NOTIUNI PRIVIND MANAGEMENTUL DE BIBLIOTECA

Notiuni privind managementul de biblioteca

Ideea de management a patruns in biblioteconomie in ultimele decenii ale secolului XX, reflectand tendinta obiectiva de diversificare a managementului general in raport cu stiinta si practica social-umana.

Biblioteconomistii definesc managementul in baza unor tratari speciale. Cercetatorul Ion Stoica, interpreteaza managementul de biblioteca printr-un spectru motivational marcant. El sustine ca nevoia de management deriva din necesitatea schimbarii identitatii bibliotecilor vizavi de integrarea lor in structurile informationale. Pe acest fundal, se contureaza un nou model al institutiei bibliotecare-moderne, flexibile, capabile de adaptare la cerintele erei informationale, totodata cu o logica si structura "complexa", "poliforma", "deschisa". Asemenea insusiri sunt argumente puternice in favoarea managementului, deoarece "cu cat domeniul este mai complex si mai important in dinamica societatii, cu atat caracterul indispensabil al managementului este mai evident, consecintele actiunii manageriale sunt mai hotaratoare [13].

Ion Stoica determina managementul ca "stiinta a maturitatii organismului social, stiinta a conducerii proceselor complexe".

Autoarea rusa I. Suslov, defineste managementul prin prisma metodologiei conducerii. Ea mentioneaza constituirea unui tip nou de conducere a bibliotecilor, care se sprijina pe noi orientari metodologice. Ele se refera la:

- abordarea pentru realizarea scopurilor, metoda care directioneaza conducerea spre necesitatile informationale ale beneficiarilor, focalizeaza atentiei in jurul obiectivelor principale ale bibliotecii;

- abordarea sistematica, metoda care solicita examinarea bibliotecii ca o totalitate de elemente ce formeaza contextul ei, asigurandu-i o stare de functionare normala;

- abordarea "situationala", metoda care cere aplicarea diferentiata a perceptelor, metodelor si tehnicilor de conducere pentru situatii concrete de biblioteca.

Majoritatea specialistilor in biblioteconomie, interpreteaza managementul prin unghiuri de vedere pragmatice, referindu-se la roluri, obiective, demersuri manageriale. Prin management se subintelege

"procesul sintetic al functiilor conducerii" (T. Brad);

"conceptia structurii schimbarilor" ( E. Lapp);

"fixarea obiectivelor, dezvoltarea activa a personalului, adoptarea ofertei ser-

viciilor la dezvoltarea sociala si tehnica" (G. Ullrich) [15].

O definitie generala, dar sensibila a managementului de biblioteca, o are specialistul american R. Chapman, considerandu-l: "o suita de procedee sau functii care, atunci cand se desfasoara asa cum trebuie, conduc la o organizare efectiva si eficienta".

Sistematizand opiniile cu privire la definirea managementului, concluzionam ca managementul de biblioteca este activitatea conducerii stiintifice a bibliotecii implicand teoria, formarea si practica in vederea realizarii functiilor ei sociale in scopul satisfacerii cat mai depline a necesitatilor de lectura si informationale ale beneficiarilor.

Conducerea stiintifica este succesoarea conducerii empirice. Intre ele exista deosebiri esentiale.

Conducerea empirica se bazeaza pe intuitie, experienta, un sir de calitati native ale conducatorului, astfel ca: tendinta de a se manifesta, ambitia, capacitatea de organizare, de convingere. Aceste atribute sunt necesare conducerii, insa insuficiente la etapa actuala.

Conducerea empirica deseori manifesta conservatorism, teama de nou, rutina, deprinderi cu metode vechi de conducere. Empirismul in conducere a generat tipul de conducator autocrat, care se impune prin centralizarea puterii, supunerea oarba a subalternilor, controlul riguros al actiunilor lor.

Managementul stiintific se sprijina pe cele mai noi descoperiri tehnico-stiintifice. El pune la dispozitia conducatorilor cunostinte profunde despre esenta si particularitatile conducerii moderne, continutul activitatilor manageriale, metodologii argumentate teoretic si verificate de practica, modele de conducere, seturi de caracteristici ale managerului eficient. Tipul de conducator ce corespunde dirijarii stiintifice, este "democratul care acorda o libertate larga realizarii obiectivelor, atrage angajatii in conducere; controlandu-i se concentreaza asupra evaluarii muncii.

