Acte necesare in vederea incheierii contractului individual de munca

Acte necesare in vederea incheierii contractului individual de munca

Odata incheiata etapa negocierilor pentru angajarea in munca sau ulterior castigarii concursului pentru ocuparea unui post, viitorul salariat trebuie sa completeze sau sa intocmeasca dosarul cu actele necesare in vederea incheierii propriu-zise a contractului individual de munca. Numarul si tipul acestor acte difera, in general, functie de natura postului in discutie. De obicei, actele necesare in vederea angajarii sunt: cererea de angajare (sau cererea de participare la concurs), curriculum vitae, actele de identitate, actele de studii, certificatul medical, informarea privind conditiile de munca, nota de lichidare si recomandari de la precedentul loc de munca, cartea de munca etc.

Cererea de angajare (sau cererea pentru participarea la concurs) este necesara pentru a dovedi intentia viitorului salariat de a demara demersurile in vederea incadrarii in munca sub autoritatea unui anumit angajator. Cererea de angajare poate consta intr-un formular tip pus la dispozitie de biroul personal - resurse umane al angajatorului sau poate fi redactata in intregime de viitorul angajat. De multe ori traditionala cerere de angajare este inlocuita cu scrisoarea de intentie, instrument imprumutat din practica occidentala de dreptul muncii si care are aceeasi insemnatate cu cererea de angajare.

Un alt act necesar in vederea angajarii este curriculum vitae sau CV-ul persoanei care doreste sa se angajeze. De obicei, cererea de angajare sau scrisoarea de intentie impreuna cu CV-ul sunt primele acte pe care le primeste angajatorul si functie de care isi formeaza prima impresie despre solicitantul slujbei. Data fiind importanta primei impresii, aspirantul la o slujba trebuie sa acorde maxima atentie modului in care isi intocmeste cererea de angajare si curriculum vitae. Aceste doua acte sunt esentiale pentru a trece in etapa a doua in vederea angajarii si anume verificarea aptitudinilor profesionale pentru ocuparea postului. Aceasta verificare este obligatorie (vezi art. 29 din Codul muncii) si se poate realiza prin diverse modalitati: interviu, probe practice, probe teoretice etc. Incadrarea salariatilor la institutiile si autoritatile publice se face obligatoriu prin concurs sau examen (art. 30 din Legea nr. 53/2003).

Actele de identitate ale viitorului salariat sunt necesare pentru a putea intocmi toate formalitatile necesare angajarii. De obicei, aceste acte se pastreaza in copie in dosarul persoanei de la angajator. Actele de identitate sunt buletinul (cartea) de identitate, certificatul de nastere, certificatul de casatorie. De cele mai multe ori la dosarul personal se depun si copiile certificatelor de nastere ale copiilor salariatului sau ale altor persoane aflate in intretinere, daca este cazul. Aceste documente sunt necesare pentru eventualele avantaje materiale pe care le ofera firma pentru copii angajatilor sau ca justificare pentru deducerile personale suplimentale din salariul angajatului. Daca firma are relatii cu parteneri din strainatate si salariatii sai fac dese deplasari in interes de serviciu in afara granitelor, la dosarul personal se poate gasi si o copie a pasaportului salariatului.

In vederea angajarii, salariatul trebuie sa prezinte in mod obligatoriu actele care sa ateste un nivel de studii cel putin la nivelul minim impus de lege. Altfel spus, salariatul care are studii superioare postului poate sa presteze munca la care s-a angajat. Dimpotriva insa, daca studiile pe care angajatul le poate proba cu acte sunt inferioare nivelului stabilit de lege, atunci angajatul respectiv nu poate incheia in mod valabil un contract individual de munca. Asa cum in mod constant a aratat practica judiciara, lipsa indeplinirii conditiilor de studii pentru ocuparea unei functii conduce la nulitatea contractului individual de munca.[1]

Nivelul pregatirii profesionale, ca si natura studiilor, sunt obligatorii pentru unitatile din sectorul bugetar; totusi, in anumite cazuri, legea stabileste cu titlu obligatoriu nivelul studiilor si pentru unitatile cu capital privat.[2] De exemplu, conform prevederilor art. 11 din Legea nr. 82/1991 (legea contabilitatii), nu pot indeplini functia de contabil-sef ori cea de director economic decat absolventii de studii superioare de profil economic.

Actele care atesta nivelul de studii sunt diplome, adeverinte, atestate. Pe langa acte care atesta nivelul de studii cerut pentru postul ocupat, angajatul poate prezenta si alte acte de studii, carer atesta un nivel profesional care sa justifice un salariu marit. De exemplu, atestate de cunoastere a limbilor straine, diferite diplome de absolvire a cursurilor de formare sau calificare profesionala, cunostinte de operare PC, alte abilitati speciale. Practica arata insa ca angajatorii se feresc de persoane "prea calificate", fata de exigentele postului respectiv. Aceste precautii se nasc din teama angajatorilor de a nu intra in negocieri anevoioase asupra nivelului de salarizare.

