UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI

FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE SI GESTIUNEA AFACERILOR

MASTER - MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

Introducere.

In conditiile in care pe plan mondial se observa o tendinta de concentrare economica si globalizare, o structura de administrare eficienta are consecinte directe asupra modului in care entitatea respectiva se manifesta in raporturile cu tertii si asupra competitivitatii sale, indeosebi pe piata de capital.

Principiile guvernarii corporative subliniaza responsabilitatile organelor de administrare si conducere a societatii in asigurarea succesului entitatii, deoarece cadrul guvernarii corporative trebuie sa asigure conducerea strategica a companiei, monitorizarea eficace a managementului si raspunderea fata de actionari si companie.

Prin Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 1066 din 17 noiembrie 2004 si actualizata in baza actelor normative modificatoare, publicate in Monitorul Oficial al Romaniei pana la 29 iunie 2007, a fost consacrata o noua conceptie privind administrarea si conducerea societatii pe actiuni. Noua reglementare materializeaza principiile guvernarii corporative si asigura armonizarea cu reglementarile din tarile Uniunii Europene. Potrivit art. 137 din lege, societatea pe actiuni este administrata de unul sau mai multi administratori. Cand sunt mai multi administratori, ei constituie un consiliu de administratie, care poate delega conducerea societatii unuia sau mai multor directori, sau, conform art. 153 din lege, prin actul constitutive se poate stipula ca administrarea societatii sa fie data unui directorat si unui consiliu de supraveghere.

Prin urmare, administrarea si conducerea societatii pe actiuni se realizeaza fie prin consiliul de administratie si directorii societatii (sistemul unitar), fie prin directorat si consiliul de supraveghere (sistemul dualist).

Sistemul de administrare a societatii se stabileste prin actul constitutiv al societatii, care trebuie sa precizeze datele de identificare a primilor membrii din consiliul de administratie, respective a primilor membrii din consiliul de supraveghere, puterile de reprezentare conferite administratorilor si, dupa caz, directorilor respective memrilor directoratului si daca ei urmeaza sa le exercite impreuna sau separate. Totodata trebuie sa se arate numarul membrilor consiliului de administratie sau modul de stabilire a acestui numar.

Legea permite insa ca, in cursul existentei societatii, sistemul initial de administrare sa fie inlocuit cu celalalt sistem, prin modificarea actului constitutive al societatii de catre adunarea general extraordinara a actionarilor.

2. Sistemul unitar de administrare si conducere a societatii.

2.1. Consiliul de administratie.

Potrivit art. 137 din Legea nr. 31/1990, Societatea pe actiuni este administrata de unul sau mai multi administratori, numarul acestora fiind totdeauna impar. Cand sunt mai multi administratori, ei constituie un consiliu de administratie, administratia societatii fiind astfel incredintata unui organ colegial.

Administratorului unic ii sunt aplicabile dispozitiile legii cu privire la consiliul de administratie, cu exceptia celor care se refera sau presupun pluralitatea de administratori. In cazul cand sunt mai multi administratori, pluralitatea de administratori se constituie ex lege intr-un consiliu de administratie.

2.1.1. Structura Consiliului de administratie.

Consiliul de administratie este format dintr-un numar impar de administratori, stabilit prin actul constitutive si in conditiile prevazute in actul constitutive, singura impunere stabilita prin lege fiind cazul societatilor pe actiuni ale caror situatii financiare fac obiectul unei obligatii legale de auditare si care vor avea un numar minim de 3 administratori.

Pe durata indeplinirii mandatului, administratorii nu pot incheia cu societatea un contract de munca, iar in cazul in care administratorii au fost desemnati dintre salariatii societatii, acestora li se suspenda contractual individual de munca pe perioada mandatului.

In scopul asigurarii delimitarii intre functiile de control si cele executive, precum si al protejarii intereselor societatii si ale actionarilor, membrii consiliului de administratie pot fi supusi unor conditii speciale. Astfel, prin actul constitutiv sau prin hotarare a adunarii generale a actionarilor se poate prevedea ca unul sau mai multi membri ai consiliului de administratie trebuie sa fie independenti. La societatile auditate, numirea unui administrator independent este obligatorie, acesta facand parte din comitetul de audit. La desemnarea administratorului independent, adunarea generala a actionarilor va avea in vedere urmatoarele criterii:

a) sa nu fie director al societatii sau al unei societati controlate de catre aceasta si sa nu fi indeplinit o astfel de functie in ultimii 5 ani;

b) sa nu fi fost salariat al societatii sau al unei societati controlate de catre aceasta ori sa fi avut un astfel de raport de munca in ultimii 5 ani;

c) sa nu primeasca sau sa fi primit de la societate ori de la o societate controlata de aceasta o remuneratie suplimentara sau alte avantaje, altele decat cele corespunzand calitatii sale de administrator neexecutiv;

d) sa nu fie actionar semnificativ al societatii;

e) sa nu aiba sau sa fi avut in ultimul an relatii de afaceri cu societatea ori cu o societate controlata de aceasta, fie personal, fie ca asociat, actionar, administrator, director sau salariat al unei societati care are astfel de relatii cu societatea, daca, prin caracterul lor substantial, acestea sunt de natura a-i afecta obiectivitatea;

f) sa nu fie sau sa fi fost in ultimii 3 ani auditor financiar ori asociat salariat al actualului auditor financiar al societatii sau al unei societati controlate de aceasta;

g) sa fie director intr-o alta societate in care un director al societatii este administrator neexecutiv;

h) sa nu fi fost administrator neexecutiv al societatii mai mult de 3 mandate;

i) sa nu aiba relatii de familie cu o persoana aflata in una dintre situatiile prevazute la lit. a) si d).

Totodata, in cazul in care atributiile de conducere sunt delegate directorilor societatii, majoritatea membrilor consiliului de administratie va fi format din administratori neexecutivi, reprezentand administratori care nu au fost numiti directori ai societatii. La societatile auditate delegarea de competenta catre directori este obligatorie.

Figura 1: Consiliul de administratie - componenta

AN - administratori neexecutivi

AI - administrator independent

D - director

DEXT- director numit din afara consiliului de administratie

Consiliul de administratie este condus de un presedinte, ales de consiliu dintre membrii sai sau numit de adunarea generala ordinara a actionarilor, care numeste si consiliul de administratie, daca prin actul constitutiv se prevede astfel. Presedintele coordoneaza activitatea consiliului de administratie si raporteaza referitor la aceasta adunarii generale a actionarilor. Totodata el vegheaza la buna functionare a organelor societatii.

Durata mandatului presedintelui nu poate depasi durata mandatului sau de administrator si poate fi revocat oricand de organul care l-a numit.

In cazul in care presedintele se afla in imposibilitate temporara de a-si exercita atributiile, consiliul de administratie poate insarcina un alt administrator cu indeplinirea functiei de presedinte pe durata starii respective de imposibilitate.

2.1.2. Atributiile consiliului de administratie.

Consiliul de administratie este insarcinat cu indeplinirea tuturor actelor necesare si utile pentru realizarea obiectului de activitate al societatii, cu exceptia celor rezervate de lege pentru adunarea generala a actionarilor.

Consiliul de administratie are urmatoarele competente de baza, care nu pot fi delegate directorilor:
a) stabilirea directiilor principale de activitate si de dezvoltare ale societatii;

b) stabilirea sistemului contabil si de control financiar si aprobarea planificarii financiare;

c) numirea si revocarea directorilor si stabilirea remuneratiei lor;

d) supravegherea activitatii directorilor;

e) pregatirea raportului anual, organizarea adunarii generale a actionarilor si implementarea hotararilor acesteia;

f) introducerea cererii pentru deschiderea procedurii insolventei societatii, potrivit Legii nr. 85/2006 privind procedura insolventei.

