Managementullor

Managementullor

Bugetul[1] este structurat pe patru mari capitole de cheltuieli:

A. -cheltuieli directe (A1+A2)

-A1.-cheltuieli de personal

-A2.-cheltuieli materiale si servicii;

B. -cheltuieli indirecte(regie);

C. -dotari independente si studii pentru obiective si investitii

A. -CHELTUIELI DIRECTE[2]:

In categoria acestor cheltuieli sunt cuprinse:

A1.-Cheltuieli de personal:

Cheltuielile de personal sunt numai pentru personalul angajat al contrctorului care asigura suportul stiintific si tehnic pentru realizarea proiectului.

Contractorul este dator sa tina o evidenta sufficient de clara si detailata a achizitiilor derulate in cadrul contractului,numar om-zile /om-luna effectuate; se considera 22 zile lucratoare intr-o luna calendaristica.

Conducatorul de proiect este cel care avizeaza la sfarsitul lunii timpul om/ore/luna lucrate.

Conducatorul poate propune inlocuirea unor membri ai personalului.

Exista doua tipuri de sisteme de inregistrare a cheltuielilor de personal[3]:

Penru contractorii ce utilizeaza sistemul de cheltuieli complete de personal (full costs system),cheltuielile de personal cuprind costuri reale (salariile directe plus taxele pentru asigurari sociale si alte costuri aferente renumerarii) sau costurile medii salariale care corespund practicilor contractantului, cu conditia ca acestea sa nu se indeparteze prea mult de costurile reale.Salariile directe reprezinta salariul brut reaizat cu toate sporurile si obligatiile incluse.

Pentru contractorii care utilizeaza sistemul de cheltuieli aditionale de personal (additional costs system),costurile sunt limitate, costurile reale ale personaluli angajat temporar (salariile actuale pus taxele pentru asigurari sociale si alte costuri aferente renumerarii).Peentru prsonalu angajat temporar pe baza de conventii civile pe durata realzarii proiectului,se ia ca referinta salariul mediu brut actual realizat de persoalul permanent echivalent al contractorului.Salariile personalului angajat temporar sunt considerate salarii directe .

Obligatiile prevazute prin lege privind costurile salariale ale personalului fata de finantaor sunt in sarcina contacatorului.

Aceste cheltuielisa justifica cu statul de plata semnat de cei in cauza si ordinele de pata cu stampila bancii cu ziua in ca s-au platit drepturile salariale .

Cheltuielile cu deplasarile, transportul, cazarea sunt facute numai pentru realizarea serviciilor prevazute in contract.Justificare acestor cheltuieli se face cu ordinal de deplasare si alte documente pentru transport si cazare.

A2. Cheltuieli materiale si servicii[4]:

A2.1.Celtuieli materiale:

Chelutielile materiale sunt cheltuieli de exploatare ce participa direct la realizarea proiectului si sunt urmatoarele:

Materii prime

Materiale consumabile

Combustibil

Piese de schimb

Obiecte de inventar

Decontarea acestor cheltuieli se face conform facturii fiscale din care rezulta achizitia si a bonului de consum din care rezulta consumul.

Materiile prime sunt specifice fiecarui proiect si consumul lor trebuie sa rezulte din memorial ethnic.Materialele consumabile sunt materiale auxiliare necesare in derularea proiectului,rechizite si alte consumuri.

Combustibilii sunt numai cei care contribuie direct la realizarea proiectului. Sunt consumuri specifice care apar in cursul realizarii etapei sin u se gasesc regasesc in regie deoarece se poate justifica valoarea in cadrul proiectului cu documente justificative.Nu sunt combustibilii de la transportul personalului, aceia care apar la cheltuieli de personal.Finantatorul deconteaza,pe baza documentelor justificative prezentate de contracot,toate cheltuielili contractorului ocazionate de plata obligatilo de plata ogbligatilor din contract.

A2.2.Cheltuieli cu lucrari si servicii executate de terti (subcontracararea):

Pentru activitati care nu pot fi realizate de cotractor,acesta poate apela la terti,alti decat partenerii de proiect = , de regula, in limta valorii de 10% din costurile eligibile estimate.

