S.C. PETROM S.A.

Sucursala I.C.P.T. CAMPINA

Centrul pentru perfectionare si instruire

C.P.I.

INITIERE IN UTILIZAREA APLICATIEI POWERPOINT PENTRU ORGANIZAREA, REDACTAREA SI VIZUALIZAREA SLIDURILOR DE PREZENTARE

CURS PENTRU PERFECTIONAREA PERSONALULUI PETROM

Anatomia unei prezentari PowerPoint

Prezentarile PowerPoint sunt o modalitate de a comunica idei, simplu si eficient. Programul este conceput pentru transmiterea unor mesaje mai pu    tin complexe. O prezentare PowerPoint este ideala pentru liste simple si puncte de discutie sau versiuni electronice ale unui pliant. O expunere in PowerPoint ofera auditoriului indicii vizuale care ajuta la facilitarea urmaririi expunerii.

Orice prezentare PowerPoint consta din unitati de baza numite diapozitive.

Elementele de baza ale unui diapozitiv pot fi:

titlul diapozitivului

grafica

text

data

spatii de rezervare

numarul diapozitivului

subsol

Construirea unei prezentari

Cand se porneste prima data programul, caseta de dialog PowerPoint ofera optiuni pentru inceperea unei noi prezentari.

a.)   AutoContent wizard (de la utilitarul de asistenta AutoContent) pune la dispozitie un meniu care contine deja exemple de prezentari.

b.)   Template (sablon) - se poate alege un design existent al prezentarii in care se introduce continutul dorit.

c.)   Blank presentation (prezentare goala) - se incepe o prezentare noua, pornind de la zero, alegand macheta pentru fiecare diapozitiv.

d.)   Open an existing presentation (deschiderea unei prezentari existente) - crearea unei prezentari dintr-un fisier existent.

a.)   Utilitarul de asistenta AutoContent Wizard

Utilitarul AutoContent Wizard ofera o gama variata de modele de prezentari. In modelul ales, se poate inlocui textul oferit cu cel dorit de utilizator. Daca a fost inchisa caseta de dialog PowerPoint, utilitarul AutoContent Wizard poate fi deschis din meniul principal.

1. Din meniul File, optiunea New
2. Din caseta de dialog New Presentation, pagina Presentation, optiunea AutoContent Wizard, Ok.
3. In caseta de dialog AutoContent Wizard, clic pe Next.
4. In pagina cu tipurile de prezentare, se alege tipul dorit si din lista din dreapta subtipul. Clic pe butonul Next.

5. In urmatorul pas se alege cum va fi folosita prezentarea:
• Presentation, informal meeting, handouts (prezentari, informatii, pagini tiparite)
• Internet

Clic pe butonul Next

6. In pasul urmator se alege tipul de iesire care se va crea si optiunea de imprimare, apoi clic pe Next

Tipurile de iesiri pot fi:

On screen presentation - prezentare pe ecran

Black and white overheads - proiectii alb-negru

Color overheads - proiectii color

35mm slides - pe diapozitive

Se selecteaza optiunea de imprimare Yes sau No.

7. In urmatorul pas se editeaza informatii suplimentare (titlul prezentarii, informatii aditionale, .)
8. La ultimul pas, clic pe butonul Finish.

b.)   Crearea unei prezentari cu ajutorul unui sablon (Template)

Daca esantioanele predefinite in AutoContent Wizard nu sunt satisfacatoare, se poate alege o prezentare din lista sabloanelor (Template). Daca a fost inchisa caseta de dialog PowerPoint, lista poate fi deschisa din meniul principal.

Din meniul File, optiunea New, pagina Presentation Design.

In pagina sunt multe machete din care se selecteaza una. In panoul din dreapta apare previzualizarea sa.

Dupa alegerea sablonului, OK.

Se creeaza o noua prezentare si se afiseaza caseta de dialog New Slide unde se specifica cu ce fel de diapozitiv se incepe prezentarea si se adauga diapozitivele.

O macheta contine un fundal, specificatii pentru fontul pentru titlu si pentru diapozitivele prezentarii, subsoluri, numerotarea diapozitivelor, si asa mai departe.

c.)   Crearea unei noi prezentari

Din ecranul de pornire al programului PowerPoint, se alege Blank presentation

Sau

Din meniul File, optiunea New, din pagina General se selecteaza Blank presentation

Sau

Clic pe butonul New de pe bara standard.