De asemenea, nu pot fi delegate directorilor atributiile primite de catre consiliul de administratie din partea adunarii generale a actionarilor.

Legea impune membrilor consiliului de administratie obligatia de a-si exercita mandatul cu prudenta si diligenta unui bun administrator. Aceasta obligatie este respectata daca in momentul luarii unei decizii de afaceri administratorul este in mod rezonabil indreptatit sa considere ca actioneaza in interesul societatii si pe baza unor informatii adecvate. In acelasi sens, legea cere ca membrii consiliului de administratie sa isi exercite mandatul cu loialitate, in interesul societatii.

Membrii consiliului de administratie nu au voie sa divulge informatiile confidentiale si secretele de afaceri ale societatii la care au acces in calitatea lor de administrator. Interdictia subzista si dupa incetarea mandatului de administrator, continutul si durata obligatiilor de confidentialitate fiind prevazuta in "contractul de administratie".

Anumite acte juridice, cu impact deosebit asupra societatii pot fi incheiate de catre consiliul de administratie numai cu aprobarea adunarii generale. Sunt avute in vedere actele juridice incheiate in numele si in contul societatii prin care sa dobandeasca bunuri pentru societate sau sa instraineze, sa inchirieze, sa schimbe sau sa constituie in garantie bunuri aflate in patrimoniul societatii, a caror valoare depaseste jumatate din valoarea contabila a activelor societatii la data incheierii actului juridic.

Consiliul de administratie reprezinta societatea in raport cu tertii si in justitie. In lipsa unei stipulatii contrare in actul constitutiv, consiliul de administratie reprezinta societatea prin presedintele sau.

Prin actul constitutiv, presedintele si unul sau mai multi administratori pot fi imputerniciti sa reprezinte societatea, actionand impreuna sau separat. O astfel de clauza este opozabila tertilor.
Prin acordul lor unanim, administratorii care reprezinta societatea doar actionand impreuna pot imputernici pe unul dintre ei sa incheie anumite operatiuni sau tipuri de operatiuni.
In cazul in care consiliul de administratie delega directorilor atributiile de conducere a societatii in conformitate cu art. 143 din legea amintita, puterea de a reprezenta societatea apartine directorului general. Consiliul de administratie pastreaza insa atributia de reprezentare a societatii in raporturile cu directorii. Consiliul de administratie inregistreaza la registrul comertului numele persoanelor imputernicite sa reprezinte societatea, mentionand daca ele actioneaza impreuna sau separat. Acestea depun la registrul comertului specimene de semnatura.

2.1.3. Functionarea consiliului de administratie.

Functionarea consiliului de administratie trebuie sa respecte prevederile legale in vigoare. Astfel, Consiliul de administratie se intruneste cel putin o data la 3 luni, pe baza convocarii presedintelui consiliului, sau la cererea motivata a cel putin doi dintre membrii consiliului. Autorii convocarii stabilesc si ordinea de zi, presedintelui revenindu-i sarcina de a asigura informarea membrilor consiliului cu privire la punctele aflate pe ordinea de zi. convocarea trebuie sa cuprinda data, locul unde se va tine sedinta si ordinea de zi. Asupra punctelor care nu sunt prevazute in ordinea de zi, consiliul poate lua decizii numai in cazuri de urgenta.

La intrunirile consiliului de administratie pot fi convocati si directorii si cenzorii sau, dupa caz, auditorii interni. Acestia sunt obligati sa participle fara a avea drept de vot, cu exceptia directorilor care au si calitatea de administratori.

Pentru valabilitatea deciziilor consiliului, legea cere prezenta a cel putin jumatate din numarul membrilor consiliului, daca prin act constitutiv nu se prevede un numar mai mare. Deciziile se iau cu votul majoritatii membrilor prezenti, cu exceptia deciziilor cu privire la numirea sau revocarea presedintelui consiliului, care se iau cu votul majoritatii membrilor consiliului. Prin actul constitutiv se poate prevedea ca, in cazuri exceptionale, justificate prin urgenta situatiei si prin interesul societatii, deciziile consiliului de administratie sa poata fi luate prin votul unanim exprimat in scris al membrilor, fara a mai fi necesara o intrunire a consiliului de administratie. Aceasta procedura nu este insa permisa pentru deciziile privind situatiile financiare anuale si capitalul autorizat. Deciziile consiliului de administratie considerate nelegale pot fi anulate prin hotararea adunarii generale a actionarilor. In absenta unei prevederi legale, deciziile consiliului de administratie nu pot fi atacate in justitie de catre actionari, dar acestia ar putea ataca hotararea adunarii generale a actionarilor prin care s-a pronuntat asupra valabilitatii unei decizii a consiliului de administratie.

Membrii consiliului de administratie pot fi reprezentati la intrunirile consiliului, dar numai prin alti membrii ai consiliului de administratie. Un membru prezent poate reprezenta un singur membru absent.in caz de paritate a votului, presedintele consiliului de administratie va avea votul decisiv, afara de cazul cand prin actul constitutiv se prevede altfel. Nu dispune insa de votul decisiv presedintele consiliului de administratie care este, in acelasi timp, si director al societatii. In caz de paritate de voturi si daca presedintele nu beneficiaza de vot decisiv,propunerea supusa votului se considera respinsa.

Daca intr-o anumita operatiune supusa deliberarii in cadrul consiliului de administratie, un administrator are, direct sau indirect, interese contrare societatii, trebuie sa nu ia parte la vot. Aceeasi obligatie exista si in cazul in care administratorul stie ca intr-o anumita operatiune sunt interesate sotul sau sotia sa, rudele ori afinii sai pana la gradul al patrulea inclusiv. Nerespectarea obligatiei atrage raspunderea administratorului pentru prejudiciul cauzat societatii.

Lucrarile fiecarei sedinte a consiliului de administratie trebuie consemnate intr-un proces verbal, care va cuprinde numele participantilor, ordinea deliberarilor, deciziile luate numarul de voturi intrunite si opiniile separate. Procesul verbal va fi semnat de presedintele de sedinta si de cel putin un alt administrator.

2.2. Directorii societatii.

2.2.1. Delegarea conducerii societatii si conditiile calitatii de director al societatii.

Potrivit art 143 din Legea 31/1990, consiliul de administratie poate delega conducerea societatii unuia sau mai multor directori. Consiliul de administratie numeste pe unul dintre directori in calitate de director general, care poate fi chiar presedintele consiliului de administratie. In cazul societatilor pe actiuni ale caror situatii financiare anuale fac obiectul unei obligatii legale de auditare financiara, delegarea conducerii societatii este obligatorie.

Pentru calitatea de director al societatii, legea impune anumite conditii:

Calitatea de director o poate avea numai o persoana fizica ce indeplineste conditiile de capacitate si onorabilitate prevazute de lege.

Directorul poate fi numit numai dintre administratori sau din afara consiliului de administratie.

Pe durata mandatului, directorii nu pot incheia cu societatea un contract de munca.

Nu poate fi director o persoana care este incapabila in sensul legii sau care a fost condamnata pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, pentru infractiunile prevazute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare, pentru infractiunile grave privind procedura insolventei sau altele prevazute de lege.

