Die Servicestelle sterreichischer bungsfirmen

Austrian Center for Training firms

Centrul firmelor de exercitiu din Austria

PREGATIREA TARGULUI,

DERULAREA TARGULUI,

ACTIVITATI ULTERIOARE TARGULUI

Planificarea si pregatirea participarii la targ

Planificarea este foarte importanta pentru o participare la targ, deoarece atunci cand te afli la standul expozitional nu mai ai decat putin timp si mijloace pentru obtinerea documentatiei si materialelor uitate.

Participarea la expozitie este legata de cheltuieli mari si din acest motiv se recomanda o planificare temeinica a tuturor fazelor.

1. PRELIMINARII

Hotararea de a participa la targ

Declaratia de participare

2. PLANIFICARE

Stabilirea obiectivelor pentru targ

Planificarea amenajarii standului

Planificarea masurilor de publicitate

Planificarea masurilor de personal

Planificarea timpului

Calcularea cheltuielilor pentru targ

3. PREGATIRI

Amenajarea standului

Masuri publicitare

Masuri de personal (instruiri)

Calatorie de serviciu

4. EXECUTIE

Transport si sosire

Construirea standului

Inaugurarea standului

Activitate de expozitie

Demontarea standului

5. LUCRARI ULTERIOARE

Prelucrarea dorintelor din partea clientilor

Evaluarea notitelor din timpul targului, rezultate ale studiilor de piata

Realizarea raportului de targ

Controlul succesului

1.PRELIMINARII

Se va stabili care targuri intra din punct de vedere tematic in chestiune. Un prim ajutor va ofera oferta dumneavoastra concurentiala. Definiti exact cercurile de clienti, pe care doriti sa le cuceriti si asteptati sa fiti reprezentati.

In cazul in care s-a intensificat competitia pe piata dumneavoastra, sau daca sunteti in cautare de noi piete, targul poate fi o componenta importanta a marketingului dumneavoastra, daca s-au prevazut in planificarea costurilor mijloacele necesare in timp util.

Profitati de orice posibilitate de a obtine informatii. De mare ajutor sunt asociatiile, camerele economice, publicatiile si organizatorii de targuri, care ar trebui sa va ofere in mod voluntar statistici referitoare la structurile vizitatorilor. Clientii si furnizorii sunt de multe ori o sursa pretioasa de informatii.

Declaratia de prezentare la expozitie este realizata de regula prin intermediul organizatorului. In cazul in care doriti sa va interesati despre un targ veti primi formulare de prezentare si diverse documentatii din partea ofertantilor.

2. PLANIFICAREA

Stabilirea obiectivelor urmarite in targ

Stabilirea obiectivelor urmarite in targ Intreprindere (exemple generale)

1. Obiective ale intreprinderii Castig

Crestere (Pondere pe piata, cifra de afaceri)

Siguranta sociala

Imagine

2. Obiective de marketing

Politica produselor si sortimentelor    Inovatia produselor (Aprofundarea sortimentelor

sau diversificarea lor)

Variatia produselor

Eliminarea produselor

Relansare

Servicii suplimentare (Consultanta,)

Politica preturilor si conditiilor Politica a preturilor cu orientare spre costuri

(Politica de contractare) Politica a preturilor cu orientare spre competitie

Politica a preturilor cu orientare spre cerere

Politica a preturilor ca politica preferentiala (Preturi promotionale si reduceri)

Diferentiere de preturi

Echivalare de calculare

Conditii de livrare si plata

2.3.Organizarea desfacerii Direkt (zentralisiert:Distanzverkehr, Reisende;

descentralizat: birouri de vanzare, filiale de vanzare, productie descentralizata)

indirect (reprezentanti comerciali, comisionari, vanzatori independenti)

Franchising

2.4.Publicitate si promovarea Publicitate pentru desfacere (Publicitate

promotionala, vanzarilor, publicitate de amintire, de stabilizare,

intretinerii si politica de comunicatie    publicitate de expansiune)

