ORGANIZAREA CALATORIILOR - SECRETARIAT

ORGANIZAREA CALATORIILOR - SECRETARIAT

Institutiile mari au un departament care se ocupa de organizarea calatoriilor. In firmele mici se va ocupa secretara.

Responsabilitatile celui care organizeaza calatoria sunt:

1. sa se ajunga la destinaatie in timp util,

2. sa se asigure cazarea si masa,

3. sa se plece cu toata documentatia necesara.

Pentru orice fel de deplasari in tara sau in strainatate trebuie sa va adunati informatiile preliminare:

- unde intentioneaza sa plece,

- cand urmeaza sa plece,

- cat timp va sta in fiecare localitate,

- scopul fiecarei vizite si cu cine urmeaza sa se intalneasca,

- data si orele intalnirilor, daca sunt stabilite sau trebuie sa le stabiliti dv.

- care vor fi mijloacele de transport,

- cate persoane merg in calatorie.

Dupa ce ati aflat toate acestea puteti sa alcatuiti schita itinerariului calatoriei care va cuprinde traseul, costurile comparative ale diferitelor mijloace de transport, duratele comparative ale calatoriilor cu diferite mijloace e transport, datele si orele sosirilor in fiecare localitate, cazarile, datele si orele intalnirilor. Schita aceasta o veti discuta cu seful si in urma discutiei veti face itinerarul definitiv. La alcatuirea programului aveti in vedere timpul necesar deplasarilor de la o intalnire la alta si tipul necesar meselor, pregatirii materialelor sau consmnarii discutiilor.

Forma finala a ititnerariului o veti redacta in mai multe exemplare: pentru sef, pentru secretara, pentru cel car ii tine locul, pentru superiorii sefului dv. pentru familia sefului.

Rezervarile pentru mijloacele de transport si cazare:

- pentru transportul intern este relativ usor de procurat bilete si facut rezervari,

- pentru cazarea in tara, daca nu cunoasteti orasele in care se pleaca sau nu aveti un loc de cazare cunoscut este mai bine sa va sfatuiti cu secretara firmei la care se pleaca in orasul respectiv.

- pentru transportul si cazarea in strainatate este mult mai usor sa va adresati unei agentii de turism; important este sa stiti ce sa cereti; agentia va obtine vizele necesare, va rezerva biletel de avion , va face rezervari la hotel mai usor si mai ieftin decat daca le veti face singura pe toate.

Pregatirea materialelor pentru calatorie

- veti pregati cate un dosar cu materiale informative, corespondenta, si documente pentru fiecare intalnire pe care o va avea;

- notati pe fiecare dosar numele firmei la care se refera,

- punesi dosarele in geanta in ordinea intalnirilor.

- pregatiti rechizitele necesare: carnet de notiti, sau hartie, plicuri, timbre, ustensile de scris, agensa, carnetul cu adrese si numere de telefon, carti de vizita noi, suficient de multe pentru a le putea prezenta tuturor celor cu care se va intalni.

- veti completa documentele pentru obtinerea banilor lichizi, cartilor de credit sau cecurilor de calatorie si la obtinerea lor i le veti inmana impreuna cu formularul de notare al cheltuielilor.

- daca seful dv. ia anumite medicamente in mod constant sau numai in acea perioada aveti grija sa le aiba la el, la fel ca si medicamente de prima urgenta.

Nu uitati sa stabiliti inainte de plecare cine ii va tine locul si daca ii va prelua toate responsabilitatile dar si puterea de a lua decizii, daca i se va trimite corespondenta acolo unde se afla sau daca i se va pastra etc.