Directorul nu poate, fara autorizarea consiliului de administratie, sa fie director, administrator, membru al directoratului sau al consiliului de supraveghere, censor sau, dupa caz, auditor intern sau asociat cu raspundere nelimitata, in alte societati concurente sau avand acelasi obiect de activitate si nici nu poate exercita acelasi comert sau altul concurrent, pe cont propriu sau ala altei persoane. Incalcarea interdictiei atrage revocarea din functie si raspunderea pentru prejudiciile cauzate societatii. Pentru protejarea intereselor societatii, legea impune persoanei nominalizate ca inainte de numire, sa aduca la cunostinta consiliului de administratie daca se afla intr-o asemnea situatie.

2.2.2. Atributiile si obligatiile directorilor.

Potrivit legii, directorii exercita atributiile de conducere a societatii, fiind responsabili cu luarea tuturor masurilor aferente conducerii societatii, in limitele obiectului de activitate al societatii si cu respectarea competentelor exclusive rezervate de lege sau de actul constitutiv al consiliului de administratie si adunarii generale a actionarilor.

Cat priveste puterea de a reprezenta, aceasta apartine, in general, directorului general.

Activitatea directorilor este supusa controlului consiliului de administratie. Directorii trebuie sa informeze consiliul de administratie in mod regulat si cuprinzator asupra operatiunilor intreprinse si asupra celor avute in vedere pentru viitor. Orice administrator poate solicita directorilor informatii privind conducerea operativa a societatii.

Remunerarea directorilor se stabileste de consiliulul de administratie si este interzisa creditarea de catre societate a directorilor societatii indiferent de forma pe care o imbraca operatiunea.

Totodata, legea impune directorilor si anumite obligatii:

Directorii au obligatia sa participle la adunarile generale ale actionarilor.

Directorii sunt obligati sa instiinteze consiliul de administratie asupra tuturor neregulilor constatate cu ocazia indeplinirii atributiilor lor.

Directorii trebuie sa-si exercite mandatul cu prudenta si diligenta unui bun administrator, cu loialitate si in interesul societatii.

Directorii sunt raspunzatori pentru neindeplinirea indatotiilor lor, putand fi revocati oricand de catre consiliul de administratie.

3. Sistemul dualist de administrare si conducere a societatii.

Sistemul dualist reprezinta o alternativa la sistemul unitar de administratie.
Conducerea operativa a unei societati pe actiuni se poate astfel realiza prin directorat si consiliul de supraveghere. Raporturile dintre cele doua organisme sunt clar delimitate de lege.

3.1. Consiliul de supraveghere.

3.1.1. Desemnarea si conditiile calitatii de membru al consiliului de supraveghere.

Membrii consiliului de supraveghere sunt numiti prin actul constitutiv (primii membrii ai consiliului de supraveghere) sau de catre adunarea generala a actionarilor, numarul lor incadrandu-se intre minimum 3 si maximum 11 membri. In privinta lor, pot fi stabilite de la caz la caz conditii specifice de profesionalism si independenta.

Candidatii pentru postul de membru in consiliul de supraveghere sunt nominalizati de catre membrii existenti ai consiliului sau de catre actionari. Calitatea de membru al consiliului de supraveghere o are o persona fizica sau o persona juridica.

Principalele conditii prevazute de legea 31/1990 care trebuie avute in vedere la desemnarea membrilor consiliului de supraveghere sunt:

Membrii consiliului de supraveghere nu pot fi concomitant membrii ai drectoratului si nu pot cumula calitatea de membru al consiliului de supraveghere cu calitatea de salariat al societatii.

Interdictia unei persoane fizice de a exercita concomitent mai mult de 5 mandate de membru al consiliului de supraveghere in societati pe actiuni al caror sediu se afla pe teritoriul Romaniei. Aceasta prevedere se aplica in aceeasi masura persoanei fizice administrator sau membru al consiliului de supraveghere, cat si persoanei fizice reprezentant permanent al unei persoane juridice administrator ori membru al consiliului de supraveghere. Interdictia nu se refera la cazurile cand cel ales in consiliul de supraveghere este proprietar a cel putin o patrime din totalul actiunilor societatii sau este membru in consiliul de supraveghere al unei societati pe actiuni ce detine patrimea aratata. Persoana care incalca aceasta prevedere este obligata sa demisioneze din functiile consiliului de supraveghere care depasesc numarul maxim de cinci mandate in termen de o luna de la data aparitiei situatiei de incompatibilitate. La expirarea acestei perioade, el va pierde mandatul obtinut prin depasirea numarului legal de mandate, in ordinea cronologica a numirilor, si va fi obligat la restituirea remuneratiei si a altor beneficii primite catre societatea in care a exercitat acest mandat. Deliberarile si deciziile la care el a luat parte in exercitarea mandatului respectiv raman valabile.

Inainte de a fi numita director sau administrator, respectiv membru al directoratului sau al consiliului de supraveghere intr-o societate pe actiuni, persoana nominalizata este obligata sa informeze organul societatii insarcinat cu numirea sa cu privire la orice aspecte relevante din perspective interdictiei prezentate anterior.

Nu poate fi membru al consiliului de supraveghere o persoana care potrivit legii este incapabila sau a fost condamnata pentru faptele grave interzise si membrilor consiliului de administratie.

In cazul vacantei unui post in consiliul de supraveghere, consiliul va numi un membru provizoriu, pana la intrunirea adunarii generale a actionarilor. Daca vacanta determina scaderea numarului membrilor consiliului de supraveghere sub minimul legal, directoratul trebuie sa convoace fara intarziere adunarea generala a actionarilor pentru completarea locurilor vacante. In cazul inactiunii directoratului, orice parte interesata poate cere instantei sa desemneze persoana insarcinata cu convocarea adunarii generale, care sa faca numirile necesare.

Numirea in calitatea de membru al consiliului de supraveghere, pentru a fi valabila sub aspect juridic trebuie acceptata in mod expres de catre persoana in cauza si sa fie asigurata pentru raspundere profesionala.

Durata mandatului membrilor consiliului de supraveghere este stabilita prin actul constitutiv, fara a pute depasi patru ani, cu exceptia primilor membrii, a caror mandate nu poate depasi doi ani.

3.1.2. Atributiile consiliului de supraveghere.

Principalele atributii ale consiliului de supraveghere sunt cele prevazute de art. 153⁹ din Legea 31/1990, si anume:

exercita controlul permanent asupra conducerii societatii de catre directorat;

numeste si revoca membrii directoratului;

verifica conformitatea cu legea, cu actul constitutiv si cu hotararile adunarii generale a operatiunilor de conducere a societatii;

raporteaza cel putin o data pe an adunarii generale a actionarilor cu privire la activitatea de supraveghere desfasurata

In cazuri exceptionale, cand interesul societatii o cere, consiliul de supraveghere poate convoca adunarea generala a actionarilor.

In ceea ce priveste competentele pe care le pot exercita, legea interzice expres transferul catre consiliul de supraveghere a oricaror atributii de conducere a societatii. Cu toate acestea, in actul constitutiv se poate prevedea ca anumite tipuri de operatiuni nu pot fi efectuate decat cu acordul consiliului. In cazul in care consiliul nu isi da acordul pentru o astfel de operatiune, directoratul poate cere acordul adunarii generale ordinare. Hotararea adunarii generale cu privire la un asemenea acord este data cu o majoritate de 3 patrimi din numarul voturilor. In schimb, consiliul este abilitat, printre altele, sa verifice conformitatea operatiunilor de conducere a societatii derulate de directorat cu legea, actul constitutiv sau hotararile adunarii generale. In cazuri exceptionale, cand interesul societatii o impune, membrii consiliului vor putea convoca adunarea generala a actionarilor.

Datorita rolului pe care il au in functionarea societatii, membrii consiliului de supraveghere sunt obligati sa participe la adunarile generale ale actionarilor, insa, in situatia in care, un membru al consiliului are, direct sau indirect, interese contrare intereselor societatii intr-o anumita operatiune, acesta are obligatia de a se retrage de la deliberare si sa informeze cu privire la aceasta consiliul.