Promovarea vanzarilor (Promovarea vanzatorilor,

promovarea comertului, promovarea

consumatorilor)

Activitate cu publicul

Vanzari personale

Obiective pentru targ

3.1.Obiective supraordonate Cresterea cifrei de afaceri

pentru targ si studiu de piata Verificarea capacitatii concurentiale

Recunoasterea tendintelor de evolutie

Cooperare

Verificarea situatiei pe ramura si a tendintelor

de viitor

Cunoasterea noilor piete

3.2.Obiective referitoare la Verificarea gradului de acceptare al pietei actuale

produse si sortimente Prezentarea prototipurilor

Prezentarea inovatiilor de produse

Obtinerea cerintelor actuale pentru sortimente

Demonstratie cu produse

3.3.Obiective de distributie Evaluarea importantei fiecarei trepte comerciale

Cooperare

3.4.Obiective referitoare la pret Evaluarea marjelor de oscilare a preturilor

si conditii Cresterea preturilor

Coborarea preturilor

Mentinerea preturilor

Reduceri pentru targuri

3.5. Obiective de comunicare Dezvoltarea relatiei cu presa

Cresterea gradului de cunoastere

Comunicare cu clientii

Transpunerea conceptiei "Corporate-Identity"

Intensificarea legaturilor cu clientii

Discutii cu noii clienti

Stabilirea de intalniri cu clienti noi

Amenajare optima a standului

Amenajarea standului

Amenajarea standului depinde in primul rand de produsul oferit de intreprindere.

Standul expozitional care este construit pentru un bun de investitii se diferentiaza esential de acela care este construit pentru o marfa de consum sau pentru o prestare de servicii. Standul reprezinta "un panou publicitar tridimensional de mare suprafata" a intreprinderii, care trebuie sa atraga si sa motiveze vizitarea, deoarece contine ceva pregnant care atrage atentia privitorului si care ii captiveaza interesul.

1.Tipuri de stand

Stand aliniat in rand (o latura deschisa)

Stand in colt (doua laturi deschise)

Stand in capat (trei laturi deschise)

Stand bloc sau insular (accesibil din toate partile)

2.Amenajarea standului

Adaptarea standului expozitional la imaginea intreprinderii (Corporate Identity, Pastrarea imaginii obisnuite pentru clientii casei)

Dupa posibilitati, realizarea tridimensionala a campaniei publicitare

Stabilirea stilului, culorilor, iluminatiei si dispunerii

Realizarea schitei sau modelului de stand

Realizarea standului cu orientare catre clienti nu catre produse

Utilizarea tehnicilor creative

3.Echiparea standului (vezi lista de control pentru amenajarea standului)

Exponate, decoratiuni

Mancare si bauturi

Aparate de proiectie

Afise si iluminatie

Amenajare

Instalatie de muzica

Computer

Depozit

Capace

Unelte

Cabluri de prelungire

Cutie de prim-ajutor

Ac si ata

Agenti de curatare

4. Materiale si aparate de birotica (vezi lista de control pentru amenajarea standului)

Unelte si materiale de scris, calculatoare de buzunar

Documentatii comerciale

Auxiliare pentru targ

Cataloage

Materiale publicitare

Birotice diverse

Dosare, mape, genti

Documentatii, eventual joc de noroc

Informatii referitoare la targ

Mape pentru presa

5.Zone de comunicare ale standului expozitional

Zona de vizionare: trezirea interesului, prezentarea serviciilor si a utilitatilor

Zona de discutii: pregatirea si efectuarea discutiilor

Zona de alimentare: depozitarea materialelor, mancare si bautura pentru oaspeti

Amenajarea standului - Lista de control

Aceasta lista de control nu este exhaustiva si din acest motiv necesita adaptarea la cerintele fiecarei firme de exercitiu.

Planificarea masurilor publicitare

Daca este posibil, se recomanda folosirea tuturor mijloacelor si mediilor publicitare in cadrul targului. Ganditi-va sa transpuneti mesajul publicitar in forma tridimensionala.

