Pregatirea profesionala a resurselor umane

Pregatirea resurselor umane este o problema extrem de importanta in orice organizatie deoarece contribuie la dezvoltarea cunostintelor, aptitudinilor, deprinderilor angajatilor, conducand la performanta in munca si implicit la eficienta organizationala.

Din pacate, in Romania, pregatirea profesionala (formarea si perfectionarea profesionala) sunt percepute ca fiind absolut necesare mai mult la nivel individual (de catre cei care isi doresc o cariera de succes) decat organizational. Chiar si acesti indivizi ,,alearga" dupa cat mai multe diplome si atestate, fara a-si stabili concret nevoile de instruire si implicit satisfacerea lor in functie de planul propriilor cariere. Ce este important de retinut este faptul ca desi diplomele si atestatele au importanta lor, evaluarea resurselor umane se va face dupa eficienta dovedita la locul de munca, dupa bagajul de cunostinte si competente pe care il detin.

Cantitatea si calitatea pregatirii profesionale variaza de la o organizatie la alta; factorii care influenteaza cantitatea si calitatea activitatilor de instruire si perfectionare sunt :

amploarea schimbarilor din mediul exterior (schimbari tehnologice, noile prevederi legislative, etc.);

schimbarile pe plan intern (noi procese de activitate, noi piete, etc.);

existenta aptitudinilor si calificarilor corespunzatoare in randul fortei de munca disponibile;

gradul de adaptabilitate al fortei de munca;

masura in care organizatia sprijina ideea dezvoltarii carierei pe plan intern;

gradul de angajament al conducerii fata de ideea ca instruirea reprezinta un element esential in care conducerea considera instruirea ca factor motivator in munca;

cunostintele si aptitudinile celor care raspund de efectuarea instruirii.

Studiile ocazionale efectuate in ultimii ani asupra nivelului si nevoilor de pregatire din intreprinderile mici si mijlocii din Romania ilustreaza ca[2]:

nu exista o viziune si nici o strategie generala la nivelul managementului;

obiectivele sunt confuze;

nu exista o strategie in domeniul resurselor umane care sa faca legatura intre dezvoltarea afacerilor si performantele salariatilor;

departamentele de management al resurselor umane sunt slab sustinute de managementul superior;

specialistii sau angajatii din domeniul resurselor umane sunt nepregatiti pentru abordarea activitatii dintr-o perspectiva moderna;

cele mai multe dintre companii nu au fonduri pentru pregatirea personalului, iar in cazul in care au, sumele de bani sunt foarte mici;

managerii intreprinderilor mici private, in special, manifesta lipsa de intelegere referitoare la instruire si importanta dezvoltarii personalului.

Multe organizatii isi realizeaza programele de pregatire mai mult sau mai putin neplanificat si nesistematic, in termeni de "obligativitate" conform legii in vigoare. In general companiile care se ocupa in mod sistematic si continuu de pregatirea resurselor umane sunt cele cu capital strain sau in cel mai bun caz mixt, acestea avand personal cu atributii speciale privind formarea si perfectionarea profesionala a angajatilor.

Trebuie facuta distinctie intre pregatirea resurselor umane si dezvoltarea resurselor umane. Dezvoltarea resurselor umane este un proces mai complex care are drept obiectiv sporirea capacitatii profesionale a angajatilor pentru continua lor avansare in organizatie, proces care presupune pregatire continua, in functie de rezultatele evaluarilor profesionale si de planul carierei lor.

Pregatirea profesionala este un proces amplu si complex, cuprinzand cel putin doua etape principale:

Un proces educational care incepe din primii ani de viata si dureaza pana la dobandirea unei calificari, fiind un proces de creare a fortei de munca, numit pregatirea initiala sau formare profesionala;

Pregatirea formata in scoli sau in diferite alte sisteme instituita in scopul perfectionarii, recalificarii sau a policalificarii celor care trebuie sa raspunda unor nevoi specifice concrete.

In timp ce primul proces se desfasoara in institute de invatamant cu un grad de specializare mai larg, scoli care se adreseaza unui grup mai mare de elevi si care dau certificate de absolvire utile pentru angajarea intr-un domeniu mai larg, cel de-al doilea presupune o pregatire continua, adaptata la nevoile de moment ale firmei sau individului si completata mereu, actualizata pe masura ce nevoile individuale si organizationale se modifica.

Obiectivul primului proces este acela de a dobandi cunostinte, aptitudini si deprinderi necesare pentru exercitarea unei meserii sau profesii specifice, dar procesul poate continua cu perfectionare profesionala, policalificare sau chiar recalificare (daca este cazul).

Cel de-al doilea proces mai poarta denumirea de training (termen preluat din literatura de specialitate din Marea Britanie si SUA) - sau instruire.