3.1.3. Functionarea consiliului de supraveghere.

Ca organ colegial, consiliul de supraveghere functioneaza potrivit legii si a regulilor stabilite prin actul constitutiv. Astfel, consiliul de supraveghere se intruneste cel putin o data la 3 luni prin convocarea presedintelui sau. Totodata, consiliul de supraveghere poate fi convocat oricand la cererea motivata a cel putin doi dintre membri consiliului de supraveghere sau la cererea directoratului. Intrunirea trebuie sa aiba loc in cel mult 15 zile dela convocare. Daca presedintele nu da curs cererii de convocare a consiliului, autorii cererii pot convoca ei insisi consiliul, stabilind si ordinea de zi a sedintei.

Pentru valabilitatea deciziilor consiliului de supraveghere este necesara prezenta a cel putin jumatate din numarul membrilor consiliului, daca prin actul constitutiv nu se prevede un numar mai mare. Ca si in cazul consiliului de administratie, deciziile se iau cu votul majoritatii membrilor prezenti, cu exceptia deciziilor cu privire la numirea sau revocarea presedintelui consiliului, care se iau cu votul majoritatii membrilor consiliului. In caz de paritate a voturilor presedintele consiliului de supraveghere va avea votul decisiv.

Membrii consiliului de supraveghere pot fi reprezentati la intrunirile consiliului, dar numai de catre alti membrii ai consiliului. Actul constitutiv poate prevedea ca participarea la reunirile consiliului de supraveghere sa aiba loc si prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanta.

Fiecare sedinta a consiliului de supraveghere trebuie consemnata intr-un proces verbal, care va cuprinde numele participantilor, ordinea de zi, ordinea deliberarilor, deciziile luate numarul de voturi intrunite si opiniile contrare. Procesul verbal va fi semnat de presedintele de sedinta si de cel putin un alt membru al consiliului de supraveghere.

Membrii consiliului de supraveghere pot fi revocati orcand de catre adunarea generala a actionarilor, printr-o hotarare intrunind o majoritate de cel putin doua treimi din numarul voturilor actionarilor prezenti.

3.2. Directoratul.

3.2.1. Structura si conditiile calitatii de membru al directoratului.

Directoratul este format din unul sau mai multi membrii, numarul acestora fiind intotdeauna impar. Cand exista un singur membru, acesta poarta denumirea de director general unic. In cazul societatii pe actiuni ale caror situatii financiare fac obiectul unei obligatii legale de auditare, directoratul este format din cel putin 3 membrii. Membrii directoratului nu pot fi in acelasi timp si membri ai consiliului de supraveghere.

Calitatea de membru a directoratului o poate avea numai o persoana fizica, capabila din punct de vedere legal si care nu a fost condamnata pentru infractiunile specific amintite si in cazul membrilor consiliului de supraveghere. Membrii directoratului nu pot fi concomitent membrii ai consiliului de supraveghere si nu pot incheia cu societatea un contract de munca.

Membrii directoratului nu vor putea, fara autorizarea consiliului de supraveghere, sa fie director, administrator, membri al directoratului sau al consiliului de supraveghere, censor sau, dupa caz, auditor intern sau asociat cu raspundere nelimitata, in alte societati concurente sau avand acelasi obiect de activitate si nici nu pot exercita acelasi comert sau altul concurrent, pe cont propriu sau ala altei persoane. Incalcarea interdictiei este sanctionata cu revocarea din functie si raspunderea pentru daune.

3.2.2. Atributiile si obligatiile membrilor directoratului.

Directoratul asigura conducerea societatii. Directoratul, poate sa incheie acte juridice in numele si in contul societatii, prin care sa dobandeasca bunuri pentru aceasta sau sa instraineze, sa inchirieze, sa schimbe ori sa constituie in garantie bunuri aflate in patrimoniul societatii, a caror valoare depaseste jumatate din valoarea contabila a activelor societatii la data incheierii actului juridic, numai cu aprobarea adunarii generale a actionarilor.

In lipsa de stipulatie contrara in actul constitutiv, membrii directoratului sunt abilitati sa reprezinte societatea in raporturile cu tertii doar actionand impreuna. In cazul in care membrii directoratului reprezinta societatea doar actionand impreuna, acestia, prin acordul lor unanim, il pot imputernici pe unul dintre ei sa incheie anumite operatiuni sau tipuri de operatiuni. Directoratul trebuie sa inregistreze la registrul comertului numele persoanelor imputernicite sa reprezinte societatea, cu mentiunea daca ele actioneaza impreuna sau separate, persoane obligate sa depuna la registrul comertului specimenul de semnatura, in conditiile legii.

Membrii directoratului sunt desemnati de consiliul de supraveghere si isi exercita atributiile sub controlul acestuia. Ei sunt tinuti sa prezinte consiliului de supraveghere cel putin o data la trei luni un raport scris cu privire la conducerea societatii, la activitatea acesteia si la posibila sa evolutie. Totodata directoratul trebuie sa inainteze consiliului de supraveghere situatia financiara anuala si raportul sau anual, precum si propunerea privind distribuirea profitului realizat pe care intentioneaza sa o prezinte adunarii generale si sa comunice in timp util orice informatie cu privire la evenimentele ce ar putea avea o influenta semnificativa asupra situatiei societatii.

Membrii directoratului trebuie sa participe la adunarile generale ale actionarilor si sa isi exercite mandatul cu loialitate, in interesul societatii.

3.2.3. Raspunderea membrilor directoratului.

Membrii directoratului raspund pentru indeplinirea obligatiilor care le revin. Prin urmare, membrii directoratului raspund pentru prejudiciile cauzate societatii prin nerespectarea obligatiilor stabilite de consiliul de supraveghere sau de lege. Ei raspund solidar fata de societate pentru:

realitatea varsamintelor efectuate de asociati;

existenta reala a dividendelor platite;

existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere;

exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale;

stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.

Membrii directoratului sunt solidar raspunzatori cu predecesorii lor imediati, daca avand cunostinta de neregulile savarsite de acestia, nu le comunica cenzorilor sau dupa caz, auditorilor interni si auditorului financiar. Raspunderea pentru actele savarsite sau pentru omisiunile directoratului nu se intinde si la membrul directoratului care a facut sa se consemneze, in registrul deciziilor directoratului, impotrivirea sa si a instiintat despre aceasta , in scris, pe cenzori sau auditorii interni si auditorul financiar.

Actiunea in raspundere impotriva membrilor directoratului si consiliului de supraveghere, precum si a cenzorilor sau auditorilor financiari, pentru daune cauzate societatii de catre acestia prin incalcarea indatoririlor lor fata de societate, apartine adunarii generale a actionarilor, care va decide cu majoritatea voturilor exprimate, in conditiile unui cvorum care sa bifeze prezenta actionarilor care detin cel putin o patrime din numarul total de drepturi de vot.

4. Studiu de caz: Principii de organizare si functionare a Consiliului de Administratie al Bancii Transilvania.

4.1. Statutul Juridic al Bancii Transilvania.

Banca Transilvania SA. s-a infiintat ca societate bancara in baza Contractului de societate autentificat la Notariatul de Stat Judetean Cluj sub nr. 26.488/13.12.1993, a sentintei judecatoresti nr. 3412/SC/ 1993 emisa de catre Judecatoria Cluj - Napoca, precum si a Avizului suspensiv emis de BNR cu nr. 3/1901/20.10.1993.