Mai jos este indicata o enumerare a activitatilor publicitare din cadrul unui targ, care pot fi realizate fie de departamentul marketing, fie de o echipa special destinata pentru targ, sau de toti colaboratorii firmei de exercitiu. Folosirea tehnicilor creative este foarte potrivita pentru acest domeniu de activitate.

Inainte de targ

Trimiterea invitatiilor

Telefoane de confirmare "Follow-up"

Activitate de relatii cu publicul (informarea presei)

Catalog, pregatirea documentatiei publicitare (luarea in considerare a limbilor straine)

Corporate Identity

Cadouri publicitare

Amenajarea standului

In timpul targului

Evenimente pentru clienti

Relatii cu publicul (conferinta de presa)

Vanzari

Dupa targ

Fax de multumire

Confirmarea intalnirilor

Folosirea tehnicilor de creativitate

Principii

Atragerea unor puncte de vedere diferite

Descompunerea problemei in parti separate si eliminarea noilor delimitari

Modificarea dimensiunii problemei

Modificarea delimitarii problemei

Consultarea situatiilor similare

Crearea unui motiv

Intoarcerea la baza

Subiectul va fi lasat sa "dospeasca"

Cautarea de ajutor

Premize

Se recomanda grupe mici (maxim 5 persoane)

Definirea clara a sarcinilor - ea trebuie sa fie clara pentru toti membrii grupei

Acelasi limbaj in grupa

Relatiile personale ale grupei nu trebuie sa fie tensionate

Regulile de comunicare trebuie respectate

Domenii de aplicabilitate

Amenajare si sloganuri publicitare

Achizitia dotarii standului expozitional

Tipul cadourilor publicitare

Cum amenajez standul expozitional

Cum ii atrag pe vizitatori la standul meu expozitional

Ce material decorativ va fi folosit, respectiv ce piese de expunere sunt necesare

Etc.

Metode

Brainstorming si brainstorming calificat

Metoda 3-D

Metoda 6-3-5

Cutia morfologica

Analogii fonetice

Metoda Delphi

Metode, care apeleaza la subconstient (ex.: visarea cu ochii deschisi, pendulare,)

etc.

Dupa parerea mea cele mai bune metode pentru publicitate sunt : brainstorming, brainstorming calificat, 6-3-5 si analogii fonetice und Phonetische Analogien fr den Einsatz im Bereich Werbung.

Metoda 3D, precum si cutia morfologica le recomand numai pentru crearea noilor produse, deoarece aceste metode sunt greu de executat si de explicat.

Reguli pentru brainstorming

Descrierea problemei

Stabilirea unei perioade limita pentru brainstorming (maxim 10 minute)

Comentariile sunt interzise - "aiurelile" sunt cele dorite

Intrebarile sunt puse numai atunci cand nu a fost inteles ceva

Delimitarea denumirilor multiple

brainstorming calificat

Se aplica aceleasi reguli ca la brainstorming

In descrierea problemei se introduce o trasatura inexistenta (ex.: toti participantii la targ sunt orbi

Solutiile gasite vor fi adaptate la solutii reale

Metoda 3-D

Dispunerea in spatiu a celor trei dimensiuni: tendinta in timp, tehnica, domeniu de specialitate.

Stabilirea conexiunilor

Metoda 6-3-5

6 persoane

contribuie in termen de 3 minute

cu cate 5 idei

Fiecare membru al grupei noteaza 5 idei pe o foaie si o da mai departe

Cutia morfologica

Stabilirea dimensiunilor unui produs titlu (ex.: culoare, forma, dimensiune, material,)

Alegerea celei de-a doua dimensiune si inceperea unei analize pentru a vedea daca respectivele combinatii duc la un produs viabil

Daca exista mai multe dimensiuni se recomanda evaluarea computerizata

Analogii fonetice

Realizarea unui tabel (ex..: cate trei randuri si coloane)

Umplerea tabelului cu concepte, care pot fi gasite, de ex., prin brainstorming

Formarea arbitrara de coloane

Unirea sistematica a elementelor intre ele

Transferarea combinatiei in "realitate"

Evaluarea ideilor

Metoda de punctaj (Problema: selectia criteriilor si ponderea lor)

Studii de fezabilitate

Mindmaps (scheme de conexiuni mentale

Tehnica PMI (Plus, Minus, Interesant)

Etc.