Conform art. 27 din Codul muncii, orice persoana poate fi angajata in munca numai in baza prezentarii unui certificat medical care constata faptul ca cel in cauza este apt pentru prestarea acelei munci. Certificatul medical este obligatoriu nu doar la angajare, ci si in urmatoarele situatii:

a.       la reinceperea activitatii dupa o intrerupere mai mare de 6 luni, pentru locurile de munca avand expunere la factori nocivi profesionali, si de un an in celelalte situatii;

b.      in cazul detasarii sau trecerii in alt loc de munca ori in alta activitate;

c.       la inceperea misiunii, in cazul salariatilor incadrati cu contract de munca temporara;

d.      in cazul ucenicilor, practicantilor, elevilor si studentilor, in situatia in care urmeaza sa fie instruiti pe meserii si profesii, precum si in situatia schimbarii meseriei pe parcursul instruirii;

e.       periodic, in cazul celor care lucreaza in conditii de expunere la factori nocivi profesionali, potrivit reglementarilor Ministerului Sanatatii si Familiei;

f.        periodic, in cazul celor care desfatoara activitati cu risc de transmitere a unor boli si care lucreaza in sectorul alimentar, zootehnic, la instalatiile de aprovizionare cu apa potabila, in colectivitati de copii, in unitati sanitare, potrivit reglementarilor Ministerului Sanatatii si Familiei;

g.       periodic, in cazul celor care lucreaza in unitati fara factori de risc, prin examene medicale diferentiate in functie de varsta, sex si stare de sanatate, potrivit reglementarilor din contractele colective de munca.

Lipsa certificatului medical se sanctioneaza cu nulitatea contractului individual de munca. Daca insa mai inainte de sesizarea instantei de judecata cu nulitatea contractului angajatul aduce un certificat medical care atesta faptul ca este apt pentru prestarea acelei munci, atunci contractul ramane valabil incheiat.

Competenta si procedura de eliberare a certificatelor medicale in vederea angajarii sunt stabilite prin lege. La angajarea in domeniul sanatatii publice, alimentatiei publice, educatie si in alte domenii stabilite prin acte normative se pot solicita si teste medicale specifice.

Conform art. 27 alin. IV din Codul muncii, angajatorul nu are voie sa solicite la angajare teste de graviditate. Aceasta prevedere este in concordanta cu standardele internationale de protectie a femeilor impotriva abuzurilor si discriminarilor.

Informarea privind conditiile de munca este un act obligatoriu de intocmit inaintea angajarii, in conformitate cu prevederile art. 17 din Codul muncii in vigoare. Anterior incheierii sau modificarii contractului individual de munca, angajatorul are obligatia de a informa persoana care solicita angajarea ori, dupa caz, salariatul, cu privire la clauzele generale pe care intentioneaza sa le inscrie in contract sau sa le modifice.

Acest document este introdus in procedura de angajare pentru respectarea Directivei Comunitatii Europene nr. 91/533 din 14 octombrie 1991 privind obligatia angajatorului de a informa lucratorul asupra conditiilor aplicabile contractului individual de munca.[3]

Reglementarile Codului muncii din Romania sunt astazi, dupa modificarile efectuate prin OUG nr. 65/2005, mai favorabile salariatilor decat cele din directiva de mai sus, cel puttin cu privire la urmatoarele aspecte:

directiva permite exceptarea de la aplicarea regulilor sale a contractelor individuale de munca pe durata determinata;

conform directive, obligatia de informare se poate realiza pana la cel mult doua luni dupa inceperea prestarii muncii de catre salairat, nu neaparat anterior asa cum prevede expres Codul muncii roman.

Informarea se adreseaza persoanei selectate in vederea angajarii ori, dupa caz, salariatului, si va cuprinde cel putin urmatoarele elemente:

a.       identitatea partilor;

b.      locul de munca sau, in lipsa unui loc de munca fix, posibilitatea ca salariatul sa munceasca in diverse locuri;

c.       sediul sau, dupa caz, domiciliul angajatorului;

d.      functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania sau a altor acte normative si atributiile postului;

e.       riscurile specifice postului;

f.        data de la care contractul urmeaza sa isi produca efectele;

g.       in cazul unui contract de munca pe durata determinata sau al unui contract de munca temporara, durata acestora;

h.       durata concediului de odihna la care salariatul are dreptul;

i.         conditiile de acordare a preavizului de catre partile contractante si durata acestuia;

j.        salariul de baza, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, precum si periodicitatea platii salariului la care salariatul are dreptul;

k.      durata normala a muncii, exprimata in ore/zi si ore/saptamana;

l.         indicarea contractului colectiv de munca ce reglementeaza conditiile de munca ale salariatului;

m.     durata perioadei de proba, dupa caz.