Se creeaza o prezentare goala si cere alegerea tipului de macheta pentru primul diapozitiv. Macheta este cu un fundal alb, cu text formatat in Times New Roman si cu marcaje generice sub forma de cercuri.

Se poate oricand schimba macheta unei prezentari, folosind colectia de sabloane ale programului. Clic pe butonul Common Task, apoi Apply Design Template (aplica sablon de machetare). Se alege un sablon din caseta de dialog si clic pe butonul Apply (aplica) pentru a inlocui macheta veche cu cea noua.

d.)   Deschiderea unei prezentari existente

Din ecranul de pornire al programului PowerPoint, se alege Open an existing presentation. Lista contine ultimele prezentari cu care s-a lucrat.

Sau

Din meniul File, optiunea Open pentru deschiderea casetei de dialog Open.

Diferite modalitati de a vizualiza o prezentare

Fiecare noua prezentare se deschide in modul Slide .

Pentru a comuta in diferite moduri de vizualizare a prezentarii, se folosesc butoanele din bara View, din coltul stanga-jos al ferestrei sau meniul principal optiunea View.

Vederea Slide afiseaza macheta fiecarui diapozitiv in parte unde se poate modifica textul, formatul textului si notitele.

Vederea Outline afiseaza o zona unde se pot introduce notele vorbitorului si alaturi imaginea diapozitivului curent.

Vederea Slide Sorter afiseaza imagini miniaturale ale diapozitivelor. Acestea pot fi reorganizate sau se poate modifica aspectul general al prezentarii. In aceasta vedere se pot adauga sau edita efecte de tranzitie pentru prezentarea diapozitivelor.

Vederea Notes Page, permite introducerea si editarea notelor celui care face prezentarea.

Vederea Slide Show deruleaza prezentarea, afisand pe rand cate un diapozitiv, ca o prezentare automata de diapozitive.

Adaugarea si editarea diapozitivelor

Cand se creeaza o prezentare noua (Blank Presentation) sau dintr-un sablon macheta, se ajunge la caseta de dialog New Slide, din care se alege macheta unui nou diapozitiv.

Din optiunile din caseta (machete prestabilite - AutoLayout) este selectata una, cea care are chenarul mai ingrosat. Clic pe butonul OK si se adauga un diapozitiv nou, cu macheta selectata.

Crearea titlurilor

O prezentare incepe cu un diapozitiv titlu, care contine titlul prezentarii si cateva detalii introductive. Intr-o prezentare pot fi mai multe diapozitive titlu care introduc componentele unei prezentari.

Diapozitivele titlu isi iau formatarea din sablonul Title Master iar celelalte folosesc sablonul Slide Master. Diapozitivele titlu nu contin de, regula, liste marcate.

Pentru adaugarea unui diapozitiv titlu clic pe butonul New Slide iar din lista machetelor se alege Title slide, primul din lista.

Pentru introducerea titlului, clic pe spatiul rezervat titlului si se editeaza.

Utilizarea listelor cu marcaje

Majoritatea machetelor contin casete de text formatate, cu anumite caractere pentru marcare. Pentru editarea listei, se scrie in caseta text respectiva. Pentru adaugarea unui nou marcaj se apasa tasta Enter, pentru stergerea unui marcaj, tasta Backspace.

Cea mai simpla modalitate de a edita liste marcate este editarea in panoul schita (Outline sau Normal).

Folositi tastele Tab si Shift+Tab pentru a muta articolele in sus sau in jos, in ierarhia schitei. Apasati tasta Tab pentru a incepe introducerea unei liste cu marcaje sub un marcaj de nivel superior. Executati clic si trageti pentru a muta un semn individual de marcare (sau un diapozitiv) in alt loc in schita.

Editarea si formatarea textului

Editarea unui diapozitiv se face direct in spatiul rezervat textului in diapozitiv sau in schita din modul de vizualizare Outline.

Daca textul depaseste spatiul rezervat, se face automat potrivirea, intai prin reducerea spatiului dintre randuri apoi prin micsorarea fonturilor.

Pentru a formata tot textul dintr-un chenar de scriere, clic pe conturul chenarului, apoi se aplica formatarea dorita.

Obs:

- pentru marirea sau micsorarea fonturilor se folosesc butoanele Increase font size (mareste dimensiune font) sau Decrease font size (micsoreaza dimensiune font) de pe bara de formatare.