Prefer pentru evaluarea, respectiv pentru analiza ideilor gasite crearea de Mindmaps (conexiuni mentale), deoarece se realizeaza concomitent si o structurare. De recomandat pentru evaluarea solutiilor este discutarea si enumerarea solutiilor in functie de grupe.

Planificarea masurilor de personal

Dupa cum putem vedea in mod frecvent, orice vizitator als standului se sperie, daca personalul standurilor este neprietenos, distant sau retinut. Din acest motiv se impune o buna instruire a personalului.

1.Selectia personalului

Coordonatorul targului

Decorator

Arhitect stand

Tehnician

Personal stand

Atribuire exacta a domeniilor de responsabilitate

2. Instruirea personalului

Evaluarea necesarului (ex.: executarea unui test pentru tehnicile de vanzare)

Organizarea si aplicarea masurilor scolare (ex.: planificarea si tinerea unui seminar in firma de exercitiu de catre departamentul de personal), eventual emiterea unei confirmari de participare la seminar de catre conducere

Domenii de instruire: Discutii de vanzare, comportament, sarcini, aparitie si prezentare, cunoastere a limbilor straine, cunostinte despre produse,..

3.Repartizarea sarcinilor

Atribuirea competentelor clar delimitate

Numirea persoanei inlocuitoare

4.Generalitati

Verificarea posibilitatilor de oferire a mancarii si bauturii

Imbracaminte unitara a personalului din stand (ex.: ecuson cu nume si emblema firmei)

Organizarea cazarii si a calatoriei (emiterea facturii de calatorie)

Pe urmatoarea pagina se afla un formular standard pentru atribuirea sarcinilor

Planificarea in timp

Calcularea costurilor pentru targ

Tip de costuri	Relevant	Plan	Real	Deviere
	Da/Nu			in %
0. Costuri initiale
1. Costuri de baza
1.1 Chiria pentru stand
1.2 Participare la inregistrarile de catalog, racord de fax si telefon
1.3 Diverse
2. Amenajarea standului si costuri de construire a standului
2.1 Activitati grafice
2.2 Arhitectura
2.3 Materiale mici
2.4 Chiria pentru dotarile de stand
2.5 Diverse
3. Costuri de functionare
3.1 Paza
3.2 Curatare
3.3 Asigurare
3.4 Mancare si bautura
3.5 Diverse
4. Costuri de planificare si coordonare
5. Costuri pentru publicitare
5.1 Informatii de targ
5.2 Autocolante
5.3 Invitatii
5.4 Articole de motivare
5.5 Pregatirea echipei de stand
5.6 Cataloage, brosuri, pliante
5.7 Materiale publicitare
5.8 Planse
5.9 Diverse
6. Costuri de transport
6.1 Exponate
6.2 Mijloace publicitare
6.3 Diverse
7. Costuri pentru exponate
7.1 Dezvoltare
7.2 Realizare
7.3 Masuri de sustinere a demonstratiei
7.4 Diverse
8. Costuri de personal
8.1 Remuneratie personal stand
8.2 Remuneratie personal auxiliar
8.3 Remuneratie personal de construire
8.4 Costuri de calatorie
8.5 Masa, cazare
8.6 Diverse
9. Costuri totale

3.PREGATIRI

La punctul "pregatiri" intra toate temele discutate pana acum.

Amenajarea standului a fost planificata, adica s-a realizat un plan sau chiar un model al standului. Va trebui sa vedem, daca avem materialele si echipamentele necesare pentru amenajarea standului. Apoi vom vedea, daca standul corespunde conditiilor locale (ex.: tehnica existenta).