Aceste cheltuieli sunt executate de personae juridice.La cererea finantatorului, contractorul trebuie sa anexeze statutul societatii care realizeaza aceste servicii,sau alte documente necesare.

Decontarea cheltuielilor effectuate de terti se face pe baza de facturi sau contracte economice,justificand necesitatea acestei forme de colaborare(detalii cu privire la seviciul executat pentru proiect).

Tertii(subcontractantii) sunt prestatorii externi de servicii su fabricanti de produse materiale a caror "achizitionare" este necesara pentru a putea realize produsul/serviciul planificat.Pentru a evita aparitia problemelor sau defectelor in procesul crearii proiectului cauzate de componente sau servicii "externe",trebuie selectati subcontractantii/prestatorii externi dupa anumite criterii.

Criteriile de alegere a furnizorului de produse su servici ce nu pot fi realizate de parteneri sunt diverse, si uneori, contradictorii.Intr-un fel este bine ca lucrarile stau asa deoarece este astfel posibil,in functie de tipul de produs sau serviciu solicitat , sa realizeze o inpartire naturala a pietei servicilor.Pe de alta parte, furnizorul de produs sau serviciu este interesat sa-si largeasca baza ofertei, in scopul de a atrage si a pastra cat mai multi clienti.

Asadar, stabilirea furnizorului de produse sau servicii depinde de puterea de negociere a managerului proiectului.Factorii ce trebuie avuti in vedere in alegerea furnizorului sunt:

-costul de cumparare al produsului sau al serviciului. Daca costul de cmparare are pondere mica in cheltuielile proiectului, managerul va acorda o atentie mai mica pretului, orientandu-si atentia asupra produselor cu pondere mare in cheltuielile proiectului.

-pierderile datorate unui serviciu necorespunzator(daca sunt mai mari decat diferenta de pret).In acest caz se pune accent mai mare pe calitatea si disponibilitatea srviciului cumparat decat pe pret.

-numele de marca al furnizorului.

-gradul de personalizare al serviciului(sporeste cheltuielile de livrare).

-costul de livrare.

-mod de desfacere(direct-mai ieftin;printr-o retea de desfacere-mai scump)

-timpul necesar livrarii

-costul de transport_daca este suportat de client)

-oferirea de asistenta tehnica(service specializat).

B.- CHELTUIELI INDIRECTE:

Un capitol important al bugetului,atat ca valoaare cat si ca indice al eficientei organizatorice a contractorului il reprezinta cheltuielile,denumite current regie de proiect.

Din punct de vedere financiar,regia efectiva a proiectului este diferita de regia generala a contractorului.Ea reprezinta suma cheltuielilor indirecte effectuate strict pentru sustinerea activitatilor desfasuratae pentru realizarea proiectului.

Decontarea regiei se face pentru fiecare etapa de realizare a proiectului si consta in suma cheltuielilor indirecte efectuate pentru sustinerea activitatilor care sau efectuat in etapa respective.

Cheltuielile indirecte reprezinta costurile generale indirecte calculate conform destinatiei acestor cheltuieli astfel:energie;apa;servicii telefonice; administartie;management,amortizare cladirii (echipamente);inpozit cladiri si teren;intretinere;taxe postale;instruire personal.

Nu fac parte din acestea cheltuielile exceptionale si financiare.

Contractorul care utilizeaza full costs system isi poate calcula cheltuielile generale astfel:

pe baza reala,cu conditia ca sistemul contabil sa ii permita.Aceste cheltuieli generale pot include cheltuielile de administratie,de gestiune,amortizarea constructiilor si echipamentelor,apa, electricitate,telecomunicatii,cheltuieli postale,consumabile de birou, atunci cand nu sunt inregistrate cheltuieli directe.

pe baza forfetara.In acest caz se aplica un procent,de exemplu 80% din cheltuielile directe de personal.Acest procentaj poate fi modificat cu acceptul finantatorului.

ESALONAREA PLATILOR(intermediate and final milestones):

Pentru urmarirea operative a aspectelor financiare ale proiectului se utilizeaza documentul numit esalonarea platilor,in care sunt cuprinse toate datele pentru fiecare pachet de lucru al proiectului,atat pentru recuperarea avansului cat si pentru restul de pata din transa Acest document este strans corelat cu planul de realizare a proiectului cat si cu protocolul de colaborare in care sunt mentionate contributile partenerilor.