Exista permise obiective pentru implementarea managementului de biblioteca. Cele mai semnificative sunt:

- nevoia crearii suporturilor (ideologic, metodologic, organizatoric, material) pentru evolutia bibliotecii in societatea informationala;

- concurenta in sfera informationala;

- necesitatea adoptarii bibliotecii la schimbarile frecvente din societate;

- presiunea rationalizarii ca o conditie a unei bune gospodariri;

- constrangerile economice din partea organelor de subzistenta;

- criza asteptarilor bibliotecarilor vizavi de consideratia sociala.

Totodata, exista impedimente privind instruirea managementului de biblioteca. Printre ele se numara:

- conservatorismul institutiei bibliotecare avand ca expresie structuri rigide, traditionalismul activitatilor, inertia gandirii;

- ramasite ale mentalitatii trecutului privind conducerea;

- imposibilitatea evaluarii exacte a eficientei social-economice a serviciilor si prestatiilor de biblioteca;

- resursele financiare limitate, dependenta maximala de suportul bugetar;

- suprareglementarea muncii;

- lipsa unor orientari clare privind dezvoltarea in perspectiva;

- cadrul birocratic al relatiilor cu organismele ierarhice superioare.

Depasirea conditiilor sus-numite tine de asemenea de competenta manageriala, ori tocmai acest fapt poate sa verifice capacitatea si vitalitatea managementului.

O caracteristica esentiala a managementului este diversificarea sa, ca urmare a dinamicii procesului de conducere. In legatura cu aceasta, se disting diferite tipuri de management.

Cea mai cunoscuta diferentiere la nivel de experienta, se produce dupa criteriul functional, formand tipurile de management: strategic, inovational, administrativ, economic, de productie, al resurselor umane, al automatizarii, etc.

Tot din practica survin si tipurile de conducere identificate dupa criteriul ramural sau al domeniilor de activitate. In biblioteci, se evidentiaza:

managementul colectiilor;

managementul relatiilor cu publicul;

managementul activitatii informational-bibliografice;

managementul activitatii stiintifico-editoriale.

O abordare teoretica a tipologiei managementului de biblioteca este efectuata de biblioteconomistul rus V. Karmoski, el propune doua modele de clasificare:

- primul model evidentiaza tipurile de conducere dupa caracteristici polare, formand doua contrarii; de exemplu: managementul strategic si tactic, conducere formala si neformala, inframanagementul si intramanagementul, etc.;

- al doilea model, deosebeste tipurile de management dupa criterii speciale, astfel ca rolul mediului extern, distribuirea autoritatii, importanta factorului de personalitate, prioritatile conducerii, pozitionarea in societate.

Ideea tipologiei managementului este importanta. Ea determina specializarea managerilor, evaluarea alternativelor de conducere si alegerea celor care corespund conditiilor concrete de activitate.

Managementul de biblioteca se bazeaza, in dezvoltarea sa, pe realizarile teoretice ale managementului general. Respectivele teorii sunt sistematizate de catre cercetatori pe grupe, curente, scoli, cu scopul de a facilita investigarea si consultarea lor.

Este cert faptul ca numai analiza diferitelor doctrine, fiecare cu metodologia si perceptele sale, contribuie la intelegerea naturii managementului si a modului in care aceasta poate fi pusa in practica.

1. Definirea misiunii produselor si serviciilor bibliotecii

Claritatea asupra sarcinilor si obiectivelor este de baza pentru toate activitatile de evaluare, misiunea bibliotecii este intotdeauna baza de pornire a reevaluarii. Din pacate, in multe biblioteci se porneste de la ideea ca toti cunosc misiunea bibliotecii. In realitate imaginea acestei misiuni este mai curand vaga.

Oferta de produse (fond, baze de date) si servicii bibliotecare, este definita de sarcini (misiune, obiective). Acest lucru poate suna ciudat dar deseori nu este asa. Astfel, in mai toate bibliotecile, pentru referenti de specialitate, nu sunt definite linii directoare pentru achizitii.

