Conducerea organizatiilor: definitie, caracterizare generala, functii specifice

Conducerea organizatiilor: definitie, caracterizare generala, functii specifice

Prin conducere se intelege un ansamblu de activitati, procese si functii, constand din informare, organizare, planificare, coordonare si control, fundamentate pe acte de decizie, prin care se asigura functionarea precisa, coerenta, operativa si eficienta a diferitelor structuri sociale: institutii, organizatii si grupuri umane.

Conducerea se prezinta sub doua aspecte complementare:

a         structural - evidentiind:

numarul de membrii si compartimentele implicate in actul conducerii;

pozitiile lor in cadrul sistemului (dispunerea pe niveluri ierarhice) si ;

relatiile dintre ei / ele;

b        functional - evidentiind rolul fiecarui element al subsistemului in actul de conducere ca atare (diferentierea pe compartimente distincte a activitatilor specifice conducerii: luarea deciziilor, planificare etc.).

Pentru a) se recomanda ca numarul persoanelor implicate in actul conducerii sa nu depaseasca 5 - 10% din totalul personalului.

Daca a) este prea mare suprapunere atributiunilor, sentimente de presiune birocratica nejustificata in restul organizatiei, control excesiv, inechitate in distribuirea eforturilor;

Daca a) este prea mic activitati care scapa de sub control, supra incarcare, sentimente de insecuritate, dezimplicare si insatisfactie in restul organizatiei.

Din punct de vedere structural caracteristicile sistemului de conducere sunt urmatoarele:

(a.) numarul de persoane implicate in activitati de conducere (decizie, coordonare, control, etc.);

(b.) dispunerea pe niveluri ierarhice si pe compartimente a respectivelor persoane, cu specificarea relatiilor dintre ele;

(c.) diferentierea pe compartimente distincte a activitatilor specifice conducerii: luarea deciziilor, planificarea activitatilor, efectuarea controlului etc.

Functiile de conducere indeplinite de aparatul de conducere se impart in functii specifice - legate nemijlocit de activitatile prin care se indeplinesc obiectivele (organizare, planificare, coordonare, control) si functii nespecifice colaterale activitatilor de baza, pe care le sustin indirect (reprezentarea, dezvoltarea, motivarea); insa ele au in comun : luarea deciziilor.

Decizia = o activitate intelectuala prin care, pornind de la o situatie problematica, se analizeaza solutiile alternative si se alege o varianta rezolutiva considerata cea mai buna intr-un anumit context.

Procesul de elaborare a deciziilor parcurge urmatoarele etape:

(1) formularea problemei

(2) explorarea posibilului actional si relevarea solutiilor alternative

analiza, evaluarea si ierarhizarea solutiilor alternative

luarea deciziei

implementarea deciziei

evaluarea postdecizionala

Organizarea = activitate complexa prin care se asigura o coerenta de ansamblu a activitatii. Organizarea vizeaza urmatoarele aspecte:

-- stabilirea coordonatelor formale ale sistemului, a cadrului normativ general al organizatiei ca intre si diferitelor sale compartimente;

-- analiza structurii sarcinilor;

-- defalcarea activitatilor in functie de specificul lor, delimitarea compartimentelor functionale (sectoare, sectii, ateliere) si precizarea sarcinilor acestora;

-- repartizarea responsabilitatilor si resurselor (umane / financiare / informationale /materiale), stabilirea normelor generale de utilizare a lor + criteriile de performanta pentru utilizarea lor;

-- stabilirea si asigurarea conditiilor generale de desfasurare a activitatii si a retelelor de transmitere a informatiilor;

-- articularea logica, coerenta a intregului sistem pentru obtinerea unor indici de performanta maxima atat prin raportarea la conditiile concrete in care se desfasoara activitatea cat si la sistemul de relatii extra-organizationale existente.

Foarte rar toate aceste functii pot fi indeplinite de o singura persoana. De obicei, pentru organizarea unei firme serioase exista un colectiv de organizare interdisciplinar.

Principiile fundamentale ale unei bune activitati organizatorice sunt:

(a)        Principiul orientarii prioritare pe sarcina;

(b)       ---'--- coerentei si completitudinii cadrului normativ;

(c)        ---'--- complementaritatii functionale;

(d)       ---'--- feed-back-ului.

Planificarea = esalonarea (articularea) in timp a actiunilor, eforturilor si resurselor (umane / financiare / informationale / materiale) astfel incat obiectivele urmarite (strategia) sa fie realizate in conditii optime de timp, costuri si eficienta si tinand cont si de o serie de exigente extra-organizationale.

Coordonarea = functia prin care se asigura sincronizarea activitatilor, adecvarea reciproca a obiectivelor si actiunilor fiecarui compartiment. Ea presupune adoptarea unor decizii prompte legate de etapa, activitatea in desfasurare, implicare in aspectele atomizate ale activitatii (tactica).   De multe ori, 4. Se cupleaza in mod firesc cu 3. Si 5., ele fiind fatete complementare ale actului de conducere.

Controlul = functia prin care se asigura respectarea cadrului normativ intern si extern, tehnologiile prescrise, termenele de realizare si caracteristicile tehnice ale produselor. El trebuie inteles si proiectat ca o activitate de feed-back, prin care se adecveaza activitatile la obiectivele vizate, se corecteaza erorile si disfunctionalitatile in fazele lor primare de manifestare si asigura respectarea legalitatii.

Principala dimensiune a acestei functii este: intervalul de control = numarul de persoane, compartimente si activitati pe care le poate controla si coordona in mod eficient un conducator. Valoarea lui optima este determinata de tipul organizatiei, structura sa interna, caracteristicile obiectivelor, trasaturile generale ale situatiei sociale si profesionale in care actioneaza organizatia.

Reprezentarea = functia care se manifesta in plan extern in contextul relatiilor cu alte grupuri, organizatii si institutii dar si in raport cu opinia publica si persoane semnificative, considerate separat.

Prin conducator, organizatia se personalizeaza (are loc un transfer reciproc intre carisma, inteligenta sau competenta socio-profesionala a liderului si prestigiul castigat in timp prin performanta, traditie, natura speciala a activitatii pe care o desfasoara ale organizatiei).

Mentinerea si dezvoltarea = functia prin care se asigura coerenta interna, cresterea reprezentativitatii sociale, obtinerea unor performante superioare, largirea zonelor de autoritate si a atributiilor, cresterea numerica a personalului, motivarea superioara a membrilor. Aici se manifesta 'paradoxul cresterii organizatiilor': cu cat o organizatie este mai mare, cu atat are tendinta naturala de a se extinde.

Foarte importanta pentru  aceasta functie este inteligenta sociala a conducatorului.

Motivarea = functia care vizeaza indeplinirea tuturor obiectivelor explicite si implicite ale organizatiei prin motivarea membrilor colectivului astfel incat interesele lor sa fie convergente sau complementare cu cele ale organizatiei. Este recunoscut faptul ca cea mai eficienta modalitate de a determina o persoana sa faca bine un lucru este sa o motivezi sa-si doreasca sa faca acel lucru. Pentru indeplinirea la un nivel superior a acestei functii, sunt necesare calitati cu totul deosebite ale liderului (sensibilitate pentru problemele umane, inteligenta sociala, pragmatism, spirit de echitate, deschidere etc.) corelate cu o pregatire psihosociala corespunzatoare