- pentru anularea formatarii automate (ex: scrierea fractiilor, a datelor calendaristice, ghilimelele ..), din meniul Tools, Options, pagina Edit, se sterge semnul de validare din caseta AutoFormat as you type (formatare automata in timpul scrierii).

Introducerea unui tabel

Adaugarea unui tabel in prezentare, se face fie intr-un diapozitiv existent, fie intr-o macheta tabel noua .

1. Optiunea New Slide din bara de unelte sau CTRL+M.
2. Se selecteaza macheta Table.
3. Dublu clic pe butonul de inserare tabel.
4. Apare caseta de dialog in care se stabileste numarul de coloane si randuri.
5. In continuare se lucreaza cu tabelul exact ca in Word. Pe barele de unelte apar optiunile Tabel si Format.

Introducerea unei diagrame

Adaugarea unei diagrame in prezentare, se face fie intr-un diapozitiv existent, fie intr-o macheta diagrama noua .

6. Optiunea New Slide din bara de unelte sau CTRL+M.
7. Se selecteaza macheta Chart.
8. Dublu clic pe butonul de inserare diagrama.
9. Apare caseta de dialog in care se editeaza datele.
10. In continuare se lucreaza cu diagrama exact ca in Excel.

Adaugarea unor ilustratii si imagini clip art

Intr-un diapozitiv se pot adauga imagini create cu ajutorul barei de instrumente Drawing sau celelalte optiuni din meniul Insert (ilustratii, casete text, organigrame, se poate colora textul si fundalul)

Pentru instalarea unei imagini din colectia Clip Gallery, din meniul principal Insert, optiunea Picture, Clip Art. Daca aceasta nu se regaseste pe calculator, trebuie instalata.

Stergerea, copierea, rearanjarea si ascunderea diapozitivelor

O prezentare nu se creeaza perfect din prima incercare. Pe parcurs, autorul se concentreaza asupra continutului textului, incadrarea diagramelor si imaginilor. La sfarsit se poate reveni pentru modificari si rearanjari.

• Stergerea unui diapozitiv: se selecteaza si se apasa tasta Delete
• Mutarea unui diapozitiv: in modul de vizualizare Slide Sorter, clic pe diapozitiv si se trage de el in noua pozitie sau in modul de vizualizare Outline, se trage de numarul diapozitivului in noua pozitie.
• Adaugarea unui nou diapozitiv: in modul de vizualizare Slide Sorter, clic intre diapozitive, acolo unde se face inserarea. Din meniul Insert, New Slide si din caseta de dialog se alege noul diapozitiv.
• Copierea unui diapozitiv: in modul de vizualizare Slide Sorter, clic dreapta pe diapozitivul de copiat si se alege Copy din meniul contextual. Apoi clic intre diapozitivele    unde se va afisa si din meniul contextual Paste.

Efecte speciale ale prezentarilor

O prezentare contine o multime de diapozitive. Schimbarea machetei fiecarui diapozitiv in parte este foarte dificila. In PowerPoint insa, se poate crea o macheta care sa se aplice tuturor diapozitivelor din prezentare (aceiasi grafica pentru fundal, aceleasi culori, marcaje, fonturi.).

Aplicarea unei noi machete

Din meniul Format, se alege Apply Design.(aplica sablon de machetare)

Se alege o macheta din caseta de dialog al carei aspect se vede in panoul Preview.

Clic pe Apply si se schimba aspectul tuturor diapozitivelor, revenindu-se la ferestra prezentarii.

Matritele machetei unei prezentari

Optiunile de formatare (cu exceptia schemelor de culoare) dintr-o prezentare sunt memorate in matritele de diapozitive. Acestea controleaza pozitia, aspectul (fundal, marcaje, fonturi), memoreaza obiecte inserate, cum ar fi sigla companiei.

Din meniul View, optiunea Master se pot vedea cele matritele:

Slide master (matrita de diapozitive) - este matrita tuturor diapozitivelor prezentarii in afara diapozitivelor titlu. Matrita contine in partea de us o zona de titlu (Title area), in mijloc o zona de a obiectelor (Object area) si in partea de jos o zona pentru subsol cu spatii rezervate datei/orei, subsolului si numarului diapozitivului. Modificarile uzuale se refera la text si la modalitatile de marcare a paragrafelor. Pentru modificari se folosesc butoanele de pe bara de formatare .