Obligatia de informare a persoanei selectate in vederea angajarii sau a salariatului, se considera indeplinita de catre angajator la momentul comunicarii ofertei sale privind continutul contractului individual de munca sau al actului aditional, dupa caz. (art. 17 al. 1 ind. 1, introdus in Codul muncii prin O.U.G. nr. 65/2005).

Orice modificare a unuia dintre elementele de mai sus in timpul contractului individual de munca presupune o noua informare a salariatului cu cel putin 15 zile in avans, afara de cazul in care aceasta modificare este posibila fara incunostiintare asupra ei, in conformitate cu prevederile unei legi speciale sau cu prevederile contractului colectiv de munca.

Perioada de proba (termen de incercare) ofera angajatorului posibilitatea de a rupe contractul de munca in orice moment fara preaviz sau acordarea de indemnitati, fiind de inteles ca decizia este adusa la cunostinta salariatului inainte de perioada de incercare. Daca termenul de incercare expira fara ca nici una din parti sa-si fi exprimat intentia de a denunta contractul, regulile generale privind incetarea contractului individual de munca devin aplicabile.[4] De la aceasta regula exista si o exceptie, in ipoteza persoanelor cu handicap care vor fi trecute obligatoriu intr-o alta munca.

Din punct de vedere a naturii juridice, termenul de incercare si perioada de proba, ca regula, constituie o clauza de denuntare a contractului individual de munca, in temeiul careia unitatea, beneficiara a clauzei respective, are posibilitatea, in ipoteza necorespunderii pe post a celui incadrat, sa denunte unilateral contractul individual de munca inauntrul termenului prevazut de lege.[6]

Prevederile O.U.G. nr. 65/2005 au mai adus o modificare importanta in procedura de negociere si incheiere a contractului individual de munca. Astfel, art. 17 cu privire la informare salariatului cuprinde si alin. 4 ind. 1 conform caruia, la negocierea, incheierea sau modificarea contractului individual de munca, oricare dintre parti poate fi asistata de catre terti, conform prorpiei optiuni, cu respectarea confidentialitatii prevazute la alin. 5. Cu privire la informatiile furnizate salariatului, prealabil incheierii contractului individual de munca, intre parti poate interveni un contract de confidentialitate (art. 17 alin. 5 din Codul muncii).

Apreciem ca un salariat din unitate l-ar putea asista pe cel selectat in vederea incadrarii in munca, pe un alt salariat, ca si pe angajator. Totusi, din intreaga economie a reglementarii raporturilor de munca (prin Codul muncii) rezulta ca persoana selectata/salariatul nu ar putea fi asistata/asistat de persoanele cu functii de conducere din unitate si nici de consilierul juridic, datarita contrarietatii intereselor partilor unui raport juridic de munca.

In literatura de specialitate s-a apreciat ca sindicatul din unitate si organiyatiile sindicale superioare ar putea asista persoana selectata sau pe salariat. La randul sau, angajatorul ar putea fi asistat de federatia sau de confederatia patronala din care face parte. Cel selectat/salariatul, ca si angajatorul care nu are incadrat consilier juridic poate fi asistat de un avocat sau de un alt expert.[7]

In cazul in care salariatul urmeaza sa isi desfasoare activitatea in strainatate, angajatorul are obligatia de a-l informa atat asupra datelor de mai sus dar si cu privire la:

a.       durata perioadei de munca ce urmeaza sa fie prestata in strainatate;

b.      moneda in care vor fi platite drepturile salariale precum si modalitatile de plata;

c.       prestatiile in bani si/sau natura aferente desfasurarii activitatii in strainatate;

d.      conditiile de clima;

e.       reglementarile principale din legislatia muncii din acea tara;

f.        obiceiurile locului a caror nerespectare i-ar pune in pericol viata, libertatea sau siguranta personala.

Informatiile prevazute la lit. a, b si c trebuie sa fie inscrise si in continutul contractului individual de munca.

Codul muncii prevede in art. 19 sanctiunile legale aplicabile daca angajatorul nu isi indeplineste obligatia de informare. Astfel, in situatia in care angajatorul nu iti executa obligatia de informare salariatul este in drept sa sesizeze, in termen de 30 de zile de la data neindeplinirii acestei obligatii, instanta judecatoreasca competenta si sa solicite despagubiri corespunzatoare prejudiciului pe care l-a suferit ca urmare a neexecutarii de catre angajator a obligatiei de informare.