Modificarile care apar pe parcursul realizarii proiectului si care afecteaza esalonarea platilor trebuie anuntate de catre directorul de proiect printr-o nota, adresata finantatorului, in care se solicita, justificat, modificarea valorii transelor si/sau a termenelor de plata.

DECONTAREA CHELTUIELILOR[6]

Data intrarii in vigoare a contractului de finantare este data semnarii contractului in cele doia parti,finantator si contractor.

De regula, finantatorul isi rezerva dreptul de a modifica valoarea contractului de finantare,in functie de valoarea sumelor allocate programului.

Cotractorul este obligat sa inceapa executia servicilor prevazute in contract, nu mai tarziu de 30 de zile de la data intrarii in vigoare.

Cotractorul este cel care justifica decontare cheltuielilor in cadrul grupului de parteneri, in cazul in care acesti parteneri au dreptul la finantare de la autoritate contractanta.

Documentele justificative, anexale devizului postcalcul, trebuie sa fie inregistrate in contabilitatea contractorului in mod cronologic si sistematic.

Contractorul si partenerii suntcei care raspund de inregistrarea cheltuielilor in contabilitatea proprie.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit,at,aprobat si inregistrat in contabilitate.

Contractorul poate fi finantat de catre autoritatea contractanta in doua moduri:

Drept avans, se acorda o singura data la cererea contractorului , indiferent de perioada de derulare a contractului.Valoarea sumei este stabilita de finantator.Recuperarea avansului se face prin deducerea din platile intermediare(transe).

Drept plata pentru etapa de lucru,cand servicile effectuate sunt acceptate la plata.Platile sa fac conform facturi fiscale correct intocmite.

Conform protocolului de colaborare a proiectului,contractorul justifica valoarea etapei realizate dar deconteaza numai valoarea transei acordata de finantator.Principalul document pentru decontare este devizul cadru postcalcul.

ELIGIBILITATEA COSTURILOR:[7]

Doar "costurile eligibil" pot fi luate in considerare pentru a fi finantate.In consecinta,bugetul reprezinta atat o estimare a costurilor cat si un plafon maxim al costurilor eligibile.Treabuie sa se acorde o mare atentie faptului ca aceste costuri eligibile trebuie sa fi costuri reale sin u pot lua forma unor sume globale.

Vor fi finantate acele propuneri care la procesul de verificare care precede semnare contractului nu apar probleme ce necesita schimbatri ale bugetului.In urma acestei verificari se pot trece clarificari si,unde este cazul,pot conduce la propunerea reducerii bugetului de catre finantator.

Pentru a fi considerate eligibile in contectul proiectului, costurile trebuie:

Sa fie necesare pentru derularea proiectului.

sa fie incluse in contract si sa fie in concordanta cu principiile unui management financiar sanatos,in particular caloare pentru bani si eficienta costurilor.

Sa fie effectuate in tipul executiei proiectului si dupa semnarea contractului.

In cazu in care au fost effectuate, sa fie inregistrate in registrul contabil, sa fie identificabile si verificabile si sa poata fi sustinute cu documente originale.

Costurile indirecte sunt eligibile numai daca nu include costuri allocate altor capitole de buget si prevazute ib contract.

Costurile de personal angajat pentru proiect trebuie sa corespunda salarilor actuale plus taxele pentru asigurari sociale si alte costuri aferente renumerarii;salariile si costurile nu trebuie sa depaseasca pe cele practicate in mod obisnuit de contractant ,iar taxele pe cele acceptate de tara.

Transportul si cheltuielile de subzistenta pentru personalul inplicat in proiect trebuie sa corespunda celor aplicate pe piata sin u depasesc suma acceptata de finantator(inclusive biletele de avion clasa economic).

Costurile pentru achiziitile de echipamente(noi sau uzate) si pentru servivii (transport,chirie,etc.) trebuie sa corespunda preturilor pietei .

Urmatoarele costuri nu sunt eligibile:

Rezerve pentru posibile pierderi sau datori vitoare.

Dobanzi datorate.

Cumparare de terenuri sau cladirii, cu exceptia cazului in care acestea sunt necesare pentru implementarea directa a proiectului.