Banca este inregistrata in registrul bancar sub numarul RB-PJR-12-019/18.02.1999 la Oficiul Registrului Comertului Cluj sub numarul J12/4155/1993, detine codul unic de inregistrare nr. 5022670 si functioneaza in baza Avizului definitiv emis de BNR sub nr. III/339/ din 28.01.1994.

Sediul central al Bancii se afla in Cluj-Napoca, Str. George Baritiu nr. 8.

4.2.Structura organizatorica a Bancii.

Nivelele organizatorice de baza ale bancii sunt reprezentate de centrala si unitatile operative.

Centrala reprezinta nucleul institutiei si ii revin in principal atribute de organizare, indrumare, coordonare si control a activitatii bancii avand sarcina de a asigura o evolutie normala a bancii sub aspectul incadrarii in reglementarile si uzantele specifice bancare.

Reteaua unitatilor operative este formata din: sucursale regionale, sucursale locale, agentii, puncte de lucru si puncte de schimb valutar. Unitatile operative sunt organizate pentru activitatea bancara destinata clientilor corporativi si cea de retail si le revine sarcina de a organiza si derula nemijlocit operatiuni bancare cu clientii.

4.3. Conducerea bancii.

Conducerea strategica a bancii este asigurata de catre Adunarea Generala a Actionarilor. Principala sarcina este aceea de a stabilii obiective organizationale strategice si de a aloca resursele necesare infaptuirii acestora. Atributiile adunarilor generale ordinare si extraordinare sunt cele mentionate expres in legislatia specifica in vigoare si actul constitutiv al bancii.

Administrarea bancii este infaptuita de catre Consiliul de Administratie care este ales de Adunarea Generala a Actionarilor si raspunde pentru modul in care ii sunt transpuse in practica hotararile. Principala sarcina a Consiliului de Administratie este de a indruma si coordona activitatea bancii intre doua Adunari Generale. De asemenea intreprinde analize si stabileste programe pe subintervale ale anului de gestiune, cu scopul de a asigura o evolutie corespunzatoare a bancii pe piata. Atributiunile Consiliului de Administratie sunt mentionate in mod expres in statutul bancii, legea societatilor comerciale (31/1990), reglementarile interne ale bancii si reglementarile Bancii Nationale a Romaniei.

Conducerea superioara (executiva) sub aspect institutional/organe colective de conducere a bancii este infaptuita de catre Comitetul Executiv de Management; acestuia ii sunt delegate competente de catre Consiliul de Administratie in baza carora urmareste si raspunde de modul in care hotararile Adunarii Generale a Actionarilor si ale Consiliului de Administratie se transpun faptic in practica. In subsidiar conducerea superioara supravegheaza felul in care Directorii bancii si restul personalului bancii isi indeplinesc sarcinile de serviciu.

Conducerea executiva este exercitata de catre directorul general, director executiv- conducator al bancii, directorii executivi membri CEM, directori executivi, directorul financiar, directorii/directorii adjuncti ai directiilor din centrala bancii, directori regionali, directori coordonatori sucursale, directorii/directorii adjuncti din sucursale si directori de operatiuni ai sucursalelor, precum si de sefii compartimentelor operative (sefii de agentii, directori de agentii, sefi puncte de lucru, sef servicii, birouri). Angajatii cu atributii in exercitarea conducerii executive sunt raspunzatori fata de banca, fata de terti si fata de administratorii bancii pentru modul in care isi indeplinesc sarcinile de serviciu. Ei pot actiona numai in limita si in conformitate cu atributiunile fixate de Consiliul de Administratie (prin reglementari interne si fise de post).

Directorul General, Directorul Executiv-conducator al bancii, Directorii Executivi membri ai Comitetului Executiv de Management si Directorii Executivi indeplinesc calitatea de organe unipersonale de conducere. Prin activitatea lor de conducere si indrumare asigura conexiunea necesara intre conducerea administrativa si conducerea executiva in vederea realizarii planurilor strategice aprobate de Consiliul de Administratie.

4.4. Consiliul de Administratie. Codul de reguli.

Prin Codul de reguli se intentioneaza reglementarea activitatilor Consiliului de Administratie (CA) al Bancii Transilvania S.A. Completand regulile si responsabilitatile statutare expuse in Actului Constitutiv, CA a aprobat Codul de reguli si proceduri special pentru a se conforma cu acesta. Legea de guvernare a Romaniei, reglementarile BNR precum si Actul Constitutiv al Bancii vor prevala in cazul oricarui conflict care se poate ivi intre regulile si procedurile continute in Cod sau in interpretarea acestuia.

Codul de reguli descrie, in masura in care se pot prevedea, drepturile, sarcinile si obligatiile, metodologia de lucru, procedurile din cadrul sedintelor, luarea deciziilor si alte reglementari care nu sunt prevazute specific in Actul Constitutiv. In acest fel, fiecarui membru al CA i se cere sa se conformeze strict cu acestea, in orice moment.

Codul poate fi amendat sau inlocuit in orice moment cu aprobarea majoritatii membrilor prezenti la sedinta, atata timp cat la sedinta participa cel putin 3/4 din membrii sai. Problemele care nu sunt acoperite in mod special in Cod pot fi decise de catre CA, care poate sa integreze, schimbe, amendeze sau anuleze in totalitate sau partial orice reglementare a Codului in orice moment, daca masura este in concordanta cu legislatia curenta, directivele autoritatilor cu drept de reglementare si Actul Constitutiv, iar asemenea modificari sunt facute in concordanta cu cvorumul indicat in paragraful de mai sus.

4.4.1. Componenta CA si cadrul legal de functionare.

Administratia Bancii Transilvania SA este incredintata de catre Adunarea Generala a Actionarilor, unui Consiliu de Administratie ales pe 4 ani, compus din maxim 7 membrii:

• Presedintele Consiliului de Administratie al BT;
• Vicepresedintele CA ;
• 5 membri .

Consiliul de Administratie se informeaza si intervine dupa necesitati pe orice cale si in orice moment din orice sector de activitate si la orice nivel ierarhic asupra problemelor pe care le considera de interes pentru buna functionare a bancii. Hotararile Consiliului de Administratie vor fi comunicate Comitetului Executiv de Management prin Secretariatul CA.

Membrii CA nu se vor implica in indeplinirea sarcinilor operationale, cu exceptia cazului cand sunt mandatati expres de CA pentru aceasta.

Sarcinile membrilor CA sunt descrise in mod specific in Actul Constitutiv, in legea speciala, in reglementarile BNR si in Codul de reguli. In plus, membrii CA trebuie sa indeplineasca sarcinile indicate in Codul de conduita al CA. Codul de Reguli face referiri specifice atat asupra Actului Constitutiv cat si asupra Codului de Conduita si solicita ca toti membrii sa se familiarizeze cu sarcinile lor. Fiecarui membru individual al CA i se solicita sa semneze o Declaratie ca si confirmare a angajamentului membrului CA cu privire la continutul Codului de Reguli.

In conformitate cu prevederile OUG 99/2006, Presedintele si ceilalti membri CA se supun urmatoarelor criterii:

sa aiba o buna reputatie, calificare si competente adecvate pentru realizarea obiectivelor propuse si pentru crearea premiselor necesare in vederea desfasurarii activitatii bancii in conformitate cu cerintele legii si cu regulile unei practici bancare prudente si sanatoase, in scopul asigurarii credibilitatii si viabilitatii sistemului bancar, inclusiv protejarea intereselor deponentilor si ai altor creditori ai bancii ;

sa fie licentiati si sa aiba experienta de cel putin 3 ani in domeniul financiar-bancar, cu exceptia presedintelui si a reprezentantului investitorului relevant care vor avea o experienta bancara de cel putin 7 ani ;

calificarea si experienta profesionala trebuie sa fie compatibila cu functia detinuta;

persoanele desemnate trebuie sa fie aprobate de BNR inainte de inceperea exercitarii functiei;

persoana sa nu fi suferit condamnari penale si de numele ei sa nu fie legat nici un fel de scandal de notorietate publica.