Instruirea (training-ul) este procesul de schimbare a comportamentului si atitudinii angajatilor, aducerea lor la standardele de performanta adecvate cerintelor posturilor ocupate sau posturilor viitoare, cu scopul de a creste eficienta lor in cadrul organizatiei.

Instruirea poate avea doua obiective si anume:

Insusirea de noi cunostinte, aptitudini, deprinderi si comportamente necesare exercitarii unei noi ocupatii (recalificare);

Dezvoltarea de noi cunostinte, abilitati, deprinderi si competente ale personalului deja calificat intr-un anumit domeniu, pentru atingerea standardelor de performanta dorite sau progresul in cariera (perfectionare si policalificare).

Avantajele unui proces de instruire sunt multiple:

cresterea capacitatii de rezolvare a sarcinilor postului;

cresterea flexibilitatii angajatilor prin executarea unor lucrari specifice si rezolvarea unor sarcini noi;

cresterea stabilitatii angajatilor prin imbunatatirea satisfactiei pe post;

cresterea motivatiei pentru munca;

imbunatatirea capacitatii de comunicare;

cresterea perspectivelor de promovare ale angajatilor si asigurarea succesiunii pe posturi.

Principalul inconvenient al programelor de instruire il constituie costul destul de ridicat al acestora, concretizat in: plata instructorilor, finantarea cursurilor externe urmate de angajati, pregatirea materialelor si a locului de desfasurare a cursurilor, cheltuieli administrative (cazare, masa, transport), costuri legate de o eventuala intrerupere a activitatii participantilor la cursuri.

Avand in vedere costurile ridicate, trebuie verificat daca programul de instruire ales corespunde unei nevoi reale a personalului, daca abilitatile si cunostintele dobandite in urma instruirii sunt intr-adevar utile si posibil    de aplicat in organizatie.

Pentru a fi eficient si util, implementarea de catre organizatie a unui program de instruire necesita parcurgerea mai multor etape: (fig. 3.1.)

Fig. 3.1 . Etapele programului de instruire

1. Stabilirea nevoilor de instruire

Aceasta etapa presupune investigarea diferitelor surse de date inainte ca decizia de initiere a instruirii sa fie luata si anume:

Analiza organizatiei pentru obtinerea unor date cu caracter general

examinarea obiectivelor organizatiei si factorii care pot influenta aceste obiective in perioada urmatoare;

evaluarea ofertei interne de angajati din punctul de vedere al cunostintelor, aptitudinilor si abilitatilor pe care le detin, corelate cu cele necesare angajatilor in viitor, ca urmare a eventualelor schimbari ce vor interveni in cadrul organizatiei;

identificarea unor semnale ale unei instruiri insuficiente a personalului organizatiei, cum ar fi: circulatia si fluctuatia mare a personalului, absenteism, eficienta redusa a activitatii angajatilor, plangeri, accidente de munca;

nevoia de instruire rezultata din :

introducerea unor noi proceduri de lucru sau a unei noi tehnologii;

pregatirea promovarii unor angajati;

inlocuirea angajatilor care parasesc organizatia din diferite motive;

integrarea noilor angajati.

Analiza postului

Acest proces permite identificarea nevoilor de instruire evaluand diferenta intre ceea ce se face si ceea ce ar trebui sa se faca pe fiecare post. In acest sens trebuie analizate si specificate:

sarcinile si responsabilitatile fiecarui post;

calitatile necesare titularului postului respectiv pentru a putea realiza cu succes sarcinile respective.

Analiza performantelor angajatilor

In acest sens se evalueaza performantele profesionale ale angajatilor, abilitatile, cunostintele, atitudinile si interesele angajatilor in comparatie cu cerintele postului; aceste informatii rezulta din fisele de evaluare a performantelor.

2. Identificarea obiectivelor instruirii

Obiectivele instruirii pot lua mai multe forme, in functie de postul de lucru in discutie si de persoana care va fi instruita. Obiectivele instruirii rezulta din analiza nevoilor de instruire si se refera la acele aspecte ale muncii pe care angajatii vor ajunge sa le cunoasca si sa le poata realiza la sfarsitul programului de instruire.

Obiectivele instruirii trebuie stabilite cat mai exact posibil, pe domenii, ca de exemplu: cunostinte dobandite (masurate in urma unui test de evaluare), abilitati, deprinderi, atitudini si in final rezultate organizationale deoarece servesc in final drept criterii in raport cu care este evaluat succesul unui program de instruire.

3. Stabilirea continutului programului de instruire

Pe baza obiectivelor fixate, trebuie determinat continutul programului de instruire, mentionand :

locul, durata, perioada de instruire;

tematica ce va fi abordata;

metodele de instruire;

resursele ce vor fi alocate (materiale si umane);

alegerea instructorilor (din interiorul sau exteriorul organizatiei).