Masurile publicitare - pentru aceasta trebuie organizat sau produs materialul publicitar necesar (ex.: cataloage, pliante,)

Masurile de personal trebuie executate dupa cum s-a discutat in cele de mai sus, adica se vor organiza instruiri.

Pentru personalul de stand, care va calatori pana la locul de expozitie, vor trebui rezervate camere la hotel.

4.EXECUTIE

Realizarea targului reprezinta rezultatul lucrarilor de planificare si pregatire. Succesul acestui targ depinde in mare parte de angajamentul si comportamentul elevilor. Din acest motiv ne vom indrepta atentia asupra personalului standului si asupra posibilelor situatii comerciale de pe durata targului.

Recomandari pretioase pentru personalul de stand

a)Caracteristicile situatiilor din targ:

Competitia se desfasoara pe un spatiu foarte restrans

Discutiile se desfasoara in public, din acest motiv se recomanda amenajarea unei camere speciale pentru convorbiri

Dumneavoastra sunteti gazda

Mai mult de 60% din vizitatorii standului vin intentionat aici

Clientii cu deciziile cele mai importante au de cele mai multe ori putin timp la dispozitie

Vizitatorii trebuie sa-si aduca foarte bine aminte de dumneavoastra, cu toate ca a mai fost prin alte standuri

Chiar si vizitatorii "incomozi" trebuie tratati cu politete

b) Vizitatorul interesant de expozitie

Are de regula putin timp la dispozitie

Actioneaza dupa un plan

Fiecare vizitator al standului poate fi un client potential

Folosirea intrebarilor deschise (Cine, ce.)

c) Pierdeti vizitatorul daca

nu ramaneti in fata standului, respectiv la stand

ramaneti uniti in grupe

ramaneti prea mult la bar

il abordati prin "cu ce va pot ajuta"

aveti o tinuta a corpului care nu este prietenoasa

daca nu il abordati, atunci cand arata (nonverbal) ca doreste informatii suplimentare

d) Ati abordat cu succes un vizitator, iar in acest moment el va trebui informat in mod competent

Daca nu sunteti in stare:

apelati la un coleg

parcati vizitatorul la bar (chestionar, demo)

e) Asistenta acordata vizitatorului

Ramaneti politicosi

Salutati

Respectati regulile discutiilor de vanzare

Ascultati in mod activ

Notati-va datele vizitatorului pe notele de expozitie

Decideti, daca

A: clientul trebuie atras de urgenta, cu prioritate maxima, imediat

B: pentru client este important sa-si pastreze puterea de influenta

C: nu isi manifesta imediat dorintele, putand fi astfel prelucrat si mai tarziu

f) Cum poti sa-ti dai seama cel mai repede, pe cine ai in fata?

Il abordati cu "Pentru ce va interesati cu prioritate", sau

"Sunteti deja client al casei ?"

Ii inmanati cartea de vizita a dumneavoastra

g) Cadouri si suveniruri

Mesajul si modul in care se face cadoul sunt importante, nu neaparat valoarea.

Cadourile trebuie oferite la sfarsitul discutiei pentru a mentine atentia vizitatorului treaza.

Clientii se asteapta la cadouri publicitare - valoarea depinde de felul produsului si mai ales de grupa de tinta.

Cadourile publicitare nu trebuie sa arate ca sunt ieftine, cu toate ca poate sunt.

h) Cum scap de clientii incomozi?

Acord incheiat cu colegii - la auzul unui cuvant-cheie apare urmatorul client in trei minute.

i)Prospe<te

Scutiti persoanele interesate de povara de a cara kilograme de viitoare deseuri dupa ei

Oferiti prospecte numai dupa ce ati intrebat clientul despre dorintele lui, daca acestea corespund produsului dumneavoastra si dupa ce i-ati marcat cele mai importante puncte in prospect.

j)Convietuirea in stand

Sosirea, scurta lipsa si intoarcerea trebuie semnalate coordonatorului de stand, pentru a se evita timpii de asteptare pentru clienti si cautarile inutile pentru dumneavoastra.

k) Alcool si fumat

Interdictie de alcool pentru personalul standului

Persoana care se afla in interactiune cu clientii nu fumeaza

l)Activitatea in cadrul standului

Informati-va despre temele de expozitie, despre posibilitatea de gasire a colegilor,etc.