Title Master (matrita de titlu) - memoreaza formatarile diapozitivelor titlu. Ea contine o zona de titlu si trei spatii de rezervare pentru data/ora, subsol si numar diapozitiv. Matrita Title Master se schimba mai ales cand se salveaza prezentarea sub forma unui sablon de machetare.

Notes Master (matrita de insemnari) - memoreza aspectul paginilor de insemnari tiparite. Aici se poate schimba dimensiunea obiectului diapozitiv sau a obiectului insemnari. Se pot alege alte fonturi pentru antet, subsol sau insemnari.

Handout Master (matrita de brosura) - permite stabilirea numerelor diapozitivelor care se tiparesc pe o macheta prestabilita.

Obs: Modificarile legate de fonturi, dimensiune, stiluri de marcare a paragrafelor, spatierea dintre articole, etc se fac in modul Slide Sorter.

Adaugarea unei sigle sau unei imagini grafice

1. Din meniul View, Master, Slide Master
2. Din meniul Insert, Picture, From File. Se selecteaza fisierul din lista casetei de dialog Insert Picture, clic pe Insert.
3. Modificarea, decuparea, formatarea ilustratiei, se face din bara de instrumente Picture.
4. Se face pozitionarea siglei in locul dorit, fara a se suprapune peste text sau alte informatii.
5. Close in bara Master pentru salvare.

Antet si subsol

In prezentarile PowerPoint, spre deosebire de Word, anteturile apar numai in insemnari si in paginile de brosuri

In parte de jos a fiecarui diapozitiv exista un subsol, diferit de subsolul insemnarilor si brosurii

Matrita Slide Master contine, pe langa subsol, un spatiu solul apar deosebire de Word, antetul si subsolul apar alte informatii.

pentru inserarea datei (fixa sau codificata) si un spatiu pentru numarul diapozitivului (care este ascuns).

Pentru modificarea subsolului unui singur diapozitiv, se alege diapozitivul si se face modificarea din meniul principal View, Header and Footer.

Pentru modificarea subsolurilor de pe toate diapozitivele, din meniul View, Slide Master si se face editarea sau modificarea in zona subsolului.

Folosirea schemelor de culori

O schema de culori consta din 8 culori, cate una pentru fiecare tip fundamental de element al unei prezentari. Culorile sunt astfel alese incat sa se completeze una pe alta, textul sa se poata citi, corespunzator cu modul de folosite (proiectie sau listare).

1. Se selecteaza diapozitivul dorit.
2. Din meniul principal Format, Slide color schema.
3. Din caseta de dialog se alege o schema disponibila.

4. Pentru modificarea diapozitivului selectat se alege butonul Apply iar pentru    modificarea tuturor diapozitivelor prezentarii se alege Apply to All.

Animarea textului si a obiectelor de pe un diapozitiv

Poate fi animat orice obiect (titluri, elemente de marcare, coloane, elementele diagramelor) dintr-o prezentare PowerPoint. La categoria animatie intra atat efecte vizuale cat si cele sonore.

Clic pe butonul Animation Effects din bara de formatare si apare bara de instrumente de animare. Din butonul Custom Animation se pot alege practic un numar nelimitat de efectem odificarea tuturor diapozitivelor prezentarii se de animatie.

Ex: caractere de marcare zburatoare

clic pe diapozitivul careia i se aplica animatia (sau se selcteaza mai multe dintr-o data)

din meniul Slide Show , optiunea Preset animation

dupa selectarea animatiei, clic pe Animation Preview pentru a vedea efectul.

Unele din efectele de animare din bara Animation Effect sunt insotite si de sunet.

Tranzitia diapozitivelor

Derularea cursiva a diapozitivelor dintr-o prezentare, mentine treaza atentia. Aplicarea unei tranzitii se face in modul de vizualizare Slide Sorter, din meniul Slide Show, optiune Slide Transition. Apare caseta de dialog cu acelasi nume din care se face alegerea optiunilor. Selectia se poate aplica la diapozitivul curent (butonul Apply) sau la toata prezentarea (Apply to All).

Cateva modalitati de tranzitie, din lista Effect:

Blinds - intocmai ca jaluzelele verticale ale ferestrelor, imaginea aparand treptat

Box - din mijlocul diapozitivului se mareste sau se micsoreaza un patrat cu urmatorul diapozitiv

Checkerboard - ca intr-o tabla de sah, apar patratele care acopera diapozitivul si apoi dispar

Cover -diapozitivul nou pluteste din lateral, sus, jos sau dintr-un colt

Etc.