In ipoteza salariatilor care au mai ocupat si alte locuri de munca, la angajare se solicita nota de lichidare de la precedenta incadrare in munca. Nota de lichidare este un inscris in care sunt consemnate aspecte legate de activitatea salariatului, in momentul in care acesta paraseste firma angajatoare, cum ar fi: postul pe care l-a acupat, nivelul de salarizare, numarul de zile de concediul de odihna efectuate in anul calendaristic in curs, numarul de zile de concediu medical, sanctiunile luate impotriva salariatului (daca este cazul) datorii fata de firma si modul de plata a acestora, eventuale retineri din salariu etc..

Uneori, la angajare sunt necesare recomandari de la precedentul loc de munca, prin care angajatorul prezent ia cunostinta despre calitatile salariatului de la celalalt angajator. Conform art. 29 al. IV din Codul muncii, angajatorul poate cere informatii in legatura cu persoana care solicita angajarea de la fostii sai angajatori, dar numai cu privire la functiile indeplinite si la durata anagajarii si numai cu incunostiintarea prealabila a celui in cauza.

Pana la intrarea in vigoare a art. 296 si 298 alin. III din actualului Cod al muncii, la angajare se solicita si cartea (carnetul) de munca.[8] Actul normativ ce reglementa regimul cartilor de munca (decretul nr. 92/1976) va fi abrogat conform articolelor de mai sus iar dovada vechimii in munca se va face din anul 2007 pe baza adeverintelor eliberate de catre angajatori, in baza consemnarilor facute de ei in Registrul de evidenta al salariatilor.

Art. 296 al.2 din Codul muncii prevede ca pana la 31 decembrie 2003 angajatorii sau, dupa caz, Inspectoratele Teritoriale care detin carnete de munca vor elibera in mod esalonat carnete respective titularilor, pe baza de proces-verbal individual de predare-primire.

Cetatenii straini si apatrizii pot fi angajati prin contract individual de munca in baza permisului eliberat potrivit legii (art. 36 din Codul muncii). Unii autori considera permisul de munca pentru cetatenii straini care doresc sa incheie un contract individual de munca cu un angajator roman o conditie speciala de validitate a acestui contract si nu doar un act necesar pentru perfectarea contractului.[9]

Conform prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 179/2000 si Legii 203/1999, obtinerea permisului de munca da dreptul titularului sa fie incadrat pe baza unui contract individual de munca sau in alt mod prevazut de lege la o persoana fizica sau juridica din Romania, ori la o reprezentanta din Romania a unei persoane juridice cu sediul in strainatate. Permisul de munca poate fi eliberat pentru o perioada de 6 luni (cu posibilitatea prelungirii) de catre Ministerul Muncii si Protectiei Sociale la cerere si dupa plata unei taxe legale de 200 USD, strainilor care indeplinesc conditiile pentru incadrarea in munca si care au aplicata pe documentul de trecere a frontierei viza pentru angajare in munca.

Intrucat exista situatii pentru care lege prevede ca o conditie speciala pentru incheierea contractului individual de munca lipsa antecedentelor penale,[10] se poate solicita salariatului in vederea perfectarii contractului un certificat de cazier judiciar.

Pentru persoanele numite in functie sau care ocupa functii eligibile, actul numirii sau, dupa caz, actul alegerii constituie "acte conditie " pentru incheierea contractului individual de munca, izvor al raportului juridic de munca. Simetric, retragerea numirii (eliberarea din functie sau nealegerea la o data ulterioara cand au loc alegerile) atrage dupa sine incetarea contractului de munca pentru ca au incetat sa-si mai produca efectele actele conditie care au constituit anterior temeiuri pentru incheierea contractului individual de munca.[11]

Pentru unele categorii de salariati norme legale imperative impun ca act necesar in vederea incadrarii completarea declaratiei de avere.

Declararea verii este un act personal, irevocabil, si confidential. La incheierea mandatului sau la incetarea activitatii persoanele la care face referire Legea nr. 115/1996 (cu privire la declararea si controlul averii) depun o noua declaratie de avere.[12] Persoana a carei avere este declarata in tot sau in parte ca nejustificata printr-o hotarare judecatoreasca irevocabila va fi destituita sau revocata, dupa caz, din functia pe care o detine. Cu toate ca legea nu precizeaza acest lucru in mod expres, in literatura de specialitate s-a precizat ca tot aceasta solutie se aplica si pentru situatiile in care persoana obligatia sa isi declare averera refuza acest lucru.

Functie de natura postului pentru care se face angajarea, in baza legii sau potrivit regulamentelor de ordine interioara, salariatilor li se poate pretinde si prezentarea altor acte in vederea angajarii, cum ar fi: permisul de conducere, dovada satisfacerii stagiului militar, permisul port-arma, dovezi ale vechimii in munca sau in specialitate, constituirea de garantii, avize, autorizari etc.