4.4.2. Presedintele Consiliului de Administratie.

a. Alegerea Presedintelui CA

Presedintele Consiliului de Administratie va fi ales de Consiliul de Administratie dintre membri sai.

In cazul absentei Presedintelui, sedintele Consiliului de Administratie vor fi conduse de Vicepresedintele CA, care va indeplini sarcinile, cu aceleasi privilegii, sarcini si responsabilitati ca si Presedintele titular (legal ales). Daca absenta Presedintelui ales se extinde mai mult de trei luni, Consiliul de Administratie va desemna un inlocuitor de drept pe toata perioada absentei lui.

b. Sarcini si responsabilitati ale Presedintelui CA.

In limitele si conform competentelor definite de legislatie si de Actul Constitutiv al Bancii, Presedintele CA:

reprezinta Consiliul de Adminstratie;

angajeaza banca in relatiile nepatrimoniale cu autoritatile guvernamentale sau cu alte autoritati in exercitarea sarcinilor proprii sau in baza mandatului dat de CA;

coordoneaza comunicarea (prin Secretariatul propriu) a masurilor adoptate de CA catre persoanele carora li se adreseaza (Directorul general, Comitetul Executiv de Management, Directiile de specialitate si unitatile BT);

propune candidaturi pentru numirea Directorului General;

urmareste periodic (prin acces direct) rezultatele activitatii curente si evolutia indicatorilor pe total banca (pentru informarea proprie si a membrilor CA);

coordoneaza activitatea de audit si prezinta la CA rapoartele intocmite de echipele de audit in urma controalelor periodice efectuate sau dispuse de CA;

avanseaza propuneri de masuri catre Directorul General si Comitetul Executiv de Management cu acordul CA;

se asigura de executarea hotararilor CA prin comunicare cu Comitetul Executiv de Management ;

convoaca si prezideaza sedintele CA conform cerintelor Actului Constitutiv;

definitiveaza, la propunerea Directorului General si/sau a membrilor CA ordinea de zi a sedintelor;

asigura canale transparente de comunicare cu CA, Comitetul Executiv de Management si Directiile de specialitate ale Bancii atunci cand este cazul;

asigura conlucrarea (pe domeniile in care membri CA au fost mandatati) intre membri CA si/ sau terti;

semneaza comunicate, acorduri, conventii, intelegeri aflate in competenta sau mandatate de CA;

face sumarul concluziilor in problemele discutate in CA, asigurandu-se ca procesele verbale reflecta rezolutiile finale ale CA;

indeplineste oricare din atributiile ce revin CA potrivit Actului Constitutiv si legii, in baza mandatului expres dat in acest sens de CA si cu respectarea limitelor fiecarui mandatat;

semneaza procesele verbale ale sedintelor CA si orice alte documente pentru care este necesara reprezentarea CA si/sau pentru care CA a mandatat special Presedintele pentru a semna;

asigura transparenta activitatii CA.

c. Drepturi, obligatii, responsabilitati

Pentru exercitarea atributiilor specifice functiei, Presedintele CA are la dispozitie un birou cu dotarile tehnice necesare;

Exercita atributiile specifice functiei si indeplineste mandatul incredintat de AGA sau CA, in limitele stabilite pentru aceasta si cu respectarea competentelor operationale stabilite prin normele interne;

Raspunde, conform normelor legale, de modul in care isi exercita atributiile, in fata organelor care l-au mandat.

Membrii Consiliului de Administratie.

Persoanele care au dreptul si datoria legala de a participa la sedintele CA sunt acele persoane care au fost alese in mod legal de catre AGA. Consiliul de Administratie va invita orice persoana relevanta pentru a participa la discutii in cadrul sedintelor.

Fiecare membru al CA si toti participantii invitati sunt obligati sa se conformeze clauzelor de confidentialitate definite prin lege sau prin regulamentele bancii. CA isi rezerva dreptul de a lua masuri impotriva oricarui membru CA sau angajat care incalca clauza de confidentialitate.

a. Atributiile membrilor CA.

Atributiunile CA sunt urmatoarele:

urmareste realizarea strategiei si obiectivelor prevazute in declaratia de politici adoptata de Adunarea Generala a Actionarilor, respectiv a planului strategic adoptat pe termen mediu;

aproba si revizuieste cel putin anual strategiile generale si politicile privitoare la activitatea bancii ;

aproba Regulamentul de Organizare si Functionare, precum si schemele de organizare, numarul de salariati, retributia si stimularea suplimentara a acestora (poate mandata anumite competente din domeniul Comitetului Executiv de Management/ CRU);

stabileste regimul semnaturilor si al imputernicitilor din cadrul Bancii (poate mandata anumite competente din domeniul Comitetului Executiv de Management);

aproba stabilirea de relatii de corespondent bancar cu banci din tara si strainatate (poate mandata anumite competente din domeniul Comitetului Executiv de Management);

adopta proiectul programului de activitate si al bugetului de venituri si cheltuieli, programul de investitii, contul de profit si pierdere si intocmeste raportul asupra activitatii Bancii, pe care le prezinta spre aprobare, Adunarii Generale;

aproba inregistrarea ca pierdere a debitelor pentru care s-au epuizat toate caile de recuperare, a celor a caror recuperare nu poate fi realizata in conditii economice, precum si a pierderilor provocate de salariati, consecinta a riscului normal al serviciului;

analizeaza propuneri pentru distribuirea profitului net, pe care le prezinta, spre aprobare, Adunarii Generale;

numeste si revoca oricand motivat Conducatorii Bancii (Directorul General, Directorul General Adjunct), pe membri Comitetului Executiv de Management si pe Directorii din Centrala, Directorii Regionali, Directorii Coordonatori de Sucursale, Directorii de Sucursale, Sefi de Reprezentanta sau de Agentii si le stabileste atributiile si limitele puterilor lor;

aproba limitele de competenta in domeniul creditarii si alte competente pentru Comitetul Executiv de Management ;

la propunerea Comitetului Executiv de Management aproba acordarea de credite peste limitele fixate acestuia si/sau cele care presupun un risc de credit ridicat sau care nu se includ in politica obisnuita de creditare;

la propunerea Comitetului Executiv de Management aproba imprumuturi salariatilor Bancii si persoanelor aflate in relatii speciale cu banca, in conditiile legii, aproba politica de instruire a personalului bancii;

raspunde de promovarea unor standarde de etica si integritate    pentru personalul bancii in ceea ce priveste controlul intern, care sa evidentieze si sa asigure constientizarea importantei acestuia la toate nivelele organizatorice;

hotareste infiintarea in conditii de eficienta si, dupa caz, mutarea sau desfiintarea de sucursale, agentii sau reprezentante ale Bancii in localitati din Romania si strainatate si aproba regulamentul de functionare a acestora- infiintarea de agentii poate fi mandatata unui Subcomitet compus din Administratori Neexecutivi;

aproba participarea Bancii cu capital in lei sau valuta, la constituirea, in Romania si in strainatate, de societati bancare, societati de productie, comerciale, turism, transport, asigurari si alte companii, prin cumparare de actiuni sau parti sociale ale acestora;

aproba cumpararea de imobile necesare desfasurarii activitatii bancare proprii, precum si a celor care sunt destinate folosirii de catre salariatii Bancii;