Obiectivele strategice ale bibliotecilor sunt:

fondurile si serviciile trebuie sa fie optim adaptate la nevoile clientilor bibliotecii;

tehnologia, servicii adaptate la nevoi, cer folosirea inovativa a noilor tehnologii;

personalul bibliotecar trebuie sa aiba calitatile necesare pentru a putea oferi servicii de inalta calitate;

spatiul, biblioteca, trebuie sa ofere un spatiu atractiv pentru utilizatori si personal;

finantele, biblioteca trebuie sa realoce intr-un mod inovativ si flexibil resursele existente si sa-si concentreze eforturile asupra gasirii de noi resurse;

rationalizarea; nu au voie sa fie adaptate sau oprite servicii orientate deja spre

nevoile utilizatorului;

orientarea sistemului se refera la chestiuni ale sistemului bibliotecilor.

Pentru toate bibliotecile, aplicarea strategiilor si metodelor de management, este un exercitiu nu tocmai obisnuit.

Urmatoarele caracteristici sunt relevante pentru procesele de evaluare:

satisfactia clientului;

eficienta economica (folosirea economicoasa a tuturor resurselor);

penetrarea pietei;

numarul de clienti reali in raport cu numarul lor potential;

acceptarea serviciilor oferite.

Figura 4. Definirea misiunii bibliotecii

- eficienta, rapiditatea punerii la dispozitie a produselor si serviciilor;

- efectivitatea, imprumuturi, informatii;

- punerea la dispozitie in timp util;

- acuratetea produselor si serviciilor, exactitate.

In urmatoarea etapa, trebuie stabilit ce date sa fie prelevate pentru a putea apoi dispune despre informatiile necesare. Pe langa datele prelevate in mod curent, este bine sa se evidentieze date pentru o perioada anume de timp. Personalul trebuie sa fie informat asupra scopului prelevarii si sa fie implicat in stabilirea caracteristicilor. Pe cat posibil, datele ar trebui centralizate automat, pentru a degreva personalul de munci manuale, ca tinerea de liste pentru bifare.

In cele ce urmeaza am dori sa listam, ce fel de date se pot evidentia in sectia de lucru cu publicul:

Grupe active de utilizatori.

Statistica imprumuturilor.

Informatii, chestiuni de orientare, informatie bibliografica, de specialitate.

Cursuri de utilizare a bibliotecii si tururi de biblioteca.

Accesari la baza de date de catalog.

Folosirea salii de lectura.

Lucrari tehnice la sala de lectura.

Servicii tehnice in depozit.

Servicii de semnalare si bibliografiere.

Imprumut la distanta activ si pasiv.

Xerocopieri.

Date despre costuri inregistrate la "servicii catre utilizatori".

Rapiditatea poate fi analizata si de catre biblioteca si de catre utilizatori. Punerea la dispozitie in timp util, acuratetea, exactitatea pot fi evaluate numai de catre utilizator. De aceea satisfacerea clientului este o caracteristica deosebit de importanta, ea nu se poate masura statistic-trebuie numai data atentie deosebita utilizatorului.

Comparatia caracteristicilor cu obiectivele propuse va arata intotdeauna, nu numai succesele ci si deficientele punctuale. Ca o consecinta a acestui fapt, in anumite cazuri fluxul organizatoric si organizarea personalului trebuie regandite, alocarea de fonduri trebuie reorganizata sau revizuite obiectivele propuse.

Schimbarile de flux organizational sunt poate cel mai usor realizabile. Reorganizarea personalului, ca exemplu mutarea unor angajati, schimbarea impartirii muncii pe echipe, sau integrarea unor noi grupe de lucru, devin deja mai greu de pus in practica, pentru ca pe langa chestiuni salariale sau de jurisdictie de personal, mai apare si factorul uman, care nu trebuie neglijat. Poate cea mai grea sarcina este adaptarea obiectivelor bibliotecii la noile cerinte. Se poate intampla ca servicii traditionale precum inlocuirea de bibliografii, sa fie oprita datorita cerintelor scazute ale utilizatorilor si a consumului mare de resurse sau sa trebuiasca sa fie preluate contra cost in alta parte.

Pentru toate bibliotecile, aplicarea strategiilor si metodelor de management este un exercitiu nu tocmai obisnuit.