele de reprezentare a organizatiei prin persoana salarizata. Aceasta caracteristica a definirii postului este o obligatie, autoritatea fiind conferita. Responsabilitatea, relativ la obiectivele, sarcinile si competentelor postului creeaza premisele realizarii performantelor profesionale pentru individ si, implicit, pentru organizatie.

Responsabilitatea trebuie sa fie corelata cu sarcinile si cu autoritatea titularului postului; supradimensionarea responsabilitatii creeaza conditiile unei atitudini autoritare subiective; subdimensionarea conduce, de regula, la inechitate si la insatisfactii morale.

Pentru posturile cu activitati foarte concrete, definirea acestora este o chestiune de rutina; pentru posturile de conducere, centrul de greutate il reprezinta realizarea obiectivelor organizatiei, inclusiv a performantei.

Ca urmare, proiectarea corecta a caracteristicilor postului (obiective - sarcini - autorizare - responsabilizare) trebuie abordata ca un proces dinamic; managementul resurselor umane nu poate desconsidera caracteristica interactiva post - salariat.

Se poate rezuma ca, la proiectarea posturilor, trebuie sa fie luate in considerare:

variabilele mediului exterior organizatiei:

caracteristicile mediului economic

cererea, respectiv oferta pietei muncii

gradul de pregatire a populatie active si disponibile

pragul atins de dezvoltarea tehnologica in domeniul de activitate al organizatiei

variabilele mediului interior al organizatiei:

capacitatea de adaptare la modificarile mediului exterior

politica de dezvoltare a organizatiei

resursele organizatiei

caracteristicile segmentului activ recrutat de organizatie:

pregatirea generala

pregatirea profesionala

indicatorii motivarii.

Definirea posturilor presupune armonizarea caracteristicilor mediului propriu organizatiei cu cele ale mediului exterior, in conformitate cu obiectivele strategice ale acesteia.