aproba achizitia sau vanzarea de actiuni la alte entitati juridice, reprezentand participatii de capital ale Bancii, altele decat participatiile de portofoliu;

aproba Bugete operationale;

aproba cheltuielile pentru imobilizari (cum ar fi cladiri), si propuneri privind obligatiile de leasing, in fiecare caz pentru pozitiile ce depasesc 2% din capitalul bancii dupa cum este inregistrat in situatiile financiare intocmite conform IAS ("capitaluri") in limitele B.V.C.-ului aprobat de A.G.A.;

aproba orice tranzactie sau grup de tranzactii inrudite (din bilant sau in afara lui) care implica un credit sau o investitie care reprezinta 10% sau mai mult din capitalul BT;

stabileste remuneratia anuala completa si celelalte drepturi si compensatii de orice natura pentru personalul cheie incluzand membrii Comitetului Executiv de Management;

aproba toate tranzactiile care sunt derulate cu parti aflate in relatii speciale cu banca;

aproba un plan strategic pe cinci ani care sa fie revizuit cel putin anual;

negociaza, aproba, informeaza AGA si implementeaza (daca este aprobat de AGA) orice tranzactie sau grup de tranzactii inrudite (din bilant sau din afara bilantului) care implica fuzionari, consolidari, vanzari de active, separari sau achizitii care reprezinta mai mult de 10% din capitalul BT;

aproba orice indatorare cu scadente ce depasesc un an si care reprezinta mai mult de 10% din capitalul BT;

stabileste niveluri acceptabile pentru riscuri semnificative si asigura luarea masurilor necesare de catre conducatori pentru identificarea , evaluarea , monitorizarea si controlul riscurilor respective;

evalueaza anual in baza rapoartelor primite de la DMR evolutia riscurilor semnificative - implicatiile corelarii riscurilor, previziuni pe baza de scenarii de criza;

supravegheaza conducatorii bancii in legatura cu modul in care acestia monitorizeaza functionarea adecvata si eficienta a sistemului de control intern;

efectueaza semestrial / anual evaluarea eficientei sistemului de control intern pe baza rapoartelor furnizate de catre Conducerea Operativa, Comitetul de Valorificare a Controlului Intern (raportul cuprinde activitatea auditului intern, conformare, inspectia de risc in creditare si alte organisme cu atributii de control intern), auditorul financiar al bancii si a actelor de control ale Bancii Nationale;

asigura implementarea de catre Conducerea Operativa a recomandarilor formulate de Auditul Intern, Auditorul Financiar si de Banca Nationala cu privire la deficientele Sistemului de Control Intern si examinarea masurilor implementate;

aproba si reconsidera profilul de risc in cadrul riscurilor semnificative;

aproba politicile privind administrarea riscurilor semnificative, le analizeaza periodic(cel putin anual ) , si dispune revizuirea acestora;

analizeaza rapoartele primite de la Comitetele din Centrala sau Directiile de Specialitate;

urmareste si asigura cadrul general pentru a asigura Conducatorilor Bancii luarea masurilor necesare pentru identificarea, evaluarea, monitorizarea si controlul riscurilor, inclusiv pentru activitatile externalizate;

aproba procedurile de stabilire a competentelor si responsabilitatilor in domeniul administrarii riscurilor;

aproba externalizarea unor activitati din cadrul bancii;

raspunde pentru atingerea obiectivelor controlului intern aferent activitatilor bancare;

aproba normele, procedurile, politicile, regulamentele si instructiunile de lucru (mandatat CEM pentru aprobarea instructiunilor tehnice de lucru);

Membri CA care doresc sa demisioneze din functia ocupata trebuie sa informeze CA in scris cu un preaviz de 30 de zile calendaristice.

Organizarea si functionarea sedintelor CA.

Consiliul de Administratie va avea un birou propriu cu toate dotarile necesare unde va lucra si secretarul. In acest spatiu vor fi pastrate in conditii de siguranta registrul de deliberari al CA, corespondenta adresata Consiliului de Administratie sau de competanta CA care va fi inregistrata de secretarul CA. Membri CA vor fi informati permanent de orice problema aparuta, de catre secretar, iar toata corespondenta destinata CA va fi prezentata acestuia. Secretarul este angajat al bancii si se afla in subordinea CA. Conducerea bancii va pune la dispozitie un translator daca este nevoie, in modul si la data adecvata pentru CA.

Consiliul de Administratie va avea in subordine si va organiza Directia Audit Intern. Consiliul de Administratie este organ deliberativ si se intruneste cel putin o data pe luna si ori de cate ori este necesar in prezenta a cel putin jumatate din numarul membrilor care-l compun.

CA poate exercita atributiunile specifice si prin comitete compuse din 2-3 membri administratori (neeexecutivi), pe baza mandatarii. Componenta comitetelor, limitele si modul de raportare se stabilesc prin hotarari CA de infiintare a fiecarui comitet/subcomitet.

Convocarea sedintei.

Convocarile pentru intrunirile CA se vor face in mod normal de catre Presedinte. Acestea pot fi insa convocate si la cererea a cel putin 3 dintre membri CA. Pentru operativitate si in situatii de urgenta sedintele pot fi tinute si prin teleconferinta sau videoconferinta cu notificare prealabila de 48 ore. Rezultatul scris al sedintei va fi circulat electronic spre aprobare si semnat de membri prezenti in cadrul urmatoarei sedinte CA. Ordinea de zi a sedintei va fi aprobata/modificata/completata la inceputul fiecarei sedinte prin majoritate simpla.

Convocatorul se face in scris si va fi trimis prin posta electronica. Va cuprinde data si locul unde se tine sedinta.

In caz de convocare extraordinara, notificarea va fi data cu cel putin 48 de ore inainte fiecarui membru impreuna cu ordinea de zi a acelei sedinte extraordinare.

Materialele pentru sedinta CA.

Pentru a permite membrilor CA sa se familiarizeze cu problemele discutate la sedinte, Comitetul Executiv de Management va asigura ca materialele relevante pentru sedinte sa fie primite de fiecare membru al CA cu cel putin 3 zile lucratoare inainte de sedinta. Totodata, pentru a permite membrilor CA sa aiba o opinie in cunostinta de cauza cu privire la problemele discutate la sedinte, circularea unor documente distribuite inainte sau pe parcursul sedintei trebuie evitata si aceasta procedura trebuie utilizata numai in cazuri extrem de urgente.

Materialele care vor fi analizate de CA vor fi pregatite de catre CEM si vor contine suficiente informatii pentru a permite membrilor CA sa aiba o opinie fundamentata si sa traga concluziile necesare. Fiecare raport trebuie sa mentioneze clar ce anume solicita CA-ului sa rezolve sau daca materialul este furnizat numai cu scop informativ.

Daca Directiile raportoare nu pot sa pregateasca materialele in timp si sa le transmita membrilor Consiliului, in termenele stabilite, Presedintele CA va fi informat imediat de catre secretarul CA.

Metodologia de lucru in cadrul sedintei.

Inainte de deschiderea sedintei, Presedintele se va asigura ca este intrunit cvorumul in concordanta cu cerintele Actului Constitutiv. Presedintele va anunta forma oficiala a ordinii de zi si membrii CA vor avea posibilitatea sa solicite modificari sau suplimentarea ordinii de zi.

Procesele verbale ale sedintelor CA vor fi transmise electronic de catre Secretarul CA membrilor CA si vor fi semnate de catre membrii CA cu ocazia urmatoarei sedinte. Deciziile luate in urma hotararilor CA se semneaza de catre Presedinte sau inlocuitorul acestuia si secretarul CA.