Viteza de tranzitie a diapozitivelor, se alege din caseta de dialog Slide Transition, butoanele de optiuni Slow, Medium sau Fast, sau din zona Advance a casetei de dialog.

Adaugarea si editarea de hiperlegaturi

Hiperlegaturile pot indica orice: un anumit diapozitiv, ultimul sau primul, un document Word sau o foaie Excel.

1. In modul de vizualizare Normal sau Slide, selectati textul sau obiectul care serveste drept hiperlegatura.
2. Din m.c sau meniul Slide Show se selecteaza Action Setting (parametrii si actiuni). Apare caseta de dialog:

eaza , selectati textul sau obiectul care serveste drept hiperlegatura.

3. Se alege eticheta Mouse Clic pentru ca legatura sa actioneze in momentul executarii unui clic sau Mouse Over pentru actionarea legaturii in momentul cand se trece cu mouse-ul peste legatura.
4. Se alege o actiune din lista de actiuni disponibile. Pentru a sari la un anumit diapozitiv se alege din lista Hyperlink to, optiunea Slide. si in continuare numarul sau titlul slide-ului.
5. Clic OK pentru salvarea legaturii.

5. rece cu mouse-ul peste legatura.n momentul executarii unui clic sau Mouse Over pentru actionarea legaturii in momentul cand se

Pentru a edita sau a elimina o hiperlegatura se selecteaza textul care contine legatura si din meniul principal Slide Show, optiunea Action Setting. Se selecteaza o alta legatura sau clic pe None pentru a elimina hiperlegatura.

Derularea prezentarilor

Utilizarea butoanelor de actiune

O prezentare poate fi configurata sa se deruleze de una singura sau sa fie controlata prin butoane de actiune.

Butoanele de actiune au acelasi rol ca hiperlegaturile dar au doua avantaje: functiile lor sunt predefinite si forma lor sugereaza usor actiunea (ca la un videocasetofon).

Pentru a adauga butoane:

1. Se deschide prezentarea la care se adauga butoanele si in cadrul ei, matrita (Slide Master).
2. Din meniul Slide Show, Action Buttons. Se afiseaza paleta de butoane.
3. Clic pe butonul dorit din paleta, apoi pe matrita se trage cu butonul stanga mouse apasat, acolo unde va apare.
4. Se repeta pentru toate butoanele care vor apare in prezentare.

Derularea automata a prezentarilor

1. Se deschide prezentarea si se comuta in modul Slide Sorter.
2. Din meniul Slide Show, Setup Show., in caseta Advance Slides, se bifeaza Using timings, if present.
3. Din meniul Slide Show, se alege Slide Transition.
4. In caseta Advance se alege optiunea Automatically after (automat dupa) si se introdsi se comuta in modul Slide Sorter.
5. e vor apare in prezentare.
6. ul ei, matrita.ctiunea (uce perioada de timp, in minute si secunde, pentru derularea diapozitivelor.
7. Clic pe Apply to All.
8. Pentru ajustarea timpului la diapozitive individuale, se selecteaza si din meniul Slide Show, Slide Transition si se repeta procedura anterioara. Clic pe Apply.
9. Se deruleaza prezentarea pentru corectarea si ajustarea timpului.

Transferul unei prezentari intre calculatoare

Impachetarea unei prezentari

1. Se deschide prezentarea de impachetat
2. Din File, Pack and Go si se parcurg pasii:
1. Selectarea prezentarii de impachetat, implicit prezentarea curenta
2. Unitatea de destinatie, implicit A:
3. Se valideaza Embed True Type si Include linked files
4. Se specifica includerea Power Point Viewer (pentru prezentarea pe calculatoare unde nu exista Power Point; acesta mareste dimensiunea prezentarii impachetate cu 2,5MB)

3. Clic pe Finish. Daca prezentarea este prea mare, aplicatia cere introducerea numarului nareste dim prezentarii impachetate cu 2,5MB)

3. ecesar de dischete.

Rularea unei prezentari impachetate

1. Se insereaza discheta cu prezentarea in unitate.
2. Din butonul Start, Run si se editeaza (sau se regaseste) A:Pngsetup.
3. Iin caseta de dialog se introduce adresa destinatie. (Nu despachetati in adresa implicita C:, ci creati un dosar special inainte).
4. Se despacheteaza fisierele si in final se pune intrebarea daca se ruleaza aplicatia imediat.