Luati legatura in caz de probleme cu conducerea standului

Reprezentantii presei trebuie trimisi la conducerea standului

Ecusoanele cu nume sunt obligatorii

Completati cu prospecte si alte materiale publicitare

Standul nu este un loc de pastrare a obiectelor personale

m)Bar

Barul este zona de comunicare si asteptare pentru clienti, in cazul in care partenerul lor de discutii este ocupat.

Solicitati vizitatorii sa faca o evaluare a standului.

Ceva nu este in regula, daca un vizitator sta pentru o perioada mai mare de 10 minute fara a avea pe cineva care sa il informeze !

n)Primire/Informare

Acceptati toti vizitatorii

Cereti fiecarui vizitator cartea de vizita si oferiti-le pe cele personale catre vizitatori.

Vizitatorii care asteapta, trebuie sa "parcheze" si sa consume

Aparitie prietenoasa si atragatoare

Vizitatorul va trebui sa recunoasca foarte usor, fie prin ecusoane cu nume si emblema fie prin imbracaminte

3.PRELUCRAREA INFORMATIILOR DUPA INCHEIEREA TARGULUI

Targul nu este incheiat la inchiderea lui. Prelucrarea informatiilor obtinute ia de multe ori mai mult timp decat pregatirea. Este foarte important sa se stabileasca dinainte cu exactitate modul in care sa arate o astfel de prelucrare si care sunt atributiile fiecaruia (vezi atribuirea sarcinilor). In anexa gasiti formulare pentru rapoarte de targ, evaluare, stabilire de contacte etc.

1. Personal de stand

Crearea unui raport propriu referitor la expozitie

Evaluarea notitelor de targ

Transmiterea dorintelor clientilor catre departamentele de vanzari si marketing

2.Marketing

Control al succesului obtinut la targ (atingerea obiectivelor, analizarea datelor de studiu al pietii si transpunerea lor in masuri de marketing)

Fax de multumire catre clienti si sponsori

3.Vanzari

Prelucrarea comenzilor

4.Contabilitate

Control al bugetului

Inmanarea cecurilor primite din partea clientilor

Activitati de succesiune pe baza comenzilor facute de clienti si a contractelor in numerar

5.Cumparaturi

Achizitii ulterioare a articolelor care nu au fost disponibile

Cautarea unei firme partenere (Sponsorizare)

Firma de exercitiu ofera firmei partenere:

publicitate gratuita si convingatoare pe piata firmelor de exercitiu, in domeniul privat al participantilor la firmele de exercitiu, la targul firmelor de exercitiu

Pregatirea de noi piete (la nivel mondial) prin piata firmelor de exercitiu

Posibilitati de contact cu alte firme partenere

Cresterea gradului de cunoastere a firmei partenere la oficialitatile comunale si supraregionale

colaboratori potential, care cunosc deja sistemele firmei partenere, au deja experienta in domeniul tehnicilor moderne de birotica si telecomunicatie

Evaluarea colaboratorilor potentiali cu mult timp inainte de o angajare posibila

Economii in achizitiile de personal

Firma partenera ofera firmei de exercitiu:

Asistenta pentru instruirea practica

Mostre pentru documente comerciale

Mostre pentru produse

Prezentarea proceselor economice

Prezentarea intreprinderii pentru participantii la firmele de exercitiu

Liste de preturi si cataloage

Caracteristici de dimensiune pentru inventar si diferite tipuri de costuri

Tipuri de organizare

consultanta si prelegeri periodice din partea specialistilor

In anexa se mai afla anumite formulare pentru participarea dvs. la expozitii.