La discutarea fiecarui punct din ordinea de zi, Presedintele se va asigura ca fiecare membru sa aiba ocazia sa-si exprime opinia cu privire la acea problema.

Membrii Consiliului care intervin in discutie vor incerca sa fie concisi si la obiect. La participarea la discutii, membrii CA vor fi intotdeauna constructivi si respectuosi fata de ceilalti colegi si fata de invitati si vor respecta timpul alocat pentru discutii. Nerespectarea acestor conditii poate fi sanctionata cu decizia majoritatii membrilor CA prin intreruperea temporara a lucrarilor.

In toate aceste cazuri rezolutiile luate anterior sunt deplin valide si aplicabile.

Absente / Scuzari.

Orice membru al CA sau alt participant dupa cum este definit in Cod, care nu poate participa la o sedinta de CA programata trebuie sa informeze in timp util Presedintele sau Secretarul Consiliului cu privire la aceasta circumstanta. Similar, CA trebuie sa fie informat cu privire la oricare participant (membru sau invitat) care pleaca de la sedinta (din motive intemeiate) inainte de incheierea oficiala. Evenimentele indicate mai sus trebuie sa fie clar mentionate de Secretarul Consiliului in procesele verbale relevante, indicand ora la care participantul a parasit sedinta.

Cvorum, rezolutii.

Cvorumul necesar pentru validitatea unei sedinte a CA este stabilit prin Actul Constitutiv si reprezinta cel putin jumatate din membrii ce-l compun. Deciziile se iau cu majoritatea voturilor membrilor prezenti si de cel putin jumatate din numarul administratorilor. Exceptiile sunt prevazute in Actul Constitutiv al Bancii.

Fiecare membru are dreptul la un singur vot care poate fi pro sau contra sau abtinerea de la vot. Membrii CA sunt obligati sa-si exercite atributiile cu buna credinta si onestitate. Fiecare membru CA va beneficia de indemnizatia corespunzatoare functiei exercitate, in conformitate cu nivelul acestor indemnizatii, asa cum au fost acestea aprobate prin hotararea AGA.

Secretarul CA

Pentru lucrarile de secretariat, CA numeste un secretar angajat al bancii, subordonat CA. Secretarul este obligat sa tina un Registru al sedintelor si deliberarilor, care va cuprinde:

deliberarile si deciziile luate in fiecare sedinta;

numarul de voturi intrunit;

opiniile nominale separate atunci cand acestea se solicita sa fie consemnate de catre persoanele in cauza;

Secretarul raspunde de completarea, pastrarea si integritatea:

"Registrului sedintelor si deliberarilor" al Consiliului de Administratie;

Materialele care au fost analizate sau urmeaza a fi analizate;

Registrul de corespondenta adresata CA, toate documentele de competenta CA;

Procesele verbale de control ale Directiei de Audit;

Corespondenta si documentele de competenta CA.

Responsabilitatea Secretarului este sa asigure comunicarea corecta si prompta a hotararilor CA catre organele competente ale bancii. Au acces la Registrul sedintelor si deliberarilor in exclusivitate: reprezentantii Auditorului extern, Auditorului financiar si membrii Consiliului de Administratie al bancii. Registrul sedintelor si deliberarilor precum si documentatiile destinate Consiliului de Administratie al bancii sunt preluate de Secretar pe semnatura care raspunde de integritatea si secretul acestora.

Depunera registrului si documentatiilor la arhiva bancii, se va face printr-un proces verbal de predare-primire. Durata de arhivare a Registrului sedintelor si deliberarilor, a Registrului de intrari-iesiri si a documentatiilor analizate este cel prevazut de Nomenclatorul cu termenele de arhivare al BT. Secretarul va informa despre deciziile luate in sedintele Consiliului de Administratie pe toti membri Consiliului care nu au participat la sedinte.

Cel putin un exemplar al documentului aprobat, pentru conformitate va fi semnat de Secretarul care a instrumentat procesul verbal. Acest document este original si se pastreaza de catre Secretar; in baza acestuia se vor face informarile de rigoare care vor fi semnate de Presedintele CA si de Secretar.

La fiecare document intrat spre aprobare si analizat de Consiliul de Administratie Secretarul va comunica,in termen util, rezultatul deliberarilor directiilor, departamentelor, compartimentelor interesate. Comunicarile vor fi semnate de Presedintele Consiliului de Administratie sau de inlocuitorul acestuia din sedinta respectiva si de Secretar .

Toate documentele, cererile, adresele sau propunerile de afaceri adresate CA sau de competenta CA, adresate de orice parte sau tert vor fi depuse obligatoriu la secretariatul CA. Secretarul CA are obligatia sa informeze membri CA de existenta acestor documente si la cererea lor sa le puna la dispozitie.

Procesele verbale

Schita proceselor verbale ale fiecarei sedinte a CA trebuie transmise, in romana si engleza fiecarui membru al CA in decurs de 7 zile lucratoare de la data sedintei in cauza. Comentariile, solicitarile de modificare, clarificarile cu privire la procesele verbale trebuie transmise in decurs de 2 zile lucratoare dupa aceasta in format scris (fax, e-mail, posta) pentru a permite Secretarului sa faca modificarile necesare daca este cazul. Procesele verbale ale CA vor mentiona printre altele: data sedintei, numele membrilor prezenti si ai altor participanti, cei care absenteaza (motivari), rezolutia cu privire la procesul verbal al sedintei precedente; problemele discutate in ordine cronologica si rezolutiile relevante, numerotate corespunzator; consemnarea incheierii sedintei si data urmatoarei sedinte asupra careia s-a convenit (daca s-a convenit).

Aprobarea formala a proceselor verbale va fi inclusa in ordinea de zi a urmatoarei sedinte.

Pastrarea insemnarilor.

Fiecare rezolutie aprobata de CA trebuie numerotata si indosariata intr-o maniera usor accesibila. Este datoria presedintelui sa asigure ca rezolutiile trecute prin CA reprezinta concluziile CA. Procesele verbale vor cuprinde un rezumat scurt al problemelor de pe ordinea de zi discutate. Oricum inregistrarea rezolutiei va mentiona rezultatul votului dar in mod normal nu si votul individual. Daca unul dintre membri CA solicita special sa se consemneze votul individual, trebuie sa indice aceasta solicitare Secretarului CA la momentul votarii.

Concluzii.

Administrarea si conducerea societatii pe actiuni se realizeaza, conform legii, prin cele doua forme prezentate anterior, si anume fie prin consiliul de administratie si directorii societatii (sistemul unitar), fie prin directorat si consiliul de supraveghere (sistemul dualist).

Indiferent insa daca vorbim de membrii consiliului de administratie si directori sau de membrii consiliului de supraveghere si directorat, acestia trebuie sa ia decizii si sa actioneze in baza unor informatii complete si in interesul companiei si a actionarilor. In cazul in care deciziile lor afecteaza in mod diferit diferitele grupuri de actionari, acestia trebuie tratati in mod corect.

Mai mult, in studiul de caz, am observat un model de implementare a principiilor de guvernare corporativa prin sistemul unitar, asigurandu-se astfel succesul companiei si dezvoltarea promitatoare a acesteia.

Bibliografie:

Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata.

Carpenaru Stanciu D., Drept Comercial Roman.

Blajanu Adelina, Revista de monografii contabile, www.contabilul.ro/a/2795/Administrarea-societatilor-comerciale-pe-actiuni.html

https://www.info-legal.ro/index.php/articole/Administrarea_societatilor_pe_actiuni

https://www.avocatnet.ro/content/articles?id=10286

www.bancatransilvania.ro

Regulament de Organizare si Functionare a activitatii Bancii Transilvania.