Pierderi datorate ratei de schimb valutar.

AUDITUL FINACIAR:[8]

Auditul financiar (monitorizrea financiara) se inscrie in analiza financiara a proiectului ca fiind un instrument managerial care consta in evaluarea sistematica, documentata, periodica si obiectiva a modului in care se desfasoara proiectul(din punct de vedere al eficientei utilizarii resurselor financiare),in scopul de a ajuta evolutia acestuia.

Verificarea activitatilor desfasurate in cadrul proiectului reprezinta o activitate cu character permanent si au scop avizarea etapelor realizate in vederea decontarii partiale.

Prin verificare trebuie inteles procesul analizarii rezultatelor activitatilor in scopul stabiliri daca acestea corespund cerintelor formulate.

Prin avizare se intelege procesul analizei etapelor proiectului, in care se stabileste daca si in ce masura exigentele clientului(finantatorului)sunt satisfacute (obiectivele partiale sunt satisfacute).Acum se verifica si se evalueaza de catre finantator, prin reprezentantul sau autorizat, "adecvare" produsului/serviciului realizat.Aceste avizari trebuie effectuate pentru asigurarea ca reazultatelel proiectului sunt realizabile in conditi reale.Si aceste rezultate trebuie documentate. Daca se dovedesc necesare adoptari sau modificari ale produsului/serviciului realizat dupa avizare,demersurile de modificarre trebuie facute avand la baza un process reglementat.

Analiza si controlul respectarii obiectivelor si ermenelor prevazute se face avand documentatia de referinta contractul de finantare, protocolul de colaborare a proiectului si esalonarea platilor.

Auditul financiar[9] presupune:

Realizarea comparatiei intre rezultatele obtinute si cele prevazute;

Analiza stadiului de realizare a obiectivelor;

Analiza eficientei utilizarii fondurilor.

Procesul de monitorizare fiind un process continuu,desfasurarea lui in bine conditii necesita participarea unui numar mare de personae ,cu responsabilitatii bine stabilite:

Conducatorul de proiect efectueaza urmatoarele operatii in cadrul unui audit:

Verifica existenta tuturor documentelor si satisfacerea conditilor precizate pentru decontarea etapelor;

Verifica concordanta dintre suma decontata si suma planificata (suma decontata poate fi mai mica sau cel mult egala cu suma planificata);

Cetifica prin semnatura toate documentele ;

In cazul aprobarii decontarii, transmite si directiei financiar-contabile o copie dupa avizul postcalcul pentru intocmirea formelo de plata.

Expertul financiar , ca reprezentant al finantatorului,analizeaza documentele prezentate de conducatorul proicetului,efectuan urmatoarele operatii:

Verifica corectitudinea intocmirii documenteleor si concordanta cu actele prezentate ;

Verifica concordanta dintre suma solicitata si suma cheltuita, determinate pe baza documentelor prezentate si celor din documentatia de contractare.

Reprezentantul finantatorului poate cere, cu conditia respectarii confidentialitatii informatilor , documente si inregistrari contabile ale contractorului cu privire la cheltuielile de personal effectuate in cadrul proiectului, a echipamentelor achizitionate, in vederea verificarii eligibilitatii costurilor.

In evidenta contabila , fiecare proiect eswte urmarit pe cont analitic separate,astfel incat sa se poata sti nivelul resurselor in orice moment .Aceasta este o condtitie de baza pentru luarea unor decizii corecte de catre managerul de proiect, in fucnctie de situatiile reale ce pot modofica nivelul diverselor componente ale bugetului.

In baza constatari auditului se intocmeste,in termen de max. o luna, un raport de evaluare.

Daca exista abateri in cea ce priveste realizarea proiectului,expertul financiar poate propune o revizuire a planificarii alocarilor, a bugetului alocat pe perioada urmatoare,precum si a planificari platilor .

In cazul proiectelor cu deficiente sau cu incertitudini privind posibilitatile de finalizare a temei se numeste o comisie de catre autoritatea contractanta care evalueaza la cotractor documentele financiar-contabile.Comisia da rezolutia privind acceptarea/neacceptarea decontarii etapei sau chiar de reziliere a contractului