Dintre toate aspectele continutului unui program de instruire cea mai dificila este decizia in alegerea celei mai potrivite metode de instruire. Aceasta este conditionata de numarul participantilor, tematica abordata, constrangerile bugetare, resursele de timp si materiale disponibile, experienta instructorilor.

Atunci cand vorbim despre metode de instruire ne referim in primul rand la cele doua posibilitati generale si anume: instruirea la locul de munca sau in afara locului de munca.

Instruirea la locul de munca consta in explicatii verbale, demonstratii practice sau simpla observare de catre cel instruit a efectuarii unor sarcini. Acest tip de instruire se poate realiza prin: instruirea in cadrul postului (functiei), rotatia pe posturi, mentorat/consiliere, delegarea sarcinilor, incredintarea unor proiecte speciale.

Instruirea poate fi initiata si in afara locului de munca, in general in cadrul unui centru/institutii de instruire sau chiar in incinta organizatiei dar intr-un cadru special amenajat. In functie de instructori si tematica abordata, acest tip de instruire se poate realiza prin: expuneri teoretice, discutii individuale si in grup, analiza studiilor de caz, joc de roluri, exercitii de simulare.

4. Derularea instruirii

In perioada stabilita va avea loc derularea efectiva a activitatii de instruire. In cazul in care se apeleaza la instruirea in afara locului de munca este necesara o monitorizare din partea organizatiei a modului de derulare a programului, urmarind: prezenta angajatilor la cursuri (multi dintre acestia nu iau in serios activitatea de instruire si nu frecventeaza orele rezervate acesteia) feed-back-ul din partea angajatilor si a instructorilor in ceea ce priveste modul de derulare si eventualele probleme aparute.

5. Evaluarea instruirii

Ultima etapa a instruirii consta in evaluarea rezultatelor acesteia. Evaluarea instruirii presupune compararea rezultatelor dupa instruire cu obiectivele si standardele stabilite si include o apreciere a relevantei si continutului materialului prezentat, a metodei de instruire si a efectului asupra participantilor.

Se constata ca, foarte des, in practica, se evalueaza cu ajutorul unui test doar cunostintele si abilitatile cursantilor la iesirea din stagiu. Acest lucru este doar un prim nivel al evaluarii instruirii la care, din pacate majoritatea organizatiilor se opresc. Evaluarea instruirii trebuie continuata si la celelalte nivele. Ne referim aici la faptul ca un program de instruire trebuie sa conduca (pe langa acumularea de cunostinte si deprinderi) la o modificare de comportament si atitudine, la o evolutie pozitiva a randamentului in munca si in final la performante superioare.

Pentru evaluarea unui program de instruire se pot folosi diverse metode sau combinatii de metode de evaluare: testarea (test oral, scris, simularea unei situatii de munca), chestionarul, interviuri cu participantii la programul de instruire, observarea directa, evaluarea rezultatelor muncii.

Specialistii in domeniu[3] evidentiaza principalele cauze ale nereusitei unui program de pregatire profesionala si anume:

cursantii nu au nevoie de pregatirea respectiva;

cursantii au nevoie de pregatire insa nu stiu acest lucru sau nu vor sa-l admita;

nu exista conditii materiale si didactice pentru a realiza programe specifice de pregatire;

instructorul nu are cunostintele necesare sau nu poate sa si le exprime;

materialul predat este foarte general sau prea abstract pentru a putea fi aplicat la locul de munca al cursantului;

cursantul, reintors la locul de munca, nu este lasat de superiori sa aplice cunostintele dobandite;

cursantii au nevoie de pregatire, stiu ca au nevoie de ea, insa ei se opun din diferite motive.

Desi dificil de realizat, este foarte necesara o comparatie si o analiza a costurilor si beneficiilor programului de instruire. Informatiile rezultate sunt extrem de utile in deciziile viitoare privind programele de instruire. (fig. 3.2)

Beneficii Cresterea productiei/vanzarilor; Reducerea costurilor; Cresterea productivitatii; Cresterea calitatii; Reducerea fluctuatiei; Scaderea nevoii de supraveghere; Flexibilitate si adaptabilitate la noi sarcini; Reducerea erorilor si a rebuturilor; Imbunatatirea climatului organizational; Reducerea absenteismului, a plangerilor, accidentelor; Modificarea de atitudine .

Costuri Salariul instructorilor; Salariul cursantilor; Cheltuieli de echipament (materiale necesare, dotarea salilor, etc.); Cheltuieli de transport si cazare a instructorilor si/sau cursantilor; Pierderile de productie; Timp de pregatire.

Fig. 3.2. Costurile si beneficiile unui program de instruire

Pregatirea profesionala a angajatilor este un proces dificil si costisitor. Indiferent de modalitatea de realizare, instruirea nu va da rezultate dorite decat daca se va stabili cu exactitate "de ce" trebuie realizata, "pentru cine" si "in ce mod".